Si le pidieran que nombrara tres componentes clave de Microsoft Excel, ¿cuáles serían? Lo más probable es que fueran hojas de cálculo para introducir datos, fórmulas para realizar cálculos y gráficos para crear representaciones gráficas de diversos tipos de datos.

Creo que todos los usuarios de Excel saben qué es un gráfico y cómo crearlo. Sin embargo, hay un tipo de gráfico que sigue siendo opaco para muchos: el gráfico Diagrama de Gantt En este breve tutorial se explican las principales características del diagrama de Gantt, se muestra cómo hacer un diagrama de Gantt sencillo en Excel, dónde descargar plantillas avanzadas de diagramas de Gantt y cómo utilizar el creador en línea de diagramas de Gantt para la gestión de proyectos.

¿Qué es un diagrama de Gantt?

En Diagrama de Gantt lleva el nombre de Henry Gantt, ingeniero mecánico y consultor de gestión estadounidense que inventó este diagrama ya en la década de 1910. Un diagrama de Gantt en Excel representa proyectos o tareas en forma de diagramas de barras horizontales en cascada. Un diagrama de Gantt ilustra la estructura de desglose del proyecto mostrando las fechas de inicio y finalización, así como diversas relaciones entre las actividades del proyecto, yde este modo le ayuda a realizar un seguimiento de las tareas con respecto a su tiempo programado o a hitos predefinidos.

Cómo hacer un diagrama de Gantt en Excel

Lamentablemente, Microsoft Excel no tiene una plantilla de diagrama de Gantt incorporada como opción. Sin embargo, puede crear rápidamente un diagrama de Gantt en Excel utilizando la funcionalidad de gráfico de barras y un poco de formato.

Siga atentamente los siguientes pasos y realizará un diagrama de Gantt sencillo en menos de 3 minutos. Utilizaremos Excel 2010 para este ejemplo de diagrama de Gantt, pero puede simular diagramas de Gantt en cualquier versión de Excel 2013 a través de Excel 365 de la misma manera.

1. Crear una tabla de proyecto

Para empezar, introduzca los datos de su proyecto en una hoja de cálculo Excel. Enumere cada tarea en una fila separada y estructure su plan de proyecto incluyendo la Fecha de inicio , Fecha final y Duración es decir, el número de días necesarios para completar las tareas.

Consejo: sólo el Fecha de inicio y Duración columnas son necesarias para crear un diagrama de Gantt de Excel. Si tiene Fechas de inicio y Fechas finales puede utilizar una de estas sencillas fórmulas para calcular Duración lo que tenga más sentido para usted:

Duración = Fecha final - Fecha inicial

Duración = Fecha final - Fecha inicial + 1

2. Haga un gráfico de barras estándar de Excel basado en la fecha de inicio

Para empezar a crear un diagrama de Gantt en Excel, se debe establecer la configuración habitual Barra apilada gráfico.

• Seleccione un rango de su Fechas de inicio con la cabecera de la columna, en nuestro caso es B1:B11. Asegúrate de seleccionar sólo las celdas con datos, y no toda la columna.
• Cambiar a la Inserte tab> Gráficos y haga clic en Bar .
• En virtud de la Barra 2-D haga clic en Barra apilada .

Como resultado, tendrá la siguiente barra apilada añadida a su hoja de cálculo:

Nota: Algunos otros tutoriales de diagramas de Gantt que puedes encontrar en la web recomiendan crear primero un gráfico de barras vacío y luego rellenarlo con datos como se explica en el siguiente paso. Pero creo que el enfoque anterior es mejor porque Microsoft Excel añadirá una serie de datos al gráfico automáticamente, y de esta manera te ahorrará algo de tiempo.

3. Añadir datos de Duración al gráfico

Ahora tiene que añadir una serie más a su futuro diagrama de Gantt de Excel.

1. Haga clic con el botón derecho del ratón en cualquier lugar del área del gráfico y seleccione Seleccionar datos del menú contextual.

   En Seleccionar fuente de datos Como puede ver en la siguiente captura de pantalla, Fecha de inicio ya se ha añadido en Entradas de leyenda (serie) Y hay que añadir Duración allí también.

