Denne opplæringen snakker om to måter å importere kontakter til Outlook-skrivebordet, fra .csv- og .pst-filer, og viser hvordan du overfører kontakter til Outlook Online.

Det kan være forskjellige grunner til at du kanskje vil overføre kontakter til Outlook-adresseboken. Du har for eksempel arvet en ekstern database med en liste over kontakter, eller du migrerer fra en annen e-postserver, eller kanskje du setter opp en ny konto. Uansett årsak, gir Outlook en enkel måte å importere alle kontaktene dine på én gang.

Tips. Hvis kontaktene dine er lagret i Excel, vil følgende veiledning være nyttig: Hvordan importere kontakter til Outlook fra Excel.

Forbered kontakter for import til Outlook

Microsoft Outlook tillater import av kontakter fra to filer typer, PST og CSV.

PST (Personal Storage Table). Det er et spesielt filformat for lagring av data i Outlook, Exchange Client og annen Microsoft-programvare. I en PST-fil er kontakter allerede i riktig format og krever ingen ytterligere endringer.

For mer informasjon, se Hvordan eksportere Outlook-kontakter til PST-fil.

CSV (kommaseparerte verdier). Hvis du oppbevarer kontaktinformasjonen din i Excel eller et annet regnearkprogram eller har eksportert kontaktene dine fra en annen e-postleverandør, for eksempel Gmail eller Yahoo Mail, vil de vanligvis være i en .csv-fil, som kan importeres tilOutlook med noen få justeringer:

• Hvis kontaktdetaljer inneholder noen tegn som ikke finnes i det engelske alfabetet, f.eks. arabisk, kyrillisk, kinesisk eller japansk, det kan hende at slike kontakter ikke importeres riktig. For å forhindre mulige problemer, eksporter kontakter til en CSV UTF-8 -fil hvis et slikt alternativ er tilgjengelig for deg, eller konverter CSV til UTF-8 med Excel.
• Pass på at verdiene i CSV-filen din er atskilt med komma . Avhengig av lokaliteten din, er en annen listeskilletegn satt som standard. For eksempel, i mange europeiske land er standard listeseparator semikolon. Men Outlook støtter bare kommaet som feltseparator, så du må erstatte semikolon eller andre skilletegn med komma før du importerer CSV-filen til Outlook.

I de tilknyttede veiledningene nedenfor finner du detaljert informasjon veiledning om eksport av kontakter til en CSV-fil:

• Hvordan eksportere kontakter fra Outlook-skrivebordet
• Hvordan eksportere kontakter fra Outlook Online
• Hvordan eksportere kontakter fra Excel
• Hvordan eksportere kontakter fra Gmail

I sin enkleste form kan .csv-filen din se ut som følger:

Slik importerer du kontakter til Outlook fra CSV-fil

For å importere kontakter fra en CSV-fil til Outlook 2019, Outlook 2016 eller Outlook 2013, utfør disse trinnene:

1. I Microsoft Outlook, klikk Fil > Åpne & Eksporter > Importer/eksporter .

   

2. Veiviseren for Importer og eksporter starter. Du velger Importer fra et annet program eller fil og klikker Neste .

   

3. For å importere CSV-kontakter til Outlook, velg Kommadelte verdier og klikk Neste .

   

4. I dette trinnet må du gjøre et par valg:
   • Klikk Bla gjennom -knappen, finn og dobbeltklikk på .csv-filen for å velge den.
   • Velg hvordan du skal håndtere dupliserte kontaktelementer .

   Når du er ferdig, klikk Neste .

   

   Slik håndterer du dupliserte kontakter:

   • Erstatt duplikater med importerte varer . Velg dette alternativet hvis informasjonen i .csv-filen er mer fullstendig eller mer oppdatert enn informasjonen i Outlook.
   • Tillat at duplikater opprettes (standard). Hvis du ikke vil miste en eneste bit informasjon, la Outlook lage dupliserte elementer, se gjennom dem og kombinere detaljene for samme person til et enkelt element.
   • Ikke importer dupliserte elementer. . Dette er alternativet å velge om du bare vil importere nye kontakter og la alle eksisterende kontakter være intakte.
5. Under målkontoen for e-post, velg mappen Kontakter og klikk Neste .

   

6. Hvis du importerer CSV-kontakter som du tidligere har eksportert fra Outlook, er kontaktlisten i det nødvendige formatet, slik at du kan klikk Fullfør for å begynne å importere kontaktene umiddelbart.

   Hvis du importerer kontakter fra Excel eller fra en annen e-postapp enn Outlook, må du kanskje tilordne noen kolonner i CSV-filen til kontaktfeltene i Outlook. I dette tilfellet klikker du Kart tilpassede felt og fortsett med neste trinn.

