Hvordan konvertere Excel-filer til PDF

Michael Brown

01-06-2023 utmerke
  • Dele Denne
Michael Brown

Denne korte veiledningen beskriver 4 mulige måter å konvertere Excel-filer til PDF - ved å bruke Excels Lagre som-funksjon, Adobe-programvare, online Excel til PDF-konverterere og skrivebordsverktøy.

Konvertering av en Excel-regneark til PDF er ofte nødvendig hvis du vil la andre brukere se dataene dine, men ikke redigere dem. Det kan også være lurt å konvertere Excel-regnearket til et penere PDF-format for et mediesett, presentasjon og rapporter, eller lage en fil som kan åpnes og leses av alle brukere, selv om de ikke har Microsoft Excel installert, for eksempel på et nettbrett eller en telefon.

I disse dager er PDF uten tvil et av de mest populære filformatene. Ifølge Google er det over 153 millioner PDF-filer på nettet, og bare 2,5 millioner Excel-filer (.xls og .xlsx).

Videre i denne artikkelen vil jeg forklare flere mulige måter å eksportere Excel på. til PDF med detaljerte trinn og skjermbilder:

    Lagre Excel-dokumenter som PDF-filer

    Selv om .pdf- og .xls-formatene har eksistert en stund og begge har alltid vært populær blant brukere, muligheten til å eksportere Excel-filer direkte til PDF dukket opp i Excel 2007. Så hvis du har en versjon av Excel 2007 til 365, kan du gjøre en PDF-konvertering på en rask og grei måte.

    Microsoft Excel tillater eksport av utvalgte områder eller tabeller samt lagring av ett eller flere regneark eller hele arbeidsboken som en PDFeller skjul rutenett og mer.

  • Lagre PDF-filen.

    • Når alle redigeringene er gjort , klikk på Skriv ut -knappen for å lagre filen. Dette vil åpne standard Excel Lagre som dialogvindu der du velger en målmappe og skriver inn filnavnet.

    Primo PDF - en pseudoskriver til konverter Excel til PDF

    PrimoPDF er enda en pseudoskriver som kan hjelpe deg med å eksportere Excel-dokumentene dine til PDF-formatet. Funksjonene og alternativene som tilbys av denne programvaren ligner veldig på Foxit Readers, og du setter den opp nøyaktig på samme måte - velg PrimoPDF under Skriver og lek med innstillingene.

    Forhåpentligvis har denne raske gjennomgangen av desktop og online Excel til PDF-konverterere hjulpet deg med å velge vinneren. Hvis ingen av de presenterte verktøyene passer perfekt for oppgaven din, kan du prøve noen alternative metoder, for eksempel å laste opp Excel-filene dine til Google Sheets og deretter eksportere dem til PDF, eller konvertere Excel til PDF via Open Office.

    I noen situasjoner kan det hende du synes det er nyttig å konvertere et Excel-regneark til et JPG-, PNG- eller GIF-bilde.

    I den neste artikkelen vil vi håndtere den motsatte oppgaven og utforske spesifisitetene ved import PDF-filer til Excel. Jeg takker for at du leser og håper å se deg igjen neste uke!

    fil.
    1. Åpne Excel-arbeidsboken og velg områdene eller arkene du vil konvertere til en PDF-fil.
      • Hvis du ønsker å eksportere en tabell , plasser markøren til en hvilken som helst celle i en tabell.
      • For å eksportere et bestemt regneark , gjør du ganske enkelt den er aktiv ved å klikke på dette arkets fane.
      • For å konvertere flere regneark , velg dem alle. For å velge tilstøtende ark, klikk på fanen for det første arket, hold nede Shift og klikk på fanen for det siste regnearket du vil velge. For å velge ark som ikke er tilstøtende, hold nede Ctrl mens du klikker på fanene på hvert ark du vil lagre som PDF.
      • Hvis du vil lagre hele arbeidsboken som en enkelt PDF-fil, hopp over dette trinnet : )
    2. Klikk Fil > Lagre som .
    3. I dialogvinduet Lagre som velger du PDF (.*pdf) fra " Lagre som type" rullegardinlisten.

