Azi voi... să vă arăt cum la creați Șabloane de e-mail Outlook cu câmpuri derulante. Vom extrage informații dintr-un set de date și vom completa un mesaj de e-mail din mers. Sună distractiv? Atunci să începem!

Crearea și utilizarea seturilor de date în șabloanele de e-mail partajate

Înainte de a începe cu noțiunile de bază, voi lăsa câteva rânduri de introducere pentru cei care sunt noi pe blogul nostru și nu știu încă ce este Shared Email Templates și despre ce macro CE TREBUIE SĂ INTRĂM vorbesc. Shared Templates este un instrument care poate transforma rutina zilnică din Outlook în câteva click-uri. Vedeți, creați un set de șabloane cu formatarea necesară, link-uri, imagini, etc.și lipiți șablonul potrivit într-o clipă. Nu mai este nevoie să tastați și să formatați răspunsurile, e-mailul gata de a fi trimis este creat din mers.

În ceea ce privește ce trebuie să introduceți, am acoperit acest macro în tutorialul meu anterior, nu ezitați să vă împrospătați memoria ;)

Cum să creați un set de date nou și să îl utilizați în șabloane

Acum să ne întoarcem la subiectul nostru principal - șabloanele Outlook care pot fi completate. Știți deja că macroul WhatToEnter vă poate ajuta să lipiți datele necesare într-unul sau mai multe locuri din e-mail. Vă voi arăta cum să vă automatizați și mai mult rutina și vă voi învăța să lucrați cu seturi de date. Pe scurt, acesta este un tabel cu date din care veți extrage valorile necesare. Când aplicați macroul WHAT TO ENTERmacro, alegeți înregistrarea pe care să o preluați din acest tabel și se completează e-mailul. Oricât de ciudat ar suna, în practică este destul de simplu :)

Începând chiar de la început, trebuie să creăm mai întâi un tabel. Deschideți add-in-ul, faceți clic dreapta pe orice dosar și alegeți " Set de date nou " din lista derulantă:

Add-in-ul va deschide o nouă pagină web în browserul dvs. implicit, unde veți crea setul de date. Dați-i un nume și începeți să completați rândurile și coloanele.

Notă. Vă rugăm să acordați atenție primei coloane din setul dvs. de date, deoarece aceasta va fi cea cheie. Completați-o cu valorile care vă vor ajuta să identificați rândurile și să alegeți cu ușurință cea din care va trebui să luați datele.

Rețineți că un set de date este limitat la 32 de rânduri, 32 de coloane și 255 de simboluri pe celulă.

Sfat. Alternativ, puteți importa seturi de date în Șabloane de e-mail partajate. Tabelul dvs. trebuie să fie salvat în format .txt sau .csv și să nu aibă mai mult de 32 de rânduri/coloane (restul vor fi tăiate).

După ce ați adăugat și completat noile rânduri și coloane cu informațiile de care ați putea avea nevoie în șabloanele dvs., adăugați doar macroul WHAT TO ENTER la text. Iată modelul meu de șablon cu macroul pe care l-am configurat pentru a lipi o rată de actualizare din setul de date:

Bună,

Aceasta este o confirmare pentru comanda de astăzi. BTW, ați primit reducerea specială ~%WhatToEnter[{dataset: "Dataset", column: "Discount", title:"%"}];)

Vă mulțumim pentru că ne-ați ales pe noi! Vă dorim o zi minunată!

Vedeți, tocmai am selectat o valoare din coloana cheie și reducerea corespunzătoare a populat e-mailul meu. V-am spus, coloana cheie este importantă :)

Editarea și eliminarea seturilor de date

În cazul în care ați observat o greșeală sau ați dori să adăugați/eliminați unele intrări, puteți oricând să editați setul de date. Doar selectați-l în panoul add-in-ului și apăsați pe Editați :

Veți fi redirecționat din nou în browser, unde trebuie să modificați tabelul. Puteți adăuga rânduri și coloane, să le schimbați conținutul și să le mutați așa cum doriți. După ce ați terminat, faceți clic pe Salvați și toate modificările aplicate vor fi disponibile imediat.

Dacă nu mai aveți nevoie de acest set de date, selectați-l pur și simplu și apăsați Ștergeți :

A fost un exemplu simplu de set de date cu un singur câmp, astfel încât să vă puteți face o idee despre această caracteristică. În continuare, vom continua să o explorăm și vom învăța să profităm la maximum de seturile de date :)

Cum să utilizați setul de date cu mai multe câmpuri atunci când scrieți e-mailuri Outlook

Deoarece acum avem o înțelegere clară a modului în care sunt create și utilizate seturile de date, este timpul să creăm un tabel mai complex și mai informativ și să completăm mai multe locuri din e-mailul dvs. deodată.

