Om du skulle få namnge tre viktiga komponenter i Microsoft Excel, vilka skulle de vara? Troligen kalkylblad för att mata in data, formler för att utföra beräkningar och diagram för att skapa grafiska representationer av olika datatyper.

Jag tror att alla Excel-användare vet vad ett diagram är och hur man skapar det. Men en graftyp förblir ogenomskinlig för många - Gantt-diagram Den här korta handledningen förklarar Gantt-diagrammets huvudfunktioner, visar hur man gör ett enkelt Gantt-diagram i Excel, var man kan ladda ner avancerade Gantt-diagramm-mallar och hur man använder Gantt-diagrammet för projektledning online.

Vad är ett Gantt-diagram?

Gantt-diagram bär namnet på Henry Gantt, amerikansk maskiningenjör och managementkonsult som uppfann detta diagram redan på 1910-talet. Ett Gantt-diagram i Excel representerar projekt eller uppgifter i form av horisontella stapeldiagram. Ett Gantt-diagram illustrerar projektets uppdelningsstruktur genom att visa start- och slutdatum samt olika relationer mellan projektaktiviteter, ochpå detta sätt hjälper dig att spåra uppgifterna i förhållande till den schemalagda tiden eller fördefinierade milstolpar.

Hur man gör Gantt-diagram i Excel

Tyvärr har Microsoft Excel ingen inbyggd mall för Gantt-diagram som alternativ, men du kan snabbt skapa ett Gantt-diagram i Excel genom att använda stapeldiagramfunktionen och lite formatering.

Följ nedanstående steg noga så skapar du ett enkelt Gantt-diagram på mindre än 3 minuter. Vi använder Excel 2010 för det här exemplet på Gantt-diagram, men du kan simulera Gantt-diagram i alla versioner av Excel 2013 till Excel 365 på samma sätt.

1. Skapa en projekttabell

Du börjar med att skriva in projektdata i ett Excel-kalkylblad. Lista varje uppgift på en separat rad och strukturera din projektplan genom att inkludera följande Startdatum , Slutdatum och Varaktighet , dvs. det antal dagar som krävs för att slutföra uppgifterna.

Tips. Endast den Startdatum och Varaktighet kolumner är nödvändiga för att skapa ett Excel Gantt-diagram. Startdatum och Slutdatum kan du använda en av dessa enkla formler för att beräkna Varaktighet , beroende på vad som är mest meningsfullt för dig:

Varaktighet = slutdatum - startdatum

Varaktighet = Slutdatum - Startdatum + 1

2. Gör ett standard Excel-streckdiagram baserat på startdatum.

Du börjar göra ditt Gantt-diagram i Excel genom att ställa in en vanlig Staplad bar diagram.

• Välj ett intervall av dina Startdatum med kolumnrubriken, i vårt fall B1:B11. Se till att du bara väljer cellerna med data och inte hela kolumnen.
• Växla till Infoga flik> Diagram grupp och klicka på Bar .
• I enlighet med 2-D Bar klickar du på Staplad bar .

Som ett resultat kommer du att få följande staplade stapelbar att läggas till i arbetsbladet:

Observera: Vissa andra handledningar om Gantt-diagram som du kan hitta på webben rekommenderar att du först skapar ett tomt stapeldiagram och sedan fyller det med data som förklaras i nästa steg. Men jag tror att ovanstående tillvägagångssätt är bättre eftersom Microsoft Excel lägger till en dataserie till diagrammet automatiskt, och på så sätt sparar du lite tid.

3. Lägg till uppgifter om varaktighet i diagrammet

Nu måste du lägga till ytterligare en serie till ditt framtida Excel Gantt-diagram.

1. Högerklicka någonstans i diagramområdet och välj Välj data från kontextmenyn.

   Välj datakälla öppnas. Som du kan se i skärmbilden nedan, Startdatum har redan lagts till under Legend Entries (serie) . Och du måste lägga till Varaktighet där också.

