Hoy voy a mostrarte cómo a crear Plantillas de correo electrónico de Outlook con campos desplegables. Extraeremos información de un conjunto de datos y rellenaremos un mensaje de correo electrónico sobre la marcha. ¿Te parece divertido? ¡Pues empecemos!

Crear y utilizar conjuntos de datos en plantillas de correo electrónico compartidas

Antes de empezar con lo básico, dejaré caer unas líneas de introducción para aquellos que son nuevos en nuestro blog y aún no saben qué es Plantillas Compartidas de Email y de qué macro QUÉ ENTRAR estoy hablando. Plantillas Compartidas es una herramienta que puede convertir tu rutina diaria en Outlook en cuestión de unos pocos clics. Verás, creas un conjunto de plantillas con el formato necesario, enlaces, imágenes, etc.Ya no es necesario escribir y dar formato a las respuestas, el correo electrónico listo para enviar se crea sobre la marcha.

En cuanto a QUÉ INGRESAR, tengo esta macro cubierto en mi tutorial anterior, no dude en refrescar la memoria ;)

Cómo crear un nuevo conjunto de datos y utilizarlo en plantillas

Ahora volvamos a nuestro tema principal: las plantillas rellenables de Outlook. Ya sabes que la macro WHAT TO ENTER puede ayudarte a pegar los datos necesarios en uno o varios puntos de tu correo electrónico. Te mostraré cómo automatizar aún más tu rutina y te enseñaré a trabajar con conjuntos de datos. En pocas palabras, se trata de una tabla con datos de la que extraerás los valores necesarios. Cuando aplicas la macro WHAT TO ENTERmacro, eliges el registro que quieres recuperar de esta tabla y rellena tu correo electrónico. Aunque suene raro, en la práctica es bastante fácil :)

Empezando por el principio, primero tenemos que crear una tabla. Abra el complemento, haga clic con el botón derecho en cualquier carpeta y seleccione " Nuevo conjunto de datos " de la lista desplegable:

El complemento abrirá una nueva página web en su navegador predeterminado en la que deberá crear su conjunto de datos. Dele un nombre y empiece a rellenar sus filas y columnas.

Nota. Presta atención a la primera columna de tu conjunto de datos, ya que sería la clave. Rellénala con los valores que te ayudarán a identificar tus filas y a elegir fácilmente aquella de la que tendrás que tomar los datos.

Tenga en cuenta que un conjunto de datos está limitado a 32 filas, 32 columnas y 255 símbolos por celda.

Consejo: también puede importar conjuntos de datos a Plantillas de correo electrónico compartidas. Su tabla debe guardarse en formato .txt o .csv y no tener más de 32 filas/columnas (el resto se cortará).

Una vez que haya añadido y rellenado las nuevas filas y columnas con la información que pueda necesitar en sus plantillas, sólo tiene que añadir la macro QUÉ INTRODUCIR a su texto. Aquí está mi plantilla de muestra con la macro que configuré para pegar una tasa de descuento del conjunto de datos:

Hola,

Esto es una confirmación de su pedido de hoy. Por cierto, ha recibido su descuento especial ~%WhatToEnter[{dataset: "Dataset", column: "Discount", title:"%"}] ;)

¡Gracias por elegirnos! ¡Que tenga un buen día!

Ves, acabo de seleccionar un valor de la columna clave y el descuento correspondiente ha rellenado mi correo electrónico. Te lo dije, la columna clave es importante :)

Editar y eliminar conjuntos de datos

Si ha detectado algún error o desea añadir o eliminar alguna de las entradas, siempre puede editar el conjunto de datos. Sólo tiene que seleccionarlo en el panel del complemento y pulsar Editar :

Pasará de nuevo al navegador, donde deberá modificar su tabla. Podrá añadir filas y columnas, cambiar su contenido y desplazarlas como desee. Cuando haya terminado, haga clic en Guardar y todos los cambios aplicados estarán disponibles de inmediato.

Si ya no necesita este conjunto de datos, simplemente selecciónelo y pulse Borrar :

Era un ejemplo sencillo de un conjunto de datos de un solo campo para que pudieras hacerte una idea de esta función. Más adelante, seguiremos explorándola y aprenderemos a sacar el máximo partido de los conjuntos de datos :)

Cómo utilizar un conjunto de datos de campos múltiples al escribir mensajes de correo electrónico de Outlook

Ahora que ya sabemos cómo se crean y utilizan los conjuntos de datos, ha llegado el momento de crear una tabla más compleja e informativa y rellenar varios lugares de su correo electrónico a la vez.

