Samouczek zawiera listę podstawowych formuł i funkcji Excela wraz z przykładami i łączami do powiązanych, dogłębnych samouczków.

Microsoft Excel, zaprojektowany głównie jako arkusz kalkulacyjny, jest niezwykle potężny i wszechstronny, jeśli chodzi o obliczanie liczb lub rozwiązywanie problemów matematycznych i inżynieryjnych. Umożliwia on sumowanie lub uśrednianie kolumny liczb w mgnieniu oka. Oprócz tego można obliczyć procent składany i średnią ważoną, uzyskać optymalny budżet dla kampanii reklamowej, zminimalizowaćkoszty wysyłki lub ułożyć optymalny harmonogram pracy dla pracowników. Wszystko to odbywa się poprzez wprowadzanie formuł do komórek.

Ten samouczek ma na celu nauczyć Cię podstaw funkcji Excela i pokazać jak używać podstawowych formuł w Excelu.

Podstawy formuł w programie Excel

Przed dostarczeniem podstawowej listy formuł Excela, zdefiniujmy kluczowe terminy, tylko po to, aby upewnić się, że jesteśmy na tej samej stronie. Więc, co nazywamy formułą Excel i funkcją Excel?

• Formuła jest wyrażeniem, które oblicza wartości w komórce lub w zakresie komórek.

  Na przykład, =A2+A2+A3+A4 to formuła, która sumuje wartości w komórkach od A2 do A4.

• Funkcja to predefiniowana formuła dostępna już w Excelu. Funkcje wykonują określone obliczenia w określonej kolejności na podstawie podanych wartości, zwanych argumentami lub parametrami.

Na przykład zamiast określać każdą wartość do zsumowania, jak w powyższej formule, można użyć funkcji SUM do zsumowania zakresu komórek: =SUM(A2:A4)

Wszystkie dostępne funkcje Excela można znaleźć w. Biblioteka funkcji na Formuły tab:

W Excelu istnieje 400+ funkcji, a ich liczba rośnie z wersji na wersję. Oczywiście zapamiętanie ich wszystkich jest prawie niemożliwe, a właściwie nie trzeba. Kreator funkcji pomoże Ci znaleźć funkcję najlepiej nadającą się do konkretnego zadania, a Inteligencja formuł programu Excel podpowie składnię i argumenty funkcji, gdy tylko wpiszesz w komórce nazwę funkcji poprzedzoną znakiem równości:

Kliknięcie nazwy funkcji zmieni ją w niebieskie hiperłącze, które otworzy temat Pomocy dla tej funkcji.

Wskazówka. Niekoniecznie musisz wpisywać nazwę funkcji drukowanymi literami, Microsoft Excel automatycznie skapitalizuje ją po zakończeniu wpisywania formuły i naciśnięciu klawisza Enter, aby ją zakończyć.

10 podstawowych funkcji Excela, które koniecznie powinieneś znać

Poniżej znajduje się lista 10 prostych, ale naprawdę pomocnych funkcji, które są niezbędną umiejętnością dla każdego, kto chce przekształcić się z nowicjusza w Excelu w profesjonalistę.

SUMA

Pierwszą funkcją Excela, z którą powinieneś się zapoznać, jest ta, która wykonuje podstawową operację arytmetyczną dodawania:

W składni wszystkich funkcji Excela argument zamknięty w [nawiasach kwadratowych] jest opcjonalny, pozostałe argumenty są wymagane. Co oznacza, że Twoja formuła Suma powinna zawierać co najmniej 1 liczbę, odwołanie do komórki lub zakresu komórek. Na przykład:

=SUM(B2:B6) - sumuje wartości w komórkach od B2 do B6.

=SUMA(B2, B6) - sumuje wartości w komórkach B2 i B6.

