Ohjeessa on luettelo Excelin peruskaavoista ja -funktioista esimerkkeineen ja linkkeineen niihin liittyviin syvällisiin ohjeisiin.

Koska Microsoft Excel on ensisijaisesti suunniteltu taulukkolaskentaohjelmaksi, se on erittäin tehokas ja monipuolinen, kun on kyse numeroiden laskemisesta tai matemaattisten ja teknisten ongelmien ratkaisemisesta. Sen avulla voit laskea yhteen tai keskiarvoistaa numerosarakkeen silmänräpäyksessä. Sen lisäksi voit laskea koronkoron ja painotetun keskiarvon, saada optimaalisen budjetin mainoskampanjaasi varten, minimoidalähetyskulut tai tehdä optimaalinen työaikataulu työntekijöille. Kaikki tämä tehdään syöttämällä kaavoja soluihin.

Tämän opetusohjelman tarkoituksena on opettaa sinulle Excelin funktioiden perusasiat ja näyttää, miten Excelin peruskaavoja käytetään.

Excel-kaavojen perusteet

Ennen kuin annamme Excelin peruskaavojen luettelon, määrittelemme keskeiset termit, jotta varmistamme, että olemme samalla sivulla. Mitä kutsutaan Excel-kaavaksi ja Excel-funktioksi?

• Kaava on lauseke, joka laskee arvoja solussa tai solualueella.

  Esimerkiksi, =A2+A2+A3+A4 on kaava, joka laskee yhteen solujen A2-A4 arvot.

• Toiminto on Excelissä jo käytettävissä oleva esiasetettu kaava. Funktiot suorittavat tiettyjä laskutoimituksia tietyssä järjestyksessä määritettyjen arvojen, joita kutsutaan argumenteiksi tai parametreiksi, perusteella.

Sen sijaan, että määrittäisit jokaisen summattavan arvon, kuten yllä olevassa kaavassa, voit esimerkiksi käyttää SUMMA-toimintoa solualueen yhteenlaskemiseen: =SUM(A2:A4)

Löydät kaikki käytettävissä olevat Excel-funktiot Toimintokirjasto on Kaavat välilehti:

Excelissä on yli 400 funktiota, ja niiden määrä kasvaa versio versiolta. Kaikkia niitä on tietysti lähes mahdotonta opetella ulkoa, eikä sinun oikeastaan tarvitsekaan. Ohjattu funktio auttaa sinua löytämään tiettyyn tehtävään parhaiten sopivan funktion, kun taas Excel-kaavojen älykkyysosamäärittely kysyy funktion syntaksia ja argumentteja heti, kun kirjoitat soluun funktion nimen, jota edeltää yhtäläisyysmerkki:

Napsauttamalla toiminnon nimeä se muuttuu siniseksi hyperlinkiksi, joka avaa kyseisen toiminnon ohjeaiheeseen.

Vihje. Sinun ei välttämättä tarvitse kirjoittaa funktion nimeä isolla alkukirjaimella, Microsoft Excel kirjoittaa sen automaattisesti isolla alkukirjaimella, kun olet kirjoittanut kaavan loppuun ja painanut Enter-näppäintä.

10 Excelin perustoimintoa, jotka sinun pitäisi ehdottomasti tuntea

Seuraavassa on luettelo 10 yksinkertaisesta mutta todella hyödyllisestä funktiosta, jotka ovat välttämätön taito kaikille, jotka haluavat muuttua Excelin aloittelijasta Excel-ammattilaiseksi.

SUMMA

Ensimmäinen Excel-funktio, joka sinun tulisi tuntea, on funktio, joka suorittaa yhteenlaskun peruslaskutoiminnon:

Kaikkien Excel-funktioiden syntaksissa [hakasulkeissa] oleva argumentti on valinnainen, muut argumentit ovat pakollisia. Summa-kaavasi on siis sisällettävä vähintään yksi numero, viittaus soluun tai solualueeseen. Esimerkiksi:

=SUM(B2:B6) - laskee yhteen solujen B2-B6 arvot.

=SUM(B2, B6) - laskee yhteen solujen B2 ja B6 arvot.

