I dag vil jeg vise dig hvordan til oprette Outlook-e-mailskabeloner med dropdown-felter. Vi skal hente oplysninger fra et datasæt og udfylde en e-mailmeddelelse i farten. Lyder det sjovt? Så lad os komme i gang!

Opret og brug datasæt i delte e-mail-skabeloner

Før vi begynder med det grundlæggende, vil jeg droppe et par linjer af introduktion for dem, der er nye til vores blog og ikke ved endnu, hvad er Shared Email Templates og hvad det er for et makro jeg taler om. Shared Templates er et værktøj, der kan konvertere din daglige rutine i Outlook til et spørgsmål om et par klik. Se, du opretter et sæt af skabeloner med den nødvendige formatering, links, billeder, osv.og indsæt den rigtige skabelon på et øjeblik. Du behøver ikke længere at skrive og formatere dine svar, den e-mail, der er klar til at blive sendt, oprettes i en fart.

Hvad angår HVAD MAN SKAL indtaste, har jeg dækket denne makro i min tidligere tutorial, men du er velkommen til at genopfriske din hukommelse ;)

Sådan opretter du et nyt datasæt og bruger det i skabeloner

Lad os nu vende tilbage til vores hovedemne - Outlook-skabeloner, der kan udfyldes. Du ved allerede, at makroen WhatToEnter kan hjælpe dig med at indsætte de nødvendige data i et eller flere steder i din e-mail. Jeg vil vise dig, hvordan du kan automatisere din rutine endnu mere og lære dig at arbejde med datasæt. Kort sagt er dette en tabel med data, som du vil trække de nødvendige værdier fra. Når du anvender makroen WHAT TO ENTERmakro, du vælger den post, der skal hentes fra denne tabel, og den udfylder din e-mail. Hvor mærkeligt det end lyder, så er det ret nemt i praksis :)

Vi skal starte helt fra begyndelsen og først oprette en tabel. Åbn tilføjelsesprogrammet, højreklik på en mappe og vælg " Nyt datasæt " fra rullelisten:

Tilføjelsesprogrammet åbner en ny webside i din standardbrowser, hvor du skal oprette dit datasæt. Giv det et navn, og begynd at udfylde rækker og kolonner.

Bemærk: Vær opmærksom på den første kolonne i dit datasæt, da det er den vigtigste kolonne. Udfyld den med værdier, der hjælper dig med at identificere dine rækker og nemt vælge den kolonne, du skal tage dataene fra.

Husk på, at et datasæt er begrænset til 32 rækker, 32 kolonner og 255 symboler pr. celle.

Tip. Alternativt kan du importere datasæt til Shared Email Templates. Din tabel skal være gemt i .txt- eller .csv-format og må ikke have mere end 32 rækker/kolonner (resten vil blive skåret fra).

Når du har tilføjet og udfyldt de nye rækker og kolonner med de oplysninger, du har brug for i dine skabeloner, skal du blot tilføje makroen WHAT TO ENTER til din tekst. Her er min eksempelskabelon med den makro, jeg har oprettet til at indsætte en rabat fra datasættet:

Hej,

Dette er en bekræftelse på din bestilling i dag. Du har i øvrigt fået din særlige ~%WhatToEnter[{dataset: "Dataset", column: "Discount", title:"%"}] rabat ;)

Tak, fordi du valgte os! Hav en god dag!

Se, jeg har lige valgt en værdi fra nøglekolonnen, og den tilsvarende rabat har udfyldt min e-mail. Jeg sagde jo, at nøglekolonnen er vigtig :)

Rediger og fjern datasæt

Hvis du har opdaget en fejl eller ønsker at tilføje/fjern nogle af indgangene, kan du altid redigere dit datasæt. Du skal blot vælge det i tilføjelsesvinduet og trykke på Rediger :

Du vil blive skiftet til browseren igen, hvor du skal ændre din tabel. Du kan tilføje rækker og kolonner, ændre deres indhold og flytte dem som du vil. Når du er færdig, skal du klikke på Gem og alle de anvendte ændringer vil være tilgængelige med det samme.

Hvis du ikke længere har brug for dette datasæt, skal du blot vælge det og trykke på Slet :

Det var et simpelt eksempel på et datasæt med et enkelt felt, så du kunne få en idé om denne funktion. Vi vil fortsætte med at udforske den og lære at udnytte datasæt maksimalt :)

Sådan bruger du datasæt med flere felter, når du skriver Outlook-e-mails

Da vi nu har en klar forståelse for, hvordan datasæt oprettes og bruges, er det på tide at oprette en mere kompleks og informativ tabel og udfylde flere steder i din e-mail på én gang.

