Heute werde ich Sie zeigen wie zu erstellen. Outlook-E-Mail-Vorlagen mit Dropdown-Feldern. Wir werden Informationen aus einem Datensatz abrufen und eine E-Mail-Nachricht im Handumdrehen ausfüllen. Klingt gut? Dann legen wir los!

Erstellen und Verwenden von Datensätzen in freigegebenen E-Mail-Vorlagen

Bevor wir mit den Grundlagen beginnen, werde ich ein paar Zeilen zur Einführung schreiben, für diejenigen, die neu in unserem Blog sind und noch nicht wissen, was Shared Email Templates ist und wovon ich spreche. Shared Templates ist ein Tool, das Ihre tägliche Routine in Outlook in eine Angelegenheit von ein paar Klicks verwandeln kann. Sehen Sie, Sie erstellen eine Reihe von Vorlagen mit der notwendigen Formatierung, Links, Bilder, etc.Sie brauchen Ihre Antworten nicht mehr zu tippen und zu formatieren, die versandfertige E-Mail wird im Handumdrehen erstellt.

Was die Frage betrifft, WAS EINGEBEN werden soll, so habe ich dieses Makro bereits in meinem vorherigen Tutorial behandelt, Sie können sich gerne daran erinnern ;)

So erstellen Sie einen neuen Datensatz und verwenden ihn in Vorlagen

Kommen wir nun zu unserem Hauptthema zurück - füllbare Outlook-Vorlagen. Sie wissen bereits, dass das WhatToEnter-Makro Ihnen dabei helfen kann, die erforderlichen Daten an einer oder mehreren Stellen Ihrer E-Mail einzufügen. Ich zeige Ihnen, wie Sie Ihre Routine noch weiter automatisieren können, und bringe Ihnen bei, mit Datensätzen zu arbeiten. Einfach ausgedrückt handelt es sich dabei um eine Tabelle mit Daten, aus der Sie die erforderlichen Werte ziehen. Wenn Sie das WHAT TO ENTERMakro wählen Sie den Datensatz aus, den Sie aus dieser Tabelle abrufen möchten, und schon wird Ihre E-Mail ausgefüllt. So seltsam es klingt, in der Praxis ist es ziemlich einfach :)

Zu Beginn müssen wir zunächst eine Tabelle erstellen. Öffnen Sie das Add-In, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen beliebigen Ordner und wählen Sie " Neuer Datensatz " aus der Dropdown-Liste:

Das Add-In öffnet eine neue Webseite in Ihrem Standardbrowser, auf der Sie Ihr Dataset erstellen, ihm einen Namen geben und mit dem Ausfüllen der Zeilen und Spalten beginnen.

Hinweis: Achten Sie auf die erste Spalte Ihres Datensatzes, da sie die Schlüsselspalte ist. Füllen Sie sie mit den Werten, die Ihnen helfen, Ihre Zeilen zu identifizieren und leicht diejenige auszuwählen, aus der Sie die Daten entnehmen müssen.

Bitte beachten Sie, dass ein Datensatz auf 32 Zeilen, 32 Spalten und 255 Symbole pro Zelle beschränkt ist.

Tipp: Alternativ können Sie auch Datensätze in Gemeinsame E-Mail-Vorlagen importieren. Ihre Tabelle sollte im .txt- oder .csv-Format gespeichert sein und nicht mehr als 32 Zeilen/Spalten haben (der Rest wird abgeschnitten).

Sobald Sie die neuen Zeilen und Spalten mit den Informationen gefüllt haben, die Sie in Ihren Vorlagen benötigen, fügen Sie einfach das Makro WAS EINGEBEN in Ihren Text ein. Hier ist meine Beispielvorlage mit dem Makro, das ich eingerichtet habe, um einen Rabattsatz aus dem Datensatz einzufügen:

Hallo,

Dies ist eine Bestätigung für Ihre heutige Bestellung. Übrigens, Sie haben Ihren speziellen ~%WhatToEnter[{dataset: "Dataset", column: "Discount", title:"%"}] Rabatt erhalten ;)

Vielen Dank, dass Sie sich für uns entschieden haben, und noch einen schönen Tag!