      Hvis du vil se den resulterende PDF-filen etter lagring, må du kontrollere at det er merket av for Åpne fil etter publisering .

      Velg ett av følgende alternativer under Optimaliser for :

      • Hvis det resulterende PDF-dokumentet krever høy utskriftskvalitet, klikk Standard (publisering på nettet og utskrift).
      • Hvis PDF-filstørrelsen er viktigere enn utskriftskvalitet, velg Minstestørrelse (publisering på nett).
    4. Klikk Alternativer... -knappen i venstre-nedre del av vinduet(se skjermbildet ovenfor).
    5. Dialogboksen Alternativer åpnes og du velger ett av alternativene i henhold til dine behov:
      • Utvalg - dette vil eksportere valgte område(r) for øyeblikket.
      • Aktive ark - dette vil lagre enten gjeldende regneark eller alle de valgte arkene i én PDF-fil.
      • Tabell - dette vil eksportere den aktive tabell, dvs. en tabell der musepekeren befinner seg for øyeblikket.
      • Hele arbeidsboken - selvforklarende : )

    6. Klikk OK -knappen for å lukke dialogen og du er ferdig.

    Som du ser, er det enkelt å eksportere Excel-filer til PDF ved hjelp av den innebygde Excel. Microsoft Excel gir selvfølgelig bare noen få grunnleggende innstillinger, men med bare litt erfaring kan man lære å forberede kildefilene på en slik måte at det ikke er behov for ytterligere justeringer. Uansett, hvis du ikke er fornøyd med egenskapene til Excels Lagre som -funksjon, la oss undersøke Adobes tilbud.

    Eksporter Excel-filer til PDF ved hjelp av Adobe-verktøy

    Dessverre, Adobe er ikke så sjenerøs som Microsoft når det kommer til Excel til PDF-konverteringer og gir ingen gratis midler for dette. Imidlertid har de denne funksjonen integrert i betalte verktøy eller abonnementer, som - man bør gi dem det de trenger - gjør jobben veldig bra.

    Adobe Reader

    Adobe Reader X og tidligere versjoner inkludert muligheten tilinstaller Adobe PDF-skriveren, som kan brukes til å eksportere Excel-filer til PDF. Denne funksjonen er imidlertid ikke tilgjengelig i den nyeste versjonen av Adobe Reader XI.

    I stedet introduserte de kategorien Opprett PDF som lar deg lage PDF fra .xls- eller .xlsx-filer i et enkelt knappeklikk, forutsatt at du har et betalt abonnement.

    Adobe Acrobat XI Pro

    Hvis du er en av få heldige brukere av denne kraftige suiten , er det like enkelt å lage en PDF-fil fra et Excel-regneark som å klikke PDF fra fil... under Opprett -verktøylinjen.

    Alternativt lar Adobe Acrobat Pro deg lage en PDF-fil direkte fra Excel på en av følgende måter:

    • Klikk Opprett PDF -knappen på Acrobat på Excel-båndet.
    • Bytt til Fil -fanen og klikk Lagre som Adobe PDF.
    • Klikk Fil > ; Skriv ut, velg Adobe PDF og konfigurer innstillingene.

    Hvis du er interessert i å få en 30-dagers prøveversjon av Adobe Acrobat XI, kan du laste den ned her. Hvis du ikke er villig til å betale en månedlig avgift på $20 for Acrobat XI Pro-abonnementet, la oss se hva gratis Excel til PDF-konverterere har å tilby.

    Gratis Excel til PDF-konverteringer på nettet

    Heldigvis for oss, det er mange gratis Excel til PDF-konverterere på nettet som gir forskjellige alternativer for å konvertere Excel-dokumenter til PDF-filer. Nedenfor finner duvurderingene av de 4 mest populære online-konvertererne.

    For å teste egenskapene til online PDF-konverterere på forskjellige datatyper, laget jeg følgende to arbeidsbøker:

    Test arbeidsbok 1: noen få tabeller i forskjellige formater

    Testarbeidsbok 2: Microsofts mal for feriegaveplanlegger

    Nå som forberedelsene er fullført, la oss se hvordan online Excel til PDF-konverterere vil takle utfordringen.

