Lær hvordan du skriver ut Excel-regneark akkurat slik du vil – skriv ut utvalg, ark eller hele arbeidsboken, på én side eller flere sider, med riktige sideskift, rutenett, titler og mye mer.

Når vi lever i en digital verden, trenger vi fortsatt en trykt kopi nå og da. Ved første øyekast er det superenkelt å skrive ut Excel-regneark. Bare klikk på Skriv ut -knappen, ikke sant? I virkeligheten er et godt organisert og vakkert formatert ark som ser bra ut på en skjerm ofte et rot på en trykt side. Dette er fordi Excel-regneark er designet for komfortabel visning og redigering på skjermen, for ikke å passe på et ark.

Denne veiledningen har som mål å hjelpe deg med å få perfekte papirkopier av Excel-dokumentene dine. Våre tips vil fungere for alle versjoner av Excel for Office 365, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 og lavere.

Hvordan skrive ut Excel-regneark

Til å begynne med vil vi gi instruksjoner på høyt nivå om hvordan du skriver ut i Excel. Og så skal vi se nærmere på de viktigste og mest nyttige funksjonene.

For å skrive ut et Excel-regneark, er dette hva du må gjøre:

1. I regnearket ditt, klikk Fil > Skriv ut eller trykk Ctrl + P . Dette vil ta deg til vinduet Forhåndsvisning.
2. I boksen Kopier skriver du inn antall kopier du ønsker å få.
3. Under Skriver , velg hvilken skriver du vil bruke.
4. Under Innstillinger ,Excel

   I et Excel-ark med flere sider kan det være vanskelig å forstå hva denne eller den dataen betyr. Funksjonen Skriv ut titler lar deg vise kolonne- og radoverskriftene på hver utskrevne side, noe som vil gjøre det mye enklere å lese en trykt kopi.

   Å gjenta overskriftsrad eller overskriftskolonne på hver utskrevne side utfør disse trinnene:

   1. I kategorien Sideoppsett i gruppen Sideoppsett klikker du Skriv ut titler .
   2. På kategorien Ark i dialogboksen Sideoppsett , under Skriv ut titler , spesifiser hvilke rader som skal gjentas øverst og/eller hvilke kolonner for å gjenta til venstre.
   3. Når du er ferdig, klikker du OK .

   For mer informasjon, se Hvordan skrive ut rad- og kolonneoverskrifter på hver side.

   Hvordan skrive ut kommentarer i Excel

   Hvis du notater er ikke mindre viktige enn regnearkdataene, det kan være lurt å få kommentarer på papir også. For dette gjør du følgende:

   1. I kategorien Sideoppsett , i gruppen Sideoppsett , klikker du på dialogstarteren (en liten pil i nedre høyre hjørne av en gruppe).
   2. I vinduet Sideoppsett bytter du til kategorien Ark og klikker på pilen ved siden av Kommentarer og velg hvordan du vil at de skal skrives ut:
   

   For mer informasjon, se Hvordan skrive ut kommentarer i Excel.

   Hvordan skrive ut adresseetiketter fra Excel

   For å skrive ut adresseetiketter fra Excel, bruk funksjonen for utskriftsfletting.Vær forberedt på at det kan ta litt tid å få etikettene riktig ved første forsøk. De detaljerte trinnene med mange nyttige tips finner du i denne opplæringen: Hvordan lage og skrive ut etiketter fra Excel.

   spesifiser nøyaktig hva som skal skrives ut og konfigurer sidemarger, retning, papirstørrelse osv.
5. Klikk på Skriv ut -knappen.

Velg hva som skal skrives ut: utvalg, ark eller hele arbeidsboken

For å fortelle Excel hvilke data og objekter som skal inkluderes i utskriften, under Innstillinger , klikk på pilen ved siden av Skriv ut aktive ark , og velg ett av disse alternativene:

Nedenfor finner du en kort forklaring av hver innstilling vist i skjermbildet ovenfor og hvordan du bruker riktig dem.

Skriv ut utvalg / område

For å skrive ut bare et spesifikt celleområde, merk det på arket og velg Skriv ut utvalg . For å velge ikke-tilstøtende celler eller områder, hold nede Ctrl-tasten mens du velger.

Skriv ut hele ark(er)

For å skrive ut hele arket som du har åpne for øyeblikket, velg Skriv ut aktive ark .

For å skrive ut flere ark , klikk på arkfanene mens du holder nede Ctrl-tasten, og velg deretter Skriv ut aktive ark .

Skriv ut hele arbeidsboken

For å skrive ut alle ark i gjeldende arbeidsbok, velg Skriv ut hele arbeidsboken .

Skriv ut Excel-tabell

For å skrive ut en Excel-tabell, klikk på en hvilken som helst celle i tabellen og velg Skriv ut valgt tabell . Dette alternativet vises bare når tabellen eller dens del er valgt.

