今日から私は 御覧なさい 何ゆえ まで 生み出す ドロップダウンフィールドを使ったOutlookのメールテンプレートです。 データセットから情報を取り出し、メールメッセージを即座に記入します。 面白そうですか？ では、早速始めましょう。

共有メールテンプレートでのデータセットの作成と使用

基本的なことを始める前に、共有メールテンプレートとは何か、そして私が話しているWHAT TO ENTERマクロとは何かをまだご存じない方のために、数行の紹介をします。 共有テンプレートは、Outlookでの毎日の作業を数クリックの問題に変換できるツールです。 必要なフォーマット、リンク、画像などを含む一連のテンプレートを作成することができるのです。をクリックすると、瞬時に適切なテンプレートが貼り付けられます。 返信のタイプや書式はもう必要なく、すぐに送信可能なメールが作成されます。

何を入力するかについては、前回のチュートリアルでこのマクロをカバーしましたので、ご自由に記憶を呼び起こしてください;)

新しいデータセットを作成し、テンプレートで使用する方法

さて、本題のOutlookテンプレートに戻りましょう。 WhatToEnterマクロを使えば、メールの1箇所または複数箇所に必要なデータを貼り付けることができることは既にご存知でしょう。 今回は、さらに自動化する方法とデータセットでの作業を紹介します。 簡単に言えば、これは必要な値を引き出すデータの入ったテーブルです。 WHAT TO ENTERを適用すると、データセットが自動的に作成されます。マクロで、このテーブルから取得するレコードを選択すると、メールに入力されます。 奇妙に聞こえるかもしれませんが、実際にはかなり簡単です :)

最初から、まずテーブルを作成する必要があります。 アドインを開き、任意のフォルダを右クリックして、""テーブル""を選択します。 新しいデータセット " をドロップダウン・リストから選択します。

このアドインは、デフォルトのブラウザで新しいウェブページを開き、そこにデータセットを作成します。 名前を付けて、行と列を記入し始めます。

注意：データセットの最初の列は重要な列なので、行を識別するのに役立つ値を入れて、データを取得する必要のある行を簡単に選択できるようにしてください。

データセットは、32行、32列、セルあたり255シンボルまでに制限されていることに留意してください。

ヒント：共有メールテンプレートにデータセットをインポートすることもできます。 テーブルは、.txt または .csv 形式で保存し、32行/列以下にします（残りはカットされます）。

新しい行と列にテンプレートで必要となる情報を追加して埋めたら、テキストにWHAT TO ENTERマクロを追加するだけです。 以下は、データセットから割引率を貼り付けるマクロを設定した私のサンプルテンプレートです。

こんにちは。

これは今日の注文の確認です。 ところで、あなたは特別な ~%WhatToEnter[{dataset: "Dataset", column: "Discount", title:"%"}] 割引を得ました ;)

私たちを選んでいただき、ありがとうございます！ 良い一日をお過ごしください。

ほら、keyカラムから値を選択したら、対応する割引がメールに入力されました。 やっぱり、keyカラムは重要ですね :)

データセットの編集と削除

間違いに気づいたり、入り口の追加や削除をしたい場合は、いつでもデータセットを編集できます。 アドインのペインでデータセットを選択し、次のボタンを押してください。 編集 :

再びブラウザに切り替わり、表を修正することができます。 行や列を追加したり、内容を変更したり、移動させたりすることができます。 完了したら 保存 をクリックすると、適用されたすべての変更がすぐに利用可能になります。

このデータセットが不要になった場合は、単にそれを選択して 削除 :

今回は、単一フィールドのデータセットというシンプルな例でしたが、今後、データセットを最大限に活用する方法を学んでいきたいと思います :)

Outlookのメール作成時に複数フィールドのデータセットを使用する方法

データセットの作り方と使い方を理解できたので、次はより複雑で情報量の多いテーブルを作り、メールの複数の箇所を一度に埋めてみましょう。

データ記入の手間を省くために、あらかじめ保存しておいたテーブルをインポートし、必要なフィールドがすべて入力されるようにテンプレートを少し修正します。 データセットに必要なのは、以下のとおりです。

