Ma én megmutatom neked hogyan a címre. hozzon létre Outlook e-mail sablonok legördülő mezőkkel. Egy adathalmazból fogunk információkat kinyerni és menet közben kitölteni egy e-mail üzenetet. Jól hangzik? Akkor kezdjük el!

Adatkészletek létrehozása és használata megosztott e-mail sablonokban

Mielőtt belekezdenénk az alapokba, elejtek pár sor bevezetőt azoknak, akik újak a blogunkon és még nem tudják, hogy mi az a Shared Email Templates és mi az a WHAT TO ENTER makró, amiről beszélek. A Shared Templates egy olyan eszköz, amely néhány kattintással átalakíthatja a napi rutinodat az Outlookban. Látod, létrehozol egy sablonkészletet a szükséges formázásokkal, linkekkel, képekkel, stb.és egy pillanat alatt beillesztheti a megfelelő sablont. Nem kell többé gépelnie és formáznia a válaszait, a kész e-mailt egy pillanat alatt létrehozza.

Ami azt illeti, hogy mit kell beírni, ezt a makrót az előző bemutatómban leírtam, nyugodtan frissítsd fel a memóriádat ;)

Új adatkészlet létrehozása és használata sablonokban

Most térjünk vissza a fő témánkhoz - a kitölthető Outlook sablonokhoz. Azt már tudod, hogy a WhatToEnter makró segítségével beillesztheted a szükséges adatokat az e-mail egy vagy több pontjába. Megmutatom, hogyan automatizálhatod még jobban a rutinodat, és megtanítalak adathalmazokkal dolgozni. Egyszerűen fogalmazva, ez egy táblázat, amelynek adataiból fogod kihúzni a szükséges értékeket. Amikor a WHAT TO ENTER makró alkalmazásávalmakró, kiválasztod a rekordot, amit ebből a táblázatból szeretnél lekérdezni, és ez feltölti az e-mailt. Bármilyen furcsán hangzik, a gyakorlatban nagyon egyszerű :)

A legelejétől kezdve először is létre kell hoznunk egy táblázatot. Nyissuk meg a bővítményt, kattintsunk jobb gombbal bármelyik mappára, és válasszuk a " Új adatállomány " a legördülő listából:

A bővítmény megnyit egy új weboldalt az alapértelmezett böngészőben, ahol létre kell hoznia az adatkészletet. Adjon neki nevet, és kezdje el kitölteni a sorokat és oszlopokat.

Megjegyzés: Figyeljen az adatkészlet első oszlopára, mivel ez lesz a kulcsoszlop. Töltse ki olyan értékekkel, amelyek segítségével azonosítani tudja a sorokat, és könnyen kiválaszthatja azt, amelyikből adatokat kell vennie.

Ne feledje, hogy egy adatkészlet 32 sorra, 32 oszlopra és cellánként 255 szimbólumra korlátozódik.

Tipp. Alternatívaként importálhat adathalmazokat a Megosztott e-mail sablonokba. A táblázatot .txt vagy .csv formátumban kell elmenteni, és legfeljebb 32 sor/oszlop lehet benne (a többi levágásra kerül).

Miután hozzáadta és feltöltötte az új sorokat és oszlopokat a sablonjaiban esetleg szükséges információkkal, csak adja hozzá a WHAT TO ENTER makrót a szöveghez. Itt van az én mintasablonom a makróval, amelyet az adatkészletből származó kedvezményes árfolyam beillesztésére állítottam be:

Szia,

Ez egy visszaigazolás a mai rendelésedről. Egyébként megkaptad a különleges ~%MiMiMegadom[{dataset: "Dataset", column: "Discount", title:"%"}] kedvezményt ;)

Köszönjük, hogy minket választott! További szép napot!

Látod, épp most választottam ki egy értéket a kulcs oszlopból, és a megfelelő kedvezmény feltöltötte az e-mail címemet. Mondtam, hogy a kulcs oszlop fontos :)

Adatkészletek szerkesztése és eltávolítása

Ha hibát észlelt, vagy szeretne néhány bejáratot hozzáadni/eltávolítani, bármikor szerkesztheti az adatkészletet. Csak válassza ki az add-in ablaktábláján, és nyomja meg a következő gombot Szerkesztés :

Ismét a böngészőre vált, ahol módosíthatja a táblázatot. Sorokat és oszlopokat adhat hozzá, megváltoztathatja a tartalmukat és úgy mozgathatja őket, ahogyan szeretné. Ha végzett, kattintson a Mentés és az összes alkalmazott módosítás azonnal elérhetővé válik.

Ha már nincs szüksége erre az adatkészletre, egyszerűen jelölje ki, és nyomja meg a Törölje a címet. :

Ez egy egyszerű példa volt egy egymezős adatkészletre, hogy képet kaphassatok erről a funkcióról. A továbbiakban folytatjuk a felfedezést, és megtanuljuk az adatkészletek maximális kihasználását :)

Hogyan használjunk többmezős adatkészletet az Outlook e-mailek írásakor?

Mivel most már tisztában vagyunk azzal, hogyan jönnek létre és hogyan használják az adatkészleteket, itt az ideje, hogy egy összetettebb és informatívabb táblázatot hozzunk létre, és egyszerre több helyen is kitöltsük az e-mailt.

