Dzisiaj będę pokazać ci jak do utworzyć Szablony maili w Outlooku z rozwijanymi polami. Będziemy wyciągać informacje ze zbioru danych i wypełniać wiadomość mailową w locie. Brzmi fajnie, więc zaczynamy!

Tworzenie i wykorzystywanie zbiorów danych w udostępnionych szablonach wiadomości e-mail

Zanim zaczniemy od podstaw, rzucę kilka linijek wstępu dla tych, którzy są nowi na naszym blogu i nie wiedzą jeszcze, co to jest Shared Email Templates i o czym mówi makro WHAT TO ENTER. Shared Templates to narzędzie, które może zamienić Twoją codzienną rutynę w Outlooku w kwestię kilku kliknięć. Zobacz, tworzysz zestaw szablonów z niezbędnym formatowaniem, linkami, obrazkami itp.i w jednej chwili wklej odpowiedni szablon. Nie musisz już wpisywać i formatować odpowiedzi, gotowy do wysłania e-mail jest tworzony w locie.

Jeśli chodzi o to, CO WPROWADZIĆ, to makro zostało omówione w moim poprzednim tutorialu, nie krępuj się, bo możesz sobie przypomnieć ;)

Jak stworzyć nowy zbiór danych i używać go w szablonach

Wróćmy teraz do naszego głównego tematu - wypełnialnych szablonów Outlooka. Wiesz już, że makro WhatToEnter pomoże Ci wkleić potrzebne dane w jednym lub wielu miejscach Twojego maila. Pokażę Ci, jak jeszcze bardziej zautomatyzować tę czynność i nauczę Cię pracy z zestawami danych. Mówiąc najprościej, jest to tabela z danymi, z których będziesz pobierać potrzebne wartości. Kiedy zastosujesz makro WHAT TO ENTERmakro, wybierasz rekord, który chcesz pobrać z tej tabeli i on zaludnia Twojego maila. Jak dziwnie to brzmi, w praktyce jest to całkiem proste :)

Zaczynając od samego początku, musimy najpierw stworzyć tabelę. Otwórz dodatek, kliknij prawym przyciskiem myszy dowolny folder i wybierz " Nowy zbiór danych " z listy rozwijanej:

Dodatek otworzy w domyślnej przeglądarce nową stronę internetową, na której masz stworzyć swój zbiór danych. Nadaj mu nazwę i zacznij wypełniać jego wiersze i kolumny.

Uwaga. Zwróć uwagę na pierwszą kolumnę swojego zestawu danych, ponieważ będzie ona kluczowa. Wypełnij ją wartościami, które pomogą Ci zidentyfikować Twoje wiersze i łatwo wybrać ten, z którego będziesz musiał pobrać dane.

Należy pamiętać, że zbiór danych jest ograniczony do 32 wierszy, 32 kolumn i 255 symboli na komórkę.

Wskazówka. Alternatywnie możesz importować zbiory danych do Współdzielonych Szablonów Email. Twoja tabela powinna być zapisana w formacie .txt lub .csv i mieć nie więcej niż 32 wiersze/kolumny (reszta zostanie obcięta).

Po dodaniu i wypełnieniu nowych wierszy i kolumn informacjami, których możesz potrzebować w swoich szablonach, po prostu dodaj makro CO WPROWADZIĆ do swojego tekstu. Oto mój przykładowy szablon z makrem, które ustawiłem, aby wkleić stopę dyskontową ze zbioru danych:

Cześć,

To jest potwierdzenie Twojego dzisiejszego zamówienia. BTW, dostałeś swój specjalny ~%WhatToEnter[{dataset: "Dataset", column: "Discount", title:"%"}] rabat ;)

Dziękujemy za wybranie nas, życzymy miłego dnia!

Zobacz, właśnie wybrałem wartość z kolumny klucz i odpowiedni rabat zaludnił mi maila. Mówiłem, że kolumna klucz jest ważna :)

Edycja i usuwanie zestawów danych

W razie gdybyś zauważył błąd lub chciał dodać/usunąć niektóre wejścia, zawsze możesz edytować swój zbiór danych. Wystarczy, że zaznaczysz go w okienku dodatku i klikniesz na Edytuj :

Zostaniesz ponownie przełączony do przeglądarki, gdzie masz zmodyfikować swoją tabelę. Możesz dodawać wiersze i kolumny, zmieniać ich zawartość i przenosić je w dowolny sposób. Gdy skończysz, kliknij Zapisz i wszystkie zastosowane zmiany będą dostępne od razu.

Jeśli nie potrzebujesz już tego zbioru danych, po prostu wybierz go i naciśnij Usuń :

To był prosty przykład jednopolowego zbioru danych, abyście mogli poznać ideę tej funkcji. Dalej będziemy ją zgłębiać i uczyć się wykorzystywać maksimum możliwości zbiorów danych :)

Jak używać wielopolowego zbioru danych podczas pisania wiadomości e-mail w programie Outlook

Ponieważ teraz mamy jasne zrozumienie, jak tworzone i używane są zbiory danych, nadszedł czas, aby stworzyć bardziej złożoną i informacyjną tabelę i wypełnić wiele miejsc w swoim e-mailu na raz.