Tarvittaessa voit suorittaa muita laskutoimituksia yhden kaavan sisällä, esimerkiksi laskea yhteen solujen B2-B6 arvot ja jakaa summan sitten viidellä:

=SUM(B2:B6)/5

Jos haluat laskea yhteen ehdoilla, käytä SUMIF-funktiota: ensimmäiseen argumenttiin syötetään solujen alue, joka testataan kriteerien suhteen (A2:A6), toiseen argumenttiin itse kriteerit (D2) ja viimeiseen argumenttiin summattavat solut (B2:B6):

=SUMIF(A2:A6, D2, B2:B6)

Excel-taulukoissa kaavat voivat näyttää jotakuinkin tältä:

Vihje. Nopein tapa summaa sarake tai numerorivi on valita solu niiden numeroiden vierestä, jotka haluat laskea yhteen (solu välittömästi sarakkeen viimeisen arvon alapuolella tai rivin viimeisen numeron oikealla puolella), ja napsauttaa sitten näppäintä AutoSum painiketta Etusivu välilehdellä, kohdassa Muodot Excel lisää automaattisesti SUM-kaavan puolestasi.

Hyödyllisiä resursseja:

• Excel Summa -kaavojen esimerkkejä - kaavat sarakkeen, rivien, vain suodatettujen (näkyvien) solujen tai koko arkkien yhteenlaskemiseksi.
• Excel AutoSum - nopein tapa laskea yhteen sarakkeen tai rivin numerot.
• SUMIF Excelissä - kaavaesimerkkejä solujen ehdolliseen summaamiseen.
• SUMIFS Excelissä - kaavaesimerkkejä solujen yhteenlaskemiseksi useiden kriteerien perusteella.

KESKIMÄÄRÄINEN

Excelin AVERAGE-funktio tekee juuri sen, mitä sen nimi kertoo, eli se etsii lukujen keskiarvon eli aritmeettisen keskiarvon. Sen syntaksi on samanlainen kuin SUM:n:

Kun tarkastelemme lähemmin edellisen jakson kaavaa ( =SUM(B2:B6)/5 ), mitä se oikeastaan tekee? Summaa soluissa B2-B6 olevat arvot ja jakaa tuloksen sitten viidellä. Ja mitä kutsutaan numeroryhmän laskemiseksi yhteen ja sen jälkeen summan jakamiseksi numeroiden lukumäärällä? Jep, keskiarvoksi!

Excelin AVERAGE-toiminto suorittaa nämä laskutoimitukset kulissien takana. Sen sijaan, että jakaisit summan lukumäärällä, voit yksinkertaisesti laittaa tämän kaavan soluun:

=KESKIARVO(B2:B6)

Jos haluat keskiarvoistaa soluja ehdon perusteella, käytä seuraavaa AVERAGEIF-kaavaa, jossa A2:A6 on kriteerialue, D3 on kriteeri ja B2:B6 ovat keskiarvoistettavat solut:

=AVERAGEIF(A2:A6, D3, B2:B6)

Hyödyllisiä resursseja:

• Excel AVERAGE - keskiarvo soluissa, joissa on numeroita.
• Excel AVERAGEA - löytää keskiarvon soluista, joissa on mitä tahansa tietoja (numeroita, Boolen ja tekstiarvoja).
• Excel AVERAGEIF - solujen keskiarvo yhden kriteerin perusteella.
• Excel AVERAGEIFS - solujen keskiarvo useiden kriteerien perusteella.
• Miten lasketaan painotettu keskiarvo Excelissä
• Miten löytää liukuva keskiarvo Excelissä

MAX & MIN

Excelin MAX- ja MIN-kaavoilla saadaan lukujoukon suurin ja pienin arvo. Esimerkkitietoaineistossamme kaavat ovat yksinkertaiset:

=MAX(B2:B6)

=MIN(B2:B6)

Hyödyllisiä resursseja:

• MAX-funktio - löytää suurimman arvon.
• MAX IF -kaava - saat suurimman luvun ehdoilla.
• MAXIFS-funktio - saa suurimman arvon useiden kriteerien perusteella.
• MIN-funktio - palauttaa datajoukon pienimmän arvon.
• MINIFS-funktio - löytää pienimmän luvun yhden tai useamman ehdon perusteella.

COUNT & COUNTA

Jos olet utelias tietämään, kuinka monta solua tietyllä alueella on sisällä numeeriset arvot (numeroita tai päivämääriä), älä tuhlaa aikaasi niiden laskemiseen käsin. Excelin COUNT-toiminto tuo sinulle lukumäärän hetkessä:

COUNT-funktio käsittelee vain numeroita sisältäviä soluja, mutta COUNTA-funktio laskee kaikki solut, jotka sisältävät numeroita. eivät ole tyhjiä riippumatta siitä, sisältävätkö ne numeroita, päivämääriä, kellonaikoja, tekstiä, loogisia arvoja TRUE ja FALSE, virheitä tai tyhjiä tekstijonoja (""):

Jos haluat esimerkiksi selvittää, kuinka monta sarakkeen B solua sisältää numeroita, käytä tätä kaavaa:

=COUNT(B:B)

Jos haluat laskea kaikki sarakkeen B ei-tyhjät solut, käytä tätä:

=COUNTA(B:B)

Molemmissa kaavoissa käytetään niin sanottua "koko sarakkeen viittausta" (B:B), joka viittaa kaikkiin sarakkeen B soluihin.