W razie potrzeby można wykonać inne obliczenia w ramach jednej formuły, na przykład zsumować wartości w komórkach od B2 do B6, a następnie podzielić sumę przez 5:

=SUM(B2:B6)/5

Aby sumować z warunkami, należy użyć funkcji SUMIF: w 1. argumencie podajemy zakres komórek, które mają być sprawdzone pod kątem kryteriów (A2:A6), w 2. argumencie - same kryteria (D2), a w ostatnim - komórki do zsumowania (B2:B6):

=SUMIF(A2:A6, D2, B2:B6)

W twoich arkuszach Excela formuły mogą wyglądać coś podobnego do tego:

Wskazówka. Najszybszy sposób na sumować kolumnę lub rząd liczb jest zaznaczenie komórki obok liczb, które chcemy zsumować (komórka bezpośrednio pod ostatnią wartością w kolumnie lub na prawo od ostatniej liczby w wierszu), a następnie kliknięcie przycisku AutoSum przycisk na Strona główna zakładka, w Formaty grupa. Excel automatycznie wstawi za Ciebie formułę SUM.

Przydatne zasoby:

• Przykłady formuł Excel Suma - formuły do sumowania kolumny, wierszy, tylko przefiltrowanych (widocznych) komórek lub sumowania w całych arkuszach.
• Excel AutoSum - najszybszy sposób na zsumowanie kolumny lub wiersza liczb.
• SUMIF w Excelu - przykłady formuł do warunkowego sumowania komórek.
• SUMIFS w Excelu - przykłady formuł do sumowania komórek na podstawie wielu kryteriów.

ŚREDNIA

Funkcja AVERAGE w Excelu robi dokładnie to, na co wskazuje jej nazwa, czyli znajduje średnią, czyli arytmetyczną, liczb. Jej składnia jest podobna do składni funkcji SUM:

Przyjrzawszy się bliżej formule z poprzedniego rozdziału ( =SUM(B2:B6)/5 ), co właściwie robi? Sumuje wartości w komórkach od B2 do B6, a następnie dzieli wynik przez 5. A co nazywasz dodawaniem grupy liczb, a następnie dzieleniem sumy przez liczbę tych liczb? Tak, średnia!

Funkcja AVERAGE programu Excel wykonuje te obliczenia za kulisami. Tak więc zamiast dzielić sumę przez liczbę, możesz po prostu umieścić tę formułę w komórce:

= ŚREDNIA(B2:B6)

Aby uśrednić komórki na podstawie warunku, należy użyć następującej formuły AVERAGEIF, gdzie A2:A6 to zakres kryteriów, D3 to on kryteria, a B2:B6 to komórki do uśrednienia:

=AVERAGEIF(A2:A6, D3, B2:B6)

Przydatne zasoby:

• Excel AVERAGE - uśrednianie komórek z liczbami.
• Excel AVERAGEA - znajdź średnią komórek z dowolnymi danymi (liczby, wartości Boolean i tekstowe).
• Excel AVERAGEIF - uśrednianie komórek na podstawie jednego kryterium.
• Excel AVERAGEIFS - uśrednianie komórek na podstawie wielu kryteriów.
• Jak obliczyć średnią ważoną w programie Excel
• Jak znaleźć średnią ruchomą w Excelu

MAX & MIN

Formuły MAX i MIN w Excelu uzyskują odpowiednio największą i najmniejszą wartość w zbiorze liczb. Dla naszego przykładowego zestawu danych formuły będą tak proste jak:

=MAX(B2:B6)

=MIN(B2:B6)

Przydatne zasoby:

• Funkcja MAX - znajdź największą wartość.
• Formuła MAX IF - uzyskanie największej liczby przy spełnieniu warunków.
• Funkcja MAXIFS - uzyskanie największej wartości na podstawie wielu kryteriów.
• Funkcja MIN - zwraca najmniejszą wartość w zbiorze danych.
• Funkcja MINIFS - znajdź najmniejszą liczbę na podstawie jednego lub kilku warunków.

COUNT & COUNTA

Jeśli jesteś ciekaw ile komórek w danym zakresie zawiera wartości numeryczne (liczby lub daty), nie trać czasu na ich ręczne liczenie. Funkcja Excel COUNT przyniesie ci zliczenie w mgnieniu oka:

Podczas gdy funkcja COUNT zajmuje się tylko tymi komórkami, które zawierają liczby, funkcja COUNTA liczy wszystkie komórki, które nie są puste , czy zawierają liczby, daty, godziny, tekst, wartości logiczne TRUE i FALSE, błędy czy puste ciągi tekstowe (""):

Na przykład, aby dowiedzieć się, ile komórek w kolumnie B zawiera liczby, użyj tej formuły:

=COUNT(B:B)

Aby policzyć wszystkie niepuste komórki w kolumnie B, przejdź z tym:

=COUNTA(B:B)

W obu formułach używasz tzw. odwołania do całej kolumny (B:B), które odnosi się do wszystkich komórek w obrębie kolumny B.

