Aujourd'hui, je vais vous montrer comment à créer Modèles d'e-mails Outlook avec champs déroulants. Nous allons extraire des informations d'un ensemble de données et remplir un message e-mail à la volée. Ça vous semble amusant ? Alors, commençons !

Créer et utiliser des jeux de données dans les modèles d'e-mails partagés

Avant de commencer par les bases, je vais faire quelques lignes d'introduction pour ceux qui sont nouveaux sur notre blog et qui ne savent pas encore ce que sont les modèles d'e-mails partagés et de quoi je parle. Les modèles partagés sont un outil qui peut convertir votre routine quotidienne dans Outlook en quelques clics. Vous voyez, vous créez un ensemble de modèles avec le formatage nécessaire, des liens, des images, etc.Plus besoin de taper et de formater vos réponses, l'e-mail prêt à être envoyé est créé à la volée.

Quant à ce qu'il faut saisir, j'ai couvert cette macro dans mon précédent tutoriel, n'hésitez pas à vous rafraîchir la mémoire ;)

Comment créer un nouvel ensemble de données et l'utiliser dans des modèles ?

Revenons maintenant à notre sujet principal - les modèles Outlook à remplir. Vous savez déjà que la macro WhatToEnter peut vous aider à coller les données nécessaires dans un ou plusieurs endroits de votre courriel. Je vais vous montrer comment automatiser encore plus votre routine et vous apprendre à travailler avec des ensembles de données. En termes simples, il s'agit d'un tableau contenant des données dont vous allez extraire les valeurs nécessaires. Lorsque vous appliquez la macro WHAT TO ENTERDans la macro, vous choisissez l'enregistrement à extraire de cette table et il remplit votre courrier électronique. Aussi étrange que cela puisse paraître, c'est assez simple en pratique :)

En commençant par le début, nous devons d'abord créer un tableau. Ouvrez l'add-in, faites un clic droit sur n'importe quel dossier et choisissez " Nouveau jeu de données "dans la liste déroulante :

Le module complémentaire ouvre une nouvelle page Web dans votre navigateur par défaut, où vous devez créer votre ensemble de données. Donnez-lui un nom et commencez à remplir ses lignes et ses colonnes.

Note : Faites attention à la première colonne de votre ensemble de données, car c'est la colonne clé. Remplissez-la avec les valeurs qui vous aideront à identifier vos lignes et à choisir facilement celle dont vous aurez besoin pour prendre les données.

N'oubliez pas qu'un ensemble de données est limité à 32 lignes, 32 colonnes et 255 symboles par cellule.

Conseil : vous pouvez également importer des ensembles de données dans les modèles d'e-mails partagés. Votre tableau doit être enregistré au format .txt ou .csv et ne doit pas comporter plus de 32 lignes/colonnes (le reste sera coupé).

Une fois que vous avez ajouté et rempli les nouvelles lignes et colonnes avec les informations dont vous pouvez avoir besoin dans vos modèles, il suffit d'ajouter la macro QUOI ENTRER à votre texte. Voici mon exemple de modèle avec la macro que j'ai configurée pour coller un taux de remise à partir de l'ensemble de données :

Salut,

Ceci est une confirmation de votre commande d'aujourd'hui. Vous avez obtenu votre remise spéciale ~%WhatToEnter[{dataset : "Dataset", column : "Discount", title :"%"}] ;)

Merci de nous avoir choisis et bonne journée !

Vous voyez, je viens de sélectionner une valeur dans la colonne clé et la remise correspondante a rempli mon e-mail. Je vous l'avais dit, la colonne clé est importante :)

Modifier et supprimer des ensembles de données

Si vous avez remarqué une erreur ou si vous souhaitez ajouter ou supprimer certaines entrées, vous pouvez toujours modifier votre ensemble de données. Il suffit de le sélectionner dans le volet de l'add-in et de cliquer sur Modifier :

Vous serez de nouveau dirigé vers le navigateur où vous pourrez modifier votre tableau. Vous pouvez ajouter des lignes et des colonnes, modifier leur contenu et les déplacer comme vous le souhaitez. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Sauvez et toutes les modifications appliquées seront disponibles immédiatement.

Si vous n'avez plus besoin de cet ensemble de données, il suffit de le sélectionner et d'appuyer sur la touche Supprimer :

Il s'agissait d'un exemple simple d'un ensemble de données à champ unique afin que vous puissiez vous faire une idée de cette fonctionnalité. Plus tard, nous continuerons à l'explorer et à apprendre à tirer le meilleur parti des ensembles de données :)

Comment utiliser un ensemble de données à champs multiples lors de la rédaction d'e-mails Outlook

Maintenant que nous avons bien compris comment les ensembles de données sont créés et utilisés, il est grand temps de créer un tableau plus complexe et informatif et de remplir plusieurs endroits de votre courriel en une seule fois.

