Sebentar tadi kami mula menerokai keupayaan Pengesahan Data Excel dan mempelajari cara membuat senarai lungsur mudah dalam Excel berdasarkan senarai yang dipisahkan koma, julat sel atau julat bernama.

Hari ini, kami akan menyiasat ciri ini secara mendalam dan mempelajari cara membuat senarai jatuh turun berlatarkan yang memaparkan pilihan bergantung pada nilai yang dipilih dalam lungsur pertama. Secara berbeza, kami akan membuat senarai pengesahan data Excel berdasarkan nilai senarai lain.

Cara membuat lungsur turun berbilang bergantung dalam Excel

Membuat berbilang Senarai juntai bawah bergantung tahap dalam Excel adalah mudah. Apa yang anda perlukan ialah beberapa julat bernama dan formula TIDAK LANGSUNG. Kaedah ini berfungsi dengan semua versi Excel 365 - 2010 dan lebih awal.

1. Taipkan entri untuk senarai lungsur turun

Mula-mula, taipkan entri yang anda mahu muncul dalam senarai juntai bawah, setiap senarai dalam lajur yang berasingan. Sebagai contoh, saya sedang mencipta lungsur turun turun pengeksport buah-buahan dan lajur A helaian sumber saya ( Buah ) termasuk item lungsur turun pertama dan 3 lajur lain menyenaraikan item untuk lungsur turun bergantung.

2. Buat julat bernama

Kini anda perlu mencipta nama untuk senarai utama anda dan untuk setiap senarai bergantung. Anda boleh melakukan ini sama ada dengan menambah nama baharu dalam tetingkap Pengurus Nama ( Tab Formula > Pengurus Nama > Baharu) atau menaiptanda) dan rujukan baris mutlak (dengan $) seperti = Sheet2!B$1.

Akibatnya, senarai juntai bawah bergantung B1 akan muncul dalam sel B2; lungsur turun bergantung C1 akan dipaparkan dalam C2, dan seterusnya.

Dan jika anda bercadang untuk menyalin lungsur turun ke baris lain (iaitu ke bawah lajur), kemudian gunakan lajur mutlak (dengan $) dan koordinat baris relatif (tanpa $) seperti = Sheet2!$B1.

Untuk menyalin sel lungsur dalam mana-mana arah, gunakan rujukan relatif (tanpa tanda $) seperti = Helaian2!B1.

2.3. Cipta nama untuk mendapatkan semula entri menu bergantung

Daripada menyediakan nama unik untuk setiap senarai bergantung seperti yang kita lakukan dalam contoh sebelumnya, kita akan mencipta satu formula bernama yang tidak diberikan kepada mana-mana sel tertentu atau julat sel. Ia akan mendapatkan semula senarai entri yang betul untuk dropdown kedua bergantung pada pemilihan yang dibuat dalam senarai drop-down pertama. Faedah utama menggunakan formula ini ialah anda tidak perlu mencipta nama baharu semasa anda menambah entri baharu pada senarai lungsur pertama - satu formula bernama merangkumi kesemuanya.

Anda mencipta nama Excel baharu dengan formula ini:

=INDEX(exporters_tbl,,MATCH(fruit,fruit_list,0))

Di mana:

• exporters_tbl - nama jadual (dibuat dalam langkah 1);
• fruit - nama sel yang mengandungi senarai lungsur turun pertama (dicipta dalam langkah 2.2);
• fruit_list - nama yang merujuk baris pengepala jadual (dicipta dalamlangkah 2.1).

Saya memberikannya nama senarai_pengeksport , seperti yang anda lihat dalam tangkapan skrin di bawah.

Nah , anda telah melakukan sebahagian besar kerja! Sebelum sampai ke langkah terakhir, mungkin idea yang baik untuk membuka Pengurus Nama ( Ctrl + F3 ) dan mengesahkan nama dan rujukan:

3. Sediakan Pengesahan Data Excel

Ini sebenarnya bahagian paling mudah. Dengan dua formula yang dinamakan, anda menyediakan Pengesahan Data dengan cara biasa ( Data tab > Pengesahan data ).

• Untuk yang pertama senarai lungsur turun, dalam kotak Sumber, masukkan =fruit_list (nama yang dibuat dalam langkah 2.1).
• Untuk senarai lungsur turun bergantung, masukkan =exporters_list (nama yang dicipta dalam langkah 2.3).

