วันนี้ผมจะ แสดงให้คุณเห็น วิธี วิธี สร้าง เทมเพลตอีเมล Outlook แบบเลื่อนลง เขตข้อมูล เราจะดึงข้อมูลจากชุดข้อมูลและกรอกข้อความอีเมลได้ทันที ฟังดูน่าสนุก? ถ้าอย่างนั้นมาเริ่มกันเลย!

สร้างและใช้ชุดข้อมูลในเทมเพลตอีเมลที่ใช้ร่วมกัน

ก่อนที่เราจะเริ่มต้นด้วยพื้นฐาน ฉันจะทิ้งคำแนะนำสองสามบรรทัด สำหรับผู้ที่เพิ่งเริ่มใช้บล็อกของเราและยังไม่รู้ว่าเทมเพลตอีเมลที่ใช้ร่วมกันคืออะไร และมาโครที่ต้องป้อนอะไรที่ฉันกำลังพูดถึง เทมเพลตที่ใช้ร่วมกันเป็นเครื่องมือที่สามารถแปลงกิจวัตรประจำวันของคุณใน Outlook ให้กลายเป็นเรื่องเพียงไม่กี่คลิก ดูสิ คุณสร้างชุดเทมเพลตด้วยการจัดรูปแบบที่จำเป็น ลิงก์ รูปภาพ ฯลฯ และวางเทมเพลตที่เหมาะสมในชั่วพริบตา ไม่จำเป็นต้องพิมพ์และจัดรูปแบบการตอบกลับของคุณอีกต่อไป อีเมลที่พร้อมส่งจะถูกสร้างขึ้นทันที

สำหรับสิ่งที่ต้องป้อน ฉันได้รับมาโครนี้ครอบคลุมในบทช่วยสอนก่อนหน้านี้ อย่าลังเลที่จะ เขย่าหน่วยความจำของคุณ ;)

วิธีสร้างชุดข้อมูลใหม่และใช้ในเทมเพลต

ตอนนี้ กลับไปที่หัวข้อหลักของเรา – เทมเพลต Outlook ที่เติมได้ คุณรู้อยู่แล้วว่าแมโคร WhatToEnter สามารถช่วยคุณวางข้อมูลที่จำเป็นในหนึ่งหรือหลายจุดในอีเมลของคุณ ฉันจะแสดงวิธีทำให้กิจวัตรของคุณเป็นไปโดยอัตโนมัติมากยิ่งขึ้น และสอนคุณเกี่ยวกับการทำงานกับชุดข้อมูล พูดง่ายๆ ก็คือ นี่คือตารางที่มีข้อมูลที่คุณจะดึงค่าที่จำเป็นออกมา เมื่อคุณสมัครสิ่งที่ต้องป้อน มาโคร ให้คุณเลือกระเบียนที่จะดึงข้อมูลจากตารางนี้ และตารางนี้จะเติมอีเมลของคุณ ฟังดูแปลก แต่ในทางปฏิบัติค่อนข้างง่าย :)

เริ่มจากจุดเริ่มต้น เราต้องสร้างตารางก่อน เปิดส่วนเสริม คลิกขวาที่โฟลเดอร์ใดก็ได้ และเลือก “ ชุดข้อมูลใหม่ ” จากรายการแบบเลื่อนลง:

ส่วนเสริมจะเปิด หน้าเว็บใหม่ในเบราว์เซอร์เริ่มต้นของคุณซึ่งคุณจะต้องสร้างชุดข้อมูลของคุณ ตั้งชื่อและเริ่มกรอกแถวและคอลัมน์

หมายเหตุ โปรดใส่ใจกับคอลัมน์แรกของชุดข้อมูลของคุณเนื่องจากจะเป็นคอลัมน์หลัก กรอกค่าที่จะช่วยให้คุณระบุแถวและเลือกค่าที่คุณต้องการใช้ข้อมูลได้อย่างง่ายดาย

โปรดทราบว่าชุดข้อมูลจำกัดไว้ที่ 32 แถว 32 คอลัมน์ และ 255 สัญลักษณ์ต่อเซลล์

เคล็ดลับ หรือคุณอาจนำเข้าชุดข้อมูลไปยังเทมเพลตอีเมลที่ใช้ร่วมกัน ตารางของคุณควรบันทึกในรูปแบบ .txt หรือ .csv และมีแถว/คอลัมน์ไม่เกิน 32 แถว (ส่วนที่เหลือจะถูกตัดออก)

เมื่อคุณเพิ่มและเติมแถวและคอลัมน์ใหม่ด้วยข้อมูลที่คุณอาจต้องใช้ในเทมเพลตของคุณแล้ว เพียงเพิ่มมาโครสิ่งที่ต้องป้อนลงในข้อความของคุณ นี่คือเทมเพลตตัวอย่างของฉันพร้อมมาโครที่ฉันตั้งค่าเพื่อวางอัตราคิดลดจากชุดข้อมูล:

สวัสดี

นี่คือการยืนยันสำหรับคำสั่งซื้อวันนี้ของคุณ BTW คุณได้รับ ~%WhatToEnter[{dataset:"Dataset", คอลัมน์:"Discount",title:"%"}] ส่วนลด ;)

ขอบคุณที่เลือกเรา! ขอให้มีความสุขมาก ๆ ในวันนี้!