Seuraava kuvakaappaus osoittaa eron: kun COUNT käsittelee vain numeroita, COUNTA tulostaa sarakkeen B tyhjien solujen kokonaismäärän, mukaan lukien sarakkeen otsikon tekstiarvon.

Hyödyllisiä resursseja:

• Excel COUNT-toiminto - nopea tapa laskea soluja numeroiden kanssa.
• Excel COUNTA-funktio - laskee solut, joissa on mitä tahansa arvoja (ei-tyhjät solut).
• Excel COUNTIF-funktio - laskee solut, jotka täyttävät yhden ehdon.
• Excel COUNTIFS-toiminto - laske soluja useilla kriteereillä.

IF

Blogissamme julkaistujen IF-kommenttien määrän perusteella se on Excelin suosituin funktio. Yksinkertaisesti sanottuna IF-kaavalla pyydät Exceliä testaamaan tietyn ehdon ja palauttamaan yhden arvon tai suorittamaan yhden laskutoimituksen, jos ehto täyttyy, ja toisen arvon tai laskutoimituksen, jos ehto ei täyty:

Esimerkiksi seuraavassa IF-lauseessa tarkistetaan, onko tilaus suoritettu (eli onko sarakkeessa C arvo) vai ei. Jos haluat testata, onko solu tyhjä, käytät "ei ole yhtä suuri kuin" -operaattoria ( ) yhdessä tyhjän merkkijonon ("") kanssa. Tuloksena on, että jos solu C2 ei ole tyhjä, kaava palauttaa "Kyllä", muuten "Ei":

=IF(C2"", "Kyllä", "Ei")

Hyödyllisiä resursseja:

• IF-toiminto Excelissä kaavaesimerkkien kanssa
• Sisäkkäisten IF-kohtien käyttäminen Excelissä
• IF-kaavat, joissa on useita AND/OR-ehtoja

TRIM

Jos ilmeisen oikeat Excel-kaavasi palauttavat vain joukon virheitä, yksi ensimmäisistä tarkistettavista asioista on ylimääräiset välilyönnit viitatuissa soluissa (saatat yllättyä siitä, kuinka monta johtavaa, perässä olevaa ja välilyöntien välissä olevaa välilyöntiä piilee huomaamatta arkeissasi, kunnes jokin menee pieleen!).

Excelissä on useita tapoja poistaa ei-toivottuja välilyöntejä, joista TRIM-toiminto on helpoin:

Jos haluat esimerkiksi leikata ylimääräiset välilyönnit sarakkeesta A, kirjoita seuraava kaava soluun A1 ja kopioi se sitten sarakkeeseen:

=TRIM(A1)

Se poistaa kaikki ylimääräiset välilyönnit soluista, mutta poistaa yhden välilyöntimerkin sanojen välistä:

Hyödyllisiä resursseja:

• Excel TRIM -toiminto kaavan esimerkkien kanssa
• Rivinvaihtojen ja muiden kuin painettavien merkkien poistaminen
• Miten poistetaan katkomattomat välilyönnit ( )
• Miten poistaa tietty ei-tulostettava merkki

LEN

Aina kun haluat tietää tietyn solun merkkien määrän, LEN on funktio, jota voit käyttää:

Haluatko selvittää, kuinka monta merkkiä solussa A2 on? Kirjoita alla oleva kaava toiseen soluun:

=LEN(A2)

Muista, että Excelin LEN-funktio laskee ehdottomasti kaikki merkit. mukaan lukien tilat :

Jos haluat saada alueen tai solujen merkkien kokonaismäärän tai laskea vain tietyt merkit, tutustu seuraaviin resursseihin.

Hyödyllisiä resursseja:

• Excel LEN -kaavat solun merkkien laskemiseksi solussa
• Laske merkkien kokonaismäärä alueella
• Laske tietyt merkit solussa
• Laske tietty merkki alueella

AND & OR

Nämä ovat kaksi suosituinta loogista funktiota useiden kriteerien tarkistamiseen. Erona on se, miten ne tekevät sen:

• AND palauttaa TRUE jos kaikki olosuhteet täyttyvät, muuten FALSE.
• OR palauttaa TRUE, jos mikä tahansa ehto täyttyy, muuten FALSE.