Hvordan skrive ut det samme området i flere ark

Når du arbeider medidentisk strukturerte regneark, for eksempel fakturaer eller salgsrapporter, vil du åpenbart ønske å skrive ut samme raseri i alle arkene. Her er den raskeste måten å gjøre dette på:

1. Åpne det første arket og velg området som skal skrives ut.
2. Mens du holder Ctrl-tasten nede, klikker du på andre arkfaner som skal skrives ut. For å velge tilstøtende ark, klikk på den første arkfanen, hold nede Shift-tasten og klikk på den siste arkfanen.
3. Klikk Ctrl + P og velg Utskriftsvalg i rullegardinlisten rett under Innstillinger .
4. Klikk Skriv ut -knapp.

Tips. For å være sikker på at Excel skal skrive ut dataene du ønsker, sjekk antall sider nederst i Forhåndsvisning -delen. Hvis du valgte bare ett område per ark, skal antall sider samsvare med antall valgte ark. Hvis to eller flere områder er valgt, vil hver av dem bli skrevet ut på en egen side, slik at du multipliserer antall ark med antall områder. For full kontroll, bruk høyre- og venstrepilene for å gå gjennom hver forhåndsvisning av utskrivbare sider.

Tips. For å angi utskriftsområdet i flere ark, kan du bruke disse utskriftsområdemakroene.

Slik skriver du ut Excel-regneark på én side

Som standard skriver Excel ut ark i deres faktiske størrelse. Så jo større regnearket ditt, desto flere sider vil det ta. For å skrive ut et Excel-ark på én side, velg ett av følgende Skaleringsalternativer som ligger påslutten av delen Innstillinger i vinduet Forhåndsvisning :

• Tilpass ark på én side – dette vil krympe arket slik at at den får plass på én side.
• Tilpass alle kolonner på én side – dette vil skrive ut alle kolonnene på én side mens radene kan deles på flere sider.
• Tilpass alle rader på én side – dette vil skrive ut alle radene på én side, men kolonnene kan strekke seg til flere sider.

For å fjerne skalering , velg Ingen skalering i listen over alternativer.

Vær veldig forsiktig når du skriver ut på én side – i et stort ark kan utskriften din bli uleselig. For å sjekke hvor mye skalering som faktisk skal brukes, klikk Egendefinerte skaleringsalternativer... . Dette åpner dialogboksen Sideoppsett , der du ser på tallet i boksen Juster til :

Hvis Juster til -nummeret er lav, vil en trykt kopi være vanskelig å lese. I dette tilfellet kan følgende justeringer være nyttige:

• Endre sideretning . Standardretningen Stående fungerer bra for regneark som har flere rader enn kolonner. Hvis arket ditt har flere kolonner enn rader, endre sideretningen til Landskap .
• Juster margene . Jo mindre marginer, jo mer plass vil det være for dataene dine.
• Spesifiser antall sider . For å skrive ut et Excel-regneark på et forhåndsdefinert antall sider, på Side -fanen i Sideoppsett -dialogen, under Skalering , skriv inn antall sider i begge boksene Tilpass til (bred og høy) . Vær oppmerksom på at bruk av dette alternativet vil ignorere eventuelle manuelle sideskift.

Skriv ut til fil – lagre utdataene for senere bruk

Skriv ut til fil er en av de mest sjeldent brukte Excel-utskriftsfunksjonene undervurdert av mange. Kort sagt, dette alternativet lagrer utdata til en fil i stedet for å sende det til en skriver.

Hvorfor vil du skrive ut til fil? For å spare tid når flere utskrevne kopier av samme dokument er nødvendig. Tanken er at du kun konfigurerer utskriftsinnstillingene (marger, orientering, sideskift osv.) én gang og lagrer utskriften i et .pdf-dokument. Neste gang du trenger en papirkopi, åpner du den .pdf-filen og trykker Skriv ut .

La oss se på hvordan det fungerer:

1. På Sideoppsett -kategorien, konfigurer de nødvendige utskriftsinnstillingene og trykk Ctrl + P .
2. I vinduet Forhåndsvisning åpner du rullegardinlisten Skriver ned listen, og velg Skriv ut til fil .
3. Klikk Skriv ut -knappen.
4. Velg hvor du vil lagre en .png-fil som inneholder utdataene.

Forhåndsvisning i Excel

Det er alltid en god idé å forhåndsvise utdata før utskrift for å unngå uventede resultater. Det er et par måter å få tilgang til forhåndsvisning i Excel:

• Klikk Fil > Skriv ut .
• Trykk på utskriftenforhåndsvisningssnarvei Ctrl + P eller Ctrl + F2 .

Excel Print Preview er et ekstremt nyttig verktøy når det gjelder å spare papir, blekk og nerver. Den viser ikke bare nøyaktig hvordan regnearkene dine vil se ut på papir, men gjør det også mulig å gjøre visse endringer direkte i forhåndsvisningsvinduet:

• For å forhåndsvise neste og forrige sider , bruk høyre- og venstrepilene nederst i vinduet eller skriv inn sidetallet i boksen og trykk Enter . Pilene vises bare når et valgt ark eller område inneholder mer enn én utskrevet side med data.
• For å vise side marger , klikk på Vis marger nederst -høyre hjørne. For å gjøre margene bredere eller smalere, dra dem med musen. Du kan også justere kolonnebredden ved å dra i håndtakene øverst eller nederst i forhåndsvisningsvinduet.
• Selv om Excel Print Preview ikke har en zoomglidebryter, kan du bruke en vanlig snarvei Ctrl + rullehjul for å gjøre litt zooming . For å gå tilbake til den opprinnelige størrelsen, klikk Zoom til side -knappen i nedre høyre hjørne.