2. Klicka på Lägg till för att välja fler uppgifter ( Varaktighet ) som du vill visa i Gantt-diagrammet.

   

3. Redigera serien öppnas och du gör följande:
   • I Namn på serien fältet, skriv " Varaktighet " eller något annat namn som du väljer. Alternativt kan du placera muspekaren i detta fält och klicka på kolumnrubriken i kalkylbladet, den klickade rubriken kommer att läggas till som Namn på serien för Gantt-diagrammet.
   • Klicka på ikonen för val av intervall bredvid den Värden i serien fält.

   

4. En liten Redigera serien öppnas. Välj ditt projekt. Varaktighet data genom att klicka på den första varaktighetscellen (D2 i vårt fall) och dra musen nedåt till den sista varaktigheten (D11). Kontrollera att du inte av misstag har inkluderat rubriken eller någon tom cell.

   

5. Klicka på ikonen för att avsluta dialogen för att lämna det lilla fönstret. Detta för dig tillbaka till det föregående Redigera serien fönster med Namn på serien och Värden i serien fylls i, där du klickar på OK .

   

6. Nu är du tillbaka på Välj datakälla fönster med både Startdatum och Varaktighet läggs till under Legend Entries (serie). Klicka bara på OK för att data om varaktighet ska läggas till i ditt Excel-diagram.

   Det resulterande stapeldiagrammet bör se ut ungefär så här:

   

4. Lägg till uppgiftsbeskrivningar i Gantt-diagrammet.

Nu måste du ersätta dagarna till vänster i diagrammet med listan över uppgifter.

1. Högerklicka någonstans i diagrammet (området med blå och orange staplar) och klicka på Välj data för att få upp den Välj datakälla igen.
2. Kontrollera att Startdatum är markerad i den vänstra rutan och klicka på Redigera i den högra rutan, under Etiketter för horisontella axlar (kategori) .

   

3. En liten Etikett för axeln Fönstret öppnas och du väljer dina uppgifter på samma sätt som du valde varaktighet i föregående steg - klicka på ikonen för val av intervall. Klicka sedan på den första uppgiften i tabellen och dra musen nedåt till den sista uppgiften. Kom ihåg att kolumnrubriken inte ska inkluderas. När du är klar lämnar du fönstret genom att klicka på ikonen för val av intervall igen.

   

4. Klicka på OK två gånger för att stänga de öppna fönstren.
5. Ta bort blocket med diagrammärken genom att högerklicka på det och välja Ta bort från kontextmenyn.

   Nu bör ditt Gantt-diagram ha uppgiftsbeskrivningar på vänster sida och se ut ungefär så här:

   

   Se även: Excel LOOKUP-funktion med formelexempel

5. Förvandla stapeldiagrammet till ett Excel Gantt-diagram.

Det du har nu är fortfarande ett staplat stapeldiagram. Du måste lägga till rätt formatering för att få det att se ut som ett Gantt-diagram. Vårt mål är att ta bort de blå staplarna så att endast de orangefärgade delarna som representerar projektets uppgifter blir synliga. Tekniskt sett tar vi inte bort de blå staplarna, utan gör dem snarare genomskinliga och därmed osynliga.

1. Klicka på någon av följande blå bar i Gantt-diagrammet för att välja dem alla, högerklicka och välj Format Dataserie från kontextmenyn.

   

2. Format Dataserie öppnas och du gör följande:
   • Växla till Fliken Fyllning och välj Ingen fyllning .
   • Gå till Färg på gränsen och välj Ingen linje .

   

   Du behöver inte stänga dialogrutan eftersom du kommer att använda den igen i nästa steg.

3. Som du säkert har märkt är uppgifterna i ditt Excel Gantt-diagram listade i omvänd ordning Nu ska vi åtgärda detta.Klicka på listan över uppgifter i den vänstra delen av Gantt-diagrammet för att välja dem. Format axel dialogrutan för dig. Välj den Kategorier i omvänd ordning alternativ under Alternativ för axlar och klicka sedan på Stäng för att spara alla ändringar.