Sehen Sie, ich habe gerade einen Wert aus der Schlüsselspalte ausgewählt, und der entsprechende Rabatt hat meine E-Mail aufgefüllt. Ich sagte doch, die Schlüsselspalte ist wichtig :)

Datensätze bearbeiten und entfernen

Falls Ihnen ein Fehler aufgefallen ist oder Sie einige der Eingänge hinzufügen oder entfernen möchten, können Sie Ihren Datensatz jederzeit bearbeiten, indem Sie ihn im Fenster des Add-Ins auswählen und auf bearbeiten :

Sie werden wieder zum Browser weitergeleitet, wo Sie Ihre Tabelle bearbeiten können. Sie können Zeilen und Spalten hinzufügen, ihren Inhalt ändern und sie nach Belieben verschieben. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern Sie und alle vorgenommenen Änderungen werden sofort verfügbar sein.

Wenn Sie diesen Datensatz nicht mehr benötigen, wählen Sie ihn einfach aus und drücken Sie Löschen :

Dies war ein einfaches Beispiel für einen Ein-Feld-Datensatz, damit Sie sich ein Bild von dieser Funktion machen können. In Zukunft werden wir sie weiter erforschen und lernen, die Vorteile von Datensätzen optimal zu nutzen :)

So verwenden Sie beim Schreiben von Outlook-E-Mails einen Datensatz mit mehreren Feldern

Da wir nun ein klares Verständnis davon haben, wie Datensätze erstellt und verwendet werden, ist es höchste Zeit, eine komplexere und informativere Tabelle zu erstellen und mehrere Stellen in Ihrer E-Mail auf einmal auszufüllen.

Um Sie nicht mit dem Ausfüllen von Daten zu langweilen, importiere ich meine zuvor gespeicherte Tabelle und ändere meine Vorlage ein wenig, damit alle erforderlichen Felder ausgefüllt werden. Ich möchte, dass mein Datensatz so aussieht:

• Fügen Sie den Rabattbetrag ein;
• Fügen Sie den persönlichen Link des Kunden hinzu;
• Füllen Sie einige Zeilen mit den besonderen Zahlungsbedingungen des Kunden aus;
• Fügen Sie ein schönes "Danke"-Bild ein;
• Fügen Sie der E-Mail eine Vereinbarung bei.

Nein, denn ich habe meinen Datensatz schon vorbereitet :) Ich werde all diese Informationen im Handumdrehen eingeben:

Sie haben vielleicht bemerkt, dass einige der Makros in einer Vorlage vorgespeichert waren. Ich habe Ihnen gezeigt, wie Sie ein Makro einrichten, um Daten aus dem Datensatz zu holen und mit einem anderen Makro zusammenzuführen. Wenn Sie weitere Beispiele oder eine weitere Erläuterung benötigen, hinterlassen Sie bitte Ihr Feedback im Kommentare Abschnitt ;)

Wie auch immer, hier ist der endgültige Text meiner Vorlage:

Hallo,

Dies ist eine Bestätigung für Ihre heutige Bestellung. Übrigens, Sie haben Ihren speziellen ~%WhatToEnter[{dataset: "New Dataset", column: "Discount", title: "Discount"}] Rabatt erhalten ;)

Hier kommt Ihr persönlicher Link: ~%WasEingeben[{Datensatz: "Neuer Datensatz", Spalte: "Link", Titel: "Link"}]

Es gibt auch einige Details, auf die wir hinweisen sollten:~%WhatToEnter[{dataset: "New Dataset", column: "Conditions", title: "Conditions"}]

~%InsertPictureFromURL[~%WhatToEnter[ {dataset: "New Dataset", column: "Image", title: "Image"} ]; 300; 200}

~%AttachFromURL[~%WhatToEnter[ {dataset: "New Dataset", column: "Attachment", title: "Attachment"} ]]]

Vielen Dank, dass Sie sich für uns entschieden haben, und noch einen schönen Tag!

