اليوم سأوضح لك كيف إلى إنشاء قوالب البريد الإلكتروني في Outlook مع القائمة المنسدلة مجالات. سنقوم بسحب المعلومات من مجموعة البيانات وملء رسالة بريد إلكتروني بسرعة. يبدو ممتع؟ فلنبدأ بعد ذلك!

إنشاء واستخدام مجموعات البيانات في قوالب البريد الإلكتروني المشتركة

قبل أن نبدأ بالأساسيات ، سأقوم بإسقاط بضعة أسطر من المقدمة بالنسبة لأولئك الجدد على مدونتنا ولا يعرفون حتى الآن ما هي قوالب البريد الإلكتروني المشتركة وما هو الماكرو الذي أتحدث عنه. القوالب المشتركة هي أداة يمكنها تحويل روتينك اليومي في Outlook إلى بضع نقرات. انظر ، يمكنك إنشاء مجموعة من القوالب بالتنسيق اللازم ، والروابط ، والصور ، وما إلى ذلك ، ولصق القالب الصحيح في لحظة. لا حاجة لكتابة ردودك وتنسيقها بعد الآن ، يتم إنشاء البريد الإلكتروني الجاهز للإرسال بسرعة.

أما بالنسبة إلى ما يجب إدراجه ، فقد قمت بتغطية هذا الماكرو في تعليمي السابق ، فلا تتردد في تحريك ذاكرتك ؛)

كيفية إنشاء مجموعة بيانات جديدة واستخدامها في القوالب

الآن دعنا نعود إلى موضوعنا الرئيسي - قوالب Outlook القابلة للتعبئة. أنت تعلم بالفعل أن ماكرو WhatToEnter يمكن أن يساعدك في لصق البيانات الضرورية في مكان واحد أو عدة نقاط من بريدك الإلكتروني. سأوضح لك كيفية أتمتة روتينك بشكل أكبر وأعلمك العمل باستخدام مجموعات البيانات. ببساطة ، هذا جدول يحتوي على بيانات ستسحب منها القيم الضرورية. عندما تقوم بتطبيقما الذي يجب إدخاله في الماكرو ، يمكنك اختيار السجل المراد استرداده من هذا الجدول ويقوم بملء بريدك الإلكتروني. بقدر ما يبدو الأمر غريبًا ، فمن السهل جدًا في الممارسة :)

بدءًا من البداية ، نحتاج إلى إنشاء جدول أولاً. افتح الوظيفة الإضافية ، وانقر بزر الماوس الأيمن فوق أي مجلد واختر " مجموعة بيانات جديدة " من القائمة المنسدلة:

ستفتح الوظيفة الإضافية صفحة ويب جديدة في متصفحك الافتراضي حيث يتعين عليك إنشاء مجموعة البيانات الخاصة بك. أعطه اسمًا وابدأ في ملء صفوفه وأعمدته.

ملاحظة. يرجى الانتباه إلى العمود الأول من مجموعة البيانات الخاصة بك لأنه سيكون العمود الرئيسي. املأه بالقيم التي ستساعدك في تحديد صفوفك واختيار بسهولة القيمة التي ستحتاج إلى أخذ البيانات منها.

يُرجى الانتباه إلى أن مجموعة البيانات تقتصر على 32 صفًا و 32 عمودًا و 255 رمزًا لكل خلية.

نصيحة. بدلاً من ذلك ، يمكنك استيراد مجموعات البيانات إلى قوالب البريد الإلكتروني المشتركة. يجب حفظ جدولك بتنسيق .txt أو .csv وألا يحتوي على أكثر من 32 صفًا / عمودًا (سيتم اقتطاع الباقي).

بمجرد إضافة الصفوف والأعمدة الجديدة وملئها بالمعلومات التي قد تحتاجها في النماذج ، ما عليك سوى إضافة ماكرو "ما يجب إدخاله" إلى النص. إليك نموذج القالب الخاص بي مع الماكرو الذي قمت بإعداده للصق معدل الخصم من مجموعة البيانات:

مرحبًا ،

هذا تأكيد لطلبك اليوم. راجع للشغل ، لقد حصلت على ~٪ WhatToEnter الخاص بك [{dataset: "Dataset" ، العمود: "الخصم" ،العنوان: "٪"}] خصم ؛)

شكرًا لاختيارك لنا! أتمنى لك يومًا سعيدًا!

