Σήμερα θα να σας δείξω πώς στο δημιουργήστε το Πρότυπα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook με πτυσσόμενα πεδία. Θα αντλούμε πληροφορίες από ένα σύνολο δεδομένων και θα συμπληρώνουμε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εν κινήσει. Ακούγεται διασκεδαστικό; Τότε ας ξεκινήσουμε!

Δημιουργία και χρήση συνόλων δεδομένων σε κοινόχρηστα πρότυπα email

Πριν ξεκινήσουμε με τα βασικά, θα ρίξω μερικές εισαγωγικές γραμμές για όσους είναι νέοι στο blog μας και δεν γνωρίζουν ακόμα τι είναι τα Shared Email Templates και για τι το WHAT TO ENTER macro μιλάω. Τα Shared Templates είναι ένα εργαλείο που μπορεί να μετατρέψει την καθημερινή σας ρουτίνα στο Outlook σε θέμα μερικών κλικ. Βλέπετε, δημιουργείτε ένα σύνολο προτύπων με την απαραίτητη μορφοποίηση, συνδέσμους, εικόνες κ.λπ.Δεν χρειάζεται πλέον να πληκτρολογείτε και να μορφοποιείτε τις απαντήσεις σας, το έτοιμο προς αποστολή email δημιουργείται εν ριπή οφθαλμού.

Όσο για το ΤΙ ΝΑ ΕΙΣΑΓΩΓΕΤΕ, έχω καλύψει αυτή τη μακροεντολή στο προηγούμενο σεμινάριο, μπορείτε να το θυμηθείτε ;)

Πώς να δημιουργήσετε ένα νέο σύνολο δεδομένων και να το χρησιμοποιήσετε σε πρότυπα

Τώρα ας επιστρέψουμε στο κύριο θέμα μας - τα συμπληρώσιμα πρότυπα του Outlook. Γνωρίζετε ήδη ότι η μακροεντολή WhatToEnter μπορεί να σας βοηθήσει να επικολλήσετε τα απαραίτητα δεδομένα σε ένα ή περισσότερα σημεία του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου. Θα σας δείξω πώς να αυτοματοποιήσετε τη ρουτίνα σας ακόμη περισσότερο και θα σας διδάξω να εργάζεστε με σύνολα δεδομένων. Με απλά λόγια, πρόκειται για έναν πίνακα με δεδομένα από τον οποίο θα αντλήσετε τις απαραίτητες τιμές. Όταν εφαρμόζετε τη μακροεντολή WHAT TO ENTERμακροεντολή, επιλέγετε την εγγραφή που θέλετε να ανακτήσετε από αυτόν τον πίνακα και συμπληρώνεται το email σας. Όσο περίεργο κι αν ακούγεται, είναι πολύ εύκολο στην πράξη :)

Ξεκινώντας από την αρχή, πρέπει πρώτα να δημιουργήσουμε έναν πίνακα. Ανοίξτε το πρόσθετο, κάντε δεξί κλικ σε οποιονδήποτε φάκελο και επιλέξτε " Νέο σύνολο δεδομένων " από την αναπτυσσόμενη λίστα:

Το πρόσθετο θα ανοίξει μια νέα ιστοσελίδα στον προεπιλεγμένο φυλλομετρητή σας, όπου θα δημιουργήσετε το σύνολο δεδομένων σας. Δώστε του ένα όνομα και αρχίστε να συμπληρώνετε τις γραμμές και τις στήλες του.

Σημείωση. Δώστε προσοχή στην πρώτη στήλη του συνόλου δεδομένων σας, καθώς αυτή θα είναι η βασική. Συμπληρώστε την με τις τιμές που θα σας βοηθήσουν να αναγνωρίσετε τις γραμμές σας και να επιλέξετε εύκολα αυτή από την οποία θα χρειαστεί να πάρετε τα δεδομένα.

Λάβετε υπόψη ότι ένα σύνολο δεδομένων περιορίζεται σε 32 γραμμές, 32 στήλες και 255 σύμβολα ανά κελί.

Συμβουλή. Εναλλακτικά, μπορείτε να εισαγάγετε σύνολα δεδομένων σε Κοινόχρηστα πρότυπα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ο πίνακάς σας θα πρέπει να είναι αποθηκευμένος σε μορφή .txt ή .csv και να μην έχει περισσότερες από 32 γραμμές/στήλες (οι υπόλοιπες θα αποκοπούν).

Αφού προσθέσετε και συμπληρώσετε τις νέες γραμμές και στήλες με τις πληροφορίες που μπορεί να χρειαστείτε στα πρότυπά σας, απλά προσθέστε τη μακροεντολή WHAT TO ENTER στο κείμενό σας. Εδώ είναι το δείγμα του προτύπου μου με τη μακροεντολή που έχω δημιουργήσει για να επικολλήσω ένα ποσοστό έκπτωσης από το σύνολο δεδομένων:

Γεια σας,

Αυτή είναι μια επιβεβαίωση για τη σημερινή σας παραγγελία. Παρεμπιπτόντως, πήρατε την ειδική έκπτωση ~%WhatToEnter[{dataset: "Dataset", column: "Discount", title:"%"}] ;)

Σας ευχαριστούμε που μας επιλέξατε! Καλή σας μέρα!