• 割引額を貼り付ける。
• クライアントの個人リンクを追加します。
• お客様の特別な支払条件を数行記入してください。
• 素敵な「ありがとう」画像を挿入します。
• メールに同意書を添付する。

いや、データセットを用意しているので、その場で全部埋めてしまうんです。

いくつかのマクロがあらかじめテンプレートに保存されていることにお気づきでしょうか。 データセットからデータを取得し、別のマクロにマージするマクロの設定方法を紹介しました。 もっと例や説明が必要な場合は、フィードバックとして コメント セクション;)

とにかく、これが私のテンプレートの最終的なテキストです。

こんにちは。

これは今日の注文の確認です。 ところで、あなたは特別に ~%WhatToEnter[{dataset: "New Dataset", column: "Discount", title: "Discount"}] 割引を受け取りました ;)

個人用リンクです: ~%WhatToEnter[{dataset: "New Dataset", column: "Link", title: "Link"}].

また、指摘すべき詳細もいくつかあります:~%WhatToEnter[{dataset: "新しいデータセット", column: "Conditions", title: "Conditions"}].

~%InsertPictureFromURL[~%WhatToEnter[ {dataset: "New Dataset", column: "Image", title: "Image"} ]; 300; 200}を入力してください。

~%AttachFromURL[~%WhatToEnter[ {dataset: "New Dataset", column: "Attachment", title: "Attachment"} ]]] を入力します。

私たちを選んでいただき、ありがとうございます！ 良い一日をお過ごしください。

ヒント：マクロを結合する方法について知りたい場合、WhatToEnterマクロチュートリアルのこの部分、または共有メールテンプレートのマクロの全リストを参照してください。

もし、上記のビデオが信じられないなら、Microsoft StoreからShared Email Templatesをインストールして、自分でデータセットをチェックし、その経験を私や他の人とコメントで共有してください ;)

Outlookのメールにデータセットで表を埋める

データセットの機能一覧はまだ終わっていません。 想像してみてください。あなたの顧客が、いくつの商品を購入するか迷っており、割引や支払い条件についてもっと知りたがっている。 それを長い文章で書く代わりに、利用できるオプションとその特徴をまとめたテーブルを作成するとよいでしょう。

新しいテーブルを作って、そこに既にあるデータセットのデータを入れるのは、あまり時間の節約にはなりませんね。 しかし、このような場合、すぐにできる回避策があります。 データセットをテーブルにバインドすれば、メールにデータセットの情報が瞬時に入ります。 そのために必要なのは、以下の通りです。

1. テンプレートを開き、少なくとも2行のテーブルを作成します（列の数は完全にあなた次第です）。
2. テーブルの最初の行を埋めて、これがヘッダーになるようにします。
3. 2行目の任意の場所で右クリックし、「データセットにバインド」を選択します。
4. データを取得するデータセットを選択し、Okを押す。
5. このテンプレートを貼り付けると、追加する列を選択する画面が表示されます。 すべて、または一部だけにチェックを入れて、次に進みます。
6. お楽しみに ;)

もし、上記の文章に視覚的なものを加えたいのであれば、我々のドキュメントでデータセット結合のステップバイステップのスクリーンショットを見るか、以下の小さなビデオをチェックしてください。

簡単に説明すると、テーブルを作成し、そのヘッダーを埋めて、データセットに接続します。 テンプレートを貼り付けるときは、行を設定するだけで、ツールは一瞬でテーブルを入力します。

データセットバインディング後のテンプレートはこんな感じになりました。

こんにちは。

お伺いした内容はこちらです。

データセットのバインドを解除する必要がある場合は、「connected」行を削除すればよい。

ほら、これ以上ないくらい簡単でしょう？）

さらに、画像、添付ファイル、テキストをユーザーごとに個別に自動で切り替える動的なOutlookテンプレートを作ることにも興味があるのではないでしょうか。

結論

この記事では、WHAT TO ENTERという超便利なマクロのもう一つのオプションについて説明しました。 これで、共有メールテンプレートのデータセットを作成、編集、使用する方法がわかりましたので、ぜひとも使い始めてください :)

お読みいただきありがとうございました！また次のチュートリアルでお会いしましょう;)