Šodien es parādīt jums kā uz izveidot Outlook e-pasta veidnes ar izlaižamajiem laukiem. Mēs ņemsim informāciju no datu kopas un aizpildīsim e-pasta ziņu. Izklausās jautri? Tad sāksim!

Datu kopu izveide un izmantošana kopīgajās e-pasta veidnēs

Pirms mēs sākam ar pamatiem, es nometīšu dažas rindiņas ievada tiem, kas ir jauni mūsu emuārā un vēl nezina, kas ir koplietojamās e-pasta veidnes un par ko es runāju. Koplietojamās veidnes ir rīks, kas var pārvērst jūsu ikdienas rutīnas Outlook programmā dažu klikšķu jautājumā. Redziet, jūs izveidojat veidņu kopumu ar nepieciešamo formatējumu, saitēm, attēliem utt.un ielīmējiet pareizo veidni vienā mirklī. Atbildes vairs nav jāraksta un jāformātē, gatavs nosūtīšanai e-pasts tiek izveidots vienā mirklī.

Kas attiecas uz to, ko ievadīt, es šo makro esmu aprakstījis iepriekšējā pamācībā, lūdzu, izmantojiet to, lai uzlabotu savu atmiņu ;)

Kā izveidot jaunu datu kopu un izmantot to veidnēs

Tagad atgriezīsimies pie mūsu galvenās tēmas - aizpildāmāmām Outlook veidnēm. Jūs jau zināt, ka makro programma WhatToEnter var palīdzēt ielīmēt nepieciešamos datus vienā vai vairākās e-pasta vietās. Es jums parādīšu, kā vēl vairāk automatizēt savu rutīnu, un iemācīšu jums strādāt ar datu kopām. Vienkārši sakot, tā ir tabula ar datiem, no kuriem jūs izvilksiet nepieciešamās vērtības. Kad jūs piemērojat programmu WHAT TO ENTER.makro, jūs izvēlaties ierakstu, ko iegūt no šīs tabulas, un tas aizpilda jūsu e-pastu. Lai cik dīvaini tas arī neizklausītos, praksē tas ir diezgan vienkārši :)

Sākot no paša sākuma, mums vispirms ir jāizveido tabula. Atveriet papildinājumu, noklikšķiniet ar peles labo pogu uz jebkuras mapes un izvēlieties " Jauna datu kopa " no nolaižamajā sarakstā:

Lietojumprogramma atvērs jaunu tīmekļa lapu jūsu noklusējuma pārlūkprogrammā, kurā jāizveido datu kopa. Dodiet tai nosaukumu un sāciet aizpildīt tās rindas un kolonnas.

Piezīme. Pievērsiet uzmanību datu kopas pirmajai slejai, jo tā būs galvenā. Aizpildiet to ar vērtībām, kas palīdzēs jums identificēt rindas un viegli izvēlēties to, no kuras nepieciešams ņemt datus.

Paturiet prātā, ka datu kopa ir ierobežota līdz 32 rindām, 32 kolonnām un 255 simboliem katrā šūnā.

Padoms. Alternatīvi varat importēt datu kopas uz kopīgajām e-pasta veidnēm. Jūsu tabulai jābūt saglabātai .txt vai .csv formātā, un tajā nedrīkst būt vairāk par 32 rindām/slejām (pārējais tiks nogriezts).

Kad esat pievienojis un aizpildījis jaunās rindas un kolonnas ar informāciju, kas jums var būt nepieciešama jūsu veidnēs, vienkārši pievienojiet tekstā makro, ko ievadīt. Šeit ir mana veidnes parauga veidne ar makro, ko es iestatīju, lai ielīmētu atlaižu likmi no datu kopas:

Sveiki,

Šis ir jūsu šodienas pasūtījuma apstiprinājums. BTW, jūs saņēmāt savu īpašo ~%WhatToEnter[{dataset: "Dataset", column: "Discount", title:"%"}] atlaidi ;)

Paldies, ka izvēlējāties mūs! Jauku dienu!