Importaré mi tabla previamente guardada para no aburrirte con el relleno de datos y modificaré un poco mi plantilla para que se rellenen todos los campos necesarios. Quiero que mi conjunto de datos:

• Pegue el importe del descuento;
• Añade el enlace personal del cliente;
• Rellene unas líneas con las condiciones especiales de pago del cliente;
• Inserta una bonita imagen de "Gracias";
• Adjunte un acuerdo al correo electrónico.

¿Estoy buscando demasiado? No, ya que tengo mi conjunto de datos preparado :) Me veo rellenando toda esa información sobre la marcha:

Te habrás dado cuenta de que algunas de las macros estaban guardadas previamente en una plantilla. Te mostré cómo configurar una macro para obtener datos del conjunto de datos y fusionarlos con otra macro. Si necesitas más ejemplos o más aclaraciones, deja tus comentarios en el apartado Comentarios sección ;)

De todos modos, aquí está el texto final de mi plantilla:

Hola,

Por cierto, ya ha recibido su descuento especial ~%WhatToEnter[{dataset: "New Dataset", column: "Discount", title: "Discount"}] ;)

Aquí va tu enlace personal: ~%WhatToEnter[{dataset: "New Dataset", column: "Link", title: "Link"}]

También hay algunos detalles que debemos señalar:~%WhatToEnter[{dataset: "New Dataset", column: "Conditions", title: "Conditions"}]

~%InsertPictureFromURL[~%WhatToEnter[ {dataset: "New Dataset", column: "Image", title: "Image"} ]; 300; 200}

~%AttachFromURL[~%WhatToEnter[ {dataset: "New Dataset", column: "Attachment", title: "Attachment"} ]]

¡Gracias por elegirnos! ¡Que tenga un buen día!

Consejo: si necesita aprender o recordar cómo combinar macros, consulte esta parte del tutorial de macros de WhatToEnter o la lista completa de macros para Plantillas de correo electrónico compartidas.

Si no te crees el vídeo anterior, instala Plantillas de correo electrónico compartidas de Microsoft Store, comprueba los conjuntos de datos por ti mismo y comparte tu experiencia conmigo y con los demás en los Comentarios ;)

Rellenar tabla utilizando conjunto de datos en correos electrónicos de Outlook

La lista de capacidades del conjunto de datos aún no ha terminado. Imagínese esto: su cliente aún está dudando sobre cuántos artículos comprar y le gustaría saber más sobre los descuentos y las condiciones de pago. En lugar de escribirlo todo en una larga frase, mejor cree una tabla con cada opción disponible y sus características.

Yo no diría que ahorra mucho tiempo crear una nueva tabla y llenarla con los datos que ya tienes en tu conjunto de datos. Sin embargo, hay una solución rápida para este caso. Puedes vincular tu conjunto de datos a una tabla y tu correo electrónico se llenará con la información del conjunto de datos en un abrir y cerrar de ojos. Necesitarás:

1. Abra una plantilla y cree una tabla con al menos dos filas (el número de columnas depende totalmente de usted).
2. Rellene la primera fila de la tabla, ya que será nuestra cabecera.
3. Haga clic con el botón derecho del ratón en cualquier lugar de la segunda fila y seleccione "Vincular a conjunto de datos".
4. Elija el conjunto de datos del que desea extraer los datos y pulse Ok.
5. Cuando pegue esta plantilla, se le pedirá que elija las columnas que desea añadir. Marque todas o sólo algunas y continúe.
6. Que lo disfrutes ;)

Si quieres añadir algo visual al texto anterior, puedes echar un vistazo a nuestros Docs para ver las capturas de pantalla paso a paso de la vinculación del conjunto de datos o ver el pequeño vídeo que aparece a continuación.

En pocas palabras, se crea una tabla, se rellena su cabecera y se conecta al conjunto de datos. Al pegar una plantilla, basta con establecer las filas a pegar y la herramienta rellenará la tabla en un segundo.

Así es como mi plantilla empezó a verse después de la vinculación del conjunto de datos:

¡Hola!

Aquí están los detalles que pidió:

En caso de que necesite desvincular el conjunto de datos, sólo tiene que eliminar la fila "conectada".

¿Ves? No podría ser más fácil :)

Además, puede interesarle crear una plantilla dinámica de Outlook que cambie automáticamente las imágenes, los archivos adjuntos y el texto de forma individual para cada usuario.

Conclusión

En este artículo he cubierto para ti una opción más de nuestra macro superútil llamada QUÉ INTRODUCIR. Ahora ya sabes cómo crear, editar y utilizar conjuntos de datos en Plantillas de correo electrónico compartidas y, espero de verdad, que empieces a utilizarlas :)

Gracias por leer! Nos vemos en los próximos tutoriales ;)