Денес ќе ви покажам како да креирате Outlook шаблони за е-пошта со паѓачко полиња. Ќе вадиме информации од базата на податоци и ќе пополнуваме е-порака на лет. Звучи забавно? Потоа, ајде да започнеме!

Креирајте и користете збирки на податоци во Шаблони за споделени е-пошта

Пред да започнеме со основите, ќе наведам неколку редови вовед за оние кои се нови на нашиот блог и сè уште не знаат што е Шаблони за споделени е-пошта и за што зборувам за макрото ШТО ДА ВНЕСЕ. Shared Templates е алатка која може да ја претвори вашата дневна рутина во Outlook во прашање на неколку кликања. Видете, креирате сет на шаблони со потребното форматирање, линкови, слики итн. и залепете го вистинскиот шаблон за момент. Нема потреба повеќе да ги пишувате и форматирате вашите одговори, е-поштата подготвена за испраќање се креира веднаш.

Што се однесува до ШТО ДА ВНЕСЕ, го добив ова макро опфатено во мојот претходен туторијал, слободно џогирајте ја вашата меморија ;)

Како да креирате нова база на податоци и да ја користите во шаблони

Сега да се вратиме на нашата главна тема – шаблони на Outlook што може да се пополнат. Веќе знаете дека макрото WhatToEnter може да ви помогне да ги залепите потребните податоци на едно или повеќе точки од вашата е-пошта. Ќе ви покажам како уште повеќе да ја автоматизирате вашата рутина и да ве научам да работите со збирки податоци. Едноставно кажано, ова е табела со податоци од кои ќе ги извлечете потребните вредности. Кога ќе го применитеШТО ДА ВНЕСЕТЕ макро, го избирате записот што ќе го преземете од оваа табела и тој ја пополнува вашата е-пошта. Колку и да звучи чудно, во пракса е прилично лесно :)

Почнувајќи од самиот почеток, прво треба да создадеме табела. Отворете го додатокот, кликнете со десното копче на која било папка и изберете „ Нова група на податоци “ од паѓачката листа:

Додатокот ќе отвори нова веб-страница во вашиот стандарден прелистувач каде што треба да ја креирате вашата база на податоци. Дајте му име и почнете да ги пополнувате неговите редови и колони.

Забелешка. Ве молиме, обрнете внимание на првата колона од вашата база на податоци бидејќи таа би била клучната. Пополнете го со вредности што ќе ви помогнат да ги идентификувате вашите редови и лесно да го изберете оној од кој ќе треба да ги преземете податоците.

Ве молиме имајте предвид дека базата на податоци е ограничена на 32 редови, 32 колони и 255 симболи по ќелија.

Совет. Алтернативно, можете да увезете збирки на податоци во Шаблони за споделени е-пошта. Вашата табела треба да биде зачувана во .txt или .csv формат и да нема повеќе од 32 редови/колони (остатокот ќе биде отсечен).

Откако ќе ги додадете и пополните новите редови и колони со информациите што можеби ќе ви требаат во вашите шаблони, само додадете го макрото ШТО ДА ВНЕСЕТЕ во вашиот текст. Еве го мојот примерок шаблон со макрото што го поставив за залепување на дисконтна стапка од базата на податоци:

Здраво,

Ова е потврда за вашата денешна нарачка. BTW, го добивте вашиот специјален ~%WhatToEnter[{dataset:"Dataset", колона:"Discount",title:"%"}] попуст ;)

Ви благодариме што не избравте! Имајте одличен ден!

Видете, штотуку избрав вредност од клучната колона и соодветниот попуст ја наполни мојата е-пошта. Ви реков, клучната колона е важна :)

Уредете и отстранете збирки податоци

Во случај да забележите грешка или сакате да додадете/отстранете некои од влезовите, секогаш можете да ја уредувате вашата база на податоци . Само изберете го во окното на додатокот и притиснете Уреди :

Повторно ќе бидете префрлени на прелистувачот каде што треба да ја менувате вашата табела . Можете да додавате редови и колони, да ја менувате нивната содржина и да ги преместувате како што сакате. Откако ќе завршите, кликнете Зачувај и сите применети промени ќе бидат достапни веднаш.

Ако повеќе не ви треба оваа база на податоци, едноставно изберете и притиснете Избриши :

Тоа беше едноставен пример на база на податоци со едно поле за да можете да ја добиете идејата за оваа функција. Понатаму, ќе продолжиме да го истражуваме и ќе научиме да ја користиме максималната корист од збирките на податоци :)

Како да користите база на податоци со повеќе полиња кога пишувате е-пошта на Outlook

Сега имаме јасно разбирање за како се креираат и користат збирките на податоци, крајно време е да креирате посложена и поинформативна табела и да пополните повеќе места на вашата е-пошта одеднаш.