ดูสิ ฉันเพิ่งเลือกค่าจากคอลัมน์หลัก และส่วนลดที่เกี่ยวข้องก็เติมอีเมลของฉัน บอกคุณแล้วว่าคอลัมน์หลักมีความสำคัญ :)

แก้ไขและลบชุดข้อมูล

ในกรณีที่คุณสังเกตเห็นข้อผิดพลาดหรือต้องการเพิ่ม/ลบบางส่วนของทางเข้า คุณสามารถแก้ไขชุดข้อมูลของคุณได้ตลอดเวลา . เพียงเลือกในบานหน้าต่างของ Add-in แล้วกด แก้ไข :

คุณจะเปลี่ยนไปใช้เบราว์เซอร์อีกครั้งเพื่อแก้ไขตาราง . คุณสามารถเพิ่มแถวและคอลัมน์ เปลี่ยนเนื้อหา และย้ายตามที่คุณต้องการ เมื่อเสร็จแล้ว ให้คลิก บันทึก และการเปลี่ยนแปลงที่ใช้ทั้งหมดจะพร้อมใช้งานทันที

หากคุณไม่ต้องการชุดข้อมูลนี้อีกต่อไป เพียงเลือก และกด ลบ :

นี่เป็นตัวอย่างง่ายๆ ของชุดข้อมูลช่องเดียวเพื่อให้คุณได้แนวคิดเกี่ยวกับคุณลักษณะนี้ นอกจากนี้ เราจะสำรวจต่อไปและเรียนรู้การใช้ประโยชน์จากชุดข้อมูลให้เกิดประโยชน์สูงสุด :)

วิธีใช้ชุดข้อมูลหลายฟิลด์เมื่อเขียนอีเมล Outlook

เนื่องจากตอนนี้เรามีความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับ วิธีสร้างและใช้ชุดข้อมูล ถึงเวลาแล้วที่จะสร้างตารางที่ซับซ้อนและให้ข้อมูลมากขึ้น และกรอกข้อมูลในหลายๆ ที่ในอีเมลของคุณพร้อมกัน

ฉันจะนำเข้าตารางที่บันทึกไว้ล่วงหน้าเพื่อไม่ให้คุณเบื่อ ด้วยการกรอกข้อมูลและแก้ไขเทมเพลตของฉันเล็กน้อยเพื่อให้สิ่งที่จำเป็นทั้งหมดเขตข้อมูลได้รับการเติม ฉันต้องการให้ชุดข้อมูลของฉัน:

• วางจำนวนส่วนลด
• เพิ่มลิงก์ส่วนบุคคลของลูกค้า
• กรอกเงื่อนไขการชำระเงินพิเศษของลูกค้าสองสามบรรทัด
• ใส่รูปภาพ “ขอบคุณ” ที่น่ารัก
• แนบข้อตกลงไปกับอีเมล

ฉันกำลังมองหามากเกินไปหรือเปล่า ไม่ เนื่องจากฉันได้เตรียมชุดข้อมูลไว้แล้ว :) ดูฉันกรอกข้อมูลทั้งหมดได้ทันที:

คุณอาจสังเกตเห็นว่ามาโครบางรายการได้รับการบันทึกไว้ล่วงหน้าใน เทมเพลต ฉันแสดงวิธีตั้งค่ามาโครเพื่อรับข้อมูลจากชุดข้อมูลและรวมเข้ากับมาโครอื่น หากคุณต้องการตัวอย่างหรือคำชี้แจงเพิ่มเติม โปรดแสดงความคิดเห็นของคุณในส่วน ความคิดเห็น ;)

ยังไงก็ตาม นี่คือข้อความสุดท้ายของเทมเพลตของฉัน:

สวัสดี

นี่คือการยืนยันสำหรับคำสั่งซื้อวันนี้ของคุณ BTW คุณได้รับส่วนลดพิเศษ ~%WhatToEnter[{dataset:"New Dataset", column:"Discount", title:"Discount"}] ;)

นี่คือลิงก์ส่วนตัวของคุณ: ~%WhatToEnter[ {dataset:"New Dataset", column:"Link", title:"Link"}]

นอกจากนี้ยังมีรายละเอียดบางประการที่เราควรชี้แจง:~%WhatToEnter[{dataset:"New Dataset", คอลัมน์:"เงื่อนไข", ชื่อเรื่อง:"เงื่อนไข"}]

~%InsertPictureFromURL[~%WhatToEnter[ {ชุดข้อมูล:"ชุดข้อมูลใหม่", คอลัมน์:"รูปภาพ", ชื่อเรื่อง:"รูปภาพ"} ]; 300; 200}

~%AttachFromURL[~%WhatToEnter[ {dataset:"New Dataset", column:"Attachment", title:"Attachment"} ]]

ขอบคุณที่เลือกเรา!ขอให้มีความสุขในวันนี้!