Selesai! Menu lungsur turun lata dinamik anda telah dicapai dan akan dikemas kini secara automatik mencerminkan perubahan yang telah anda buat pada jadual sumber.

Turun turun Excel dinamik ini, sempurna dalam semua aspek lain , mempunyai satu kelemahan - jika lajur jadual sumber anda mengandungi bilangan item yang berbeza, baris kosong akan muncul dalam menu anda seperti ini:

Kecualikan baris kosong daripada jatuh turun lata dinamik

Jika anda ingin membersihkan mana-mana garisan kosong dalam kotak lungsur turun anda, anda perlu melangkah lebih jauh dan menambah baik formula INDEX / MATCH yang digunakan untuk mencipta senarai lungsur turun dinamik bergantung.

Ideanya ialah untuk menggunakan2 fungsi INDEX, di mana yang pertama mendapat sel kiri atas dan yang kedua mengembalikan sel kanan bawah julat, atau fungsi OFFSET dengan INDEX dan COUNTA bersarang. Langkah terperinci ikut di bawah:

1. Buat dua nama tambahan

Untuk tidak menjadikan formula terlalu besar, buat beberapa nama pembantu dengan formula mudah berikut dahulu:

• Nama yang dipanggil col_num untuk merujuk nombor lajur yang dipilih:

  =MATCH(fruit,fruit_list,0)

• Nama yang dipanggil entre_col untuk merujuk lajur yang dipilih (bukan nombor lajur, tetapi keseluruhan lajur):

  =INDEX(exporters_tbl,,col_num)

Dalam formula di atas, exporters_tbl ialah nama jadual sumber anda, fruit ialah nama sel yang mengandungi dropdown pertama dan fruit_list ialah nama yang merujuk baris pengepala jadual.

2. Cipta rujukan bernama untuk lungsur turun bergantung

Seterusnya, gunakan salah satu daripada formula di bawah untuk mencipta nama baharu (mari kita panggilnya exporters_list2 ) untuk digunakan dengan senarai lungsur turun bergantung:

=INDEX(exporters_tbl,1,col_num) : INDEX(exporters_tbl, COUNTA(entire_col), col_num)

=OFFSET(INDEX(exporters_tbl,1,col_num),0,0,COUNTA(entire_col))

3. Gunakan Pengesahan Data

Akhir sekali, pilih sel yang mengandungi lungsur turun bergantung dan gunakan Pengesahan Data dengan memasukkan = exporters_list2 (nama yang dibuat dalam langkah sebelumnya) dalam Sumber kotak.

Tangkapan skrin di bawah menunjukkan menu lungsur turun dinamik yang terhasil dalam Excel di mana semua baris kosong hilang!

Nota. Apabila bekerja dengan senarai jatuh turun lata dinamikdibuat dengan formula di atas, tiada apa yang menghalang pengguna daripada menukar nilai dalam menu lungsur pertama selepas membuat pilihan dalam menu kedua, akibatnya, pilihan dalam menu lungsur utama dan kedua mungkin tidak sepadan. Anda boleh menyekat perubahan dalam kotak pertama selepas pilihan dibuat dalam kotak kedua dengan menggunakan sama ada VBA atau formula kompleks yang dicadangkan dalam tutorial ini.

Ini adalah cara anda membuat senarai pengesahan data Excel berdasarkan nilai senarai lain. Sila berasa bebas untuk memuat turun buku kerja sampel kami untuk melihat senarai lungsur turun bertingkat dalam tindakan. Terima kasih kerana membaca!

Berlatih buku kerja untuk muat turun

Sampel Jatuh Turun Bertingkat 1- versi mudah

Sampel Jatuh Turun Bertingkat 2 - versi lanjutan tanpa kosong

Nota. Sila ambil perhatian bahawa jika baris pertama anda adalah jenis pengepala lajur seperti yang anda lihat dalam tangkapan skrin di atas, anda tidak boleh memasukkannya dalam julat yang dinamakan.

Untuk mendapatkan arahan langkah demi langkah yang terperinci, sila lihat Cara mentakrifkan nama dalam Excel.