Ќе ја увезам мојата претходно зачувана табела за да не ви здодевам со пополнување на податоци и модифицирајте го мојот шаблон малку за да се направат сите потребниполињата се населуваат. Сакам мојата база на податоци да:

• Залепете го износот на попустот;
• Додајте ја личната врска на клиентот;
• Пополнете неколку линии од посебните услови за плаќање на клиентот;
• Вметнете прекрасна слика „Ви благодарам“;
• Прикачете договор на е-поштата.

Дали барам премногу? Не, бидејќи го подготвив мојот сет на податоци :) Видете ме како ги пополнувам сите тие информации на лет:

Можеби сте забележале дека некои од макроата се претходно зачувани во шаблон. Ви покажав како да поставите макро за да добивате податоци од базата на податоци и да ги споите со друго макро. Ако ви требаат повеќе примери или дополнително појаснување, ве молиме оставете ги вашите повратни информации во делот Коментари ;)

Во секој случај, еве го конечниот текст на мојот шаблон:

Здраво,

Ова е потврда за вашата денешна нарачка. BTW, го добивте вашиот специјален ~%WhatToEnter[{dataset:"New Dataset", колона:"Discount", title:"Discount"}] попуст ;)

Еве ја вашата лична врска: ~%WhatToEnter[ {dataset:"New Dataset", колона:"Link", title:"Link"}]

Има неколку детали што треба да ги истакнеме:~%WhatToEnter[{dataset:"New Dataset", колона:„Услови“, наслов:„Услови“}]

~%InsertPictureFromURL[~%WhatToEnter[ {dataset:„Нова група на податоци“, колона:„Слика“, наслов:„Слика“} ]; 300; 200}

~%AttachFromURL[~%WhatToEnter[ {dataset:"Нова група на податоци", колона:"Прилог", наслов:"Прилог"} ]]

Ви благодариме што не избравте!Имајте одличен ден!

Совет. Во случај да треба да научите или да се потсетите како да споите макроа заедно, погледнете го овој дел од упатството за макро за WhatToEnter или целосната листа на макроа за Шаблони за споделени е-пошта.

Ако не верувате во видеото погоре, само инсталирајте Шаблони за споделени е-пошта од Microsoft Store, проверете ги групите на податоци сами и споделете го вашето искуство со мене и другите во коментарите ;)

Пополнете ја табелата користејќи база на податоци во е-пораките на Outlook

Списокот со можности на базата на податоци сè уште не е завршен. Замислете го ова - вашиот клиент сè уште се сомнева колку артикли да купи и би сакал да дознае повеќе за попустите и условите за плаќање. Наместо сето тоа да го напишете во една долга реченица, подобро е да креирате табела со секоја достапна опција и нејзините карактеристики.

Не би го нарекол многу заштеда на времето за да направите нова табела и да ја пополните со податоците што ги веќе ги имате во вашата база на податоци. Сепак, постои брз решение за овој случај. Може да го поврзете вашиот сет на табела и вашата е-пошта ќе биде пополнета со информациите за сетот со намигнување. Ќе треба:

1. Отворете шаблон и креирате табела со најмалку два реда (бројот на колони зависи целосно од вас).
2. Пополнете ја првата од табелата ред бидејќи ова ќе биде нашето заглавие.
3. Десно-кликнете каде било на вториот ред и изберете „Поврзи се со базата на податоци“.
4. Изберете го податокот од кој ќе ги повлечете податоците и притиснетеВо ред.
5. Кога ќе го залепите овој шаблон, ќе биде побарано да ги изберете колоните за додавање. Штиклирајте ги сите или само некои од нив и продолжете.
6. Уживајте ;)

Ако сакате да додадете нешто визуелно во текстот погоре, можеби ќе го погледнете нашиот Документи за чекор-по-чекор слики од екранот на врзување на базата на податоци или погледнете го малото видео подолу.

Накратко, креирате табела, го пополнувате нејзиното заглавие и поврзете го со вашата база на податоци. Кога ставате шаблон, само ќе ги поставите редовите да се залепат и алатката ќе ја пополни вашата табела за секунда.

Еве како мојот шаблон почна да се грижи за врзувањето на базата на податоци:

Здраво!

Еве ги деталите што ги побаравте:

Во случај да треба да ја разврзете базата на податоци, само отстранете го редот „поврзан“.

Гледате? Не може да биде полесно :)

Дополнително, можеби ќе ве интересира да направите динамичен шаблон на Outlook кој автоматски ги менува сликите, прилозите и текстот поединечно за секој корисник.

Заклучок

Во оваа статија добив уште една опција за нашето суперкорисно макро наречено ШТО ДА ВНЕСЕТЕ опфатено за вас. Сега знаете како да креирате, уредувате и користите збирки на податоци во Шаблони за споделени е-пошта и, навистина се надевам, ќе почнете да ги користите :)

Ви благодариме што прочитавте! Се гледаме внатреследните упатства ;)