Vaikka näitä funktioita käytetään harvoin yksinään, ne ovat erittäin käteviä osana suurempia kaavoja.

Jos haluat esimerkiksi tarkistaa testitulokset sarakkeissa B ja C ja palauttaa "Hyväksytty", jos molemmat ovat suurempia kuin 60, ja "Epäonnistunut" muussa tapauksessa, käytä seuraavaa IF-kaavaa, jossa on sisäänrakennettu AND-lause:

=IF(AND(B2>60, B2>60), "hyväksytty", "hylätty")

Jos riittää, että vain yhden testin pistemäärä on yli 60 (joko testi 1 tai testi 2), upota TAI-lause:

=IF(OR(B2>60, B2>60), "hyväksytty", "hylätty")

Hyödyllisiä resursseja:

• Excelin AND-toiminto ja kaavan esimerkit
• Excel OR-toiminto kaavan esimerkkien kanssa

CONCATENATE

Jos haluat ottaa arvoja kahdesta tai useammasta solusta ja yhdistää ne yhteen soluun, käytä ketjutusoperaattoria (&) tai CONCATENATE-funktiota:

Jos haluat esimerkiksi yhdistää solujen A2 ja B2 arvot, kirjoita seuraava kaava toiseen soluun:

=CONCATENATE(A2, B2)

Jos haluat erottaa yhdistetyt arvot välilyönnillä, kirjoita argumenttiluetteloon välilyönti (" "):

=CONCATENATE(A2, " ", B2)

Hyödyllisiä resursseja:

• Yhdistäminen Excelissä - kaavaesimerkkejä tekstijonojen, solujen ja sarakkeiden yhdistämiseen.
• CONCAT-toiminto - uudempi ja parannettu toiminto, jolla voidaan yhdistää useiden solujen sisältö yhteen soluun.

TÄNÄÄN & NYT

Jos haluat nähdä nykyisen päivämäärän ja kellonajan aina, kun avaat laskentataulukkosi, ilman että sinun tarvitsee päivittää sitä manuaalisesti päivittäin, käytä jompaakumpaa seuraavista:

=TODAY() lisätä tämän päivän päivämäärän soluun.

=NOW() lisätä nykyisen päivämäärän ja kellonajan soluun.

Näiden funktioiden kauneus on siinä, että ne eivät vaadi lainkaan argumentteja, vaan kirjoitat kaavat täsmälleen kuten edellä on kirjoitettu.

Hyödyllisiä resursseja:

• Tämän päivän päivämäärän lisääminen Excelissä - eri tapoja syöttää nykyinen päivämäärä ja kellonaika Exceliin: muuttumattomana aikaleimana tai automaattisesti päivittyvänä päivämääränä ja kellonaikana.
• Excelin päivämäärätoiminnot kaavaesimerkkeineen - kaavat päivämäärän muuntamiseksi tekstiksi ja päinvastoin, päivän, kuukauden tai vuoden poimiminen päivämääristä, kahden päivämäärän välisen eron laskeminen ja paljon muuta.

Parhaat käytännöt Excel-kaavojen kirjoittamiseen

Nyt kun tunnet Excelin peruskaavat, nämä vinkit opastavat sinua käyttämään niitä mahdollisimman tehokkaasti ja välttämään yleisiä kaavavirheitä.

Älä sulje numeroita kaksinkertaisiin lainausmerkkeihin.

Kaikki Excel-kaavoihin sisältyvä teksti on suljettava lainausmerkkeihin. Numeroiden kohdalla näin ei kuitenkaan pidä tehdä, ellet halua Excelin käsittelevän niitä tekstiarvoina.

Jos haluat esimerkiksi tarkistaa solun B2 arvon ja palauttaa arvon 1, jos arvo on "hyväksytty", ja 0, jos arvo ei ole hyväksytty, voit laittaa seuraavan kaavan esimerkiksi soluun C2:

=IF(B2="pass", 1, 0)

Kopioi kaava muihin soluihin, niin saat sarakkeen, jossa on 1:n ja 0:n arvoja, jotka voidaan laskea ongelmitta.