2. Haga clic en el botón Añadir para seleccionar más datos ( Duración ) que desea trazar en el diagrama de Gantt.

   

3. En Editar serie y haga lo siguiente:
   • En el Nombre de la serie escriba " Duración "También puede colocar el cursor del ratón en este campo y hacer clic en la cabecera de la columna de la hoja de cálculo; la cabecera seleccionada se añadirá como el campo Nombre de la serie para el diagrama de Gantt.
   • Haga clic en el icono de selección de rango junto al Valores de la serie campo.

   

4. Un pequeño Editar serie Seleccione su proyecto Duración datos haciendo clic en la primera celda de Duración (D2 en nuestro caso) y arrastrando el ratón hacia abajo hasta la última duración (D11). Asegúrese de no haber incluido por error la cabecera o alguna celda vacía.

   

5. Haga clic en el icono Colapsar diálogo para salir de esta pequeña ventana y volver a la pantalla anterior. Editar serie ventana con Nombre de la serie y Valores de la serie rellenado, donde se pulsa OK .

   

6. Ahora estás de vuelta en el Seleccionar fuente de datos ventana con Fecha de inicio y Duración añadido bajo Entradas de leyenda (serie). Simplemente haga clic en OK para que los datos de Duración se añadan a su gráfico Excel.

   El gráfico de barras resultante debería tener un aspecto similar al siguiente:

   

4. Añadir descripciones de tareas al diagrama de Gantt

Ahora tiene que sustituir los días de la parte izquierda del gráfico por la lista de tareas.

1. Haga clic con el botón derecho del ratón en cualquier lugar del área del gráfico (el área con barras azules y naranjas) y haga clic en Seleccionar datos para que aparezca el Seleccionar fuente de datos ventana de nuevo.
2. Asegúrese de que el Fecha de inicio en el panel izquierdo y haga clic en el botón Editar del panel derecho, en Etiquetas del eje horizontal (categoría) .

   

3. Un pequeño Etiqueta del eje y seleccione las tareas del mismo modo que seleccionó las duraciones en el paso anterior: haga clic en el icono de selección de intervalos. A continuación, haga clic en la primera tarea de la tabla y arrastre el ratón hacia abajo hasta la última tarea. Recuerde que no debe incluir la cabecera de la columna. Cuando haya terminado, salga de la ventana haciendo clic de nuevo en el icono de selección de intervalos.

   

4. Haga clic en OK dos veces para cerrar las ventanas abiertas.
5. Elimine el bloque de etiquetas del gráfico haciendo clic con el botón derecho del ratón y seleccionando Borrar del menú contextual.

   En este punto, su diagrama de Gantt debería tener descripciones de las tareas en el lado izquierdo y parecerse a esto:

   

5. Transforme el gráfico de barras en el diagrama de Gantt de Excel

Lo que tienes ahora sigue siendo un diagrama de barras apiladas. Tienes que añadir el formato adecuado para que se parezca más a un diagrama de Gantt. Nuestro objetivo es eliminar las barras azules para que sólo sean visibles las partes naranjas que representan las tareas del proyecto. En términos técnicos, en realidad no eliminaremos las barras azules, sino que las haremos transparentes y, por tanto, invisibles.

1. Haga clic en cualquier barra azul en el diagrama de Gantt para seleccionarlos todos, haga clic con el botón derecho y seleccione Formato Serie de datos del menú contextual.

   

2. En Formato Serie de datos Aparecerá una ventana y deberás hacer lo siguiente:
   • Cambiar a la Ficha Relleno y seleccione Sin relleno .
   • Ir a la Color del borde y seleccione Sin línea .

   

   Nota: no es necesario que cierre el cuadro de diálogo, ya que volverá a utilizarlo en el paso siguiente.

3. Como probablemente haya observado, las tareas de su diagrama de Gantt de Excel se enumeran en orden inverso Y ahora vamos a solucionarlo.Haga clic en la lista de tareas de la parte izquierda de su diagrama de Gantt para seleccionarlas. Esto mostrará la pantalla Formato Eje Seleccione la opción Opción de categorías en orden inverso en Opciones de eje y, a continuación, haga clic en el botón Cerrar para guardar todos los cambios.