انظر ، لقد حددت للتو قيمة من عمود المفتاح وعبأ الخصم المقابل بريدي الإلكتروني. أخبرك ، أن عمود المفتاح مهم :)

تحرير مجموعات البيانات وإزالتها

في حال لاحظت وجود خطأ أو كنت ترغب في إضافة / إزالة بعض المداخل ، يمكنك دائمًا تعديل مجموعة البيانات الخاصة بك . ما عليك سوى تحديده في جزء الوظيفة الإضافية واضغط على تعديل :

سيتم تحويلك إلى المتصفح مرة أخرى حيث تريد تعديل جدولك . يمكنك إضافة صفوف وأعمدة وتغيير محتواها ونقلها بالطريقة التي تريدها. بمجرد الانتهاء ، انقر فوق حفظ وستتوفر جميع التغييرات المطبقة على الفور.

إذا لم تعد بحاجة إلى مجموعة البيانات هذه ، فما عليك سوى تحديد واضغط على حذف :

لقد كان مثالًا بسيطًا لمجموعة بيانات ذات حقل واحد حتى تتمكن من الحصول على فكرة هذه الميزة. علاوة على ذلك ، سنواصل استكشافها وتعلم الاستفادة القصوى من مجموعات البيانات :)

كيفية استخدام مجموعة بيانات متعددة الحقول عند كتابة رسائل البريد الإلكتروني في Outlook

كما هو الحال الآن لدينا فهم واضح حول كيف يتم إنشاء مجموعات البيانات واستخدامها ، فقد حان الوقت لإنشاء جدول أكثر تعقيدًا وغنيًا بالمعلومات وملء أماكن متعددة من بريدك الإلكتروني في وقت واحد.

سأستورد الجدول المحفوظ مسبقًا حتى لا أتحمل عليك مع ملء البيانات وتعديل القالب الخاص بي قليلاً بحيث يكون كل ما يلزميتم ملء الحقول. أريد أن تقوم مجموعة البيانات الخاصة بي بما يلي:

• لصق مبلغ الخصم ؛
• إضافة الرابط الشخصي للعميل ؛
• ملء بضعة أسطر من شروط الدفع الخاصة بالعميل ؛
• أدخل صورة رائعة "شكرًا لك" ؛
• إرفاق اتفاقية بالبريد الإلكتروني.

هل أبحث عن الكثير؟ لا ، نظرًا لأنني أعددت مجموعة البيانات الخاصة بي :) انظر لي في ملء كل هذه المعلومات بسرعة:

ربما لاحظت أن بعض وحدات الماكرو تم حفظها مسبقًا في قالب. لقد أوضحت لك كيفية إعداد ماكرو للحصول على البيانات من مجموعة البيانات ودمجها مع ماكرو آخر. إذا كنت بحاجة إلى مزيد من الأمثلة أو المزيد من التوضيح ، فالرجاء ترك تعليقاتك في قسم التعليقات ؛)

على أي حال ، هذا هو النص النهائي لنموذجي:

مرحبًا ،

هذا تأكيد لطلبك اليوم. راجع للشغل ، لقد حصلت على خصم ~٪ WhatToEnter [{dataset: "New Dataset" ، العمود: "الخصم" ، العنوان: "الخصم"}] الخصم ؛)

إليك الرابط الشخصي: ~٪ WhatToEnter [ {dataset: "New Dataset"، العمود: "Link"، title: "Link"}]

هناك أيضًا بعض التفاصيل التي يجب أن نشير إليها: ~٪ WhatToEnter [{dataset: "New Dataset"، العمود: "الشروط" ، العنوان: "الشروط"}]

~٪ InsertPictureFromURL [~٪ WhatToEnter [{dataset: "New Dataset" ، العمود: "Image" ، العنوان: "Image"}] ؛ 300 ؛ 200}

~٪ AttachFromURL [~٪ WhatToEnter [{dataset: "New Dataset" ، العمود: "Attachment" ، العنوان: "Attachment"}]]

شكرًا لاختيارنا!أتمنى لك يومًا سعيدًا!