Poniższy zrzut ekranu pokazuje różnicę: podczas gdy COUNT przetwarza tylko liczby, COUNTA wyprowadza całkowitą liczbę niepustych komórek w kolumnie B, w tym wartość tekstu w nagłówku kolumny.

Przydatne zasoby:

• Funkcja Excel COUNT - szybki sposób na zliczanie komórek z liczbami.
• Funkcja COUNTA w Excelu - zliczanie komórek z dowolnymi wartościami (niepustych komórek).
• Funkcja COUNTIF w Excelu - zliczanie komórek spełniających jeden warunek.
• Funkcja Excel COUNTIFS - zliczanie komórek z uwzględnieniem kilku kryteriów.

JEŚLI

Sądząc po liczbie komentarzy związanych z IF na naszym blogu, jest to najpopularniejsza funkcja w Excelu. W uproszczeniu, używasz formuły IF, aby poprosić Excela o przetestowanie pewnego warunku i zwrócenie jednej wartości lub wykonanie jednego obliczenia, jeśli warunek zostanie spełniony, oraz innej wartości lub obliczenia, jeśli warunek nie zostanie spełniony:

Na przykład poniższa instrukcja JEŻELI sprawdza, czy zamówienie zostało zrealizowane (tzn. czy w kolumnie C znajduje się wartość), czy nie. Aby sprawdzić, czy komórka nie jest pusta, używamy operatora "nie równa się" ( ) w połączeniu z pustym ciągiem (""). W rezultacie, jeśli komórka C2 nie jest pusta, formuła zwraca "Tak", w przeciwnym razie "Nie":

=IF(C2"", "Tak", "Nie")

Przydatne zasoby:

• Funkcja IF w Excelu z przykładami formuł
• Jak używać zagnieżdżonych IF w Excelu
• Formuły IF z wieloma warunkami AND/OR

TRIM

Jeśli Twoje oczywiście poprawne formuły Excela zwracają tylko garść błędów, jedną z pierwszych rzeczy, które należy sprawdzić, są dodatkowe spacje w komórkach, do których się odwołujesz (Możesz być zaskoczony, wiedząc, jak wiele wiodących, ciągnących się i między spacjami czai się niezauważonych w Twoich arkuszach tylko do momentu, gdy coś pójdzie nie tak!).

Istnieje kilka sposobów na usunięcie niechcianych spacji w Excelu, przy czym najprostszym z nich jest funkcja TRIM:

Na przykład, aby przyciąć dodatkowe spacje w kolumnie A, wpisz następującą formułę w komórce A1, a następnie skopiuj ją w dół kolumny:

=TRIM(A1)

Wyeliminuje wszystkie dodatkowe spacje w komórkach, ale pojedynczy znak spacji między słowami:

Przydatne zasoby:

• Funkcja TRIM w Excelu z przykładami formuł
• Jak usunąć przerwy w linii i znaki niedrukowane
• Jak usunąć spacje bez przerywania ( )
• Jak usunąć określony znak niedrukujący

LEN

Zawsze, gdy chcesz znać liczbę znaków w określonej komórce, LEN jest funkcją, której należy użyć:

Chcesz dowiedzieć się ile znaków znajduje się w komórce A2? Wystarczy wpisać poniższą formułę do innej komórki:

=LEN(A2)

Należy pamiętać, że funkcja LEN w Excelu liczy absolutnie wszystkie znaki w tym miejsca :

Aby uzyskać całkowitą liczbę znaków w zakresie lub komórkach lub policzyć tylko określone znaki, zapoznaj się z poniższymi zasobami.