   

7. Hvis du klikket Kart til tilpassede felt -knappen i forrige trinn, vil den tilsvarende dialogboksen vises:
   • I venstre rute, under Fra , vil du se kolonnenavnene fra CSV-filen.
   • I høyre rute, under Til , vil du se standard Outlook-kontaktfelt.

   Hvis et kolonnenavn i CSV-filen samsvarer nøyaktig med et Outlook-felt, vil kolonnen er tilordnet automatisk og vises under Tilordnet fra .

   Hvis et kolonnenavn ikke samsvarer med noe Outlook-felt, må du gjøre manuell tilordning . For dette, dra kolonnen fra venstre rute, og slipp den ved siden av det tilsvarende feltet i høyre rute. For eksempel, i den importerte CSV-filen vår, er det en kolonne kalt Posisjon og vi tilordner den til Jobbtittel -feltet. For å finne et samsvar, klikk på plusstegnet ved siden av et passende felt i høyre rute for å utvide det.

   

   Når alle kolonnene er kartlagt, klikker du OK , og tilbake i dialogboksen Importer en fil klikker du Fullfør .

8. Outlook viser en fremdriftsboks for å fortelle deg detden har begynt å importere kontaktene dine. Når fremdriftsboksen lukkes, er prosessen fullført. Når du importerer en veldig liten kontaktliste, kan det hende at fremdriftsboksen ikke vises.

For å sikre at alle CSV-kontaktene dine er importert til Outlook, klikk på Personer -ikonet på Navigasjonslinje for å se kontaktlisten din.

Hvordan importere kontakter til Outlook fra PST-fil

I noen situasjoner vil du kanskje importere kontakter fra en PST-fil i stedet for CSV. Det er spesielt nyttig når:

• Du overfører kontakter fra en Outlook-konto til en annen.
• Du flytter kontakter fra en datamaskin til en annen.
• Du ønsker for å overføre alle Outlook-elementer inkludert e-poster, kontakter, avtaler og oppgaver.

I dette tilfellet må du først eksportere kontakter til en PST-fil, og deretter importere dem til din nye konto eller PC ved å bruke Importer & Eksport -veiviseren omtalt i forrige avsnitt.

Her er trinnene for å importere kontakter til Outlook fra en PST-fil:

1. I Outlook klikker du Fil > Åpne & Eksporter > Importer/eksporter .
2. Velg Importer fra et annet program eller fil og klikk på Neste .
3. Velg Outlook-datafil (.pst) og klikk Neste .

   

4. Klikk Bla gjennom -knappen og velg PST-filen du vil importere.

   Under Alternativer velger du hvordan du skal håndtere dupliserte elementer , og klikk deretter Neste . Vær oppmerksom på at når du importerer fra PST, er standarden Erstatt duplikater med importerte elementer .

   Se også: Excel VLOOKUP-funksjonsopplæring med formeleksempler

   

5. Hvis .pst-filen din er beskyttet med et passord, vil du bli bedt om å oppgi det.
6. Dette er nøkkeltrinnet for at kontaktene skal importeres riktig, så sørg for å gjøre det riktig:
   • Under Velg mappen du vil importere fra , velg Outlook Data File hvis du vil importere PST-en i sin helhet. Eller utvide den og velg bare en bestemt undermappe å importere, Kontakter i vårt tilfelle.
   • Hvis målkontoen/postboksen for øyeblikket er valgt i navigasjonsruten, kan du velge Importer elementer til gjeldende mappe -alternativ. Ellers merker du av for Importer elementer til samme mappe i og velger postboksen eller Outlook-datafilen som kontaktene skal importeres til.
   • Når du er ferdig, klikker du Fullfør .

   

Outlook vil begynne å importere kontaktene med en gang. Når fremdriftsboksen forsvinner, er importen fullført.

Hvordan importere kontakter til Outlook Online

Som med Outlook-skrivebordet, for å importere kontakter til Outlook Online, trenger du en CSV-fil. For best resultat bør filen ha UTF-8-koding som fungerer riktig for alle språk.

For å importere kontakter til Outlook Online, utfør disse trinnene:

1. Logg på Outlook på deweb- eller Outlook.com-konto.
2. Klikk på Personer -ikonet nederst til venstre på siden:

   

3. Kl. øverst til høyre på siden, klikk Administrer > Importer kontakter .

   

4. Klikk Bla gjennom -knappen, velg CSV-filen din og klikk Åpne .
5. Med CSV-filen i boksen klikker du Importer .

   

Hvis .csv-filen inneholder noen kontakter som allerede finnes i Outlook-kontoen din, opprettes dupliserte elementer, men ingen av dine eksisterende kontakter vil bli erstattet eller slettet.

Det vil si hvordan importere kontakter til Outlook-skrivebordet og online. Jeg takker for at du leser og håper å se deg på bloggen vår neste uke!