Í dag skal ég sýna þér hvernig á búa til Outlook tölvupóstsniðmát með fellivalmynd sviðum. Við munum draga upplýsingar úr gagnasafni og fylla út tölvupóstskeyti á flugu. Hljómar skemmtilega? Þá skulum við byrja!

Búa til og nota gagnasöfn í sniðmátum fyrir sameiginlegt tölvupóst

Áður en við byrjum á grunnatriðum mun ég sleppa nokkrum línum af kynningu fyrir þá sem eru nýir á blogginu okkar og vita ekki ennþá hvað er Shared Email Templates og hvaða WHAT TO ENTER macro ég er að tala um. Samnýtt sniðmát er tól sem getur breytt daglegu lífi þínu í Outlook í nokkra smelli. Sjáðu, þú býrð til sett af sniðmátum með nauðsynlegu sniði, tenglum, myndum o.s.frv. og límir rétta sniðmátið á augnabliki. Engin þörf á að slá inn og forsníða svörin þín lengur, tölvupósturinn sem er tilbúinn til að senda er búinn til á flugu.

Hvað á að slá inn, þá var fjallað um þetta fjölva í fyrri kennslunni minni, ekki hika við að skokkaðu minni ;)

Hvernig á að búa til nýtt gagnasafn og nota það í sniðmátum

Nú skulum við snúa okkur aftur að aðalefninu okkar - útfyllanleg Outlook sniðmát. Þú veist nú þegar að WhatToEnter fjölvi getur hjálpað þér að líma nauðsynleg gögn á einn eða marga staði í tölvupóstinum þínum. Ég mun sýna þér hvernig á að gera rútínuna þína enn sjálfvirkari og kenna þér að vinna með gagnasöfn. Einfaldlega sagt, þetta er tafla með gögnum sem þú munt draga nauðsynleg gildi úr. Þegar þú sækir umHVAÐ Á AÐ SLA inn fjölvi, þú velur færsluna sem á að sækja úr þessari töflu og hún fyllir út tölvupóstinn þinn. Eins undarlega og það hljómar, þá er það frekar auðvelt í reynd :)

Frá byrjun þurfum við að búa til töflu fyrst. Opnaðu viðbótina, hægrismelltu á hvaða möppu sem er og veldu „ Nýtt gagnasett “ úr fellilistanum:

Viðbótin mun opna nýja vefsíðu í sjálfgefna vafranum þínum þar sem þú átt að búa til gagnasafnið þitt. Gefðu því nafn og byrjaðu að fylla út í línur og dálka.

Athugið. Vinsamlegast athugaðu fyrsta dálkinn í gagnasafninu þínu þar sem hann væri lykillinn. Fylltu það með gildunum sem hjálpa þér að bera kennsl á línurnar þínar og velja auðveldlega þá sem þú þarft til að taka gögnin frá.

Vinsamlegast hafðu í huga að gagnasafn er takmarkað við 32 línur, 32 dálka og 255 tákn í hverri reit.

Ábending. Að öðrum kosti geturðu flutt inn gagnasöfn í Samnýtt tölvupóstsniðmát. Taflan þín ætti að vera vistuð á .txt eða .csv sniði og hafa ekki fleiri en 32 línur/dálka (afgangurinn verður skorinn af).

Þegar þú hefur bætt við og fyllt upp nýjar línur og dálka með þeim upplýsingum sem þú gætir þurft í sniðmátunum þínum skaltu bara bæta HVAÐ Á AÐ SLA inn fjölva við textann þinn. Hér er sýnishornssniðmátið mitt með fjölvi sem ég setti upp til að líma afsláttarhlutfall úr gagnasafninu:

Hæ,

Þetta er staðfesting á pöntuninni þinni í dag. BTW, þú fékkst sérstaka ~%WhatToEnter[{dataset:"Dataset", dálk:"Afsláttur",title:"%"}] afsláttur ;)

Þakka þér fyrir að velja okkur! Eigðu frábæran dag!

Sjáðu, ég var nýbúinn að velja gildi úr lykildálknum og samsvarandi afsláttur fyllti tölvupóstinn minn. Sagði þér að lykildálkurinn er mikilvægur :)

Breyta og fjarlægja gagnapakka

Ef þú hefur tekið eftir mistökum eða vilt bæta við/fjarlægja suma innganga, geturðu alltaf breytt gagnapakkanum þínum . Veldu það bara á viðbótarglugganum og ýttu á Breyta :

Þú verður aftur skipt yfir í vafrann þar sem þú átt að breyta töflunni þinni . Þú getur bætt við línum og dálkum, breytt innihaldi þeirra og fært þá eins og þú vilt. Þegar þú ert búinn skaltu smella á Vista og allar breytingar sem notaðar eru verða aðgengilegar strax.

Ef þú þarft ekki lengur á þessu gagnasafni að halda skaltu einfaldlega velja það og ýttu á Eyða :

Þetta var einfalt dæmi um gagnapakka með einum reit svo að þú gætir fengið hugmynd um þennan eiginleika. Í framhaldi af því munum við halda áfram að kanna það og læra að nýta sem mest gagn af gagnasöfnum :)

Hvernig á að nota gagnasett með mörgum sviðum þegar þú skrifar Outlook tölvupóst

Eins og nú höfum við skýran skilning á hvernig gagnasöfn eru búin til og notuð, þá er kominn tími til að búa til flóknari og upplýsandi töflu og fylla út marga staði í tölvupóstinum þínum í einu.

