Jos sinua pyydettäisiin nimeämään kolme Microsoft Excelin keskeistä komponenttia, mitkä ne olisivat? Todennäköisesti taulukkolaskentataulukot tietojen syöttämiseen, kaavat laskutoimitusten suorittamiseen ja kaaviot eri tietotyyppien graafisten esitysten luomiseen.

Uskon, että jokainen Excel-käyttäjä tietää, mikä kaavio on ja miten se luodaan. Yksi kuvaajatyyppi jää kuitenkin monille vaikeaselkoiseksi - Gantt-kaavio Tässä lyhyessä opetusohjelmassa selitetään Gantt-kaavion keskeiset ominaisuudet, näytetään, miten tehdä yksinkertainen Gantt-kaavio Excelissä, mistä voi ladata kehittyneitä Gantt-kaavion malleja ja miten käyttää verkossa olevaa projektinhallinnan Gantt-kaavion luojaa.

Mikä on Gantt-kaavio?

The Gantt-kaavio kantaa Henry Ganttin nimeä, yhdysvaltalaisen koneinsinöörin ja liikkeenjohdon konsultin, joka keksi tämän kaavion jo 1910-luvulla. Ganttin kaavio Excelissä esittää projekteja tai tehtäviä kaskadoituvien vaakasuorien pylväsdiagrammien muodossa. Ganttin kaavio havainnollistaa projektin jaottelurakennetta osoittamalla alku- ja loppupäivämäärät sekä erilaiset suhteet projektin toimintojen välillä jaauttaa sinua tällä tavoin seuraamaan tehtäviä suhteessa niiden aikatauluun tai ennalta määriteltyihin välitavoitteisiin.

Miten tehdä Gantt-kaavio Excelissä

Valitettavasti Microsoft Excelissä ei ole sisäänrakennettua Gantt-kaavion mallia. Voit kuitenkin luoda Gantt-kaavion Excelissä nopeasti käyttämällä pylväsdiagrammitoimintoa ja hieman muotoilua.

Seuraa tarkasti alla olevia ohjeita, niin voit tehdä yksinkertaisen Gantt-kaavion alle kolmessa minuutissa. Käytämme tässä Gantt-kaavioesimerkissä Excel 2010 -ohjelmaa, mutta voit simuloida Gantt-kaavioita millä tahansa Excel 2013 -versiolla Excel 365:n kautta samalla tavalla.

1. Luo projektitaulukko

Aloitat syöttämällä projektisi tiedot Excel-taulukkoon. Luetteloi jokainen tehtävä erilliselle riville ja jäsennä projektisuunnitelma sisällyttämällä siihen Aloituspäivä , Loppupäivä ja Kesto eli tehtävien suorittamiseen tarvittavien päivien määrä.

Vinkki. Vain Aloituspäivä ja Kesto sarakkeet ovat välttämättömiä Excel Gantt-kaavion luomiseksi. Jos sinulla on Aloituspäivämäärät ja Loppupäivät , voit käyttää yhtä näistä yksinkertaisista kaavoista laskeaksesi Kesto , kumpi on sinulle mielekkäämpää:

Kesto = Loppupäivä - Aloituspäivä

Kesto = Loppupäivä - Aloituspäivä + 1

2. Tee tavallinen Excel-palkkikaavio, joka perustuu alkamispäivämäärään.

Gantt-kaavion tekeminen Excelissä aloitetaan asettamalla tavallinen Pinottu palkki kaavio.

• Valitse haluamasi alue Aloituspäivämäärät sarakeotsikon kanssa, meidän tapauksessamme se on B1:B11. Muista valita vain solut, joissa on tietoja, etkä koko saraketta.
• Vaihda Lisää tab> Kaaviot ryhmä ja klikkaa Baari .
• Under the 2-D palkki osiossa, napsauta Pinottu palkki .

