Oggi mostrarvi come a creare Modelli di e-mail di Outlook con campi a tendina. Estrarremo informazioni da un set di dati e compileremo un messaggio e-mail al volo. Sembra divertente? Allora iniziamo!

Creare e utilizzare set di dati nei modelli di e-mail condivisi

Prima di iniziare con le nozioni di base, farò qualche riga di introduzione per coloro che sono nuovi del nostro blog e non sanno ancora cos'è Shared Email Templates e di che macro cosa sto parlando. Shared Templates è uno strumento che può convertire la vostra routine quotidiana in Outlook in una questione di pochi clic. Vedete, create una serie di modelli con la formattazione necessaria, link, immagini, ecc.Non c'è più bisogno di digitare e formattare le risposte, l'e-mail pronta per essere inviata viene creata al volo.

Per quanto riguarda il COSA INSERIRE, ho trattato questa macro nel mio precedente tutorial, sentitevi liberi di rinfrescarvi la memoria ;)

Come creare un nuovo set di dati e utilizzarlo nei modelli

Torniamo ora al nostro argomento principale: i modelli di Outlook compilabili. Sapete già che la macro WhatToEnter può aiutarvi a incollare i dati necessari in uno o più punti della vostra e-mail. Vi mostrerò come automatizzare ancora di più la vostra routine e vi insegnerò a lavorare con i set di dati. In parole povere, si tratta di una tabella con i dati da cui dovrete estrarre i valori necessari. Quando applicate la macro WHAT TO ENTERmacro, si sceglie il record da recuperare da questa tabella e si popola l'email. Per quanto possa sembrare strano, in pratica è piuttosto facile :)

Per cominciare, è necessario creare una tabella. Aprire il componente aggiuntivo, fare clic con il pulsante destro del mouse su una cartella qualsiasi e scegliere " Nuovo set di dati " dall'elenco a discesa:

Il componente aggiuntivo aprirà una nuova pagina Web nel browser predefinito in cui creare il set di dati. Assegnategli un nome e iniziate a riempire le righe e le colonne.

Nota: prestate attenzione alla prima colonna del vostro set di dati, poiché è la colonna chiave. Riempitela con i valori che vi aiuteranno a identificare le righe e a scegliere facilmente quella da cui prelevare i dati.

Tenete presente che un set di dati è limitato a 32 righe, 32 colonne e 255 simboli per cella.

In alternativa, è possibile importare set di dati nei modelli di e-mail condivisi. La tabella deve essere salvata in formato .txt o .csv e non deve avere più di 32 righe/colonne (il resto verrà tagliato).

Una volta aggiunte e riempite le nuove righe e colonne con le informazioni necessarie nei modelli, è sufficiente aggiungere la macro COSA INSERIRE al testo. Ecco il mio modello di esempio con la macro che ho impostato per incollare un tasso di sconto dal dataset:

Ciao,

Questa è la conferma dell'ordine di oggi. Inoltre, hai ottenuto lo sconto speciale ~%WhatToEnter[{dataset: "Dataset", column: "Discount", title:"%"}] ;)

Grazie per averci scelto, buona giornata!

Ho appena selezionato un valore dalla colonna chiave e lo sconto corrispondente ha popolato la mia email. Ve l'avevo detto, la colonna chiave è importante :)

Modifica e rimozione di set di dati

Nel caso in cui si sia notato un errore o si voglia aggiungere/rimuovere alcuni ingressi, è sempre possibile modificare il set di dati: basta selezionarlo nel riquadro dell'add-in e premere Modifica :

Si passerà nuovamente al browser per modificare la tabella. Si possono aggiungere righe e colonne, modificarne il contenuto e spostarle nel modo desiderato. Una volta terminato, fare clic su Risparmiare e tutte le modifiche applicate saranno subito disponibili.

Se non si ha più bisogno di questo set di dati, è sufficiente selezionarlo e premere Cancellare :

Si trattava di un semplice esempio di set di dati a campo singolo, in modo che si potesse avere un'idea di questa funzione. Più avanti, continueremo ad esplorarla e impareremo a trarre il massimo vantaggio dai set di dati:)

Come utilizzare i set di dati a campi multipli quando si scrivono i messaggi di posta elettronica di Outlook

Poiché ora abbiamo una chiara comprensione di come vengono creati e utilizzati i dataset, è giunto il momento di creare una tabella più complessa e informativa e di riempire più punti della vostra e-mail in una sola volta.

