Zlučovanie duplicitných riadkov vo vašich tabuľkách sa môže zmeniť na jednu z najzložitejších úloh. Pozrime sa, s čím vám môžu pomôcť vzorce Google, a zoznámte sa s jedným šikovným doplnkom, ktorý urobí všetku prácu za vás.

Funkcie na kombinovanie buniek s rovnakou hodnotou v tabuľkách Google

Nemysleli ste si, že v tabuľkách Google Sheets budú chýbať funkcie na tento druh úloh, však? ;) Tu sú vzorce, ktoré budete potrebovať na konsolidáciu riadkov a odstránenie duplicitných buniek v tabuľkách.

CONCATENATE - funkcia a operátor na spájanie záznamov v tabuľkách Google

Prvá vec, ktorá mi napadne, keď si spomeniem nielen na odstránenie duplicít, ale aj na spojenie duplicitných riadkov, je funkcia CONCATENATE a ampersand (&) - špeciálny operátor spájania.

Predpokladajme, že máte zoznam filmov, ktoré si chcete pozrieť, a chceli by ste ich zoskupiť podľa žánrov:

• Bunky v hárkoch Google môžete zlúčiť len s medzerami medzi hodnotami:

  =CONCATENATE(B2," ",C2," ",B8," ",C8)

  =B2&" "&C2&" "&B8&" "&C8

  Pozri tiež: Ako vypočítať vek v programe Excel z dátumu narodenia

  

• Alebo použite medzery s akýmikoľvek inými značkami na spojenie duplicitných riadkov:

  =CONCATENATE(A3,": ",B3," (",C3,"), ",B6," (",C6,") ")

  =A3&": "&B3&" ("&C3&"), "&B6&" ("&C6&") "

  

Po zlúčení riadkov sa môžete zbaviť vzorcov a ponechať len text podľa príkladu v tomto návode: Prevod vzorcov na hodnoty v tabuľkách Google

Akokoľvek sa tento spôsob môže zdať jednoduchý, zďaleka nie je ideálny. Vyžaduje si, aby ste poznali presné pozície duplikátov, a ste to vy, kto by na ne mal vo vzorci upozorniť. Tento spôsob teda môže fungovať pri malých súboroch údajov, ale čo robiť, keď sa zväčšia?

Zlúčte bunky, ale zachovajte údaje pomocou funkcie UNIQUE + JOIN

Tento tandem vzorcov nájde duplikáty v hárkoch Google (a zlúči bunky s jedinečnými záznamami) za vás. Stále ste však zodpovední vy a musíte ukázať vzorcom, kde majú hľadať. Pozrime sa, ako to funguje na rovnakom zozname na sledovanie.

1. Na kontrolu žánrov v stĺpci A používam v hárku Google UNIQUE v E2:

   =UNIQUE(A2:A)

   

   Vzorec vráti zoznam všetkých žánrov bez ohľadu na to, či sa v pôvodnom zozname opakujú alebo neopakujú. Inými slovami, odstráni duplicity zo stĺpca A.

   Tip: UNIQUE rozlišuje veľké a malé písmená, preto sa uistite, že rovnaké záznamy majú rovnaké veľké písmená textu. Tento návod vám pomôže urobiť to rýchlo a hromadne.

   Tip. Ak do stĺpca A pridáte ďalšie hodnoty, vzorec automaticky rozšíri zoznam o jedinečné záznamy.

2. Potom vytvorím ďalší vzorec pomocou funkcie JOIN z hárkov Google:

   =JOIN(", ",FILTER(B:B,A:A=E2))

   

   Ako fungujú prvky tohto vzorca?

   • FILTER prehľadáva stĺpec A a hľadá všetky prípady hodnoty v E2. Po jej nájdení vytiahne zodpovedajúce záznamy zo stĺpca B.
   • JOIN tieto hodnoty spojí do jednej bunky pomocou čiarky.

   Skopírujte vzorec nadol a zobrazia sa vám všetky tituly zoradené podľa žánru.