   

   Los resultados de los cambios que acabas de hacer son:

   • Las tareas se ordenan correctamente en un diagrama de Gantt.
   • Los marcadores de fecha se desplazan de la parte inferior a la superior del gráfico.

   Tu diagrama de Excel empieza a parecerse a un diagrama de Gantt normal, ¿verdad? Por ejemplo, mi diagrama de Gantt tiene ahora este aspecto:

   

6. Mejore el diseño de su diagrama de Gantt en Excel

Aunque su diagrama de Gantt de Excel está empezando a tomar forma, puede añadir unos cuantos toques finales más para que sea realmente elegante.

1. Elimine el espacio vacío de la parte izquierda del diagrama de Gantt. Como recordará, originalmente las barras azules de fecha de inicio residían al principio de su diagrama de Gantt de Excel. Ahora puede eliminar ese espacio en blanco para acercar un poco más sus tareas al eje vertical izquierdo.
   • Haga clic con el botón derecho del ratón en primera Fecha de inicio en su tabla de datos, seleccione Formato de celdas> General Anota el número que veas: es una representación numérica de la fecha, en mi caso 41730. Como probablemente sepas, Excel almacena las fechas como números basados en el número de días transcurridos desde el 1-Ene-1900. Haz clic en Cancelar porque en realidad no quieres hacer ningún cambio aquí.

     

   • Haga clic en cualquier fecha por encima de las barras de tareas en su diagrama de Gantt. Un clic seleccionará todas las fechas, haga clic con el botón derecho y elija Formato Eje del menú contextual.

     

   • En Opciones de eje , cambio Mínimo a Fijo y escriba el número que registró en el paso.
2. Ajuste el número de fechas de su diagrama de Gantt. En el mismo Formato Eje que utilizó en el paso anterior, cambie Unidad principal y Unidad menor a Fijo y, a continuación, añada los números que desee para los intervalos de fechas. Normalmente, cuanto más corto sea el plazo de su proyecto, más pequeños serán los números que utilice. Por ejemplo, si desea mostrar una fecha cada dos, introduzca 2 en el campo Unidad principal Puede ver mi configuración en la siguiente captura de pantalla.

   Nota. En Excel 365, Excel 2021 - 2013, no hay Auto y Fijo botones de opción, por lo que basta con escribir el número en la casilla.

   

   Sugerencia: Puede jugar con diferentes configuraciones hasta que obtenga el resultado que mejor se adapte a sus necesidades. No tenga miedo de hacer algo mal porque siempre puede volver a la configuración predeterminada cambiando de nuevo a Automático en Excel 2010 y 2007, o haciendo clic en Restablecer en Excel 2013 y versiones posteriores.

3. Elimine el exceso de espacio en blanco entre las barras. Si se compactan las barras de tareas, el gráfico de Gantt tendrá un aspecto aún mejor.
   • Haga clic en cualquiera de las barras naranjas para seleccionarlas todas, haga clic con el botón derecho y seleccione Formato Serie de datos .
   • En el cuadro de diálogo Formato de serie de datos, establezca Separado a 100% y Anchura del hueco a 0% (o cerca del 0%).

   

   Y aquí está el resultado de nuestros esfuerzos: un sencillo pero bonito diagrama de Gantt en Excel:

   

   Recuerde que, aunque su gráfico de Excel simula muy fielmente un diagrama de Gantt, sigue manteniendo las principales características de un gráfico de Excel estándar:

   • Su diagrama de Gantt de Excel cambiará de tamaño cuando añada o elimine tareas.
   • Puede cambiar una Fecha de inicio o Duración, el gráfico reflejará los cambios y se ajustará automáticamente.
   • Puede guardar su diagrama de Gantt de Excel como imagen o convertirlo a HTML y publicarlo en línea.

   Consejos:

   • Puede diseñar su gráfico de Excel Gant de diferentes maneras cambiando el color de relleno, el color del borde, la sombra e incluso aplicando el formato 3D. Todas estas opciones están disponibles en la opción Formato Serie de datos (haga clic con el botón derecho en las barras del área del gráfico y seleccione Formato Serie de datos del menú contextual).

