Opplæringen viser hvordan du fortsetter å formatere tall, datoer, prosent og valuta når du gjør en brevfletting fra Excel til Word eller endrer det etter eget ønske.

I en av våre tidligere artikler har vi sett på hvordan du kan skrive sammenslåing fra Excel til Word for å sende personlige brev eller e-postmeldinger. Som det viste seg, kan bruk av Words Mail Merge for å automatisere opprettelsen av et dokument fra et Excel-regneark by på mange utfordringer. Noen felt er kanskje ikke fylt ut eller fylt med feil informasjon. Tall som er riktig formatert i Excel, vises kanskje ikke riktig i et Word-dokument. Postnummer kan miste innledende nuller. Feilsøkingstipsene nedenfor vil hjelpe deg med å fikse typiske formateringsproblemer for utskriftsfletting.

Hvordan utskriftsfletting og fortsette å formatere

Når du utfører en utskriftsfletting fra et Excel-regneark, av de numeriske dataene dine kan miste formatering etter å ha kommet gjennom sammenslåingen. Problemene oppstår vanligvis med tall formatert som prosent eller valuta, eller tall som inneholder innledende nuller som postnummer.

Årsak : Som standard bruker Microsoft Word OLE DB-tilkoblingen, som trekker inn informasjonen, men ikke formater. Som et resultat, i et Word-dokument, vises dataene i formatet de er lagret internt i Excel, og ikke i formatet brukt på celler.

For å illustrere problemet, vennligst ta en titt på kildedataformater i et Excel-regneark:

Nå, se hva som skjer i et Word-utskriftsflettingsdokument:

• Postnummer - vises uten innledende null. I Excel vises en innledende null fordi en celle har et tilpasset tallformat som 00000. I Word vises en underliggende verdi (2451).
• Valuta - vises uten valutaen symbol, tusenskilletegn og desimaler. I Excel er tallet formatert som valuta ($3 000,00). I Word vises et tall i sin rene form (3000).
• Prosentandel - vises normalt som et desimaltall som tilsvarer prosenten; i noen tilfeller - et flyttall. For eksempel kan 30 % formatert som prosent i Excel vises som 0,3 eller 0,299999999 i Word.
• Dato - vises i standardformatet som er angitt i regioninnstillingene. I vårt tilfelle blir Excels dato 20. mai-22 omgjort til 20.5.2022 i Word.

Løsning : For at Word skal vise postnummer, datoer, priser, prosenter og andre numeriske verdier i riktig format, koble til Excel-arbeidsboken din ved hjelp av Dynamisk Datautveksling (DDE).

Hvordan bruke Dynamisk Datautveksling for å koble til Excel-ark

Før du starter en utskriftsfletting, utfør følgende trinn i Microsoft Word.

1. Gå til Fil > Alternativer > Avansert .
2. Rull ned til Generelt -delen, velg avmerkingsboksen Bekreft filformatkonvertering ved åpen og klikk OK .
3. Start utskriftsflettingen som vanlig (de detaljerte trinnene er her). Når det gjelder å velge mottakere, velg Bruk en eksisterende liste .
4. Bla til regnearket, velg det og klikk Åpne (eller dobbeltklikk på filen) .
5. I dialogboksen Bekreft datakilde som åpnes, merker du av for Vis alle i nedre venstre hjørne, og velger deretter MS Excel-regneark via DDE (*.xls) , og klikk OK .
6. Klikk Hele regnearket og OK .

Det kan ta Word ganske lang tid å koble til Excel-datakilden din via DDE, så vær tålmodig - dette vil spare deg enda mer tid i det lange løp :)

Tips. For å forhindre flere meldinger som vises av Word hver gang du åpner datafilen, fjerner du merket for Bekreft filformatkonvertering ved åpen etter at du har koblet til e-postlisten.

Nå er alle numeriske verdier i Word-utskriftsflettingsdokumentet beholder sine originale formater.

Hvordan formatere spesifikke utskriftsflettingsfelt

Koble til et Excel-regneark via DDE er den raskeste måten å fikse alle formateringsproblemer på én gang. Hvis denne løsningen ikke er aktuelt for deg av en eller annen grunn, kan du kontrollere formateringen av Excel-data i Word ved å legge til en numerisk bryter (tidligere kalt en bildebryter) til et bestemt flettefelt.

A numerisk bryter er en slags maske som lar deg formatere innholdet i enfeltet i et Word-dokument slik du ønsker. For å legge til en numerisk bryter, utfør disse trinnene:

1. Velg flettefeltet hvis format du vil endre. Dette kan være Dato , Valuta , Prosent eller et annet felt.
2. Trykk Shift + F9 for å vise kodingen av det valgte feltet eller Alt + F9 for å vise kodene til alle feltene i dokumentet. En generisk feltkode ser omtrent ut som { MERGEFIELD Name }.
3. Legg til en numerisk bryterkode på slutten av feltet.
4. Med markøren plassert hvor som helst i feltet, trykk på F9 for å oppdatere den .
5. Trykk Shift + F9 eller Alt + F9 igjen for å skjule feltkoden, og forhåndsvis deretter resultatet.

De følgende eksemplene vil hjelpe deg gjennom noen typiske scenarier.

Utskriftsfletting: tallformat

For å få tall til å vises i riktig format (det samme eller annerledes enn i Excel-filen), bruk følgende numeriske byttekoder.