Importerò la mia tabella pre-salvata per non annoiarvi con il riempimento dei dati e modificherò un po' il mio modello in modo che tutti i campi necessari vengano popolati. Voglio che il mio set di dati sia:

• Incollare l'importo dello sconto;
• Aggiungere il link personale del cliente;
• Compilare alcune righe delle condizioni speciali di pagamento del cliente;
• Inserite una bella immagine di ringraziamento;
• Allegare un accordo all'e-mail.

No, visto che ho già preparato il mio set di dati :) Mi vedo a compilare tutte queste informazioni al volo:

Avrete notato che alcune macro sono state pre-salvate in un modello. Vi ho mostrato come impostare una macro per ottenere i dati dal dataset e unirli a un'altra macro. Se avete bisogno di altri esempi o di ulteriori chiarimenti, lasciate il vostro commento nella sezione Commenti sezione ;)

Comunque, ecco il testo finale del mio modello:

Ciao,

Questa è la conferma dell'ordine di oggi. Inoltre, hai ottenuto lo sconto speciale ~%WhatToEnter[{dataset: "New Dataset", column: "Discount", title: "Discount"}] ;)

Ecco il vostro link personale: ~%WhatToEnter[{dataset: "New Dataset", column: "Link", title: "Link"}]

Ci sono anche alcuni dettagli da sottolineare:~%WhatToEnter[{dataset: "New Dataset", column: "Conditions", title: "Conditions"}]

~%InsertPictureFromURL[~%WhatToEnter[ {dataset: "New Dataset", column: "Image", title: "Image"} ]; 300; 200}

~%AttachFromURL[~%WhatToEnter[ {dataset: "New Dataset", column: "Attachment", title: "Attachment"} ]]

Grazie per averci scelto, buona giornata!

Suggerimento: se avete bisogno di imparare o ricordare come unire le macro, fate riferimento a questa parte del tutorial sulle macro di WhatToEnter o all'elenco completo delle macro per i modelli di e-mail condivisi.

Se non credete al video qui sopra, installate i modelli di e-mail condivisi dal Microsoft Store, verificate voi stessi i set di dati e condividete la vostra esperienza con me e con gli altri nei commenti ;)

Compilare la tabella utilizzando il set di dati nelle e-mail di Outlook

L'elenco delle funzionalità del dataset non è ancora finito. Immaginate questo: il vostro cliente è ancora in dubbio su quanti articoli acquistare e vorrebbe saperne di più sugli sconti e sulle condizioni di pagamento. Invece di scrivere tutto in una lunga frase, fareste meglio a creare una tabella con ogni opzione disponibile e le sue caratteristiche.

Non direi che sia molto conveniente creare una nuova tabella e riempirla con i dati già presenti nel dataset. Tuttavia, c'è una soluzione rapida per questo caso. È possibile legare il dataset a una tabella e l'e-mail verrà riempita con le informazioni del dataset in un batter d'occhio. È necessario:

1. Aprite un modello e create una tabella con almeno due righe (il numero di colonne è a vostra discrezione).
2. Compilare la prima riga della tabella, che sarà la nostra intestazione.
3. Fare clic con il pulsante destro del mouse su un punto qualsiasi della seconda riga e scegliere "Bind to dataset".
4. Scegliere il set di dati da cui estrarre i dati e premere Ok.
5. Quando si incolla questo modello, viene chiesto di scegliere le colonne da aggiungere. Spuntarle tutte o solo alcune e procedere.
6. Buon divertimento ;)

Se volete aggiungere qualcosa di visivo al testo qui sopra, potete dare un'occhiata ai nostri documenti per le schermate passo-passo del collegamento del dataset o guardare il piccolo video qui sotto.

Per farla breve, si crea una tabella, si compila l'intestazione e la si collega al set di dati. Quando si incolla un modello, basta impostare le righe da incollare e lo strumento popolerà la tabella in un secondo.

Ecco come il mio modello ha iniziato ad apparire dopo il binding del set di dati:

Ciao!

Ecco i dettagli richiesti:

Nel caso in cui sia necessario scollegare il dataset, è sufficiente rimuovere la riga "connessa".

Visto? Non potrebbe essere più facile :)

Inoltre, potreste essere interessati a creare un modello dinamico di Outlook che cambia automaticamente immagini, allegati e testo per ogni utente.

Conclusione

In questo articolo vi ho illustrato un'altra opzione della nostra utilissima macro chiamata COSA INSERIRE. Ora sapete come creare, modificare e utilizzare i dataset nei modelli di e-mail condivisi e, spero davvero, inizierete a usarli :)

Grazie per aver letto! Ci vediamo nei prossimi tutorial ;)