Βλέπετε, μόλις επέλεξα μια τιμή από τη στήλη κλειδί και η αντίστοιχη έκπτωση συμπλήρωσε το email μου. Σας το είπα, η στήλη κλειδί είναι σημαντική :)

Επεξεργασία και αφαίρεση συνόλων δεδομένων

Σε περίπτωση που παρατηρήσατε κάποιο λάθος ή θα θέλατε να προσθέσετε/αφαιρέσετε κάποιες από τις εισόδους, μπορείτε πάντα να επεξεργαστείτε το σύνολο δεδομένων σας. Απλά επιλέξτε το στο παράθυρο του πρόσθετου και πατήστε το πλήκτρο Επεξεργασία :

Θα μεταφερθείτε ξανά στο πρόγραμμα περιήγησης, όπου θα πρέπει να τροποποιήσετε τον πίνακα σας. Μπορείτε να προσθέσετε γραμμές και στήλες, να αλλάξετε το περιεχόμενό τους και να τις μετακινήσετε όπως θέλετε. Μόλις τελειώσετε, κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση και όλες οι εφαρμοζόμενες αλλαγές θα είναι διαθέσιμες αμέσως.

Εάν δεν χρειάζεστε πλέον αυτό το σύνολο δεδομένων, απλά επιλέξτε το και πατήστε το πλήκτρο Διαγραφή :

Ήταν ένα απλό παράδειγμα ενός συνόλου δεδομένων ενός πεδίου, ώστε να μπορέσετε να πάρετε την ιδέα αυτής της λειτουργίας. Στη συνέχεια, θα συνεχίσουμε να το εξερευνούμε και θα μάθουμε να εκμεταλλευόμαστε στο μέγιστο βαθμό τα σύνολα δεδομένων :)

Πώς να χρησιμοποιήσετε σύνολο δεδομένων πολλαπλών πεδίων κατά τη σύνταξη μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook

Καθώς τώρα έχουμε κατανοήσει με σαφήνεια πώς δημιουργούνται και χρησιμοποιούνται τα σύνολα δεδομένων, είναι καιρός να δημιουργήσουμε έναν πιο σύνθετο και κατατοπιστικό πίνακα και να συμπληρώσουμε πολλά σημεία του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου ταυτόχρονα.

Θα εισαγάγω τον προαποθηκευμένο μου πίνακα για να μη σας κουράσω με τη συμπλήρωση δεδομένων και θα τροποποιήσω λίγο το πρότυπό μου ώστε να συμπληρωθούν όλα τα απαραίτητα πεδία. Θέλω το σύνολο δεδομένων μου να:

• Επικολλήστε το ποσό της έκπτωσης,
• Προσθέστε τον προσωπικό σύνδεσμο του πελάτη,
• Συμπληρώστε μερικές γραμμές με τους ειδικούς όρους πληρωμής του πελάτη,
• Εισάγετε μια υπέροχη εικόνα "Ευχαριστώ",
• Επισυνάψτε μια συμφωνία στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Ψάχνω για πάρα πολλά; Όχι, καθώς έχω προετοιμάσει το σύνολο των δεδομένων μου :) Δείτε με να συμπληρώνω όλες αυτές τις πληροφορίες σε μια στιγμή:

Ίσως παρατηρήσατε ότι ορισμένες από τις μακροεντολές ήταν προ-αποθηκευμένες σε ένα πρότυπο. Σας έδειξα πώς να ρυθμίσετε μια μακροεντολή για να πάρετε δεδομένα από το σύνολο δεδομένων και να τα συγχωνεύσετε με μια άλλη μακροεντολή. Αν χρειάζεστε περισσότερα παραδείγματα ή περαιτέρω διευκρινίσεις, αφήστε τα σχόλιά σας στο πεδίο Σχόλια τμήμα ;)

Τέλος πάντων, εδώ είναι το τελικό κείμενο του προτύπου μου:

Γεια σας,

Αυτή είναι μια επιβεβαίωση για τη σημερινή σας παραγγελία. Παρεμπιπτόντως, πήρατε την ειδική έκπτωση ~%WhatToEnter[{dataset: "New Dataset", column: "Discount", title: "Discount"}] ;)

Ορίστε ο προσωπικός σας σύνδεσμος: ~%WhatToEnter[{dataset: "New Dataset", column: "Link", title: "Link"}]

Υπάρχουν επίσης μερικές λεπτομέρειες που πρέπει να επισημάνουμε:~%WhatToEnter[{dataset: "New Dataset", column: "Conditions", title: "Conditions"}]

~%InsertPictureFromURL[~%WhatToEnter[ {dataset: "New Dataset", column: "Image", title: "Image"} ]; 300; 200}

~%AttachFromURL[~%WhatToEnter[ {dataset: "New Dataset", column: "Attachment", title: "Attachment"} ]]

Σας ευχαριστούμε που μας επιλέξατε! Καλή σας μέρα!