    PDF Converter

    En annen online Excel til PDF-konverterer er tilgjengelig på www.freepdfconvert.com. Bortsett fra Excel-ark, kan dette verktøyet også konvertere Word-dokumenter, PowerPoint-presentasjoner samt nettsider og bilder til PDF.

    Som du ser på bildet ovenfor, er grensesnittet er også veldig tydelig og krever knapt noen forklaringer. Du navigerer ganske enkelt mellom fanene for å velge en riktig konverteringstype, bla gjennom etter originalfilen, velg ønsket format og klikk Konverter .

    Når konverteringen er fullført, kan du enten laste ned resulterende PDF-fil på datamaskinen din eller lagre den i Google docs:

    Denne Excel til PDF-konvertereren har gratisversjoner og betalte abonnementer. Her er de viktigste begrensningene for gratisversjonen:

    • Du må vente i 30 minutter for å konvertere en annen fil.
    • Begrenset antall konverteringer - 10 per måned.

    Hvis du er nysgjerrig på å lære mer om dette verktøyet, kan dufinn den komplette funksjonslisten samt en liste over tilgjengelige abonnementer og priser her.

    Resultater:

    I motsetning til den forrige PDF-konverteren har denne gitt meget anstendige resultater på den første arbeidsboken, uten eventuelle formatforvrengninger eller feil.

    Når det gjelder den andre arbeidsboken, ble den nøyaktig og feilfritt konvertert... til et Word-dokument (.docx). Min første var at jeg feilaktig valgte et feil format for konverteringen, så jeg gjentok prosessen og fikk samme resultat, som du kan se på skjermbildet nedenfor:

    Etter å ha tenkt litt over det, kom jeg til følgende konklusjon. Konverteren kunne ikke eksportere det egendefinerte formatet til Excel-arket mitt til PDF på riktig måte, så det konverterte det til det nærmeste formatet. Det var faktisk noen sekunder å lagre Word-dokumentet som PDF ved å bruke Words Lagre som -dialog og få en pent formatert PDF-fil som resultat.

    Soda PDF Online Converter

    Denne online PDF-konvertereren lar deg lage PDF-dokumenter fra mange formater, inkludert Microsoft Excel, Word og PowerPoint, samt JPEG, PNG-bilder og HTML-sider.

    Soda PDF Online Services gir gratis og betalte medlemskap. Gratis kan du få ubegrenset PDF-oppretting og begrensede PDF-konverteringer, én fil hvert 30. minutt. Hvis du vil ha mer, må du oppgradere til Premium (rundt $ 10 per 3 måneder). I dette tilfellet vil du også få muligheten til å slå sammen ogdelt PDF-filer.

    Resultater:

    Denne online Excel til PDF-konvertereren var nesten upåklagelig. Den 1. arbeidsboken ble konvertert til PDF feilfritt, den 2. arbeidsboken ble også konvertert uten feil, men den første bokstaven i ett ord ble avkortet:

    Som du ser, ingen av de gratis Excel til PDF-konverteringene på nettet er perfekte, selv om Soda PDF er veldig nærme. Noen tror kanskje at problemet er med mine originale Excel-dokumenter. Jeg er enig, den andre arbeidsboken har et ganske sofistikert tilpasset format. Dette er fordi formålet mitt var å utføre en slags "stresstesting" for å avsløre det virkelige potensialet til PDF til Excel online-konverterere siden de faktiske arbeidsbøkene dine kan være langt mer komplekse og sofistikerte når det gjelder innhold og format.

    For eksperimentets skyld konverterte jeg begge testarbeidsbøkene til PDF ved å bruke Excels Lagre som-dialog, og den taklet oppgaven helt fint - de resulterende PDF-filene var de eksakte kopiene av de originale Excel-dokumentene.

    Excel til PDF skrivebordskonverterere

    I tillegg til online Excel til PDF-konverterere, finnes det en rekke skrivebordsverktøy for å konvertere Excel-filer til PDF-dokumenter som gir forskjellige alternativer avhengig av hva du forventer i et endelig dokument: fra gratis verktøy med ett klikk til profesjonelle pakker på bedriftsnivå. Siden vi hovedsakelig er interessert i gratis Excel til PDF-konverterere, la oss se nærmere på enet par slike verktøy.

