Danes bom vam pokaže kako na . ustvarite Predloge e-poštnih sporočil v programu Outlook s spustnimi polji. Iz nabora podatkov bomo potegnili informacije in sproti izpolnjevali e-poštno sporočilo. Se vam zdi zabavno? Potem začnimo!

Ustvarjanje in uporaba podatkovnih nizov v skupnih predlogah e-pošte

Preden začnemo z osnovami, bom spustil nekaj vrstic uvoda za tiste, ki so novi na našem blogu in še ne vedo, kaj je Shared Email Templates in o čem govorim. Shared Templates je orodje, ki lahko vašo vsakdanjo rutino v Outlooku spremeni v vprašanje nekaj klikov. Glejte, ustvarite nabor predlog s potrebnim oblikovanjem, povezavami, slikami itd.in v trenutku prilepite pravo predlogo. Ni vam več treba tipkati in oblikovati odgovorov, pripravljeno za pošiljanje e-poštno sporočilo je ustvarjeno sproti.

Kar zadeva to, kaj vnesti, sem ta makro opisal v prejšnjem vodniku, lahko si ga ogledate v spominu ;)

Kako ustvariti nov nabor podatkov in ga uporabiti v predlogah

Zdaj pa se vrnimo k naši glavni temi - predlogam Outlooka, ki jih je mogoče izpolniti. Že veste, da vam lahko makro WhatToEnter pomaga prilepiti potrebne podatke na eno ali več mest v e-pošti. Pokazal vam bom, kako še bolj avtomatizirati svojo rutino, in vas naučil delati s podatkovnimi nizi. Preprosto povedano, to je tabela s podatki, iz katere boste potegnili potrebne vrednosti. Ko uporabite makro WHAT TO ENTERmakro, izberete zapis, ki ga želite pridobiti iz te preglednice, in ta se napolni v vašo e-pošto. Čeprav se sliši čudno, je to v praksi precej enostavno :)

Najprej moramo ustvariti tabelo. Odprite dodatek, desno kliknite katero koli mapo in izberite " Nov nabor podatkov " s spustnega seznama:

Dodatek bo v privzetem brskalniku odprl novo spletno stran, na kateri boste ustvarili niz podatkov. Poimenujte ga in začnite izpolnjevati vrstice in stolpce.

Opomba: Bodite pozorni na prvi stolpec vašega nabora podatkov, saj bo ključen. Napolnite ga z vrednostmi, ki vam bodo pomagale prepoznati vrstice in enostavno izbrati tisto, iz katere boste morali vzeti podatke.

Upoštevajte, da je nabor podatkov omejen na 32 vrstic, 32 stolpcev in 255 simbolov na celico.

Nasvet. Zbirke podatkov lahko uvozite tudi v skupne e-poštne predloge. Tabela mora biti shranjena v obliki .txt ali .csv in ne sme imeti več kot 32 vrstic/stolpcev (ostalo bo odrezano).

Ko dodate in izpolnite nove vrstice in stolpce z informacijami, ki jih boste morda potrebovali v predlogah, v besedilo dodajte makro KAJ VSTAVITI. Tukaj je moja vzorčna predloga z makrom, ki sem ga nastavil za vstavljanje stopnje popusta iz nabora podatkov:

Pozdravljeni,

To je potrdilo za vaše današnje naročilo. BTW, dobili ste poseben ~%WhatToEnter[{dataset: "Dataset", column: "Discount", title:"%"}] popust ;)

Hvala, ker ste nas izbrali! Lep dan!

Vidite, pravkar sem izbral vrednost iz stolpca s ključem in ustrezen popust je napolnil mojo e-pošto. Rekel sem vam, da je stolpec s ključem pomemben :)

Urejanje in odstranjevanje zbirk podatkov

Če ste opazili napako ali želite dodati/odstraniti nekatere vhode, lahko vedno urejate svoj nabor podatkov. Izberite ga v podoknu dodatka in pritisnite Uredi :

Spet boste preklopljeni v brskalnik, kjer boste spremenili svojo tabelo. Dodajate lahko vrstice in stolpce, spreminjate njihovo vsebino in jih premikate, kot želite. Ko končate, kliknite Shrani in vse uporabljene spremembe bodo takoj na voljo.

Če tega nabora podatkov ne potrebujete več, ga preprosto izberite in pritisnite Izbriši :

To je bil preprost primer podatkovnega niza z enim poljem, da si boste lahko predstavljali to funkcijo. V nadaljevanju bomo nadaljevali z raziskovanjem in se naučili čim bolj izkoristiti podatkovne nize :)

Kako uporabiti podatkovno množico z več polji pri pisanju e-poštnih sporočil programa Outlook

Ker zdaj jasno razumemo, kako se ustvarjajo in uporabljajo podatkovne zbirke, je skrajni čas, da ustvarimo bolj zapleteno in informativno tabelo ter hkrati izpolnimo več mest v e-pošti.