Voi importa tabelul meu pre-salvat pentru a nu vă plictisi cu completarea datelor și voi modifica puțin șablonul meu astfel încât toate câmpurile necesare să fie completate. Vreau ca setul meu de date să:

• Introduceți valoarea reducerii;
• Adăugați linkul personal al clientului;
• Completați câteva rânduri cu condițiile speciale de plată ale clientului;
• Inserați o imagine frumoasă de tip "Mulțumesc";
• Atașați un acord la e-mail.

Nu, pentru că am pregătit setul de date :) Mă văd completând toate aceste informații din mers:

Este posibil să fi observat că unele dintre macro-uri au fost pre-salvate într-un șablon. V-am arătat cum să configurați o macro pentru a obține date din setul de date și a le îmbina cu o altă macro. Dacă aveți nevoie de mai multe exemple sau de clarificări suplimentare, vă rugăm să lăsați feedback-ul dvs. în rubrica Comentarii secțiune ;)

Oricum, iată textul final al șablonului meu:

Bună,

Aceasta este o confirmare pentru comanda de astăzi. BTW, ați primit reducerea specială ~%WhatToEnter[{dataset: "New Dataset", column: "Discount", title: "Discount"}];)

Iată linkul tău personal: ~%WhatToEnter[{dataset: "New Dataset", column: "Link", title: "Link"}]]

Există, de asemenea, câteva detalii pe care ar trebui să le subliniem:~%WhatToEnter[{dataset: "New Dataset", column: "Conditions", title: "Conditions"}]]

~%InsertPictureFromURL[~%WhatToEnter[ {dataset: "New Dataset", column: "Image", title: "Image"} ]; 300; 200}

~%AttachFromURL[~%WhatToEnter[ {dataset: "New Dataset", column: "Attachment", title: "Attachment"} ]]]

Vă mulțumim pentru că ne-ați ales pe noi! Vă dorim o zi minunată!

Sfat. În cazul în care aveți nevoie să învățați sau să vă amintiți cum să îmbinați macrocomenzi, consultați această parte a tutorialului macro WhatToEnter sau lista completă de macrocomenzi pentru Șabloane de e-mail partajate.

Dacă nu credeți în videoclipul de mai sus, instalați Shared Email Templates din Microsoft Store, verificați singuri seturile de date și împărtășiți experiența cu mine și cu alții în comentarii ;)

Completați tabelul utilizând setul de date în e-mailurile Outlook

Lista capacităților setului de date nu este încă încheiată. Imaginați-vă acest lucru - clientul dvs. se îndoiește încă de câte articole să cumpere și ar dori să afle mai multe despre reduceri și condiții de plată. În loc să scrieți totul într-o singură propoziție lungă, ar fi mai bine să creați un tabel cu fiecare opțiune disponibilă și caracteristicile acesteia.

Nu aș spune că este foarte economisitor de timp să faceți un tabel nou și să îl completați cu datele pe care le aveți deja în setul de date. Cu toate acestea, există o soluție rapidă pentru acest caz. Puteți lega setul de date de un tabel și e-mailul dvs. va fi completat cu informațiile din setul de date într-o clipită. Va trebui să:

1. Deschideți un șablon și creați un tabel cu cel puțin două rânduri (numărul de coloane depinde în totalitate de dumneavoastră).
2. Completați primul rând al tabelului, deoarece acesta va fi antetul nostru.
3. Faceți clic dreapta oriunde pe al doilea rând și alegeți "Bind to dataset".
4. Alegeți setul de date din care să extrageți datele și apăsați Ok.
5. Când lipiți acest șablon, vi se va cere să alegeți coloanele pe care să le adăugați. Bifați toate sau doar unele dintre ele și continuați.
6. Bucurați-vă ;)

Dacă doriți să adăugați ceva vizual la textul de mai sus, puteți arunca o privire în documentele noastre pentru capturi de ecran pas cu pas ale setului de date obligatoriu sau puteți viziona micul videoclip de mai jos.

Pe scurt, creați un tabel, completați antetul acestuia și conectați-l la setul de date. Atunci când lipiți un șablon, setați doar rândurile pentru lipire și instrumentul va completa tabelul într-o secundă.

Iată cum a început să arate șablonul meu după legarea setului de date:

Bună!

Iată detaliile pe care le-ați cerut:

În cazul în care aveți nevoie să dezlipiți setul de date, trebuie doar să eliminați rândul "conectat".

Vezi? Nu putea fi mai ușor de atât :)

În plus, ați putea fi interesat să creați un șablon dinamic Outlook care să schimbe automat imaginile, atașamentele și textul în mod individual pentru fiecare utilizator.

Concluzie

În acest articol am mai acoperit pentru dvs. încă o opțiune a macroului nostru super-ajutorat numit WHAT TO ENTER. Acum știți cum să creați, să editați și să utilizați seturi de date în Shared Email Templates și, sper din tot sufletul, veți începe să le folosiți :)

Vă mulțumim pentru lectură! Ne vedem în următoarele tutoriale ;)