Zaimportuję moją wcześniej zapisaną tabelę, aby nie zanudzać Cię wypełnianiem danych i zmodyfikuję nieco mój szablon, aby wszystkie niezbędne pola zostały wypełnione. Chcę, aby mój zbiór danych był:

• Wklejenie kwoty rabatu;
• Dodaj osobisty link klienta;
• Wypełnij kilka linii specjalnych warunków płatności klienta;
• Wstaw piękny obrazek "Dziękuję";
• Do maila dołącz umowę.

Czy szukam zbyt wiele? Nie, ponieważ mam przygotowany swój zestaw danych :) Zobacz, jak wypełniam wszystkie te informacje w locie:

Być może zauważyłeś, że niektóre makra zostały wstępnie zapisane w szablonie. Pokazałem Ci, jak skonfigurować makro, aby pobrać dane ze zbioru danych i połączyć je z innym makrem. Jeśli potrzebujesz więcej przykładów lub dalszych wyjaśnień, zostaw swoją opinię w dziale Uwagi dział ;)

Anyways, oto ostateczny tekst mojego szablonu:

Cześć,

To jest potwierdzenie Twojego dzisiejszego zamówienia. BTW, dostałeś swój specjalny ~%WhatToEnter[{dataset: "New Dataset", column: "Discount", title: "Discount"}] rabat ;)

Oto idzie twój osobisty link: ~%WhatToEnter[{dataset: "New Dataset", column: "Link", title: "Link"}]

Jest też kilka szczegółów, na które powinniśmy zwrócić uwagę:~%WhatToEnter[{dataset: "New Dataset", column: "Conditions", title: "Conditions"}]

~%InsertPictureFromURL[~%WhatToEnter[ {dataset: "New Dataset", column: "Image", title: "Image"} ]; 300; 200}

~%AttachFromURL[~%WhatToEnter[ {dataset: "New Dataset", column: "Attachment", title: "Attachment"} ]]

Dziękujemy za wybranie nas, życzymy miłego dnia!

Wskazówka. W przypadku, gdy potrzebujesz nauczyć się lub przypomnieć sobie jak łączyć makra ze sobą, zapoznaj się z tą częścią samouczka makr WhatToEnter lub z pełną listą makr dla Shared Email Templates.

Jeśli nie wierzycie w powyższy filmik, to po prostu zainstalujcie Shared Email Templates z Microsoft Store, sprawdźcie sami zbiory danych i podzielcie się swoimi doświadczeniami ze mną i innymi w Komentarzach ;)

Wypełnij tabelę przy użyciu zbioru danych w wiadomościach e-mail programu Outlook

Lista możliwości zbioru danych jeszcze się nie skończyła. Wyobraź sobie taką sytuację - Twój klient wciąż ma wątpliwości, ile sztuk kupić, chciałby dowiedzieć się więcej na temat rabatów i warunków płatności. Zamiast pisać to wszystko w jednym długim zdaniu, lepiej stwórz tabelę z każdą dostępną opcją i jej charakterystyką.

Nie nazwałbym tego bardzo oszczędzającym czas tworzeniem nowej tabeli i wypełnianiem jej danymi, które już masz w swoim zbiorze danych. Istnieje jednak szybkie obejście dla tego przypadku. Możesz powiązać swój zbiór danych z tabelą, a twój e-mail zostanie wypełniony informacjami o zbiorze danych w mgnieniu oka.Będziesz musiał:

1. Otwórz szablon i utwórz tabelę z co najmniej dwoma wierszami (liczba kolumn jest całkowicie zależna od Ciebie).
2. Wypełnij pierwszy wiersz tabeli, ponieważ będzie to nasz nagłówek.
3. Kliknij prawym przyciskiem myszy w dowolnym miejscu drugiego wiersza i wybierz "Bind to dataset".
4. Wybierz zbiór danych, z którego chcesz pobrać dane i kliknij Ok.
5. Po wklejeniu tego szablonu zostaniesz poproszony o wybór kolumn do dodania. Zaznacz wszystkie lub tylko niektóre z nich i przejdź dalej.
6. Smacznego ;)

Jeśli chciałbyś dodać coś wizualnego do powyższego tekstu, możesz zajrzeć do naszych Docsów, aby zobaczyć zrzuty ekranowe krok po kroku wiążące zestaw danych lub sprawdzić mały filmik poniżej.

W skrócie, tworzysz tabelę, wypełniasz jej nagłówek i łączysz ją ze swoim zbiorem danych. Podczas wklejania szablonu, po prostu ustawiasz wiersze do wklejenia, a narzędzie wypełni twoją tabelę w ciągu sekundy.

Oto jak zaczął wyglądać mój szablon po związaniu z datasetem:

Cześć!

Oto szczegóły, o które prosiłeś:

Na wypadek, gdybyś musiał odczepić zbiór danych, po prostu usuń "połączony" wiersz.

Zobaczcie, nie mogło być prościej :)

Dodatkowo możesz być zainteresowany wykonaniem dynamicznego szablonu Outlooka, który automatycznie przełącza obrazy, załączniki i tekst indywidualnie dla każdego użytkownika.

Wniosek

W tym artykule mam dla Ciebie jeszcze jedną opcję naszego super pomocnego makra o nazwie CO WPROWADZIĆ. Teraz już wiesz jak tworzyć, edytować i wykorzystywać zbiory danych w Shared Email Templates i, mam wielką nadzieję, zaczniesz z nich korzystać :)

Dziękuję za przeczytanie! Do zobaczenia w kolejnych tutorialach ;)