Dnes budu ukázat vám jak na vytvořit E-mailové šablony aplikace Outlook s rozevíracími poli. Budeme vytahovat informace ze souboru dat a průběžně vyplňovat e-mailovou zprávu. Zní to zábavně? Tak začneme!

Vytváření a používání datových sad ve sdílených e-mailových šablonách

Než začneme se základy, utrousím pár řádků úvodu pro ty, kteří jsou na našem blogu noví a ještě nevědí, co to jsou sdílené šablony e-mailů a o jakém makru CO VLOŽIT mluvím. Sdílené šablony jsou nástrojem, který dokáže převést vaši každodenní rutinu v Outlooku na záležitost několika kliknutí. Vidíte, vytvoříte si sadu šablon s potřebným formátováním, odkazy, obrázky atd.a během chvilky vložit správnou šablonu. Už nemusíte psát a formátovat odpovědi, e-mail připravený k odeslání se vytvoří za chodu.

Pokud jde o to, CO VLOŽIT, toto makro jsem popsal v předchozím návodu, klidně si osvěžte paměť ;)

Jak vytvořit novou datovou sadu a použít ji v šablonách

Nyní se vrátíme k našemu hlavnímu tématu - vyplnitelným šablonám aplikace Outlook. Už víte, že makro WhatToEnter vám pomůže vložit potřebné údaje na jedno nebo více míst vašeho e-mailu. Ukážu vám, jak si rutinu ještě více zautomatizovat, a naučím vás pracovat s datovými sadami. Zjednodušeně řečeno se jedná o tabulku s daty, ze které budete vybírat potřebné hodnoty. Když použijete makro WHAT TO ENTER.makro, vyberete si záznam, který chcete z této tabulky načíst, a vyplní se vám e-mail. Ač to zní podivně, v praxi je to docela snadné :)

Začneme-li úplně od začátku, musíme nejprve vytvořit tabulku. Otevřete doplněk, klikněte pravým tlačítkem myši na libovolnou složku a vyberte možnost " Nová datová sada " z rozevíracího seznamu:

Doplněk otevře ve výchozím prohlížeči novou webovou stránku, na které vytvoříte datovou sadu. Pojmenujte ji a začněte vyplňovat její řádky a sloupce.

Poznámka: Věnujte pozornost prvnímu sloupci vašeho souboru dat, protože ten bude klíčový. Vyplňte jej hodnotami, které vám pomohou identifikovat řádky a snadno vybrat ten, ze kterého budete potřebovat data.

Mějte na paměti, že datová sada je omezena na 32 řádků, 32 sloupců a 255 symbolů na buňku.

Tip: Alternativně můžete do sdílených e-mailových šablon importovat soubory dat. Vaše tabulka by měla být uložena ve formátu .txt nebo .csv a neměla by mít více než 32 řádků/sloupců (zbytek bude odříznut).

Po přidání a vyplnění nových řádků a sloupců informacemi, které můžete v šablonách potřebovat, stačí do textu přidat makro CO VLOŽIT. Zde je moje ukázková šablona s makrem, které jsem nastavil pro vložení slevové sazby z datové sady:

Ahoj,

Toto je potvrzení vaší dnešní objednávky. Mimochodem, dostali jste speciální slevu ~%WhatToEnter[{dataset: "Dataset", column: "Discount", title:"%"}] ;)

Děkujeme, že jste si nás vybrali! Přeji vám hezký den!

Vidíte, právě jsem vybral hodnotu ze sloupce klíčů a odpovídající sleva mi vyplnila e-mail. Říkal jsem, že sloupec klíčů je důležitý :).

Úprava a odstranění datových sad

V případě, že jste si všimli chyby nebo byste chtěli přidat/odstranit některé vchody, můžete vždy upravit datovou sadu. Stačí ji vybrat na panelu doplňku a stisknout tlačítko . Upravit :

Opět budete přepnuti do prohlížeče, kde můžete tabulku upravit. Můžete přidávat řádky a sloupce, měnit jejich obsah a přesouvat je tak, jak chcete. Jakmile budete hotovi, klikněte na tlačítko Uložit a všechny provedené změny budou ihned k dispozici.

Pokud tuto datovou sadu již nepotřebujete, jednoduše ji vyberte a stiskněte tlačítko Odstranit :

Jednalo se o jednoduchý příklad datové sady s jedním polem, abyste si mohli udělat představu o této funkci. Dále budeme pokračovat v jejím zkoumání a naučíme se využívat maximální výhody datových sad :)

Jak používat datovou sadu s více poli při psaní e-mailů aplikace Outlook

Protože nyní máme jasno v tom, jak se datové sady vytvářejí a používají, je nejvyšší čas vytvořit složitější a informativnější tabulku a vyplnit více míst e-mailu najednou.