نصيحة. إذا كنت بحاجة إلى معرفة كيفية دمج وحدات الماكرو معًا أو تذكرها ، فارجع إلى هذا الجزء من البرنامج التعليمي للماكرو WhatToEnter أو إلى القائمة الكاملة لوحدات الماكرو لقوالب البريد الإلكتروني المشتركة.

إذا كنت لا تصدق الفيديو أعلاه ، فقط قم بتثبيت قوالب البريد الإلكتروني المشتركة من Microsoft Store ، وتحقق من مجموعات البيانات من قبل أنفسكم وشارك تجربتك معي ومع الآخرين في التعليقات ؛)

املأ الجدول باستخدام مجموعة البيانات في رسائل البريد الإلكتروني في Outlook

قائمة إمكانيات مجموعة البيانات لم تنته بعد. تخيل هذا - لا يزال عميلك يشك في عدد العناصر التي يجب شراؤها ويرغب في معرفة المزيد عن الخصومات وشروط الدفع. بدلاً من كتابتها كلها في جملة طويلة واحدة ، من الأفضل إنشاء جدول بكل خيار متاح وخصائصه.

لن أسميها موفرة للوقت لإنشاء جدول جديد وملئه بالبيانات التي تريدها. لديك بالفعل في مجموعة البيانات الخاصة بك. ومع ذلك ، يوجد حل سريع لهذه الحالة. يمكنك ربط مجموعة البيانات الخاصة بك بجدول وسيتم ملء بريدك الإلكتروني بمعلومات مجموعة البيانات في لمح البصر. ستحتاج إلى:

1. فتح قالب وإنشاء جدول به صفين على الأقل (عدد الأعمدة متروك لك تمامًا).
2. املأ الجدول أولاً صف لأن هذا سيكون رأسنا.
3. انقر بزر الماوس الأيمن في أي مكان في الصف الثاني واختر "ربط بمجموعة البيانات".
4. اختر مجموعة البيانات لسحب البيانات منها واضغطحسنًا.
5. عند لصق هذا النموذج ، سيُطلب منك اختيار الأعمدة المراد إضافتها. حدد جميعها أو بعضها فقط وقم بالمتابعة.
6. استمتع ؛)

إذا كنت ترغب في إضافة شيء مرئي إلى النص أعلاه ، يمكنك إلقاء نظرة على محرّر المستندات للحصول على لقطات شاشة خطوة بخطوة لربط مجموعة البيانات أو تحقق من الفيديو الصغير أدناه.

قصة طويلة قصيرة ، يمكنك إنشاء جدول وملء رأسه و قم بتوصيله بمجموعة البيانات الخاصة بك. عند لصق قالب ، ستقوم فقط بتعيين الصفوف للصق وستقوم الأداة بملء الجدول الخاص بك في ثانية. مرحبًا!

فيما يلي التفاصيل التي طلبتها:

في حال احتجت إلى إلغاء ربط مجموعة البيانات ، ما عليك سوى إزالة الصف "المتصل".

انظر؟ لا يمكن أن يكون الأمر أسهل :)

بالإضافة إلى ذلك ، قد تكون مهتمًا بإنشاء نموذج Outlook ديناميكي يقوم تلقائيًا بتبديل الصور والمرفقات والنص بشكل فردي لكل مستخدم.

الخاتمة

في هذه المقالة ، حصلت على خيار واحد آخر من الماكرو المفيد للغاية المسمى WHAT TO ENTER. أنت الآن تعرف كيفية إنشاء مجموعات البيانات وتحريرها واستخدامها في قوالب البريد الإلكتروني المشتركة ، وآمل حقًا أن أبدأ في استخدامها :)

شكرًا على القراءة! أراك بالداخلالدروس التالية ؛)