   

   Resultatet av de ändringar du just har gjort är:

   • Dina uppgifter ordnas i rätt ordning i ett Gantt-diagram.
   • Datummarkeringar flyttas från botten till toppen av diagrammet.

   Ditt Excel-diagram börjar likna ett normalt Gantt-diagram, eller hur? Mitt Gantt-diagram ser till exempel ut så här nu:

   

6. Förbättra utformningen av ditt Excel Gantt-diagram

Även om ditt Excel Gantt-diagram börjar ta form kan du lägga till ytterligare några detaljer för att göra det riktigt snyggt.

1. Ta bort det tomma utrymmet på vänster sida av Gantt-diagrammet. Som du minns låg de blå staplarna för startdatum ursprungligen i början av ditt Excel Gantt-diagram. Nu kan du ta bort det tomma vita utrymmet för att få dina uppgifter lite närmare den vänstra vertikala axeln.
   • Högerklicka på den första startdatum i din datatabell, välj Formatera celler> Allmänt Skriv ner siffran du ser - det är en numerisk representation av datumet, i mitt fall 41730. Som du säkert vet lagrar Excel datum som siffror baserade på antalet dagar sedan 1 januari 1900. Avbryt eftersom du egentligen inte vill göra några ändringar här.

     

   • Klicka på ett datum ovanför uppgiftsfältet i Gantt-diagrammet. Ett klick väljer alla datum, du högerklickar på dem och väljer Format axel från kontextmenyn.

     

   • Under Alternativ för axlar , ändra Minimum till Fastställd och skriv in det nummer som du registrerade i föregående steg.
2. Justera antalet datum i Gantt-diagrammet. I samma Format axel fönstret som du använde i föregående steg, ändra Större enhet och Mindre enhet till Fastställd och lägg sedan till de siffror du vill ha för datumintervallen. Ju kortare tidsram ditt projekt har, desto mindre siffror kan du använda. Om du till exempel vill visa vartannat datum, ange 2 i fältet Större enhet Du kan se mina inställningar i skärmbilden nedan.

   Obs. I Excel 365, Excel 2021 - 2013, finns det inga Auto och Fastställd radioknapparna, så du skriver helt enkelt numret i rutan.

   

   Tips. Du kan leka med olika inställningar tills du får det resultat som fungerar bäst för dig. Var inte rädd för att göra något fel eftersom du alltid kan återgå till standardinställningarna genom att växla tillbaka till Auto i Excel 2010 och 2007, eller klicka på Återställ i Excel 2013 och senare.

3. Ta bort överflödigt vitt utrymme mellan staplarna. Om du komprimerar uppgiftsfältet ser Gantt-diagrammet ännu bättre ut.
   • Klicka på någon av de orangefärgade staplarna för att få dem alla markerade, högerklicka och välj Format Dataserie .
   • I dialogrutan Formatera dataserier anger du Separerad till 100% och Spaltbredd till 0% (eller nära 0 %).

   

   Och här är resultatet av våra ansträngningar - ett enkelt men snyggt Excel Gantt-diagram:

   

   Kom ihåg att även om ditt Excel-diagram simulerar ett Gantt-diagram mycket nära, har det fortfarande de viktigaste funktionerna i ett standard Excel-diagram:

   • Excel Gantt-diagrammet ändrar storlek när du lägger till eller tar bort uppgifter.
   • Du kan ändra ett startdatum eller en varaktighet och diagrammet kommer att återspegla ändringarna och justeras automatiskt.
   • Du kan spara ditt Excel Gantt-diagram som en bild eller konvertera det till HTML och publicera det online.