Katso nyt, mitä tapahtuu, jos numerot lainataan kahdesti:

=IF(B2="pass", "1", "0")

Ensisilmäyksellä tulos on normaali - sama sarake, jossa on 1:n ja 0:n numeroita. Tarkemmin katsottuna huomaat kuitenkin, että tuloksena olevat arvot on oletusarvoisesti kohdistettu soluissa vasemmalle, mikä tarkoittaa, että ne ovat numeerisia merkkijonoja, eivät numeroita! Jos joku myöhemmin yrittää laskea noita 1:n ja 0:n numeroita, hän saattaa päätyä repimään hiuksiaan yrittäessään selvittää, miksi 100-prosenttisesti oikea Summa- tai Laske-kaava palauttaa tulokseksiei mitään muuta kuin nolla.

Älä muotoile numeroita Excel-kaavoissa.

Muistathan tämän yksinkertaisen säännön: Excel-kaavoihin syötettävät numerot tulee syöttää ilman mitään muotoiluja, kuten desimaalierottimia tai dollarimerkkejä. Pohjois-Amerikassa ja joissakin muissa maissa pilkku on oletusarvoinen argumentin erotin, ja dollarimerkkiä ($) käytetään absoluuttisten soluviittausten tekemiseen. Näiden merkkien käyttäminen numeroissa saattaa vain tehdä Excelin hulluksi :) Joten sen sijaan, että kirjoittaisit2000 dollaria, kirjoita yksinkertaisesti 2000 ja muotoile tulostusarvo haluamallasi tavalla asettamalla mukautettu Excel-lukumuoto.

Täsmää kaikki alkavat ja päättyvät sulkeet

Kun laadit monimutkaisen Excel-kaavan, jossa on yksi tai useampia sisäkkäisiä funktioita, sinun on käytettävä useampaa kuin yhtä sulkujen sarjaa laskutoimitusten järjestyksen määrittelemiseksi. Tällaisissa kaavoissa varmista, että sulkujen parit ovat oikein siten, että jokaista avaavaa sulkuaan vastaa sulkeutuva sulku. Helpottaaksesi työtäsi Excel varjostaa sulkujen parit eri väreillä, kun syötät tai muokkaat kaavaa.kaava.

Kopioi sama kaava muihin soluihin sen sijaan, että kirjoittaisit sen uudelleen.

Kun olet kirjoittanut kaavan soluun, sitä ei tarvitse kirjoittaa uudestaan ja uudestaan. Kopioi kaava yksinkertaisesti viereisiin soluihin vetämällä hiiren näppäintä täyttökahva (pieni neliö solun oikeassa alakulmassa). Jos haluat kopioida kaavan koko sarakkeeseen, aseta hiiren osoitin täyttökahvan kohdalle ja kaksoisnapsauta plusmerkkiä.

Huomautus. Varmista kaavan kopioinnin jälkeen, että kaikki soluviittaukset ovat oikein. Soluviittaukset voivat muuttua sen mukaan, ovatko ne absoluuttisia (eivät muutu) vai suhteellisia (muuttuvat).

Yksityiskohtaiset vaiheittaiset ohjeet ovat kohdassa Kaavojen kopioiminen Excelissä.

Miten poistaa kaava, mutta pitää laskettu arvo

Kun poistat kaavan painamalla Delete-näppäintä, myös laskettu arvo poistetaan. Voit kuitenkin poistaa vain kaavan ja säilyttää tuloksena olevan arvon solussa. Näin menetellään:

• Valitse kaikki solut, joissa on kaavoja.
• Paina Ctrl + C kopioidaksesi valitut solut.
• Napsauta valintaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Liitä arvot > Arvot Liitä lasketut arvot takaisin valittuihin soluihin. Tai paina Paste Special -pikanäppäintä: Shift+F10 ja sitten V .

Yksityiskohtaiset vaiheet ja kuvakaappaukset ovat kohdassa Kaavojen ja niiden arvojen korvaaminen Excelissä.

Varmista, että laskentavaihtoehtojen asetukseksi on valittu Automaattinen

Jos Excel-kaavasi ovat yhtäkkiä lakanneet laskemasta automaattisesti uudelleen, todennäköisimmin syynä on Laskentavaihtoehdot jotenkin siirtyi Manuaalinen Korjataksesi tämän, siirry Kaavat tab> Laskenta ryhmää, napsauta Laskentavaihtoehdot painiketta ja valitse Automaattinen .

Jos tämä ei auta, tutustu näihin vianmääritysvaiheisiin: Excel-kaavat eivät toimi: korjaukset & ratkaisut.

Näin teet ja hallitset peruskaavoja Excelissä. Miten löydät nämä tiedot hyödyllisiksi. Joka tapauksessa, kiitän sinua lukemisesta ja toivon, että tapaamme blogissamme ensi viikolla.