Danas ću vam pokazati kako stvarati predloške e-pošte programa Outlook s padajućim izbornikom polja. Izvlačit ćemo informacije iz skupa podataka i u hodu ispunjavati e-poruke. Zvuči zabavno? Onda počnimo!

Stvorite i koristite skupove podataka u dijeljenim predlošcima e-pošte

Prije nego što počnemo s osnovama, izbacit ću nekoliko redaka uvoda za one koji su novi na našem blogu i još ne znaju što su dijeljeni predlošci e-pošte i o kojem makrou ŠTO UNESITI govorim. Shared Templates alat je koji vašu dnevnu rutinu u Outlooku može pretvoriti u samo nekoliko klikova. Vidite, stvorite skup predložaka s potrebnim oblikovanjem, vezama, slikama itd. i zalijepite pravi predložak u trenu. Nema potrebe da više upisujete i formatirate svoje odgovore, e-pošta spremna za slanje se kreira u hodu.

Što se tiče ŠTO UNESITI, ovu sam makronaredbu obradio u svom prethodnom vodiču, slobodno osvježite svoje pamćenje ;)

Kako stvoriti novi skup podataka i koristiti ga u predlošcima

Vratimo se sada našoj glavnoj temi – Outlook predlošcima koji se mogu ispuniti. Već znate da vam makronaredba WhatToEnter može pomoći da zalijepite potrebne podatke na jedno ili više mjesta svoje e-pošte. Pokazat ću vam kako još više automatizirati svoju rutinu i naučiti vas radu sa skupovima podataka. Jednostavno rečeno, ovo je tablica s podacima iz kojih ćete izvući potrebne vrijednosti. Kada primijeniteŠTO UNESITI makronaredbu, odabirete zapis koji želite dohvatiti iz ove tablice i on popunjava vašu e-poštu. Koliko god čudno zvučalo, u praksi je prilično jednostavno :)

Počevši od samog početka, prvo moramo izraditi tablicu. Otvorite dodatak, desnom tipkom miša kliknite bilo koju mapu i odaberite “ Novi skup podataka ” s padajućeg popisa:

Dodatak će otvoriti nova web stranica u vašem zadanom pregledniku na kojoj trebate stvoriti svoj skup podataka. Dajte mu naziv i počnite ispunjavati njegove retke i stupce.

Napomena. Obratite pozornost na prvi stupac skupa podataka jer bi on bio ključni. Ispunite ga vrijednostima koje će vam pomoći da identificirate svoje retke i jednostavno odaberete onaj iz kojeg ćete morati preuzeti podatke.

Imajte na umu da je skup podataka ograničen na 32 retka, 32 stupca i 255 simbola po ćeliji.

Savjet. Alternativno, možete uvesti skupove podataka u dijeljene predloške e-pošte. Vaša tablica treba biti spremljena u .txt ili .csv formatu i ne smije imati više od 32 retka/stupca (ostali će biti odrezani).

Nakon što ste dodali i ispunili nove retke i stupce informacijama koje bi vam mogle trebati u vašim predlošcima, samo dodajte makronaredbu ŠTO UNESITI u svoj tekst. Ovo je moj ogledni predložak s makronaredbom koju sam postavio za lijepljenje diskontne stope iz skupa podataka:

Bok,

Ovo je potvrda za vašu današnju narudžbu. BTW, dobili ste svoj poseban ~%WhatToEnter[{dataset:"Dataset", column:"Discount",title:"%"}] popust ;)

Hvala što ste nas odabrali! Ugodan dan!

Vidiš, upravo sam odabrao vrijednost iz ključnog stupca i odgovarajući popust popunio je moju e-poštu. Rekao sam vam da je ključni stupac važan :)

Uredite i uklonite skupove podataka

U slučaju da ste primijetili pogrešku ili želite dodati/ukloniti neke od ulaza, uvijek možete urediti svoj skup podataka . Samo ga odaberite u oknu dodatka i pritisnite Uredi :

Ponovo ćete se prebaciti na preglednik gdje trebate izmijeniti svoju tablicu . Možete dodavati retke i stupce, mijenjati njihov sadržaj i premještati ih kako želite. Kada završite, kliknite Spremi i sve primijenjene promjene bit će odmah dostupne.

Ako više ne trebate ovaj skup podataka, jednostavno odaberite i pritisnite Izbriši :

To je bio jednostavan primjer skupa podataka s jednim poljem kako biste mogli dobiti ideju o ovoj značajci. Nadalje, nastavit ćemo to istraživati ​​i naučiti iskoristiti maksimalnu prednost skupova podataka :)

Kako koristiti skup podataka s više polja prilikom pisanja Outlook e-pošte

Sada imamo jasno razumijevanje o kako se skupovi podataka stvaraju i koriste, krajnje je vrijeme da izradite složeniju i informativniju tablicu i ispunite više mjesta svoje e-pošte odjednom.