   Poznámka: V prípade, že potrebujete aj roky, budete musieť vytvoriť vzorec v susednom stĺpci, pretože JOIN pracuje vždy s jedným stĺpcom:

   =JOIN(", ",FILTER(C:C,A:A=E2))

   

Táto možnosť teda vybaví Tabuľky Google niekoľkými funkciami na spojenie viacerých riadkov do jedného na základe duplikátov. A deje sa to automaticky. Teda, takmer. Dokonalé riešenie si hodlám nechať až na úplný koniec článku. Ale pokojne sa naň vrhnite hneď ;)

Funkcia QUERY na odstránenie duplicitných riadkov v hárkoch Google

Existuje ešte jedna funkcia, ktorá pomáha pracovať s obrovskými tabuľkami - QUERY. Zo začiatku sa môže zdať trochu zložitá, ale keď sa ju naučíte používať, stane sa vaším verným spoločníkom v tabuľkách.

Tu je samotná funkcia QUERY:

Ako to funguje:

• údaje (povinné) - rozsah vašej zdrojovej tabuľky.
• dotaz (povinné) - súbor príkazov na určenie podmienok na získanie konkrétnych údajov.

  Tip. Úplný zoznam všetkých príkazov nájdete tu.

• hlavičky (nepovinné) - počet riadkov hlavičky v zdrojovej tabuľke.

Jednoducho povedané, Google Sheets QUERY vráti niektoré sady hodnôt na základe zadaných podmienok.

Príklad 1

Chcem si zaobstarať len komiksové filmy, ktoré ešte nepozerám:

=QUERY(A1:C, "select * where A="Comic Book"")

Vzorec spracuje celú zdrojovú tabuľku (A1:C) a vráti všetky stĺpce (select *) pre komiksové filmy (kde A="Komiks").

Tip. Zámerne neuvádzam posledný riadok mojej tabuľky (A1:C) - aby vzorec zostal flexibilný a vrátil nové záznamy v prípade, že sa do tabuľky pridajú ďalšie riadky.

Ako vidíte, funguje to podobne ako filter. V praxi však môžu byť vaše údaje oveľa väčšie - s číslami, ktoré možno budete musieť vypočítať.

Tip: V tomto článku si pozrite ďalšie spôsoby vyhľadávania duplicít v tabuľke hárkov Google.

Príklad 2

Predpokladajme, že robím malý prieskum a sledujem víkendové tržby najnovších filmov v kinách:

Na odstránenie duplicít a spočítanie celkovej sumy zarobených peňazí za každý film za všetky víkendy používam hárky Google QUERY. Tiež ich zoraďujem podľa žánrov:

=QUERY(B1:D, "select B,C, SUM(D) group by B,C")

Poznámka. Pre skupina podľa musíte vymenovať všetky stĺpce po vybrať , inak vzorec nebude fungovať.

Ak chcem namiesto toho zoradiť záznamy podľa filmu, môžem jednoducho zmeniť poradie stĺpcov pre skupina podľa :

=QUERY(B1:D, "select B,C, SUM(D) group by C,B")

Príklad 3

Predpokladajme, že úspešne vediete kníhkupectvo a evidujete všetky knihy, ktoré sú na sklade vo všetkých vašich pobočkách. Zoznam dosahuje stovky kníh:

• Kvôli rozruchu okolo série o Harrym Potterovi sa rozhodnete skontrolovať, koľko kníh od J. K. Rowlingovej vám ešte zostáva:

  =QUERY('Kópia na sklade'!A1:D, "select A,B,C,D where A="Rowling"")

  

• Rozhodnete sa ísť ďalej a ponecháte si len sériu o Harrym Potterovi a ostatné príbehy vynecháte:

  =QUERY('Na sklade'!A1:D, "select A,B,C,D where (A='Rowling' and C contains 'Harry Potter')")

  

• Všetky tieto knihy môžete spočítať aj pomocou funkcie QUERY v tabuľkách Google:

  =QUERY('Na sklade'!A1:D, "select A,B, sum(D) where (A='Rowling' and C contains 'Harry Potter') group by A,B")

  

Myslím, že teraz máte predstavu o tom, ako funkcia QUERY "odstraňuje duplikáty" v tabuľkách Google. Hoci je to možnosť dostupná pre všetkých, pre mňa je to skôr okľuková cesta k spojeniu duplicitných riadkov.