Tuloksena työarkkiin lisätään seuraava pinottu palkki:

Huomautus: Joissakin muissa Gantt-kaavio-oppaissa, joita löydät verkosta, suositellaan, että ensin luodaan tyhjä pylväskaavio ja sitten täytetään se tiedoilla, kuten seuraavassa vaiheessa selitetään. Mielestäni edellä kuvattu lähestymistapa on kuitenkin parempi, koska Microsoft Excel lisää kaavioon yhden datasarjan automaattisesti ja säästää näin aikaa.

3. Lisää kestotiedot kaavioon

Nyt sinun on lisättävä vielä yksi sarja tulevaan Excel Gantt-kaavioon.

1. Napsauta hiiren kakkospainikkeella missä tahansa kaava-alueella ja valitse Valitse tiedot kontekstivalikosta.

   The Valitse tietolähde ikkuna avautuu, kuten alla olevasta kuvakaappauksesta näkyy, Aloituspäivä on jo lisätty kohtaan Legend Entries (Sarja) . Ja sinun on lisättävä Kesto myös siellä.

2. Napsauta Lisää painikkeella voit valita lisää tietoja ( Kesto ), jotka haluat piirtää Gantt-kaavioon.

   

3. The Muokkaa sarjaa ikkuna avautuu ja teet seuraavat toimet:
   • Vuonna Sarjan nimi kenttään, kirjoita " Kesto " tai mikä tahansa muu haluamasi nimi. Vaihtoehtoisesti voit asettaa hiiren kursorin tähän kenttään ja napsauttaa sarakeotsikkoa laskentataulukkosi sarakkeessa, jolloin napsautettu otsikko lisätään kenttään Sarjan nimi Gantt-kaaviota varten.
   • Napsauta alueen valintakuvaketta vieressä Sarjan arvot kenttä.

   

4. Pieni Muokkaa sarjaa ikkuna avautuu. Valitse projektisi Kesto tiedot napsauttamalla ensimmäistä Kesto-solua (meidän tapauksessamme D2) ja vetämällä hiirtä alaspäin viimeiseen Kesto-soluun (D11). Varmista, ettet ole vahingossa ottanut mukaan otsikkoa tai mitään tyhjää solua.

   

5. Poistu tästä pienestä ikkunasta napsauttamalla Collapse Dialog -kuvaketta. Näin pääset takaisin edelliseen ikkunaan. Muokkaa sarjaa ikkuna Sarjan nimi ja Sarjan arvot täytetty, jossa napsautetaan OK .

   

6. Nyt olet jälleen Valitse tietolähde ikkuna sekä Aloituspäivä ja Kesto lisätty kohdassa Legend Entries (sarja). Klikkaa yksinkertaisesti OK Excel-kaavioon lisättäviä Kesto -tietoja varten.

   Tuloksena olevan pylväsdiagrammin pitäisi näyttää samankaltaiselta kuin tämä:

   

4. Lisää Gantt-kaavioon tehtäväkuvauksia.

Nyt sinun on korvattava kaavion vasemmalla puolella olevat päivät tehtäväluettelolla.

1. Napsauta hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa kohtaa kaavion piirtoalueella (alue, jossa on sinisiä ja oransseja palkkeja) ja valitse sitten Valitse tiedot tuoda esiin Valitse tietolähde ikkuna uudelleen.
2. Varmista, että Aloituspäivä on valittuna vasemmassa ruudussa ja napsauta Muokkaa painiketta oikeassa ruudussa, kohdassa Vaaka-akselin (luokka) merkinnät .

   

3. Pieni Akselin etiketti ikkuna avautuu ja valitset tehtävät samalla tavalla kuin valitsit kestot edellisessä vaiheessa - napsauta alueen valintakuvaketta. , napsauta sitten taulukon ensimmäistä tehtävää ja vedä hiirtä alaspäin viimeiseen tehtävään. Muista, että sarakkeen otsikkoa ei saa ottaa mukaan. Kun olet valmis, poistu ikkunasta napsauttamalla uudelleen alueen valinta -kuvaketta.