Je vais importer ma table pré-enregistrée pour ne pas vous ennuyer avec le remplissage des données et modifier un peu mon modèle pour que tous les champs nécessaires soient remplis. Je veux que mon ensemble de données soit.. :

• Collez le montant de la remise ;
• Ajoutez le lien personnel du client ;
• Remplissez quelques lignes des conditions particulières de paiement du client ;
• Insérez une belle image "Merci" ;
• Joignez un accord à l'e-mail.

Est-ce que j'en demande trop ? Non, car j'ai déjà préparé mon ensemble de données :) Vous me voyez remplir toutes ces informations à la volée :

Vous avez peut-être remarqué que certaines macros étaient préenregistrées dans un modèle. Je vous ai montré comment configurer une macro pour obtenir des données à partir de l'ensemble de données et les fusionner avec une autre macro. Si vous avez besoin de plus d'exemples ou de précisions, veuillez laisser vos commentaires dans la rubrique Commentaires section ;)

Quoi qu'il en soit, voici le texte final de mon modèle :

Salut,

Ceci est une confirmation de votre commande d'aujourd'hui. Vous avez obtenu votre remise spéciale ~%WhatToEnter[{dataset : "New Dataset", column : "Discount", title : "Discount"}] ;)

Voici votre lien personnel : ~%WhatToEnter[{dataset : "New Dataset", column : "Link", title : "Link"}]].

Il y a aussi quelques détails que nous devons souligner:~%WhatToEnter[{dataset : "New Dataset", column : "Conditions", title : "Conditions"}]

~%InsertPictureFromURL[~%WhatToEnter[ {dataset : "New Dataset", column : "Image", title : "Image"} ] ; 300 ; 200}

~%AttachFromURL[~%WhatToEnter[ {dataset : "New Dataset", column : "Attachment", title : "Attachment"} ]]]

Merci de nous avoir choisis et bonne journée !

Conseil : si vous avez besoin d'apprendre ou de vous rappeler comment fusionner des macros, reportez-vous à cette partie du tutoriel sur les macros WhatToEnter ou à la liste complète des macros pour les modèles d'e-mails partagés.

Si vous ne croyez pas la vidéo ci-dessus, installez simplement Shared Email Templates à partir de Microsoft Store, vérifiez les ensembles de données par vous-mêmes et partagez votre expérience avec moi et d'autres dans les commentaires ;)

Remplir un tableau à l'aide d'un jeu de données dans les courriels d'Outlook

La liste des capacités des ensembles de données n'est pas encore terminée. Imaginez que votre client hésite encore sur le nombre d'articles à acheter et qu'il souhaite en savoir plus sur les remises et les conditions de paiement. Au lieu d'écrire tout cela dans une longue phrase, vous feriez mieux de créer un tableau avec chaque option disponible et ses caractéristiques.

Je ne dirais pas qu'il est très rapide de créer un nouveau tableau et de le remplir avec les données que vous avez déjà dans votre ensemble de données. Cependant, il existe une solution rapide pour ce cas. Vous pouvez lier votre ensemble de données à un tableau et votre courrier électronique sera rempli avec les informations de l'ensemble de données en un clin d'œil. Vous devez.. :

1. Ouvrez un modèle et créez un tableau comportant au moins deux lignes (le nombre de colonnes est totalement libre).
2. Remplissez la première ligne du tableau, qui sera notre en-tête.
3. Faites un clic droit n'importe où sur la deuxième ligne et choisissez "Bind to dataset".
4. Choisissez l'ensemble de données dont vous voulez extraire les données et cliquez sur Ok.
5. Lorsque vous collez ce modèle, il vous sera demandé de choisir les colonnes à ajouter. Cochez toutes les colonnes ou seulement certaines d'entre elles et continuez.
6. Profitez-en ;)

Si vous souhaitez ajouter quelque chose de visuel au texte ci-dessus, vous pouvez jeter un coup d'œil à nos Docs pour les captures d'écran étape par étape de la liaison de l'ensemble de données ou regarder la petite vidéo ci-dessous.

Pour faire court, vous créez un tableau, remplissez son en-tête et le connectez à votre ensemble de données. Lorsque vous collez un modèle, il vous suffit de définir les lignes à coller et l'outil remplit votre tableau en une seconde.

Voici à quoi ressemble mon modèle après la liaison de l'ensemble de données :

Salut !

Voici les détails que vous avez demandés :

Au cas où vous auriez besoin de délier l'ensemble de données, il suffit de supprimer la ligne "connectée".

Vous voyez ? Ça ne pourrait pas être plus facile :)

En outre, vous pourriez être intéressé par la création d'un modèle Outlook dynamique qui permute automatiquement les images, les pièces jointes et le texte individuellement pour chaque utilisateur.

Conclusion

Dans cet article, j'ai couvert pour vous une option supplémentaire de notre macro super utile appelée QUOI SAISIR. Vous savez maintenant comment créer, modifier et utiliser les ensembles de données dans les modèles d'e-mails partagés et, je l'espère vraiment, vous allez commencer à les utiliser :)

Merci de votre lecture et à bientôt dans les prochains tutoriels ;)