Tip: QUERY je taký výkonný, že dokáže zlúčiť nielen duplikáty v rámci hárku - dokáže porovnať & zlúčiť celé tabuľky dohromady.

Navyše, kým sa nenaučíte dotazy, ktoré používa, a pravidlá ich použitia, funkcia vám nebude veľmi nápomocná.

Najrýchlejší spôsob kombinovania duplicitných riadkov

Keď sa vzdáte všetkej nádeje na nájdenie jednoduchého riešenia na spojenie viacerých riadkov na základe duplikátov, náš doplnok pre tabuľky Google vám pomôže :)

Kombinovať duplicitné riadky prehľadá stĺpec s opakujúcimi sa záznamami, zlúči zodpovedajúce bunky z iných stĺpcov, oddelí tieto záznamy pomocou oddeľovačov a skonsoliduje čísla. Všetko naraz a niekoľkými kliknutiami myšou!

Pamätáte si na môj zoznam kníh v obchode s niekoľkými stovkami riadkov? Pozrime sa, ako si s ním nástroj poradí.

Tip. Keďže je tento nástroj súčasťou Power Tools, najprv ho nainštalujte a prejdite priamo na Zlúčenie & Kombinovať skupina:

Potom kliknite na ikonu doplnku a otvorte ho:

1. Po spustení doplnku vyberte rozsah, v ktorom chcete zlúčiť duplicitné riadky:

• stĺpce s hodnotami, ktoré spojíte
• spôsoby kombinácie týchto záznamov: zlúčenie alebo výpočet
• oddeľovač na zlúčenie buniek s textom
• funkcia na výpočet čísel

Chcel by som, aby sa všetky knihy patriace jednému autorovi dostali do jednej bunky a boli oddelené zlomovými riadkami. Ak sa niektoré tituly opakujú, doplnok ich zobrazí len raz.

Čo sa týka množstva, súhlasím so sčítaním všetkých kníh podľa autora. Počty duplicitných titulov, ak nejaké sú, sa sčítajú.

Nástroj spojil duplicitné riadky v mojom zozname kníh. Tu je časť toho, ako teraz vyzerajú moje údaje:

Tip: Prípadne môžete jeden hárok rozdeliť na viacero hárkov, aby sa vytvorila samostatná tabuľka so všetkými knihami od jednotlivých autorov, alebo zvýrazniť duplicitné riadky v hárkoch Google.

Tip. Pozrite si, ako som použil doplnok:

Alebo si pozrite krátke video s predstavením nástroja:

Používanie scenárov na poloautomatické zlučovanie duplikátov

Ďalšou možnosťou kombinácie Duplicitné riadky je poloautomatické používanie.

Ak často prechádzate jednotlivými krokmi a vyberáte rovnaké možnosti, môžete ich uložiť do scenárov. Scenáre vám umožnia bez námahy opätovne použiť rovnaké nastavenia na rovnakých alebo rôznych súboroch údajov.

Budete musieť dať svojmu scenáru názov & určiť hárok a rozsah, ktorý by mal spracovať:

Nastavenia, ktoré tu uložíte, môžete rýchlo vyvolať z ponuky hárkov Google. Doplnok začne hneď spájať duplicitné riadky, čím vám ušetrí trochu času navyše:

Skutočne vám odporúčam, aby ste sa s týmto nástrojom a jeho možnosťami lepšie zoznámili, pretože Google Sheets je "temný a plný hrôz", ak viete, čo mám na mysli ;)