   

4. Klikkaa OK kahdesti sulkeaksesi avoimet ikkunat.
5. Poista kaavion merkinnät -lohko napsauttamalla sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Poista kontekstivalikosta.

   Tässä vaiheessa Gantt-kaavion vasemmalla puolella pitäisi olla tehtävien kuvaukset, ja sen pitäisi näyttää suunnilleen tältä:

   

5. Muunna pylväsdiagrammi Excelin Gantt-kaavioksi.

Nyt sinulla on edelleen pinottu pylväskaavio. Sinun on lisättävä asianmukainen muotoilu, jotta se näyttää enemmän Gantt-kaaviolta. Tavoitteenamme on poistaa siniset pylväät niin, että vain oranssit osat, jotka kuvaavat projektin tehtäviä, ovat näkyvissä. Teknisessä mielessä emme oikeastaan poista sinisiä pylväitä, vaan teemme niistä läpinäkyviä ja siten näkymättömiä.

1. Napsauta mitä tahansa sininen palkki Gantt-kaaviossa valitaksesi ne kaikki, napsauta hiiren oikealla painikkeella ja valitse Muotoilu Tietosarjat kontekstivalikosta.

   

2. The Muotoilu Tietosarjat ikkuna tulee näkyviin ja teet seuraavat toimet:
   • Vaihda Täytä-välilehti ja valitse Ei täytettä .
   • Mene osoitteeseen Rajauksen väri välilehti ja valitse Ei riviä .

   

   Huomaa: Sinun ei tarvitse sulkea valintaikkunaa, koska käytät sitä uudelleen seuraavassa vaiheessa.

3. Kuten olet varmaan huomannut, Excelin Gantt-kaavion tehtävät on lueteltu seuraavasti käänteinen järjestys . Ja nyt korjaamme tämän.Valitse Gantt-kaavion vasemmassa reunassa oleva tehtäväluettelo napsauttamalla sitä. Tämä tuo näkyviin Muotoiluakseli Valitse valintaikkuna. Valitse Luokat käänteisessä järjestyksessä -vaihtoehto osoitteessa Akselivaihtoehdot ja napsauta sitten Sulje painiketta tallentaaksesi kaikki muutokset.

   

   Juuri tekemiesi muutosten tulokset ovat:

   • Tehtävät on järjestetty Gantt-kaavioon oikeaan järjestykseen.
   • Päivämäärämerkit siirretään kuvaajan alareunasta yläreunaan.

   Excel-kaavio alkaa näyttää normaalilta Gantt-kaaviolta, eikö niin? Esimerkiksi minun Gantt-kaavioni näyttää nyt tältä:

   

6. Paranna Excelin Gantt-kaavion suunnittelua.

Vaikka Excel Gantt -kaavio alkaa hahmottua, voit vielä viimeistellä sen todella tyylikkääksi.

1. Poista tyhjä tila Gantt-kaavion vasemmalta puolelta. Kuten muistat, alun perin aloituspäivämäärän siniset palkit sijaitsivat Excelin Gantt-kaavion alussa. Nyt voit poistaa tyhjän valkoisen tilan ja tuoda tehtävät hieman lähemmäksi vasenta pystyakselia.
   • Napsauta hiiren kakkospainikkeella ensimmäinen aloituspäivä tietotaulukossasi, valitse Solujen muotoilu> Yleistä Kirjoita näkyvissä oleva numero ylös - tämä on päivämäärän numeerinen esitys, minun tapauksessani 41730. Kuten luultavasti tiedät, Excel tallentaa päivämäärät numeroina, jotka perustuvat päivien lukumäärään 1.1.1900 alkaen. Napsauta painiketta Peruuta koska et oikeastaan halua tehdä mitään muutoksia tähän.