Uvest ću svoju unaprijed spremljenu tablicu da vam ne dosađujem s popunjavanjem podataka i malo izmijeniti moj predložak tako da sve potrebnopolja se popunjavaju. Želim da moj skup podataka:

• Zalijepi iznos popusta;
• Doda osobnu vezu klijenta;
• Ispuni nekoliko redaka posebnih uvjeta plaćanja kupca;
• Umetnite lijepu sliku "Hvala";
• E-poruci priložite ugovor.

Tražim li previše? Ne, jer imam pripremljen skup podataka :) Vidite me kako u hodu ispunjavam sve te informacije:

Možda ste primijetili da su neke od makronaredbi unaprijed spremljene u predložak. Pokazao sam vam kako postaviti makronaredbu za dobivanje podataka iz skupa podataka i njihovo spajanje s drugom makronaredbom. Ako trebate više primjera ili dodatna pojašnjenja, ostavite svoje povratne informacije u odjeljku Komentari ;)

U svakom slučaju, evo konačnog teksta mog predloška:

Bok,

Ovo je potvrda vaše današnje narudžbe. BTW, dobili ste svoj poseban ~%WhatToEnter[{dataset:"New Dataset", column:"Discount", title:"Discount"}] popust ;)

Evo vaše osobne veze: ~%WhatToEnter[ {dataset:"New Dataset", stupac:"Link", title:"Link"}]

Postoji i nekoliko detalja koje bismo trebali istaknuti:~%WhatToEnter[{dataset:"New Dataset", stupac:"Uvjeti", naslov:"Uvjeti"}]

~%InsertPictureFromURL[~%WhatToEnter[ {dataset:"Novi skup podataka", stupac:"Slika", naslov:"Slika"} ]; 300; 200}

~%AttachFromURL[~%WhatToEnter[ {dataset:"New Dataset", column:"Attachment", title:"Attachment"} ]]

Hvala što ste odabrali nas!Ugodan dan!

Savjet. U slučaju da trebate naučiti ili se prisjetiti kako spojiti makronaredbe zajedno, pogledajte ovaj dio vodiča za makronaredbe WhatToEnter ili potpuni popis makronaredbi za dijeljene predloške e-pošte.

Ako ne vjerujete gornjem videu, samo instalirajte Shared Email Templates iz Microsoft Storea, sami provjerite skupove podataka i podijelite svoje iskustvo sa mnom i drugima u komentarima ;)

Ispunite tablicu pomoću skup podataka u Outlook e-pošti

Popis mogućnosti skupa podataka još nije dovršen. Zamislite ovo – vaš kupac još uvijek dvoji o tome koliko artikala kupiti i želio bi znati više o popustima i uvjetima plaćanja. Umjesto da sve pišete u jednoj dugoj rečenici, bolje izradite tablicu sa svakom dostupnom opcijom i njezinim karakteristikama.

Ne bih rekao da vam uštedi vrijeme napraviti novu tablicu i ispuniti je podacima koje već imate u svom skupu podataka. Međutim, postoji brzo rješenje za ovaj slučaj. Možete povezati svoj skup podataka s tablicom i vaša će e-pošta biti ispunjena informacijama o skupu podataka u tren oka. Morat ćete:

1. Otvoriti predložak i izraditi tablicu s najmanje dva retka (broj stupaca u potpunosti ovisi o vama).
2. Prvo ispunite tablicu jer će ovo biti naše zaglavlje.
3. Desnom tipkom miša kliknite bilo gdje u drugom retku i odaberite "Veži za skup podataka".
4. Odaberite skup podataka iz kojeg ćete povući podatke i pritisniteU redu.
5. Kada zalijepite ovaj predložak, od vas će se tražiti da odaberete stupce koje želite dodati. Označite sve ili samo neke od njih i nastavite.
6. Uživajte ;)

Ako želite dodati nešto vizualno gornjem tekstu, možete pogledati naše Dokumenti za detaljne snimke zaslona vezanja skupa podataka ili pogledajte mali videozapis u nastavku.

Ukratko, stvorite tablicu, ispunite njeno zaglavlje i povežite ga sa svojim skupom podataka. Kada lijepite predložak, samo ćete postaviti retke za lijepljenje i alat će u sekundi popuniti vašu tablicu.

Evo kako je moj predložak počeo paziti na vezivanje skupa podataka:

Pozdrav!

Ovo su detalji koje ste tražili:

U slučaju da trebate odvezati skup podataka, samo uklonite redak "povezano".

Vidite? Ne može biti lakše :)

Osim toga, možda ćete biti zainteresirani za izradu dinamičkog Outlook predloška koji automatski mijenja slike, privitke i tekst pojedinačno za svakog korisnika.

Zaključak

U ovom sam članku dobio još jednu opciju naše superkorisne makronaredbe pod nazivom ŠTO UNIJETI. Sada znate kako izraditi, urediti i koristiti skupove podataka u dijeljenim predlošcima e-pošte i, stvarno se nadam, počet ćete ih koristiti :)

Hvala vam na čitanju! Vidimo se usljedeći vodiči ;)