Uvozil bom svojo vnaprej shranjeno tabelo, da vas ne bom dolgočasil z izpolnjevanjem podatkov, in nekoliko spremenil svojo predlogo, da se bodo izpolnila vsa potrebna polja. Želim, da je moj nabor podatkov:

• Vstavite znesek popusta;
• Dodajte osebno povezavo stranke;
• Izpolnite nekaj vrstic s posebnimi plačilnimi pogoji stranke;
• Vstavite čudovito sliko "Hvala";
• Elektronskemu sporočilu priložite pogodbo.

Ali zahtevam preveč? Ne, saj imam že pripravljen nabor podatkov :) Glej, kako sproti dopolnjujem vse te informacije:

Morda ste opazili, da so bili nekateri makri vnaprej shranjeni v predlogi. Pokazal sem vam, kako nastaviti makro za pridobivanje podatkov iz nabora podatkov in jih združiti z drugim makrom. Če potrebujete več primerov ali dodatna pojasnila, pustite svoje povratne informacije v Komentarji oddelek ;)

Kakorkoli že, tukaj je končno besedilo moje predloge:

Pozdravljeni,

To je potrdilo za vaše današnje naročilo. BTW, dobili ste poseben ~%WhatToEnter[{dataset: "New Dataset", column: "Discount", title: "Discount"}] popust ;)

Tukaj je vaša osebna povezava: ~%WhatToEnter[{dataset: "New Dataset", column: "Link", title: "Link"}]

Opozoriti je treba tudi na nekaj podrobnosti:~%WhatToEnter[{dataset: "New Dataset", column: "Conditions", title: "Conditions"}]

~%InsertPictureFromURL[~%WhatToEnter[ {dataset: "New Dataset", column: "Image", title: "Image"} ]; 300; 200}

~%AttachFromURL[~%WhatToEnter[ {dataset: "New Dataset", column: "Attachment", title: "Attachment"} ]]

Hvala, ker ste nas izbrali! Lep dan!

Nasvet. Če se morate naučiti ali se spomniti, kako združiti makre skupaj, si oglejte ta del priročnika za makre WhatToEnter ali celoten seznam makrov za skupne e-poštne predloge.

Če ne verjamete zgornjemu videoposnetku, preprosto namestite skupne e-poštne predloge iz Microsoftove trgovine, sami preverite podatkovne nize in delite svoje izkušnje z mano in drugimi v komentarjih ;)

Izpolnite tabelo s podatkovnim nizom v e-poštnih sporočilih programa Outlook

Seznam zmožnosti podatkovnega niza še ni končan. Predstavljajte si to - vaša stranka še vedno dvomi, koliko izdelkov naj kupi, in želi izvedeti več o popustih in pogojih plačila. Namesto da vse to zapišete v enem dolgem stavku, raje ustvarite preglednico z vsako razpoložljivo možnostjo in njenimi značilnostmi.

Ne bi rekel, da je ustvarjanje nove tabele in njeno polnjenje s podatki, ki jih že imate v naboru podatkov, zelo časovno ugodno. Vendar obstaja hitra rešitev za ta primer. Nabor podatkov lahko povežete s tabelo in vaše e-poštno sporočilo bo v trenutku izpolnjeno z informacijami iz nabora podatkov. Potrebujete naslednje podatke:

1. Odprite predlogo in ustvarite tabelo z vsaj dvema vrsticama (število stolpcev je povsem odvisno od vas).
2. Izpolnite prvo vrstico tabele, saj bo to naš naslov.
3. Z desno tipko miške kliknite kjer koli v drugi vrstici in izberite "Bind to dataset".
4. Izberite nabor podatkov, iz katerega želite črpati podatke, in pritisnite Ok.
5. Ko prilepite to predlogo, boste morali izbrati stolpce, ki jih želite dodati. Označite vse ali le nekatere in nadaljujte.
6. Uživajte ;)

Če želite zgornjemu besedilu dodati nekaj vizualnega, si lahko v naših dokumentih ogledate korak za korakom prikazane posnetke vezave nabora podatkov ali si ogledate spodnji videoposnetek.

Na kratko, ustvarite tabelo, izpolnite njeno glavo in jo povežete z naborom podatkov. Pri lepljenju predloge samo nastavite vrstice za lepljenje in orodje bo v sekundi napolnilo vašo tabelo.

Tako je videti moja predloga po vezavi nabora podatkov:

Pozdravljeni!

Tukaj so podatki, ki ste jih zahtevali:

Če želite zbirko podatkov razvezati, odstranite vrstico "povezano".

Vidiš? Lažje ne bi moglo biti :)

Poleg tega boste morda želeli izdelati dinamično predlogo programa Outlook, ki samodejno preklaplja slike, priponke in besedilo za vsakega uporabnika posebej.

Zaključek

V tem članku sem za vas pripravil še eno možnost našega izjemno uporabnega makra, ki se imenuje KAJ VSTAVITI. Zdaj veste, kako ustvariti, urejati in uporabljati podatkovne nize v skupnih e-poštnih predlogah, in resnično upam, da jih boste začeli uporabljati :)

Hvala za branje! Se vidimo v naslednjih vadnicah ;)