Redziet, es tikko izvēlējos vērtību no atslēgas slejas, un atbilstošā atlaide aizpildīja manu e-pastu. Teicu, ka atslēgas sleja ir svarīga :)

Datu kopu rediģēšana un dzēšana

Ja esat pamanījis kļūdu vai vēlaties pievienot/izdzēst kādu no ieejām, vienmēr varat rediģēt savu datu kopu. Vienkārši atlasiet to pievienojumprogrammas panelī un nospiediet pogu Rediģēt :

Jūs atkal tiksiet pārslēgts uz pārlūku, kur jums ir jāmaina tabula. Jūs varat pievienot rindas un kolonnas, mainīt to saturu un pārvietot tās, kā vēlaties. Kad esat pabeidzis, noklikšķiniet uz . Saglabāt un visas veiktās izmaiņas būs pieejamas uzreiz.

Ja šī datu kopa jums vairs nav vajadzīga, vienkārši atlasiet to un nospiediet Dzēst :

Tas bija vienkāršs piemērs ar viena lauka datu kopu, lai jūs varētu gūt priekšstatu par šo funkciju. Turpmāk mēs turpināsim to pētīt un mācīsimies maksimāli izmantot datu kopu priekšrocības :)

Kā, rakstot Outlook e-pasta ziņojumus, izmantot vairāku lauku datu kopu

Tā kā tagad mums ir skaidra izpratne par to, kā tiek veidotas un izmantotas datu kopas, ir pēdējais laiks izveidot sarežģītāku un informatīvāku tabulu un aizpildīt vairākas sava e-pasta vietas vienlaicīgi.

Es importēšu savu iepriekš saglabāto tabulu, lai jūs nenogurdinātu ar datu aizpildīšanu, un nedaudz modificēšu savu veidni, lai tiktu aizpildīti visi nepieciešamie lauki. Es gribu, lai mans datu kopums:

• Ielīmējiet atlaides summu;
• Pievienojiet klienta personīgo saiti;
• Aizpildiet dažas rindas ar klienta īpašajiem maksāšanas nosacījumiem;
• Ievietojiet skaistu "Paldies" attēlu;
• E-pastam pievienojiet līgumu.

Vai es meklēju pārāk daudz? Nē, jo man ir sagatavots datu kopums :) Redzēsiet, kā es aizpildu visu šo informāciju:

Iespējams, pamanījāt, ka daži no makrouzdevumiem bija iepriekš saglabāti šablonā. Es parādīju, kā iestatīt makrouzdevumu, lai iegūtu datus no datu kopas un apvienotu tos ar citu makrouzdevumu. Ja jums ir vajadzīgi papildu piemēri vai papildu paskaidrojumi, lūdzu, atstājiet atsauksmi sadaļā. Komentāri sadaļa ;)

Jebkurā gadījumā, šeit ir mans šablona galīgais teksts:

Sveiki,

Šis ir apstiprinājums par jūsu šodienas pasūtījumu. BTW, jūs saņēmāt savu īpašo ~%WhatToEnter[{dataset: "New Dataset", column: "Discount", title: "Discount"}] atlaidi ;)

Šeit ir jūsu personīgā saite: ~%WhatToEnter[{datu kopa: "Jauna datu kopa", sleja: "Saite", virsraksts: "Saite"}]]

Ir arī dažas detaļas, uz kurām mums vajadzētu norādīt:~%Ko ievadīt[{datu kopa: "Jauna datu kopa", sleja: "Nosacījumi", virsraksts: "Nosacījumi"}]

~%InsertPictureFromURL[~%WhatToEnter[ {datu kopa: "Jauna datu kopa", sleja: "Attēls", nosaukums: "Attēls"} ]; 300; 200}

~%AttachFromURL[~%WhatToEnter[ {datu kopa: "Jauna datu kopa", sleja: "Pielikums", nosaukums: "Pielikums"} ]]]

Paldies, ka izvēlējāties mūs! Jauku dienu!