Ég flyt inn forvistuðu töfluna mína til að leiðast ekki með gagnafyllingu og breyta sniðmátinu mínu aðeins þannig að allt sem þarfreitir fyllast. Ég vil að gagnasafnið mitt sé að:

• Líma afsláttarupphæðina;
• Bæta við persónulegum hlekk viðskiptavinarins;
• Fylla út nokkrar línur af sérstökum greiðsluskilmálum viðskiptavinarins;
• Settu inn yndislega „Thank you' mynd;
• Hengdu samning við tölvupóstinn.

Er ég að leita að of miklu? Nei, þar sem ég er með gagnasettið mitt undirbúið :) Sjáðu mig fylla út allar þessar upplýsingar á flugu:

Þú gætir hafa tekið eftir því að sum fjölva voru fyrirfram vistuð í sniðmát. Ég sýndi þér hvernig á að setja upp fjölvi til að fá gögn úr gagnasafninu og sameina það við annan fjölvi. Ef þig vantar fleiri dæmi eða frekari skýringar, vinsamlegast skildu eftir athugasemdir þínar í Athugasemdir hlutanum ;)

Hér er endanlegur texti sniðmátsins míns:

Hæ,

Þetta er staðfesting á pöntun þinni í dag. BTW, þú fékkst sérstaka ~%WhatToEnter[{dataset:"New Dataset", dálk:"Afsláttur", titill:"Afsláttur"}] afsláttur ;)

Hér kemur persónulegi hlekkurinn þinn: ~%WhatToEnter[ {dataset:"New Dataset", column:"Link", title:"Link"}]

Það eru líka nokkrar upplýsingar sem við ættum að benda á:~%WhatToEnter[{dataset:"New Dataset", column:"Conditions", title:"Conditions"}]

~%InsertPictureFromURL[~%WhatToEnter[ {dataset:"New Dataset", column:"Image", title:"Image"} ]; 300; 200}

~%AttachFromURL[~%WhatToEnter[ {dataset:"New Dataset", column:"Attachment", title:"Attachment"} ]]]

Takk fyrir að velja okkur!Eigðu góðan dag!

Ábending. Ef þú þarft að læra eða muna hvernig á að sameina fjölvi saman skaltu skoða þennan hluta af WhatToEnter fjölvakennslunni eða í heildarlistann yfir fjölvi fyrir sniðmát fyrir sameiginleg tölvupóst.

Ef þú trúir ekki myndbandinu hér að ofan skaltu bara setja upp Shared Email Templates frá Microsoft Store, skoða gagnasöfn sjálfur og deila reynslu þinni með mér og öðrum í athugasemdum ;)

Fylltu út töfluna með því að nota gagnasafn í Outlook tölvupósti

Listi yfir getu gagnasafns er ekki tilbúinn ennþá. Ímyndaðu þér þetta - viðskiptavinur þinn er enn að efast um hversu marga hluti á að kaupa og langar að vita meira um afslátt og greiðsluskilmála. Í stað þess að skrifa þetta allt í einni langri setningu er betra að búa til töflu með hverjum tiltækum valkosti og eiginleikum hans.

Ég myndi ekki kalla það mjög tímasparnað að búa til nýja töflu og fylla hana með þeim gögnum sem þú hafa þegar í gagnasafninu þínu. Hins vegar er fljótleg lausn fyrir þetta mál. Þú getur tengt gagnasafnið þitt við töflu og tölvupósturinn þinn verður fylltur með upplýsingum um gagnasafnið í augnabliki. Þú þarft að:

1. Opna sniðmát og búa til töflu með að minnsta kosti tveimur línum (fjöldi dálka er algjörlega undir þér komið).
2. Fylltu út fyrstu töfluna röð þar sem þetta verður hausinn okkar.
3. Hægri-smelltu hvar sem er á annarri röðinni og veldu „Bind to dataset“.
4. Veldu gagnasafnið til að draga gögnin úr og smelltu áAllt í lagi.
5. Þegar þú límir þetta sniðmát verðurðu beðinn um að velja dálka til að bæta við. Merktu við öll eða bara sum þeirra og haltu áfram.
6. Njóttu ;)

Ef þú vilt bæta einhverju sjónrænu við textann hér að ofan gætirðu kíkt á okkar Skjöl fyrir skref-fyrir-skref skjáskot af gagnasafnsbindingunni eða skoðaðu litla myndbandið hér að neðan.

Löng saga stutt, þú býrð til töflu, fyllir út haus hennar og tengdu það við gagnasafnið þitt. Þegar sniðmát er límt, stillirðu bara línurnar til að líma og tólið mun fylla út töfluna þína á einni sekúndu.

Hér er hvernig sniðmátið mitt byrjaði að sjá um gagnasettbindinguna:

Hæ!

Hér eru upplýsingarnar sem þú baðst um:

Ef þú þarft að aftengja gagnasafnið skaltu bara fjarlægja „tengda“ línuna.

Sjáðu? Gæti ekki verið auðveldara :)

Að auki gætirðu haft áhuga á að búa til kraftmikið Outlook sniðmát sem skiptir sjálfkrafa um myndir, viðhengi og texta fyrir sig fyrir hvern notanda.

Niðurstaða

Í þessari grein fékk ég enn einn valmöguleikann af ofurhjálplegu fjölvi okkar sem kallast HVAÐ Á að slá inn fyrir þig. Núna veistu hvernig á að búa til, breyta og nota gagnasöfn í Shared Email Templates og ég vona svo sannarlega að þú farir að nota þau :)

Þakka þér fyrir að lesa! Sjáumst innnæstu kennsluefni ;)