     

   • Napsauta mitä tahansa Gantt-kaavion tehtäväpalkkien yläpuolella olevaa päivämäärää. Yksi napsautus valitsee kaikki päivämäärät, napsautat niitä hiiren oikealla painikkeella ja valitset Muotoiluakseli kontekstivalikosta.

     

   • osoitteessa Akselivaihtoehdot , muutos Vähintään osoitteeseen Korjattu ja kirjoita edellisessä kohdassa tallennettu numero askel.
2. Säädä Gantt-kaavion päivämäärien määrää. Samassa Muotoiluakseli ikkunassa, jota käytit edellisessä vaiheessa, muuta Pääyksikkö ja Pieni yksikkö osoitteeseen Korjattu ja lisää sitten haluamasi numerot päivämääräväleille. Mitä lyhyempi projektin aikajänne on, sitä pienempiä numeroita käytetään. Jos esimerkiksi haluat näyttää joka toisen päivämäärän, kirjoita 2 kenttään Pääyksikkö Näet asetukset alla olevasta kuvakaappauksesta.

   Huomautus. Excel 365:ssä, Excel 2021 - 2013:ssa ei ole mitään Auto ja Korjattu valintapainikkeet, joten kirjoitat vain numeron ruutuun.

   

   Vihje. Voit leikkiä eri asetuksilla, kunnes saat itsellesi parhaiten sopivan tuloksen. Älä pelkää tehdä jotain väärin, sillä voit aina palata oletusasetuksiin vaihtamalla Excel 2010:ssä ja 2007:ssä takaisin Automaattinen -asetukseen tai napsauttamalla kohtaa Nollaa Excel 2013:ssa ja uudemmissa.

3. Poista ylimääräinen valkoinen tila palkkien välistä. Tehtäväpalkkien tiivistäminen tekee Gantt-kaaviostasi entistäkin paremman näköisen.
   • Napsauta mitä tahansa oranssia palkkia saadaksesi ne kaikki valittua, napsauta hiiren oikealla painikkeella ja valitse sitten Muotoilu Tietosarjat .
   • Aseta Format Data Series -valintaikkunassa Erotettu osoitteeseen 100% ja Aukon leveys osoitteeseen 0% (tai lähes 0 %).

   

   Ja tässä on ponnistelujemme tulos - yksinkertainen mutta hyvännäköinen Excel Gantt -kaavio:

   

   Muista, että vaikka Excel-kaavio simuloi Gantt-kaaviota hyvin tarkasti, se säilyttää silti tavallisen Excel-kaavion tärkeimmät ominaisuudet:

   • Excelin Gantt-kaavio muuttaa kokoa, kun lisäät tai poistat tehtäviä.
   • Voit muuttaa alkamispäivää tai kestoa, jolloin kaavio heijastaa muutokset ja mukautuu automaattisesti.
   • Voit tallentaa Excel Gantt-kaavion kuvana tai muuntaa sen HTML-muotoon ja julkaista verkossa.

   Vinkkejä:

   • Voit suunnitella Excelin Gant-kaavion eri tavoin muuttamalla täyttöväriä, reunaväriä, varjoa ja jopa soveltamalla 3D-muotoa. Kaikki nämä vaihtoehdot ovat käytettävissä kohdassa Muotoilu Tietosarjat ikkuna (napsauta hiiren kakkospainikkeella palkkeja kaavioalueella ja valitse Muotoilu Tietosarjat kontekstivalikosta).

     

   • Kun olet luonut mahtavan mallin, voi olla hyvä idea tallentaa Excel Gantt-kaavio mallina myöhempää käyttöä varten. Voit tehdä tämän napsauttamalla kaaviota, siirtymällä kohtaan Suunnittelu välilehti nauhassa ja napsauta Tallenna mallina .