Jeg vil importere min præ-gemte tabel for ikke at kede dig med at fylde data og ændre min skabelon lidt, så alle de nødvendige felter bliver udfyldt. Jeg vil have mit datasæt til at:

• Indsæt rabatbeløbet;
• Tilføj kundens personlige link;
• Udfyld et par linjer med kundens særlige betalingsbetingelser;
• Indsæt et smukt "Tak"-billede;
• Vedhæft en aftale til e-mailen.

Er jeg på udkig efter for meget? Nej, da jeg har forberedt mit datasæt :) Jeg kan se mig selv udfylde alle disse oplysninger i en fart:

Du har måske bemærket, at nogle af makroerne var gemt på forhånd i en skabelon. Jeg viste dig, hvordan du opsatte en makro til at hente data fra datasættet og flette dem med en anden makro. Hvis du har brug for flere eksempler eller yderligere præciseringer, kan du skrive din feedback i Kommentarer sektion ;)

Nå, men her er den endelige tekst til min skabelon:

Hej,

Dette er en bekræftelse på din bestilling i dag. Du har i øvrigt fået din særlige ~%WhatToEnter[{dataset: "New Dataset", column: "Discount", title: "Discount"}] rabat ;)

Her kommer dit personlige link: ~%WhatToEnter[{dataset: "New Dataset", column: "Link", title: "Link"}]

Der er også et par detaljer, som vi bør påpege:~%WhatToEnter[{dataset: "New Dataset", column: "Conditions", title: "Conditions"}]

~%InsertPictureFromURL[~%WhatToEnter[ {dataset: "New Dataset", column: "Image", title: "Image"} ] ]; 300; 200}

~%AttachFromURL[~%WhatToEnter[ {dataset: "New Dataset", column: "Attachment", title: "Attachment"} ] ]]

Tak, fordi du valgte os! Hav en god dag!

Tip. Hvis du har brug for at lære eller huske, hvordan du fletter makroer sammen, kan du se denne del af WhatToEnter-makrovejledningen eller den komplette liste over makroer til delte e-mail-skabeloner.

Hvis du ikke tror på videoen ovenfor, skal du bare installere Shared Email Templates fra Microsoft Store, tjekke datasæt selv og dele dine erfaringer med mig og andre i kommentarerne ;)

Udfyld en tabel ved hjælp af datasæt i Outlook-e-mails

Listen over datasættets muligheder er ikke færdig endnu. Forestil dig dette - din kunde er stadig i tvivl om, hvor mange varer han skal købe, og vil gerne vide mere om rabatter og betalingsbetingelser. I stedet for at skrive det hele i én lang sætning er det bedre at oprette en tabel med hver enkelt mulighed og dens egenskaber.

Jeg vil ikke kalde det særlig tidsbesparende at lave en ny tabel og fylde den med de data, du allerede har i dit datasæt. Der er dog en hurtig løsning i dette tilfælde. Du kan binde dit datasæt til en tabel, og din e-mail vil blive fyldt med datasættets oplysninger i et snuptag. Du skal:

1. Åbn en skabelon, og opret en tabel med mindst to rækker (antallet af kolonner er helt op til dig).
2. Udfyld tabellens første række, da dette bliver vores overskrift.
3. Højreklik på et vilkårligt sted på den anden række, og vælg "Bind til datasæt".
4. Vælg det datasæt, du vil hente dataene fra, og tryk på Ok.
5. Når du indsætter denne skabelon, bliver du bedt om at vælge de kolonner, der skal tilføjes. Marker alle eller kun nogle af dem, og fortsæt.
6. God fornøjelse ;)

Hvis du gerne vil tilføje noget visuelt til teksten ovenfor, kan du kigge på vores Docs for at se trinvise skærmbilleder af datasættet eller se den lille video nedenfor.

Kort fortalt opretter du en tabel, udfylder dens overskrift og forbinder den med dit datasæt. Når du indsætter en skabelon, indstiller du bare rækkerne til at blive indsat, og værktøjet udfylder din tabel på et øjeblik.

Her er hvordan min skabelon begyndte at se ud efter binding af datasættet:

Hej!

Her er de oplysninger, du bad om:

Hvis du har brug for at ophæve bindingen af datasættet, skal du blot fjerne rækken "forbundet".

Se? Det kunne ikke være nemmere :)

Derudover kan du være interesseret i at lave en dynamisk Outlook-skabelon, der automatisk skifter billeder, vedhæftede filer og tekst individuelt for hver bruger.

Konklusion

I denne artikel har jeg dækket endnu en mulighed i vores super-hjælpsomme makro kaldet WHAT TO ENTER for dig. Nu ved du, hvordan du opretter, redigerer og bruger datasæt i Shared Email Templates, og jeg håber virkelig, at du vil begynde at bruge dem :)

Tak fordi du læste med! Vi ses i de næste tutorials ;)