   Tips:

   • Du kan utforma ditt Excel Gant-diagram på olika sätt genom att ändra fyllningsfärg, kantfärg, skugga och till och med tillämpa 3D-formatet. Alla dessa alternativ finns tillgängliga i Format Dataserie fönstret (högerklicka på staplarna i diagramområdet och välj Format Dataserie från kontextmenyn).

     

   • När du har skapat en fantastisk design kan det vara en bra idé att spara ditt Excel Gantt-diagram som en mall för framtida användning. För att göra detta klickar du på diagrammet, växlar till Design i bandet och klicka på Spara som mall .

Excel mallar för Gantt-diagram

Som du ser är det inget stort problem att skapa ett enkelt Gantt-diagram i Excel. Men vad händer om du vill ha ett mer sofistikerat Gantt-diagram med skuggning i procent av färdigställda uppgifter för varje uppgift och en vertikal Milstolpe eller . Kontrollpunkt Om du är en av de sällsynta och mystiska varelser som vi kallar "Excel-gurus" kan du naturligtvis försöka skapa ett sådant diagram på egen hand med hjälp av den här artikeln: Avancerade Gantt-diagram i Microsoft Excel.

Ett snabbare och mer stressfritt sätt är dock att använda en Excel-mall för Gantt-diagram. Nedan hittar du en snabb översikt över flera mallar för Gantt-diagram för projektledning för olika versioner av Microsoft Excel.

Mall för Gantt-diagram för Microsoft Excel

Den här Excel-mallen för Gantt-diagram, kallad Gantt-projektplanerare , syftar till att spåra ditt projekt genom olika aktiviteter, t.ex. Plan Start och Faktisk start , Planens varaktighet och Faktisk varaktighet samt Procent av färdigställt .

I Excel 2013 - 2021 går du till Fil> Ny Om du inte hittar den där kan du ladda ner den från Microsofts webbplats - Gantt Project Planner template . Denna mall kräver ingen inlärningskurva alls, det är bara att klicka på den och den är klar att använda.

Mall för Gantt-diagram på nätet

Detta är en Interaktiv online Gantt Chart Creator från smartsheet.com. Precis som den tidigare mallen för Gantt-diagram är den här mallen snabb och enkel att använda. De erbjuder 30 dagars gratis provperiod, så du kan logga in med ditt Google-konto här och börja göra ditt första Excel Gantt-diagram online direkt.

Processen är mycket enkel, du anger dina projektuppgifter i den vänstra tabellen och medan du skriver byggs ett Gantt-diagram upp i den högra delen av skärmen.

Gantt-diagramm för Excel, Google Sheets och OpenOffice Calc

Gantt diagramm mall från vertex42.com är en gratis Gantt diagramm mall som fungerar med Excel samt OpenOffice Calc och Google Sheets. Du arbetar med denna mall på samma sätt som du gör med ett vanligt Excel kalkylblad. Skriv bara in startdatum och varaktighet för varje uppgift och definiera % i Komplett kolumn. För att ändra intervallet av datum som visas i Gantt-diagramområdet, förflyttar du rullningslisten.

Och slutligen finns det ytterligare en Gant chart Excel-mall för ditt övervägande.

Mall för Gantt-schema för projektledare

Project Manager Gantt Chart från professionalexcel.com är också en gratis mall för Gantt Chart för projektledning i Excel som kan hjälpa dig att spåra dina uppgifter mot den tilldelade tiden. Du kan välja antingen den vanliga veckovisningen eller den dagliga för kortsiktiga projekt.

Förhoppningsvis passar åtminstone en av de ovan nämnda mallarna för dina behov. Om inte kan du skapa ditt eget Gantt-diagram som visas i den första delen av den här handledningen och sedan spara det som en Excel-mall.

Nu när du känner till Gantt-diagrammets huvudfunktioner kan du utforska det vidare och skapa egna sofistikerade Gantt-diagram i Excel för att förvåna din chef och dina medarbetare : )

Arbetsbok för övning för nedladdning

Exempel på Gantt-diagram (.xlsx-fil)