Perkara yang perlu diingat:

1. Item untuk muncul dalam senarai lungsur pertama mestilah entri satu perkataan, mis. Aprikot , Mangga , Oren . Jika anda mempunyai item yang terdiri daripada dua, tiga atau lebih perkataan, sila lihat Cara membuat lungsur turun bertingkat dengan entri berbilang perkataan.
2. Nama senarai bergantung mestilah betul-betul sama dengan entri sepadan dalam utama senarai. Contohnya, senarai bergantung yang akan dipaparkan apabila " Mango " dipilih daripada senarai juntai bawah yang pertama hendaklah dinamakan Mango .

Apabila selesai , anda mungkin mahu menekan Ctrl+F3 untuk membuka tetingkap Pengurus Nama dan semak sama ada semua senarai mempunyai nama dan rujukan yang betul.

3 . Buat senarai lungsur turun (utama) pertama

1. Dalam hamparan yang sama atau dalam hamparan lain, pilih sel atau beberapa sel yang anda mahu senarai lungsur utama anda dipaparkan.
2. Pergi ke tab Data , klik Pengesahan Data dan sediakan senarai juntai bawah berdasarkan julat yang dinamakan dengan cara biasa dengan memilih Senarai di bawah Benarkan dan masukkan nama julat dalamKotak Sumber .

Untuk langkah terperinci, sila lihat Membuat senarai juntai bawah berdasarkan julat bernama.

Akibatnya, anda akan mempunyai menu lungsur turun dalam lembaran kerja anda seperti ini:

4. Buat senarai lungsur turun bergantung

Pilih sel untuk menu lungsur turun bergantung anda dan gunakan Pengesahan Data Excel sekali lagi seperti yang diterangkan dalam langkah sebelumnya. Tetapi kali ini, bukannya nama julat, anda memasukkan formula berikut dalam medan Sumber :

=INDIRECT(A2)

Di mana A2 ialah sel dengan pertama anda (utama) senarai juntai bawah.

Jika sel A2 kosong pada masa ini, anda akan mendapat mesej ralat " Sumber sedang menilai kepada ralat. Adakah anda mahu meneruskan ? "

Klik Ya dengan selamat, dan sebaik sahaja anda memilih item daripada menu lungsur pertama, anda akan melihat entri yang sepadan dengannya dalam bahagian kedua, bergantung , senarai lungsur turun.

5. Tambahkan senarai lungsur turun bergantung ketiga (pilihan)

Jika perlu, anda boleh menambah senarai juntai bawah berlatarkan ke-3 yang bergantung sama ada pada pilihan dalam menu lungsur ke-2 atau pada pilihan dalam yang pertama dua lungsur turun.

Sediakan lungsur ke-3 yang bergantung pada senarai ke-2

Anda boleh membuat senarai lungsur jenis ini dengan cara yang sama seperti kami baru sahaja membuat lungsur bergantung kedua- menu bawah. Ingat sahaja 2 perkara penting yang dibincangkan di atas, yang penting untukkerja yang betul bagi senarai juntai bawah anda.

Sebagai contoh, jika anda ingin memaparkan senarai wilayah dalam lajur C bergantung pada negara yang dipilih dalam lajur B, anda membuat senarai wilayah untuk setiap negara dan namakannya selepas nama negara, sama seperti negara itu muncul dalam senarai juntai bawah kedua. Sebagai contoh, senarai wilayah India hendaklah dinamakan "India", senarai wilayah China - "China", dan seterusnya.

Selepas itu, anda memilih sel untuk lungsur ke-3 (C2 dalam kami case) dan gunakan Pengesahan Data Excel dengan formula berikut (B2 ialah sel dengan menu lungsur kedua yang mengandungi senarai negara):

=INDIRECT(B2)

Kini, setiap kali anda memilih India di bawah senarai negara dalam lajur B, anda akan mempunyai pilihan berikut dalam menu lungsur ketiga:

Nota. Senarai wilayah yang dipaparkan adalah unik untuk setiap negara tetapi ia tidak bergantung pada pemilihan dalam senarai juntai bawah yang pertama.