Tipp: Falls Sie lernen oder sich daran erinnern müssen, wie man Makros zusammenführt, lesen Sie diesen Teil des WhatToEnter-Makro-Tutorials oder die vollständige Liste der Makros für Gemeinsame E-Mail-Vorlagen.

Wenn Sie dem Video oben nicht glauben, installieren Sie einfach Shared Email Templates aus dem Microsoft Store, probieren Sie die Datensätze selbst aus und teilen Sie Ihre Erfahrungen mit mir und anderen in den Kommentaren ;)

Ausfüllen von Tabellen mit Datensätzen in Outlook-E-Mails

Die Liste der Möglichkeiten des Datensatzes ist noch nicht vollständig. Stellen Sie sich vor, Ihr Kunde ist noch unschlüssig, wie viele Artikel er kaufen soll, und möchte mehr über die Rabatte und Zahlungsbedingungen wissen. Anstatt alles in einem langen Satz zu schreiben, erstellen Sie lieber eine Tabelle mit jeder verfügbaren Option und ihren Eigenschaften.

Ich würde es nicht gerade als zeitsparend bezeichnen, eine neue Tabelle zu erstellen und sie mit den Daten zu füllen, die Sie bereits in Ihrem Datensatz haben. Es gibt jedoch eine schnelle Lösung für diesen Fall. Sie können Ihren Datensatz an eine Tabelle binden und Ihre E-Mail wird im Handumdrehen mit den Daten des Datensatzes gefüllt. Das müssen Sie tun:

1. Öffnen Sie eine Vorlage und erstellen Sie eine Tabelle mit mindestens zwei Zeilen (die Anzahl der Spalten bleibt Ihnen überlassen).
2. Füllen Sie die erste Zeile der Tabelle aus, da dies unsere Kopfzeile sein wird.
3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle der zweiten Zeile und wählen Sie "An Datensatz binden".
4. Wählen Sie den Datensatz, aus dem Sie die Daten beziehen möchten, und klicken Sie auf Ok.
5. Wenn Sie diese Vorlage einfügen, werden Sie aufgefordert, die hinzuzufügenden Spalten auszuwählen. Markieren Sie alle oder nur einige von ihnen und fahren Sie fort.
6. Viel Spaß ;)

Wenn Sie dem obigen Text etwas Visuelles hinzufügen möchten, können Sie sich in unseren Docs die Schritt-für-Schritt-Screenshots der Datensatzbindung ansehen oder das kleine Video unten.

Kurz gesagt: Sie erstellen eine Tabelle, füllen die Kopfzeile aus und verbinden sie mit Ihrem Datensatz. Wenn Sie eine Vorlage einfügen, legen Sie einfach fest, dass die Zeilen eingefügt werden sollen, und das Tool füllt Ihre Tabelle im Handumdrehen auf.

So sah meine Vorlage nach der Datensatzbindung aus:

Hallo!

Hier sind die Details, nach denen Sie gefragt haben:

Wenn Sie die Bindung des Datensatzes aufheben müssen, entfernen Sie einfach die Zeile "verbunden".

Sehen Sie, einfacher geht's nicht :)

Darüber hinaus können Sie eine dynamische Outlook-Vorlage erstellen, die Bilder, Anhänge und Text automatisch für jeden Benutzer einzeln umschaltet.

Schlussfolgerung

In diesem Artikel habe ich eine weitere Option unseres super-hilfreichen Makros namens WAS EINGEBEN für Sie abgedeckt. Jetzt wissen Sie, wie Sie Datensätze in Gemeinsamen E-Mail-Vorlagen erstellen, bearbeiten und verwenden können, und ich hoffe sehr, dass Sie sie auch nutzen werden :)

Vielen Dank fürs Lesen, wir sehen uns in den nächsten Tutorials ;)