Excel Gantt-kaavion mallit

Kuten näet, yksinkertaisen Gantt-kaavion rakentaminen Excelissä ei ole suuri ongelma. Mutta entä jos haluat hienostuneemman Gantt-kaavion, jossa on kunkin tehtävän prosentuaalinen valmiusaste ja pystysuuntainen Virstanpylväs tai Tarkastuspiste Jos olet yksi niistä harvinaisista ja salaperäisistä olennoista, joita me kutsumme "Excel-guruiksi", voit tietysti yrittää tehdä tällaisen kaavion itse tämän artikkelin avulla: Advanced Gantt Charts in Microsoft Excel.

Nopeampi ja stressittömämpi tapa olisi kuitenkin käyttää Excelin Gantt-kaavion mallia. Alla on lyhyt katsaus useisiin projektinhallinnan Gantt-kaavion malleihin Microsoft Excelin eri versioihin.

Gantt-kaavion malli Microsoft Excelille

Tämä Excel Gantt-kaavion malli, nimeltään Ganttin projektisuunnittelija , on tarkoitus seurata projektia eri toimintojen avulla, kuten Suunnitelman aloitus ja Todellinen alku , Suunnitelman kesto ja Todellinen kesto sekä Prosenttiosuus valmis .

Excel 2013 - 2021:ssä siirry vain kohtaan Tiedosto> Uusi ja kirjoita hakukenttään "Gantt". Jos et löydä sitä sieltä, voit ladata sen Microsoftin verkkosivuilta - Gantt Project Planner -malli . Tämä malli ei vaadi lainkaan opettelua, klikkaa sitä vain ja se on valmis käytettäväksi.

Online Gantt-kaavio malli

Tämä on Vuorovaikutteinen Online Gantt Chart Creator smartsheet.com-sivustolta. Kuten edellinen Gantt-kaavion malli, tämäkin on nopea ja helppokäyttöinen. He tarjoavat 30 päivän ilmaisen kokeilujakson, joten voit kirjautua Google-tililläsi täällä ja aloittaa ensimmäisen Excel Gantt -kaavion tekemisen verkossa saman tien.

Prosessi on hyvin suoraviivainen: syötät projektin tiedot vasemmanpuoleiseen taulukkoon, ja samalla kun kirjoitat tekstiä, näytön oikeassa osassa muodostetaan Gantt-kaavio.

Gantt-kaavion malli Excelille, Google Sheetsille ja OpenOffice Calcille.

Gantt-kaavio malli vertex42.com on ilmainen Gantt-kaavio malli, joka toimii Excelin sekä OpenOffice Calcin ja Google Sheetsin kanssa. Työskentelet tämän mallin kanssa samalla tavalla kuin minkä tahansa tavallisen Excel-taulukon kanssa. Syötä vain kunkin tehtävän alkamispäivä ja kesto ja määritä %:n osuus. Täydellinen sarake. Voit muuttaa Gantt-kaavioalueella näkyvien päivämäärien aluetta vierityspalkkia liu'uttamalla.

Ja lopuksi vielä yksi Gant-kaavio Excel-malli, jota voit tarkastella.

Projektipäällikkö Gantt-kaavio malli

Project Manager Gantt Chart osoitteesta professionalexcel.com on myös ilmainen projektinhallinnan Gantt-kaavio-malli Exceliin, jonka avulla voit seurata tehtäviisi varattua aikaa. Voit valita joko tavallisen viikkonäkymän tai päivittäisen näkymän lyhytaikaisia projekteja varten.

Toivottavasti ainakin yksi edellä mainituista malleista sopii tarpeisiisi. Jos ei, voit luoda oman Gantt-kaavion tämän ohjeen ensimmäisessä osassa esitetyllä tavalla ja tallentaa sen Excel-mallina.

Nyt kun olet tutustunut Gantt-kaavion pääominaisuuksiin, voit tutkia sitä tarkemmin ja luoda omia hienostuneita Gantt-kaavioita Excelissä hämmästyttämään pomosi ja työtoverisi : )

Käytännön työkirja ladattavissa

Gantt-kaavion esimerkki (.xlsx-tiedosto)