Buat lungsur turun ketiga bergantung pada dua senarai pertama

Jika anda perlu mencipta menu lungsur turun berlatarkan yang bergantung pada pilihan kedua-dua dalam senarai lungsur pertama dan kedua, kemudian teruskan dengan cara ini :

1. Buat set tambahan julat bernama dan namakannya untuk gabungan perkataan dalam dua lungsur turun pertama anda. Contohnya, anda mempunyai Mangga, Oren, dsb. dalam senarai pertama dan India, Brazil, dsb. dalam senarai ke-2.Kemudian anda mencipta julat bernama MangoIndia , MangoBrazil , OrangesIndia , OrangesBrazil , dsb. Nama ini tidak boleh mengandungi garis bawah atau mana-mana aksara tambahan lain .

=INDIRECT(SUBSTITUTE(A2&B2," ",""))

Di mana A2 dan B2 mengandungi lungsur pertama dan kedua, masing-masing.

Akibatnya, penurunan ke-3 anda -senarai bawah akan memaparkan kawasan yang sepadan dengan Buah dan Negara yang dipilih dalam 2 senarai juntai bawah yang pertama.

Ini ialah cara paling mudah untuk mencipta kotak lungsur turun dalam Excel. Walau bagaimanapun, kaedah ini mempunyai beberapa had.

Batasan pendekatan ini:

1. Item dalam senarai lungsur utama anda mestilah satu perkataan entri. Lihat cara membuat senarai lungsur turun bertingkat dengan entri berbilang perkataan.
2. Kaedah ini tidak akan berfungsi jika entri dalam senarai juntai bawah utama anda mengandungi aksara yang tidak dibenarkan dalam nama julat, seperti tanda sempang ( -), ampersand (&), dsb. Penyelesaiannya adalah untuk mencipta dropdown lata dinamik yang tidak mempunyai sekatan ini.
3. Menu drop-down yang dibuat dengan cara ini tidak dikemas kini secara automatik iaitu anda perlu tukar julat yang dinamakan'rujukan setiap kali anda menambah atau mengalih keluar item dalam senarai sumber. Untuk mengatasi had ini, cuba buat senarai lungsur turun lata dinamik.

Buat senarai juntai turun lata dengan entri berbilang perkataan

Formula INDIRECT yang kami gunakan dalam contoh di atas boleh mengendalikan item satu perkataan sahaja. Sebagai contoh, formula =INDIRECT(A2) secara tidak langsung merujuk sel A2 dan memaparkan julat yang dinamakan dengan nama yang sama seperti dalam sel yang dirujuk. Walau bagaimanapun, ruang tidak dibenarkan dalam nama Excel, itulah sebabnya formula ini tidak akan berfungsi dengan nama berbilang perkataan.

Penyelesaiannya ialah menggunakan fungsi INDIRECT dalam kombinasi dengan SUBSTITUTE seperti yang kami lakukan semasa mencipta 3rd lungsur turun.

Andaikan anda mempunyai Tembikai air antara produk. Dalam kes ini, anda menamakan senarai pengeksport tembikai dengan satu perkataan tanpa ruang - Tembikai .

Kemudian, untuk lungsur turun kedua, gunakan Pengesahan Data Excel dengan formula berikut yang mengalih keluar ruang daripada nama dalam sel A2:

=INDIRECT(SUBSTITUTE(A2," ",""))

Cara menghalang perubahan dalam senarai juntai bawah utama

Bayangkan senario berikut . Pengguna anda telah membuat pilihan dalam semua senarai juntai bawah, kemudian mereka mengubah fikiran mereka, kembali ke senarai pertama dan memilih item lain. Akibatnya, pilihan pertama dan kedua tidak sepadan. Untuk mengelakkan perkara ini berlaku, anda mungkin mahu menyekat sebarang perubahan dalam titisan pertama-senarai bawah sebaik sahaja pilihan dibuat dalam senarai kedua.

Untuk melakukan ini, semasa membuat lungsur turun pertama, gunakan formula khas yang akan menyemak sama ada sebarang entri dipilih dalam menu lungsur kedua:

=IF(B2="", Fruit, INDIRECT("FakeList"))

Di mana B2 mengandungi lungsur kedua, " Buah " ialah nama senarai yang muncul dalam menu lungsur pertama dan " Senarai Palsu " ialah sebarang nama palsu yang tidak wujud.

Kini, jika mana-mana item dipilih dalam senarai juntai ke-2, tiada pilihan akan tersedia apabila pengguna mengklik pada anak panah di sebelah senarai pertama.

