Hari ini saya akan menunjukkan kepada Anda bagaimana untuk membuat Kita akan menarik informasi dari dataset dan mengisi pesan email dengan cepat. Kedengarannya menyenangkan? Kalau begitu, mari kita mulai!

Membuat dan menggunakan dataset dalam Templat Email Bersama

Sebelum kita mulai dengan dasar-dasarnya, saya akan memberikan beberapa baris perkenalan bagi mereka yang baru di blog kami dan belum tahu apa itu Shared Email Templates dan apa yang harus dimasukkan makro yang saya bicarakan. Shared Templates adalah alat yang dapat mengubah rutinitas harian Anda di Outlook menjadi beberapa klik. Lihat, Anda membuat satu set templat dengan pemformatan, tautan, gambar, dll. yang diperlukan.Tidak perlu lagi mengetik dan memformat balasan Anda, email yang siap dikirim akan dibuat dengan cepat.

Mengenai APA YANG HARUS DIMASUKKAN, makro ini sudah saya bahas dalam tutorial saya sebelumnya, jangan ragu untuk mengingatkan Anda;)

Cara membuat dataset baru dan menggunakannya dalam templat

Sekarang mari kita kembali ke topik utama kita - templat Outlook yang dapat diisi. Anda sudah tahu bahwa makro WhatToEnter dapat membantu Anda menempelkan data yang diperlukan di satu atau beberapa tempat email Anda. Saya akan menunjukkan kepada Anda cara mengotomatiskan rutinitas Anda lebih banyak lagi dan mengajari Anda bekerja dengan kumpulan data. Sederhananya, ini adalah tabel dengan data yang akan Anda tarik nilai yang diperlukan. Saat Anda menerapkan WHAT TO ENTERmakro, Anda memilih record untuk diambil dari tabel ini dan itu mengisi email Anda. Meski kedengarannya aneh, ini cukup mudah dalam praktiknya :)

Mulai dari awal, kita perlu membuat tabel terlebih dahulu. Buka add-in, klik kanan folder apa saja dan pilih " Dataset Baru " dari daftar dropdown:

Add-in akan membuka halaman web baru di browser default Anda di mana Anda akan membuat dataset Anda. Berikan nama dan mulailah mengisi baris dan kolomnya.

Perhatikan kolom pertama dari dataset Anda karena itu akan menjadi kolom kunci. Isi dengan nilai-nilai yang akan membantu Anda mengidentifikasi baris Anda dan dengan mudah memilih baris yang Anda perlukan untuk mengambil data.

Harap diingat bahwa dataset dibatasi hingga 32 baris, 32 kolom, dan 255 simbol per sel.

Sebagai alternatif, Anda dapat mengimpor dataset ke Shared Email Templates. Tabel Anda harus disimpan dalam format .txt atau .csv dan tidak lebih dari 32 baris/kolom (sisanya akan dipotong).

Setelah Anda menambahkan dan mengisi baris dan kolom baru dengan info yang mungkin Anda perlukan dalam templat Anda, cukup tambahkan makro APA YANG HARUS MASUKKAN ke teks Anda. Berikut ini adalah contoh templat saya dengan makro yang saya atur untuk menyisipkan tingkat diskonto dari kumpulan data:

Hai,

Ini adalah konfirmasi untuk pesanan Anda hari ini. BTW, Anda mendapatkan diskon ~%WhatToEnter[{dataset: "Dataset", kolom: "Diskon", judul:"%"}] khusus Anda;)

Terima kasih telah memilih kami! Semoga harimu menyenangkan!

Lihat, saya baru saja memilih nilai dari kolom kunci dan diskon yang sesuai mengisi email saya. Sudah kubilang, kolom kunci itu penting :)

Edit dan hapus set data

Jika Anda melihat kesalahan atau ingin menambahkan/menghapus beberapa pintu masuk, Anda selalu dapat mengedit dataset Anda. Cukup pilih pada panel add-in dan tekan Edit :

Anda akan dialihkan ke browser lagi di mana Anda dapat memodifikasi tabel Anda. Anda dapat menambahkan baris dan kolom, mengubah isinya, dan memindahkannya seperti yang Anda inginkan. Setelah Anda selesai, klik Simpan dan semua perubahan yang diterapkan akan segera tersedia.

Jika Anda tidak lagi memerlukan dataset ini, cukup pilih dan tekan Hapus :

Itu adalah contoh sederhana dari dataset bidang tunggal sehingga Anda bisa mendapatkan ide dari fitur ini. Selanjutnya, kita akan terus mengeksplorasinya dan belajar mengambil keuntungan maksimal dari dataset :)

Cara menggunakan kumpulan data beberapa bidang saat menulis email Outlook

Karena sekarang kita memiliki pemahaman yang jelas tentang bagaimana dataset dibuat dan digunakan, sekarang saatnya untuk membuat tabel yang lebih kompleks dan informatif dan mengisi beberapa tempat email Anda sekaligus.