Przydatne zasoby:

• Formuły Excel LEN do liczenia znaków w komórce
• Policz całkowitą liczbę znaków w danym zakresie
• Liczenie określonych znaków w komórce
• Policz określony znak w zakresie

AND & OR

Są to dwie najpopularniejsze funkcje logiczne do sprawdzania wielu kryteriów. Różnica polega na tym, jak to robią:

• I zwraca TRUE, jeśli wszystkie warunki są spełnione, w przeciwnym razie FALSE.
• OR zwraca TRUE, jeśli każdy stan jest spełniony, w przeciwnym razie FALSE.

Chociaż rzadko używane samodzielnie, funkcje te są bardzo przydatne jako część większych formuł.

Na przykład, aby sprawdzić wyniki testu w kolumnach B i C i zwrócić "Pass", jeśli obie są większe niż 60, "Fail" w przeciwnym razie, użyj następującej formuły IF z wbudowaną instrukcją AND:

=IF(AND(B2>60, B2>60), "Pass", "Fail")

Jeśli wystarczy, że tylko jeden wynik testu jest większy niż 60 (albo test 1, albo test 2), osadzamy stwierdzenie OR:

=IF(OR(B2>60, B2>60), "Pass", "Fail")

Przydatne zasoby:

• Funkcja AND w Excelu z przykładami formuł
• Funkcja OR w Excelu z przykładami formuł

CONCATENATE

W przypadku, gdy chcesz pobrać wartości z dwóch lub więcej komórek i połączyć je w jedną komórkę, użyj operatora konkatenacji (&) lub funkcji CONCATENATE:

Na przykład, aby połączyć wartości z komórek A2 i B2, wystarczy wpisać poniższą formułę w innej komórce:

=CONCATENATE(A2, B2)

Aby oddzielić połączone wartości spacją, wpisz na liście argumentów znak spacji (" "):

=CONCATENATE(A2, " ", B2)

Przydatne zasoby:

• Jak konkatenować w Excelu - przykłady formuł do łączenia ciągów tekstowych, komórek i kolumn.
• Funkcja CONCAT - nowsza i ulepszona funkcja do łączenia zawartości wielu komórek w jedną komórkę.

DZIŚ & TERAZ

Aby zobaczyć aktualną datę i godzinę przy każdym otwarciu arkusza, bez konieczności ręcznego aktualizowania jej na co dzień, użyj albo:

=TODAY() aby wstawić do komórki dzisiejszą datę.

=NOW() aby wstawić do komórki aktualną datę i godzinę.

Piękno tych funkcji polega na tym, że nie wymagają one w ogóle żadnych argumentów, wpisujesz formuły dokładnie tak, jak napisano powyżej.

Przydatne zasoby:

• Jak wstawić dzisiejszą datę w Excelu - różne sposoby wprowadzania aktualnej daty i godziny w Excelu: jako niezmienny znacznik czasu lub automatycznie aktualizowana data i godzina.
• Funkcje daty w Excelu z przykładami formuł - formuły do konwersji daty na tekst i odwrotnie, wyodrębniania dnia, miesiąca lub roku z daty, obliczania różnicy między dwoma datami i wiele innych.

Najlepsze praktyki pisania formuł w programie Excel

Teraz, gdy znasz już podstawowe formuły Excela, te wskazówki dadzą Ci wskazówki, jak najefektywniej z nich korzystać i unikać typowych błędów w formułach.

Nie należy umieszczać liczb w cudzysłowie

Każdy tekst zawarty w formułach Excela powinien być ujęty w "cudzysłów". Nigdy jednak nie powinieneś tego robić w przypadku liczb, chyba że chcesz, aby Excel traktował je jako wartości tekstowe.

Na przykład, aby sprawdzić wartość w komórce B2 i zwrócić 1 dla "Passed", 0 w przeciwnym razie, umieszczasz następującą formułę, powiedzmy, w C2:

=IF(B2="pass", 1, 0)

Skopiuj formułę do innych komórek i będziesz miał kolumnę 1 i 0, które można obliczyć bez problemu.

Teraz zobacz, co się stanie, jeśli podwójnie zacytujesz liczby:

=IF(B2="pass", "1", "0")

Na pierwszy rzut oka, wyjście jest normalne - ta sama kolumna 1 i 0. Jednak po bliższym przyjrzeniu się, można zauważyć, że wartości wynikowe są domyślnie wyrównane do lewej strony w komórkach, co oznacza, że są to ciągi liczbowe, a nie liczby! Jeśli później ktoś będzie próbował obliczyć te 1 i 0, może skończyć się na tym, że będzie wyrywał sobie włosy z głowy, próbując zrozumieć, dlaczego 100% poprawna formuła Sumy lub Liczby zwracanic, tylko zero.