    Foxit Reader - gratis desktop Excel til PDF-konverterer

    Foxit Reader er en liten PDF-leser som lar deg se, signere og skrive ut PDF-filer samt lage PDF-dokumenter fra Excel-arbeidsbøker. Den lar deg konvertere Excel-regneark til PDF enten fra Foxit Reader eller direkte fra Excel.

    Konvertering av Excel til PDF fra Foxit Reader

    Dette er den raskeste måten å konvertere en Excel-arbeidsbok til PDF som krever bare 3 raske trinn.

    1. Åpne Excel-filen.

      I kategorien Fil klikker du Opprett > Fra fil , deretter Fra fil igjen og bla til Excel-dokumentet du vil konvertere.

    2. Se gjennom PDF-filen .

      Når du har valgt en Excel-fil, åpner Foxit Reader den umiddelbart i PDF-format. En veldig fin funksjon er at du kan ha flere PDF-filer åpne om gangen, som hver ligger på sin egen fane, som du ser på skjermbildet nedenfor:

      Vennligst vær oppmerksom på at Excel Holiday Gift List, som var en vanskelig nøtt å knekke for de fleste online Excel til PDF-konverterere, ikke er noen problemer for dette skrivebordsverktøyet!

    3. Lagre PDF-filen .

      Hvis alt er i orden, klikk Lagre som på Fil -fanen eller trykk Ctrl + S for å lagre filen. Jepp, så enkelt er det!

    Merk. Foxit Reader lagrer alle arkene i den valgte arbeidsboken til PDF. Så hvis duønsker å konvertere bare et bestemt regneark, lagre det som en individuell arbeidsbok først.

    Konvertering av en Excel-fil til PDF fra Excel

    Denne tilnærmingen anbefales hvis du vil ha flere alternativer for å forhåndsvise og tilpasse det resulterende PDF-dokumentet.

    Etter installasjon legger Foxit Reader til " Foxit Reader PDF Printer " til listen over skrivere, som faktisk er en pseudoskriver som kan brukes til å konfigurere det endelige utseendet til PDF-dokumentet.

    1. Åpne en Excel-fil som skal konverteres til PDF.

      Åpne en Excel-arbeidsbok, bytt til Fil -fanen, klikk på Skriv ut , og velg Foxit Reader PDF Printer i listen over skrivere.

    2. Konfigurer innstillingene.

      Under delen Innstillinger har du følgende valg:

      • Konverter et aktivt ark, en hel arbeidsbok eller et utvalg til PDF.
      • Velg dokumentretningen - stående eller liggende.
      • Definer papirformatet og margene.
      • Plasser arket, alle kolonnene eller alle radene på én side.

      Når du gjør endringer , blir de umiddelbart reflektert ed i dokumentet Forhåndsvisning til høyre.

      Hvis du vil ha flere alternativer, klikk på Sideoppsett -koblingen under Innstillinger .

    3. Konfigurer tilleggsinnstillinger (valgfritt).

      Ved å bruke dialogvinduet Sideoppsett kan du legge til en egendefinert overskrift eller/og bunntekst, endre siderekkefølgen, vis

    Forrige innlegg Excel SUMIF med flere ELLER-kriterier
    Neste innlegg Hvordan snu data i Excel-kolonner og -rader (vertikalt og horisontalt)

    Michael Brown er en dedikert teknologientusiast med en lidenskap for å forenkle komplekse prosesser ved hjelp av programvareverktøy. Med mer enn ti års erfaring i teknologibransjen, har han forbedret ferdighetene sine i Microsoft Excel og Outlook, samt Google Sheets og Docs. Michaels blogg er dedikert til å dele sin kunnskap og ekspertise med andre, og gir enkle å følge tips og veiledninger for å forbedre produktivitet og effektivitet. Enten du er en erfaren profesjonell eller nybegynner, tilbyr Michaels blogg verdifull innsikt og praktiske råd for å få mest mulig ut av disse viktige programvareverktøyene.