Membuat senarai lungsur turun bertingkat dinamik dalam Excel

Kelebihan utama senarai juntai bawah bergantung kepada Excel dinamik ialah anda bebas untuk edit senarai sumber dan kotak lungsur anda akan dikemas kini dengan cepat. Sudah tentu, mencipta menu lungsur dinamik memerlukan lebih sedikit masa dan formula yang lebih kompleks, tetapi saya percaya ini adalah pelaburan yang berbaloi kerana setelah disediakan, menu lungsur turun sebegini amat menyeronokkan untuk digunakan.

Seperti hampir apa-apa sahaja dalam Excel, anda boleh mencapai hasil yang sama dalam beberapa cara. Khususnya, anda boleh membuat lungsur turun dinamik menggunakan gabungan fungsi OFFSET, TIDAK LANGSUNG dan COUNTA atau formula INDEX MATCH yang lebih berdaya tahan. Yang terakhir ialah cara pilihan saya kerana ia memberikan banyak kelebihan, yang paling penting ialah:

1. Anda perlu mencipta 3 julat bernama sahaja, tidak kira bagaimanabanyak item terdapat dalam senarai utama dan bergantung.
2. Senarai anda mungkin mengandungi item berbilang perkataan dan sebarang aksara khas.
3. Bilangan entri boleh berbeza-beza dalam setiap lajur.
4. Tertib isihan entri tidak penting.
5. Akhir sekali, sangat mudah untuk mengekalkan dan mengubah suai senarai sumber.

Baiklah, cukup teori, mari kita mula berlatih.

1. Susun data sumber anda dalam jadual

Seperti biasa, perkara pertama yang anda perlu lakukan ialah menulis semua pilihan untuk senarai lungsur turun anda dalam lembaran kerja. Kali ini, anda akan menyimpan data sumber dalam jadual Excel. Untuk ini, setelah anda memasukkan data, pilih semua entri dan tekan Ctrl + T atau klik tab Sisipkan > Jadual . Kemudian taip nama jadual anda dalam kotak Nama Jadual .

Pendekatan yang paling mudah dan visual ialah menyimpan item untuk lungsur pertama sebagai pengepala jadual dan item untuk jatuh turun bergantung sebagai data jadual. Tangkapan skrin di bawah menggambarkan struktur jadual saya, bernama pengeksport_tbl - nama buah ialah pengepala jadual dan senarai negara pengeksport ditambah di bawah nama buah yang sepadan.

2. Cipta nama Excel

Setelah data sumber anda sedia, tiba masanya untuk menyediakan rujukan bernama yang akan mengambil semula senarai yang betul secara dinamik daripada jadual anda.

2.1. Tambahkan nama untuk baris pengepala jadual (juntai bawah utama)

Untuk membuat anama baharu yang merujuk pengepala jadual, pilihnya dan kemudian sama ada klik Formula > Pengurus Nama > Baharu atau tekan Ctrl + F3 .

Microsoft Excel akan menggunakan sistem rujukan jadual terbina dalam untuk mencipta nama corak table_name[#Headers] .

Beri ia sedikit nama yang bermakna dan mudah diingati, mis. fruit_list dan klik OK .

2.2. Cipta nama untuk sel yang mengandungi senarai lungsur turun pertama

Saya tahu anda belum mempunyai sebarang lungsur turun :) Tetapi anda perlu memilih sel untuk menjadi hos lungsur pertama anda dan buat nama untuk itu sel sekarang kerana anda perlu memasukkan nama ini dalam rujukan nama ketiga.

Sebagai contoh, kotak lungsur pertama saya berada dalam sel B1 pada Helaian 2, jadi saya mencipta nama untuknya, sesuatu yang mudah dan cukup jelas seperti buah :

Petua. Gunakan rujukan sel yang sesuai untuk menyalin senarai lungsur turun merentas lembaran kerja.

Sila pastikan anda membaca beberapa perenggan berikut dengan teliti kerana ini petua yang sangat berguna yang anda tidak mahu ketinggalan . Terima kasih banyak kepada Karen kerana menyiarkannya!

Jika anda bercadang untuk menyalin senarai lungsur turun anda ke sel lain, kemudian gunakan rujukan sel bercampur apabila mencipta nama untuk sel dengan lungsur pertama anda senarai.

Untuk menu lungsur menyalin dengan betul ke lajur lain (iaitu di sebelah kanan), gunakan lajur relatif (tanpa $