Nie formatuj liczb w formułach programu Excel

Pamiętaj o prostej zasadzie: liczby wprowadzane do formuł Excela powinny być wpisywane bez żadnego formatowania, takiego jak separator dziesiętny czy znak dolara. W Ameryce Północnej i niektórych innych krajach przecinek jest domyślnym separatorem argumentów, a znak dolara ($) jest używany do tworzenia bezwzględnych odniesień do komórek. Używanie tych znaków w liczbach może po prostu doprowadzić Twojego Excela do szału :) Tak więc, zamiast wpisywać2000 USD, wystarczy wpisać 2000, a następnie sformatować wartość wyjściową według własnych upodobań, ustawiając niestandardowy format liczbowy programu Excel.

Dopasuj wszystkie nawiasy otwierające i zamykające

Podczas tworzenia złożonej formuły programu Excel z jedną lub kilkoma zagnieżdżonymi funkcjami, będziesz musiał użyć więcej niż jednego zestawu nawiasów, aby określić kolejność obliczeń. W takich formułach należy pamiętać o odpowiednim sparowaniu nawiasów, tak aby na każdy nawias otwierający przypadał nawias zamykający. Aby ułatwić Ci pracę, program Excel cieniuje pary nawiasów różnymi kolorami, gdy wprowadzasz lub edytujesz formułęwzór.

Kopiuj tę samą formułę do innych komórek zamiast wpisywać ją ponownie

Po wpisaniu formuły do komórki nie ma potrzeby wpisywania jej od nowa. Wystarczy skopiować formułę do sąsiednich komórek, przeciągając wskaźnik uchwyt do napełniania (mały kwadrat w prawym dolnym rogu komórki). Aby skopiować formułę do całej kolumny, ustaw wskaźnik myszy na uchwycie wypełnienia i dwukrotnie kliknij znak plusa.

Uwaga. Po skopiowaniu formuły upewnij się, że wszystkie odwołania do komórek są poprawne. Odwołania do komórek mogą się zmieniać w zależności od tego, czy są bezwzględne (nie zmieniają się), czy względne (zmieniają się).

Szczegółową instrukcję krok po kroku znajdziesz na stronie Jak kopiować formuły w Excelu.

Jak usunąć formułę, ale zachować obliczoną wartość

Gdy usuwasz formułę, naciskając klawisz Delete, usuwana jest również obliczona wartość. Możesz jednak usunąć tylko formułę i zachować wynikową wartość w komórce. Oto jak:

• Zaznacz wszystkie komórki ze swoimi formułami.
• Naciśnij Ctrl + C, aby skopiować wybrane komórki.
• Kliknij prawym przyciskiem myszy na zaznaczeniu, a następnie kliknij Wklejanie wartości > Wartości aby wkleić obliczone wartości z powrotem do wybranych komórek. Można też nacisnąć skrót klawiszowy Wklej Specjalnie: Shift+F10, a następnie V .

Szczegółowe kroki ze zrzutami ekranu można znaleźć na stronie Jak zastąpić formuły ich wartościami w programie Excel.

Upewnij się, że opcje obliczeniowe są ustawione na Automatic

Jeśli nagle Twoje formuły w Excelu przestały się automatycznie przeliczać, to najprawdopodobniej Opcje obliczeniowe jakoś się przełączył na Ręcznie Aby to naprawić, przejdź do Formuły tab> Obliczenia grupę, kliknij przycisk Opcje obliczeniowe i wybierz Automatycznie .

Jeśli to nie pomoże, sprawdź te kroki rozwiązywania problemów: Formuły programu Excel nie działa: poprawki & rozwiązania.

W ten sposób tworzysz i zarządzasz podstawowymi formułami w Excelu. Ja jak uznasz te informacje za pomocne. W każdym razie dziękuję za przeczytanie i mam nadzieję, że zobaczymy się na naszym blogu za tydzień.