Padoms. Gadījumā, ja jums ir nepieciešams iemācīties vai atcerēties, kā apvienot makrokopas kopā, skatiet šo WhatToEnter makro pamācību daļu vai pilnu sarakstu ar kopīgajām e-pasta veidnēm.

Ja neticat iepriekš minētajam video, vienkārši instalējiet koplietojamās e-pasta veidnes no Microsoft Store, pārbaudiet datu kopas un dalieties pieredzē ar mani un citiem komentāros ;)

Tabulas aizpildīšana, izmantojot datu kopu Outlook e-pasta ziņojumos

Datu kopas iespēju saraksts vēl nav pabeigts. Iedomājieties - jūsu klients joprojām šaubās, cik daudz preču iegādāties, un vēlas uzzināt vairāk par atlaidēm un maksāšanas nosacījumiem. Tā vietā, lai to visu uzrakstītu vienā garā teikumā, labāk izveidojiet tabulu ar katru pieejamo iespēju un tās īpašībām.

Es to nesauktu par ļoti laikietilpīgu - izveidot jaunu tabulu un aizpildīt to ar datiem, kas jau ir jūsu datu kopā. Tomēr šajā gadījumā ir ātrs risinājums. Jūs varat sasaistīt savu datu kopu ar tabulu, un jūsu e-pasts acumirklī tiks aizpildīts ar datu kopas informāciju. Jums būs nepieciešams:

1. Atveriet veidni un izveidojiet tabulu ar vismaz divām rindām (kolonnu skaits ir atkarīgs tikai no jums).
2. Aizpildiet tabulas pirmo rindu, jo tā būs mūsu galvene.
3. Noklikšķiniet ar peles labo pogu jebkurā vietā otrajā rindā un izvēlieties "Saistīt ar datu kopu".
4. Izvēlieties datu kopu, no kuras vēlaties iegūt datus, un nospiediet Labi.
5. Ielīmējot šo veidni, jums tiks piedāvāts izvēlēties kolonnas, kuras vēlaties pievienot. Atzīmējiet visas vai tikai dažas no tām un turpiniet.
6. Izbaudiet ;)

Ja iepriekš rakstītajam tekstam vēlaties pievienot kaut ko vizuālu, varat ielūkoties mūsu dokumentos, lai soli pa solim aplūkotu datu kopas sasaistīšanas ekrānšāviņus, vai arī noskatīties nelielu videoklipu zemāk.

Īsāk sakot, izveidojiet tabulu, aizpildiet tās galveni un pievienojiet to savai datu kopai. Ielīmējot veidni, jūs vienkārši iestatīsiet rindas ielīmēšanai, un rīks sekundes laikā aizpildīs jūsu tabulu.

Lūk, kā pēc datu kopas sasaistīšanas sāka izskatīties mans veidniņš:

Sveiki!

Šeit ir jūsu pieprasītā informācija:

Ja datu kopu nepieciešams atsaistīt, vienkārši noņemiet "savienoto" rindu.

Redzi? Vieglāk jau nevar būt :)

Turklāt jūs varat būt ieinteresēts izveidot dinamisku Outlook veidni, kas automātiski pārslēdz attēlus, pielikumus un tekstu katram lietotājam atsevišķi.

Secinājums

Šajā rakstā es jums piedāvāju vēl vienu mūsu ļoti noderīgā makro, kas saucas KĀ IERAKSTĪT, iespēju. Tagad jūs zināt, kā izveidot, rediģēt un izmantot datu kopas kopīgajās e-pasta veidnēs, un es ļoti ceru, ka sāksiet tās izmantot :)

Paldies, ka izlasījāt! Uz tikšanos nākamajās pamācībās ;)