Importálom az előre elmentett táblázatomat, hogy ne untassalak az adatok kitöltésével, és egy kicsit módosítom a sablonomat, hogy minden szükséges mezőt kitöltsön. Azt akarom, hogy az adatállományom:

• Illessze be a kedvezmény összegét;
• Adja hozzá az ügyfél személyes linkjét;
• Töltse ki néhány sorban az ügyfél különleges fizetési feltételeit;
• Illesszen be egy szép "Köszönöm" képet;
• Csatoljon egy megállapodást az e-mailhez.

Túl sokat keresek? Nem, mivel már elkészítettem az adatkészletemet :) Látja, hogy repülés közben töltöm ki az összes információt:

Talán észrevetted, hogy néhány makró előre elmentve volt egy sablonban. Megmutattam, hogyan kell beállítani egy makrót, hogy adatokat kapjon az adatkészletből és egyesítse egy másik makróval. Ha további példákra vagy további pontosításra van szükséged, kérlek, hagyd meg a visszajelzésedet a(z) Megjegyzések szekció ;)

Mindenesetre itt van a sablonom végleges szövege:

Szia,

Ez egy visszaigazolás a mai rendelésedről. Egyébként megkaptad a különleges ~%WhatToEnter[{dataset: "New Dataset", column: "Discount", title: "Discount"}] kedvezményt ;)

Itt jön a személyes link: ~%WhatToEnter[{dataset: "New Dataset", column: "Link", title: "Link"}]

Van még néhány részlet, amire érdemes felhívni a figyelmet:~%WhatToEnter[{dataset: "New Dataset", column: "Conditions", title: "Conditions"}]

~%InsertPictureFromURL[~%WhatToEnter[ {dataset: "New Dataset", column: "Image", title: "Image"} ]; 300; 200}

~%AttachFromURL[~%WhatToEnter[ {dataset: "New Dataset", column: "Attachment", title: "Attachment"} ] ]]

Köszönjük, hogy minket választott! További szép napot!

Tipp: Ha meg kell tanulnia vagy fel kell idéznie, hogyan kell a makrókat összevonni, olvassa el a WhatToEnter makró bemutató ezen részét vagy a Megosztott e-mail sablonok makrók teljes listáját.

Ha nem hisz a fenti videónak, csak telepítse a Shared Email Templates-t a Microsoft Store-ból, nézze meg az adatkészleteket, és ossza meg tapasztalatait velem és másokkal a hozzászólásokban ;)

Táblázat kitöltése az Outlook e-mailekben lévő adatkészlet segítségével

Az adatkészlet képességeinek felsorolása még nem fejeződött be. Képzelje el, hogy az ügyfele még mindig kételkedik abban, hogy hány tételt vásároljon, és szeretne többet tudni a kedvezményekről és a fizetési feltételekről. Ahelyett, hogy mindezt egyetlen hosszú mondatban írja le, inkább hozzon létre egy táblázatot az egyes elérhető opciókkal és azok jellemzőivel.

Nem nevezném túl időtakarékosnak, ha új táblázatot készítesz, és azt töltöd fel az adatkészletedben már meglévő adatokkal. Van azonban egy gyors megoldás erre az esetre. Az adatkészletedet egy táblázathoz kötheted, és az e-mailed egy szempillantás alatt megtelik az adatkészlet adataival. Erre lesz szükséged:

1. Nyisson meg egy sablont, és hozzon létre egy legalább két soros táblázatot (az oszlopok száma teljesen az Ön döntése).
2. Töltse ki a táblázat első sorát, mivel ez lesz a fejlécünk.
3. Kattintson a jobb gombbal bárhol a második soron, és válassza a "Kötés adatkészlethez" lehetőséget.
4. Válassza ki az adatkészletet, amelyből az adatokat szeretné kinyerni, és nyomja meg az Ok gombot.
5. Amikor beilleszti ezt a sablont, megkérik, hogy válassza ki a hozzáadni kívánt oszlopokat. Jelölje be az összeset vagy csak néhányat, és folytassa.
6. Jó szórakozást ;)

Ha a fenti szöveget vizuálisan is szeretné kiegészíteni, akkor nézze meg a Dokumentumainkban az adatkészlet kötésének lépésről-lépésre történő képernyőképeit, vagy nézze meg az alábbi kis videót.

Hosszú történet röviden: létrehozol egy táblázatot, kitöltöd a fejlécét, és összekapcsolod az adatkészleteddel. A sablon beillesztésekor csak a sorokat állítod beillesztésre, és az eszköz egy másodperc alatt feltölti a táblázatodat.

Így kezdett el kinézni a sablonom az adatkészlet megkötése után:

Szia!

Itt vannak a kért részletek:

Ha fel kell oldania az adatkészlet kötését, csak távolítsa el a "connected" sort.

Látod? Nem is lehetne egyszerűbb :)

Ezenkívül érdekelheti egy dinamikus Outlook sablon készítése, amely automatikusan váltja a képeket, mellékleteket és szöveget minden egyes felhasználó számára külön-külön.

Következtetés

Ebben a cikkben a WHAT TO ENTER nevű szuper-segítő makrónk egy újabb lehetőségét fedeztem le neked. Most már tudod, hogyan hozhatsz létre, szerkeszthetsz és használhatsz adatkészleteket a megosztott e-mail sablonokban, és nagyon remélem, hogy használni is fogod őket :)

Köszönöm, hogy olvastatok! Találkozunk a következő tutorialokban ;)