For eksempel for å formatere et helt tall med tusen skilletegn, bruk den numeriske bryteren \# ,0 slik at Tall ld endringertil:

{ MERGEFIELD Number\# ,0 }

Fletting: valutaformat

For å formatere valuta i utskriftsfletting, er disse kodene som skal brukes:

For å bruke et dollarformat i utskriftsfletting, legg til den numeriske bryteren \# $,0 i feltet Valuta:

{ MERGEFIELD Currency\# $,0 }

Som et resultat blir tallet 3000 formatert som $3000 uten desimaler.

Tips. Eksemplene ovenfor er for brevfletting dollarformat . I stedet for dollartegnet ($), kan du bruke andre valutasymboler, f.eks. € eller £ .

E-postfletting: prosentformat

Måten du formaterer prosenter i et Word-utskriftsflettingsdokument avhenger av hvordan kildeverdiene er formatert i Excel-arket ditt.

Hvis formatet Generelt eller Tall brukes i Excel, vil et tilsvarende tall vises i Word. For å formatere dette tallet som en prosent, legg til en av følgende numeriske brytere.

For eksempel, for å formatere et tall som en hel prosent, rediger Prosent -feltet som følger:

{ MERGEFIELD Percent\# 0% }

Som et resultat blir tallet 50 formatert som 50 %.

Hvis prosentformatet brukes på Excel-celler, vil Word vise en faktisk verdi bak prosentformateringen, som er et desimaltall. For eksempel vil en Excel-verdi på 50 % vises som 0,5 i Word. For å konvertere det til en prosent, må du først multiplisere en desimal med 100, og deretter bruke en passende numerisk bryter. Her er de detaljerte trinnene:

1. Velg flettefeltet du vil formatere som en prosent, f.eks. «Prosent». Merk at anførselstegnene skal inkluderes i utvalget.
2. Trykk Ctrl + F9 for å vikle det valgte feltet inn i et annet slik: { «Prosent»
3. Rediger feltet slik at du få en av følgende:
   • Avrundet hele prosent: {=«Prosent»*100 \# 0%}
   • Prosent med to desimaler: {=«Prosent»*100 \# 0,00 %}
4. Plasser markøren hvor som helst i feltet og trykk F9 for å oppdatere den.

   Merk. Et flettefelt som inneholder en formel vil vise en verdi, ikke feltnavnet, selv når det ikke er i forhåndsvisningsmodus. Ikke bekymre deg, det er en normal oppførsel. For å sikre atverdien ikke er statisk, klikk på pilene i Forhåndsvis resultater -gruppen for å bytte mellom mottakerne. For å se feltkoden, velg verdien og trykk Shift + F9-tastene samtidig. Hvis alt er gjort riktig, vil du se noe sånt som dette:

   { ={MERGEFIELD Percent }*100 \# 0% }

Fletting: dato- og klokkeslettformat

Som med tall og valuta, du kan endre datoformatet i utskriftsfletting ved å bruke en numerisk bryter. Tabellen nedenfor viser koder for noen få ofte brukte dato-/klokkeslettformater.

For eksempel, for å bruke en full dato -formatet endrer du formatet for datosammenslåing på denne måten:

{ MERGEFIELD Date\@ "dddd, MMMM dd, yyyy" }

Tips og merknader:

• I en numerisk bryter for dato/klokkeslett, store bokstaver M brukes i måneder og små bokstaver m i minutter.
• Bortsett fra kodene som er oppført ovenfor, kan du bruke alle andre tilpassede dato- og klokkeslettformater.

Hvordan endre formatet pågjeldende dato og klokkeslett i Word utskriftsfletting

For å sette inn dagens dato og gjeldende klokkeslett i et utskriftsflettingsdokument, kan du bruke følgende snarveier:

• Alt + Shift + D - sett inn DATO-feltet som viser gjeldende dato.
• Alt + Shift + T - sett inn TID-feltet som viser gjeldende tid.

Dette vil legge til dato og klokkeslett som standard format. For å endre den kan du bruke en numerisk bryter som beskrevet ovenfor. Eller du kan bruke ønsket dato/klokkeslett-formatering på en visuell måte.

1. Velg feltet Dato eller Tid formatet du vil endre .
2. Trykk Shift + F9 for å vise feltkodingen, som kan se omtrent slik ut som { DATO \@ "M/d/åååå"
3. Høyreklikk på det valgte feltet og velg Rediger felt... fra hurtigmenyen.
4. I dialogboksen Filt velger du ønsket format for feltet Dato og klikker OK .

   Tips. Hvis du ønsker å bevare formatering under oppdateringer , velg den tilsvarende avmerkingsboksen i nedre høyre hjørne.

Hvordan unngå å miste innledende nuller i utskriftsfletting

I alle numeriske verdier slettes innledende nuller under en utskriftsfletting. For at postnummer og andre numre skal komme gjennom en brevfletting uten å miste nuller, bør de formateres som tekst .

For å få det gjort, velg kolonnen med tall og velg Tekst i nummeretFormat -boksen på Hjem -fanen.

Alternativt kan du høyreklikke på den valgte kolonnen og deretter klikke Formater celler... . I Formater celler -dialogboksen som åpnes, på Nummer -kategorien, velg Tekst , og klikk deretter OK .

Viktig merknad! Hvis Spesial (som postnummer) eller Custom (som 00000) format brukes på Excel-cellene, vil endring av det til Tekst -format føre til at innledende nuller forsvinner. Etter å ha formatert celler som Tekst , må du gå gjennom hver celle og skrive inn manglende nuller manuelt. For å unngå denne skremmende oppgaven, koble til Excel-arket ditt via DDE. Dette vil beholde de originale Excel-tallformatene inkludert foregående nuller.

Slik løser du problemer med utskriftsfletting og formaterer feltene slik du ønsker. Takk for at du leser!