เคล็ดลับ ในกรณีที่คุณจำเป็นต้องเรียนรู้หรือจำวิธีการผสานแมโครเข้าด้วยกัน โปรดดูส่วนนี้ของบทช่วยสอนแมโคร WhatToEnter หรือดูรายการแมโครทั้งหมดสำหรับเทมเพลตอีเมลที่ใช้ร่วมกัน

หากคุณไม่เชื่อวิดีโอด้านบน เพียงติดตั้งเทมเพลตอีเมลที่ใช้ร่วมกันจาก Microsoft Store ตรวจสอบชุดข้อมูลด้วยตัวคุณเอง และแบ่งปันประสบการณ์ของคุณกับฉันและคนอื่นๆ ในความคิดเห็น ;)

กรอกตารางโดยใช้ ชุดข้อมูลในอีเมล Outlook

รายการความสามารถของชุดข้อมูลยังไม่เสร็จสิ้น ลองนึกภาพตามนี้ – ลูกค้าของคุณยังคงสงสัยว่าจะซื้อสินค้ากี่ชิ้น และต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับส่วนลดและเงื่อนไขการชำระเงิน แทนที่จะเขียนทั้งหมดในประโยคเดียวยาวๆ คุณควรสร้างตารางที่มีตัวเลือกแต่ละตัวเลือกและคุณลักษณะต่างๆ ของตาราง

ฉันจะไม่เรียกว่าเป็นการประหยัดเวลามากนักในการสร้างตารางใหม่และเติมข้อมูลที่คุณ มีอยู่แล้วในชุดข้อมูลของคุณ อย่างไรก็ตาม มีวิธีแก้ไขด่วนสำหรับกรณีนี้ คุณสามารถผูกชุดข้อมูลของคุณกับตารางและอีเมลของคุณจะเต็มไปด้วยข้อมูลของชุดข้อมูลในพริบตา คุณจะต้อง:

1. เปิดเทมเพลตและสร้างตารางที่มีอย่างน้อยสองแถว (จำนวนคอลัมน์ทั้งหมดขึ้นอยู่กับคุณ)
2. ป้อนข้อมูลในตารางก่อน แถวนี้จะเป็นส่วนหัวของเรา
3. คลิกขวาที่ใดก็ได้ในแถวที่สองแล้วเลือก "ผูกกับชุดข้อมูล"
4. เลือกชุดข้อมูลที่จะดึงข้อมูลมาและกดตกลง
5. เมื่อคุณวางเทมเพลตนี้ ระบบจะขอให้คุณเลือกคอลัมน์ที่จะเพิ่ม ทำเครื่องหมายทั้งหมดหรือเพียงบางส่วนและดำเนินการต่อ
6. เพลิดเพลิน ;)

หากคุณต้องการเพิ่มสิ่งที่มองเห็นให้กับข้อความด้านบน คุณอาจลองดูที่ เอกสารสำหรับภาพหน้าจอแบบทีละขั้นตอนของการรวมชุดข้อมูล หรือดูวิดีโอขนาดเล็กด้านล่าง

เรื่องสั้น คุณสร้างตาราง กรอกส่วนหัวและ เชื่อมต่อกับชุดข้อมูลของคุณ เมื่อวางเทมเพลต คุณจะตั้งค่าแถวที่จะวางและเครื่องมือจะเติมตารางของคุณในไม่กี่วินาที

ต่อไปนี้คือวิธีที่เทมเพลตของฉันเริ่มดูแลการผูกชุดข้อมูล:

สวัสดี!

นี่คือรายละเอียดที่คุณขอ:

ในกรณีที่คุณต้องการยกเลิกการผูกชุดข้อมูล ให้ลบแถว "เชื่อมต่อ" ออก

เห็นไหม ง่ายกว่านี้ไม่มีอีกแล้ว :)

นอกจากนี้ คุณอาจสนใจสร้างเทมเพลต Outlook แบบไดนามิกที่จะสลับรูปภาพ ไฟล์แนบ และข้อความสำหรับผู้ใช้แต่ละรายโดยอัตโนมัติ

สรุป

ในบทความนี้ ฉันมีอีกหนึ่งตัวเลือกสำหรับมาโครที่มีประโยชน์อย่างยิ่งของเราซึ่งเรียกว่า "สิ่งที่ต้องป้อน" ซึ่งครอบคลุมถึงคุณ ตอนนี้คุณรู้วิธีสร้าง แก้ไข และใช้ชุดข้อมูลในเทมเพลตอีเมลที่ใช้ร่วมกันแล้ว และฉันหวังว่าจะเริ่มใช้มัน :)

ขอบคุณที่อ่าน! เจอกันในบทแนะนำถัดไป ;)