Abych vás nenudil vyplňováním dat, naimportuji svou předem uloženou tabulku a trochu upravím svou šablonu tak, aby se vyplnila všechna potřebná pole. Chci, aby můj dataset:

• Vložte částku slevy;
• Přidejte osobní odkaz klienta;
• Vyplňte několik řádků zvláštních platebních podmínek zákazníka;
• Vložte krásný obrázek "Děkuji";
• K e-mailu přiložte smlouvu.

Chci toho snad moc? Ne, protože mám připravený dataset :) Uvidíme, jak budu všechny ty informace doplňovat za pochodu:

Možná jste si všimli, že některá makra byla předem uložena v šabloně. Ukázal jsem vám, jak nastavit makro, které získá data z datové sady a sloučí je s jiným makrem. Pokud potřebujete další příklady nebo další vysvětlení, zanechte svou zpětnou vazbu v sekci Komentáře sekce ;)

Každopádně zde je konečný text mé šablony:

Ahoj,

Toto je potvrzení vaší dnešní objednávky. Mimochodem, dostali jste speciální slevu ~%WhatToEnter[{dataset: "New Dataset", column: "Discount", title: "Discount"}] ;)

Zde je váš osobní odkaz: ~%WhatToEnter[{dataset: "New Dataset", column: "Link", title: "Link"}]

Měli bychom také upozornit na několik detailů:~%WhatToEnter[{dataset: "New Dataset", column: "Conditions", title: "Conditions"}]

~%InsertPictureFromURL[~%WhatToEnter[ {dataset: "New Dataset", column: "Image", title: "Image"} ]; 300; 200}

~%AttachFromURL[~%WhatToEnter[ {dataset: "Nová datová sada", sloupec: "Příloha", název: "Příloha"} ]]

Děkujeme, že jste si nás vybrali! Přeji vám hezký den!

Tip. V případě, že se potřebujete naučit nebo si připomenout, jak sloučit makra dohromady, podívejte se na tuto část výuky maker WhatToEnter nebo na úplný seznam maker pro sdílené e-mailové šablony.

Pokud výše uvedenému videu nevěříte, nainstalujte si sdílené e-mailové šablony z Microsoft Store, sami vyzkoušejte datové sady a podělte se se mnou a ostatními o své zkušenosti v komentářích ;)

Vyplnění tabulky pomocí datové sady v e-mailech aplikace Outlook

Výčet možností datové sady ještě není u konce. Představte si to - váš zákazník stále váhá, kolik položek má nakoupit, a rád by se dozvěděl více o slevách a platebních podmínkách. Místo toho, abyste vše psali v jedné dlouhé větě, raději vytvořte tabulku s každou dostupnou možností a jejími vlastnostmi.

Vytvoření nové tabulky a její naplnění údaji, které již máte v datové sadě, bych nenazval příliš časově úsporným. Pro tento případ však existuje rychlé řešení. Datovou sadu můžete svázat s tabulkou a váš e-mail bude v mžiku naplněn informacemi z datové sady. Budete muset:

1. Otevřete šablonu a vytvořte tabulku s alespoň dvěma řádky (počet sloupců je zcela na vás).
2. Vyplňte první řádek tabulky, protože to bude naše záhlaví.
3. Klikněte pravým tlačítkem myši kdekoli na druhém řádku a vyberte možnost "Vázat na datovou sadu".
4. Vyberte datovou sadu, ze které chcete data vytáhnout, a stiskněte tlačítko Ok.
5. Po vložení této šablony budete vyzváni k výběru sloupců, které chcete přidat. Zaškrtněte všechny nebo jen některé z nich a pokračujte.
6. Užijte si to ;)

Pokud chcete k výše uvedenému textu přidat něco vizuálního, můžete se podívat do našich Dokumentů, kde najdete snímky obrazovky s vazbou datové sady krok za krokem, nebo se podívat na malé video níže.

Zkrátka vytvoříte tabulku, vyplníte její záhlaví a připojíte ji k datové sadě. Při vkládání šablony pouze nastavíte řádky pro vložení a nástroj během chvilky vyplní vaši tabulku.

Takto začala vypadat moje šablona po svázání datové sady:

Ahoj!

Zde jsou údaje, o které jste žádali:

V případě, že potřebujete datovou sadu zrušit, stačí odstranit "připojený" řádek.

Vidíte? Jednodušší už to být nemůže :)

Kromě toho můžete mít zájem o vytvoření dynamické šablony aplikace Outlook, která automaticky přepíná obrázky, přílohy a text pro každého uživatele zvlášť.

Závěr

V tomto článku mám pro vás popsanou ještě jednu možnost našeho super užitečného makra s názvem CO VLOŽIT. Nyní už víte, jak vytvářet, upravovat a používat datové sady ve sdílených e-mailových šablonách, a pevně doufám, že je začnete používat :)

Děkujeme za přečtení! Uvidíme se u dalších návodů ;)