     

   • Cuando haya creado un diseño impresionante, puede ser una buena idea guardar su diagrama de Gantt de Excel como plantilla para utilizarla en el futuro. Para ello, haga clic en el diagrama, cambie a la opción Diseño de la cinta de opciones y haga clic en Guardar como plantilla .

Plantillas de diagramas de Gantt en Excel

Como ves, no es un gran problema construir un simple diagrama de Gantt en Excel. Pero, ¿y si quieres un diagrama de Gantt más sofisticado con sombreado de porcentaje de finalización para cada tarea y una barra vertical de Hito o Punto de control Por supuesto, si eres una de esas raras y misteriosas criaturas a las que llamamos respectivamente "gurús de Excel", puedes intentar hacer un gráfico así por tu cuenta, con la ayuda de este artículo: Gráficos de Gantt avanzados en Microsoft Excel.

Sin embargo, una forma más rápida y sin estrés sería utilizar una plantilla de diagrama de Gantt de Excel. A continuación encontrará una rápida descripción de varias plantillas de diagramas de Gantt de gestión de proyectos para diferentes versiones de Microsoft Excel.

Plantilla de diagrama de Gantt para Microsoft Excel

Esta plantilla de diagrama de Gantt de Excel, denominada Planificador de proyectos Gantt tiene por objeto realizar un seguimiento de su proyecto a través de diferentes actividades, tales como Plan Start y Inicio real , Duración del plan y Duración real así como Porcentaje completado .

En Excel 2013 - 2021, basta con ir a Archivo> Nuevo y escriba "Gantt" en el cuadro de búsqueda. Si no la encuentra allí, puede descargarla del sitio web de Microsoft - Plantilla de planificador de proyectos Gantt . Esta plantilla no requiere ningún tipo de curva de aprendizaje, simplemente haga clic en ella y estará lista para su uso.

Plantilla de diagrama de Gantt en línea

Se trata de un Creador interactivo de diagramas de Gantt en línea de smartsheet.com. Al igual que la plantilla de diagrama de Gantt anterior, esta es rápida y fácil de usar. Ofrecen 30 días de prueba gratuita, así que puedes registrarte con tu cuenta de Google aquí y empezar a hacer tu primer diagrama de Gantt de Excel en línea de inmediato.

El proceso es muy sencillo: se introducen los datos del proyecto en la tabla de la izquierda y, a medida que se teclea, se construye un diagrama de Gantt en la parte derecha de la pantalla.

Plantilla de diagrama de Gantt para Excel, Google Sheets y OpenOffice Calc

Plantilla de diagrama de Gantt de vertex42.com es una plantilla de diagrama de Gantt libre que funciona con Excel, así como OpenOffice Calc y Google Sheets. Usted trabaja con esta plantilla de la misma manera como lo hace con cualquier hoja de cálculo normal de Excel. Basta con introducir la fecha de inicio y la duración de cada tarea y definir % en el Complete Para cambiar el intervalo de fechas que aparecen en el área del diagrama de Gantt, deslice la barra de desplazamiento.

Y, por último, uno más Gant gráfico plantilla de Excel para su consideración.

Plantilla de diagrama de Gantt para jefes de proyecto

Project Manager Gantt Chart de professionalexcel.com es también una plantilla gratuita de diagrama de Gantt de gestión de proyectos para Excel que puede ayudarle a realizar un seguimiento de sus tareas en función del tiempo asignado. Puede elegir entre la vista semanal estándar o la diaria para proyectos a corto plazo.

Si no es así, puede crear su propio diagrama de Gantt, como se muestra en la primera parte de este tutorial, y guardarlo como plantilla de Excel.

Ahora que ya conoces las principales características del diagrama de Gantt, puedes explorarlo más a fondo y crear tus propios y sofisticados diagramas de Gantt en Excel para asombrar a tu jefe y compañeros de trabajo : )

Cuaderno de prácticas para descargar

Ejemplo de diagrama de Gantt (archivo .xlsx)