Saya akan mengimpor tabel saya yang sudah disimpan sebelumnya agar tidak membuat Anda bosan dengan pengisian data dan memodifikasi template saya sedikit sehingga semua bidang yang diperlukan terisi. Saya ingin dataset saya:

• Tempel jumlah diskon;
• Tambahkan tautan pribadi klien;
• Isi beberapa baris ketentuan pembayaran khusus pelanggan;
• Sisipkan gambar "Terima kasih" yang indah;
• Lampirkan perjanjian ke email.

Apakah saya mencari terlalu banyak? Tidak, karena saya sudah menyiapkan dataset saya :) Lihat saya mengisi semua info itu dengan cepat:

Anda mungkin telah memperhatikan bahwa beberapa makro telah disimpan sebelumnya dalam template. Saya menunjukkan kepada Anda cara mengatur makro untuk mendapatkan data dari dataset dan menggabungkannya dengan makro lain. Jika Anda membutuhkan lebih banyak contoh atau klarifikasi lebih lanjut, silakan tinggalkan umpan balik Anda di kolom Komentar bagian;)

Bagaimanapun, inilah teks akhir templat saya:

Hai,

Ini adalah konfirmasi untuk pesanan Anda hari ini. BTW, Anda mendapatkan diskon ~%WhatToEnter[{dataset: "Dataset Baru", kolom: "Diskon", judul: "Diskon"}] khusus Anda;)

Ini dia tautan pribadi Anda: ~%WhatToEnter[{dataset: "New Dataset", kolom: "Link", judul: "Link"}]]

Ada juga beberapa detail yang harus kita tunjukkan:~%WhatToEnter[{dataset: "New Dataset", kolom: "Conditions", judul: "Conditions"}]]

~%InsertPictureFromURL[~%WhatToEnter[ {dataset: "New Dataset", column: "Image", title: "Image"} ]; 300; 200}

~% AttachmentFromURL[~%WhatToEnter[ {dataset: "New Dataset", kolom: "Attachment", judul: "Attachment"}]]

Terima kasih telah memilih kami! Semoga harimu menyenangkan!

Jika Anda perlu mempelajari atau mengingat kembali cara menggabungkan makro bersama-sama, lihat bagian tutorial makro WhatToEnter ini atau daftar lengkap makro untuk Shared Email Templates.

Jika Anda tidak percaya dengan video di atas, cukup instal Shared Email Templates dari Microsoft Store, periksa sendiri dataset dan bagikan pengalaman Anda dengan saya dan orang lain di Komentar ;)

Isi tabel menggunakan dataset di email Outlook

Daftar kemampuan dataset belum selesai. Bayangkan ini - pelanggan Anda masih ragu-ragu tentang berapa banyak barang yang akan dibeli dan ingin tahu lebih banyak tentang diskon dan ketentuan pembayaran. Daripada menulis semuanya dalam satu kalimat panjang, Anda lebih baik membuat tabel dengan setiap opsi yang tersedia dan karakteristiknya.

Saya tidak akan menyebutnya sangat menghemat waktu untuk membuat tabel baru dan mengisinya dengan data yang sudah Anda miliki di dataset Anda. Namun, ada solusi cepat untuk kasus ini. Anda dapat mengikat dataset Anda ke tabel dan email Anda akan diisi dengan info dataset dalam sekejap. Anda harus melakukannya:

1. Buka templat dan buat tabel dengan setidaknya dua baris (jumlah kolom sepenuhnya terserah Anda).
2. Isi baris pertama tabel karena ini akan menjadi header kita.
3. Klik kanan di mana saja pada baris kedua dan pilih "Bind to dataset".
4. Pilih dataset untuk menarik data dan tekan Ok.
5. Ketika Anda menempelkan templat ini, Anda akan diminta untuk memilih kolom yang akan ditambahkan. Centang semua atau hanya beberapa saja dan lanjutkan.
6. Selamat menikmati;)

Jika Anda ingin menambahkan sesuatu yang visual pada teks di atas, Anda dapat melihat di Dokumen kami untuk screenshot langkah demi langkah pengikatan dataset atau lihat video kecil di bawah ini.

Singkat cerita, Anda membuat tabel, mengisi tajuknya dan menghubungkannya ke kumpulan data Anda. Saat menempelkan templat, Anda hanya akan mengatur baris untuk ditempelkan dan alat ini akan mengisi tabel Anda dalam sekejap.

Berikut ini adalah bagaimana templat saya mulai terlihat setelah pengikatan dataset:

Hai!

Berikut ini detail yang Anda minta:

Jika Anda perlu melepaskan ikatan dataset, cukup hapus baris "connected".

Lihat? Tidak bisa lebih mudah :)

Selain itu, Anda mungkin tertarik untuk membuat templat Outlook dinamis yang secara otomatis mengganti gambar, lampiran dan teks secara individual untuk setiap pengguna.

Kesimpulan

Dalam artikel ini saya punya satu opsi lagi dari makro kami yang sangat membantu yang disebut APA YANG HARUS DIMASUKKAN yang dibahas untuk Anda. Sekarang Anda tahu cara membuat, mengedit, dan menggunakan dataset di Shared Email Templates dan, saya sangat berharap, akan mulai menggunakannya :)

Terima kasih telah membaca! Sampai jumpa di tutorial berikutnya ;)