For å avslutte Forhåndsvisning og gå tilbake til regnearket, klikk på pilen øverst til venstre i vinduet Forhåndsvisning .

Excel-utskriftsalternativer og -funksjoner

de mest brukte utskriftsinnstillingene er tilgjengelige i vinduet Forhåndsvisning diskutert ovenfor. Enda meralternativer er gitt på Sideoppsett -fanen på Excel-båndet:

Bortsett fra å konfigurere sidemarger og papirstørrelse, her kan du sette inn og fjerne sideskift, angi utskriftsområde, skjule og vise rutenett, spesifiser rader og kolonner som skal gjentas på hver utskrevne side, og mer.

Avanserte alternativer som det ikke er plass til på båndet er tilgjengelige i dialogboksen Sideoppsett . For å åpne den, klikk på dialogstarteren i Sideoppsett -gruppen i kategorien Sideoppsett .

Merk. Dialogboksen Sideoppsett kan også åpnes fra vinduet Forhåndsvisning. I dette tilfellet kan noen av alternativene, for eksempel Utskriftsområde eller Rader som skal gjentas øverst , være deaktivert. For å aktivere disse funksjonene, åpne dialogboksen Sideoppsett fra kategorien Sideoppsett .

Excel-utskriftsområde

For å sikre at Excel skriver ut en bestemt del av regnearket og ikke alle dataene, angi utskriftsområdet. Slik gjør du det:

1. Velg ett eller flere områder du vil skrive ut.
2. På kategorien Sideoppsett i Sideoppsett gruppe, klikk Utskriftsområde > Angi utskriftsområde .

Innstillingen Utskriftsområde lagres når du lagrer arbeidsboken. Så hver gang du skriver ut dette arket, vil en papirkopi bare inkludere utskriftsområdet.

For mer informasjon, se Hvordan angi utskriftsområde i Excel.

Hvordan legge til en utskriftknappen til Excel Quick Access Toolbar

Hvis du ofte skriver ut i Excel, kan det være praktisk å ha kommandoen Print på Quick Access Toolbar. For dette gjør du bare følgende:

1. Klikk Tilpass verktøylinje for hurtigtilgang (pil ned helt til høyre på verktøylinjen for hurtigtilgang).
2. I listen over viste kommandoer, velg Forhåndsvisning og skriv ut . Ferdig!

Slik setter du inn sideskift i Excel

Når du skriver ut et stort regneark, kan du kontrollere hvordan dataene deles over flere sider ved å sette inn sideskift. Slik fungerer det:

1. Klikk på raden eller kolonnen du vil flytte til en ny side.
2. På fanen Sideoppsett i Sideoppsett -gruppen, klikk Pause > Sett inn sideskift .

Et sideskift er satt inn . For visuelt å se hvilke data som faller på forskjellige sider, bytt til Vis -fanen og aktiver Forhåndsvisning av sideskift .

Hvis du vil endre plasseringen til et bestemt sideskift, flytt det dit du vil ved å dra bruddlinjen.

For mer informasjon, se Slik setter du inn og fjerner sideskift i Excel.

Hvordan skrive ut formler i Excel

For å få Excel til å skrive ut formler i stedet for de beregnede resultatene, trenger du bare å vise formel i et regneark, og skriv det deretter ut som vanlig.

For å få det gjort, bytt til Formler fanen, og klikk Vis formler -knappen i Formelrevisjon -gruppen.

Hvordan skrive ut et diagram i Excel

For å skrive ut bare et diagram uten regnearkdata , velg diagrammet av interesse og trykk Ctrl + P . I vinduet Print Preview vil du se en kartforhåndsvisning til høyre og alternativet Print Selected Chart valgt under Innstillinger . Hvis forhåndsvisningen ser ut som ønsket, klikk Skriv ut ; ellers juster innstillingene:

Tips og merknader:

• For å skrive ut alt innholdet i et ark inkludert diagrammet, trykk Ctrl + P uten å velge noe på arket, og sørg for at alternativet Skriv ut aktive ark er valgt under Innstillinger .
• Det er ikke mulig å justere skaleringen til et diagram i Skriv ut Forhåndsvisning -vinduet. Hvis du ønsker at det trykte diagrammet skal passe til helsiden , endre størrelsen på grafen for å gjøre den større.

Hvordan skrive ut rutenett i Excel

Som standard, alle regneark skrives ut uten rutenett. Hvis du vil skrive ut Excel-regneark med linjer mellom cellene dine, må du gjøre følgende:

1. Bytt til Sideoppsett -fanen.
2. i Arkalternativer -gruppen, under Gridlines , merk av for Skriv ut .

Hva skal jeg endre fargen på de utskrevne rutenettene? De detaljerte instruksjonene finner du i Hvordan få Excel til å skrive ut rutenett.

Hvordan skrive ut titler i