Συμβουλή. Σε περίπτωση που πρέπει να μάθετε ή να θυμηθείτε πώς να συγχωνεύετε μακροεντολές μεταξύ τους, ανατρέξτε σε αυτό το μέρος του σεμιναρίου για τις μακροεντολές WhatToEnter ή στον πλήρη κατάλογο μακροεντολών για Κοινόχρηστα πρότυπα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Αν δεν πιστεύετε το παραπάνω βίντεο, απλά εγκαταστήστε τα Shared Email Templates από το Microsoft Store, ελέγξτε μόνοι σας τα σύνολα δεδομένων και μοιραστείτε την εμπειρία σας μαζί μου και με άλλους στα Σχόλια ;)

Συμπλήρωση πίνακα με χρήση συνόλου δεδομένων σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook

Ο κατάλογος των δυνατοτήτων του συνόλου δεδομένων δεν έχει τελειώσει ακόμα. Φανταστείτε το εξής - ο πελάτης σας αμφιβάλλει ακόμα για το πόσα είδη θα αγοράσει και θα ήθελε να μάθει περισσότερα για τις εκπτώσεις και τους όρους πληρωμής. Αντί να τα γράψετε όλα αυτά σε μια μακροσκελή πρόταση, καλύτερα να δημιουργήσετε έναν πίνακα με κάθε διαθέσιμη επιλογή και τα χαρακτηριστικά της.

Δεν θα το χαρακτήριζα πολύ χρονοβόρο να φτιάξετε έναν νέο πίνακα και να τον γεμίσετε με τα δεδομένα που έχετε ήδη στο σύνολο δεδομένων σας. Ωστόσο, υπάρχει μια γρήγορη λύση για αυτή την περίπτωση. Μπορείτε να συνδέσετε το σύνολο δεδομένων σας με έναν πίνακα και το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο θα γεμίσει με τις πληροφορίες του συνόλου δεδομένων στο άψε σβήσε. Θα χρειαστεί να:

1. Ανοίξτε ένα πρότυπο και δημιουργήστε έναν πίνακα με τουλάχιστον δύο γραμμές (ο αριθμός των στηλών εξαρτάται αποκλειστικά από εσάς).
2. Συμπληρώστε την πρώτη γραμμή του πίνακα, καθώς αυτή θα είναι η επικεφαλίδα μας.
3. Κάντε δεξί κλικ οπουδήποτε στη δεύτερη γραμμή και επιλέξτε "Bind to dataset".
4. Επιλέξτε το σύνολο δεδομένων από το οποίο θα αντλήσετε τα δεδομένα και πατήστε ΟΚ.
5. Όταν επικολλήσετε αυτό το πρότυπο, θα σας ζητηθεί να επιλέξετε τις στήλες που θέλετε να προσθέσετε. Μαρκάρετε όλες ή μόνο μερικές από αυτές και συνεχίστε.
6. Απολαύστε το ;)

Αν θέλετε να προσθέσετε κάτι οπτικό στο παραπάνω κείμενο, μπορείτε να ρίξετε μια ματιά στα Έγγραφά μας για τα στιγμιότυπα οθόνης βήμα-προς-βήμα της δέσμευσης του συνόλου δεδομένων ή να δείτε το μικρό βίντεο που ακολουθεί.

Με λίγα λόγια, δημιουργείτε έναν πίνακα, συμπληρώνετε την επικεφαλίδα του και τον συνδέετε με το σύνολο δεδομένων σας. Κατά την επικόλληση ενός προτύπου, απλά θα ορίσετε τις γραμμές για επικόλληση και το εργαλείο θα συμπληρώσει τον πίνακα σας σε ένα δευτερόλεπτο.

Ιδού πώς άρχισε να φαίνεται το πρότυπό μου μετά τη δέσμευση του συνόλου δεδομένων:

Γεια σας!

Ακολουθούν οι λεπτομέρειες που ζητήσατε:

Σε περίπτωση που χρειαστεί να αποδεσμεύσετε το σύνολο δεδομένων, απλώς αφαιρέστε τη γραμμή "connected".

Βλέπετε; Δεν θα μπορούσε να είναι πιο εύκολο :)

Επιπλέον, μπορεί να σας ενδιαφέρει να φτιάξετε ένα δυναμικό πρότυπο του Outlook που να αλλάζει αυτόματα τις εικόνες, τα συνημμένα και το κείμενο ξεχωριστά για κάθε χρήστη.

Συμπέρασμα

Σε αυτό το άρθρο κάλυψα για εσάς μία ακόμη επιλογή της εξαιρετικά χρήσιμης μακροεντολής μας που ονομάζεται ΤΙ ΝΑ ΕΙΣΑΓΩΓΕΤΕ. Τώρα ξέρετε πώς να δημιουργείτε, να επεξεργάζεστε και να χρησιμοποιείτε σύνολα δεδομένων στα Κοινόχρηστα πρότυπα email και, πραγματικά ελπίζω, ότι θα αρχίσετε να τα χρησιμοποιείτε :)

Σας ευχαριστούμε που διαβάσατε! Τα λέμε στα επόμενα σεμινάρια ;)