Mục lục
Bạn đang tìm một cách đơn giản để tìm các bản sao trong Google Trang tính? Còn 7 cách thì sao? :) Đó là tất cả những gì bạn cần cho nhiều trường hợp sử dụng :) Tôi sẽ chỉ cho bạn cách sử dụng các công cụ không có công thức (không cần viết mã — lời hứa!), định dạng có điều kiện và một số chức năng đơn giản dành cho những người đam mê công thức.
Cho dù bạn sử dụng Google Trang tính thường xuyên như thế nào thì rất có thể bạn sẽ phải xử lý dữ liệu trùng lặp. Những bản ghi như vậy có thể xuất hiện trong một cột hoặc chiếm toàn bộ hàng.
Khi kết thúc bài viết này, bạn sẽ biết mọi thứ bạn cần để xóa các bản sao trùng lặp, đếm chúng, đánh dấu và xác định bằng trạng thái. Tôi sẽ đưa ra một số ví dụ về công thức và chia sẻ các công cụ khác nhau. Một trong số họ thậm chí còn tìm và xóa các bản sao trong Google Trang tính của bạn theo đúng lịch trình! Định dạng có điều kiện cũng sẽ hữu ích.
Chỉ cần chọn mục tiêu của bạn và bắt đầu thôi :)
Cách tìm các mục trùng lặp trong Google Trang tính bằng công thức
Theo truyền thống, tôi sẽ bắt đầu với các công thức. Ưu điểm chính của chúng là bảng ban đầu của bạn vẫn còn nguyên vẹn. Các công thức xác định các bản sao và trả lại kết quả ở một số vị trí khác trong Google Trang tính của bạn. Và dựa trên kết quả mong muốn, các hàm khác nhau sẽ thực hiện thủ thuật này.
Cách xóa các mục trùng lặp trong Google Trang tính bằng hàm UNIQUE
Hàm UNIQUE quét dữ liệu của bạn, xóa các mục trùng lặp và trả về chính xác dữ liệu của nó tên cho biết — các giá trị/hàng duy nhất.
Đây là một bảng mẫu nhỏ trong đóchứa 5 công cụ khác nhau để xác định các bản sao trong Google Trang tính. Nhưng hôm nay chúng ta hãy xem Tìm các hàng trùng lặp hoặc duy nhất .
Chỉ riêng phần mềm này đã cung cấp 7 cách khác nhau để xử lý các bản sao và không chỉ tăng tốc toàn bộ quá trình. Nó biết cách tự động hóa hoàn toàn.
Sau khi bạn cài đặt nó từ Google Workspace Marketplace, nó sẽ xuất hiện trong Tiện ích mở rộng :
Là công cụ Google Trang tính tiêu chuẩn, nó cũng cho phép bạn chọn phạm vi và cột để xử lý nhưng trang nhã hơn :)
Tất cả cài đặt được chia thành 4 bước thân thiện với người dùng để bạn chọn:
- phạm vi
- điều cần tìm: trùng lặp hoặc duy nhất
- các cột
- phải làm gì với các bản ghi được tìm thấy
Bạn thậm chí có thể xem nhanh những bức ảnh đặc biệt để luôn biết rõ việc cần làm:
Bạn có thể nghĩ vấn đề là gì? Chà, không giống như công cụ tiêu chuẩn, tiện ích bổ sung này cung cấp nhiều hơn thế:
- tìm các mục trùng lặp cũng như các mục duy nhất bao gồm hoặc loại trừ các lần xuất hiện đầu tiên
- đánh dấu các mục trùng lặp trong Google Trang tính
- thêm cột trạng thái
- sao chép/di chuyển kết quả đến một trang tính/bảng tính mới hoặc bất kỳ vị trí cụ thể nào trong bảng tính của bạn
- xóa các giá trị được tìm thấy khỏi các ô
- xóa các hàng trùng lặp hoàn toàn khỏi Google Trang tính của bạn
Chỉ cần chọn bất kỳ cách nào phù hợp với bạn nhất,chọn các tùy chọn và để tiện ích bổ sung thực hiện công việc.
Mẹo. Video này có thể hơi cũ nhưng nó thể hiện hoàn hảo cách làm việc với tiện ích bổ sung dễ dàng như thế nào:
Làm cho tiện ích bổ sung tự động xóa các mục trùng lặp
Khi đóng băng trên cake, bạn sẽ có thể lưu tất cả cài đặt từ cả 4 bước vào các kịch bản và chạy chúng sau này trên bất kỳ bảng nào chỉ bằng một cú nhấp chuột.
Hoặc — thậm chí tốt hơn — lên lịch để các kịch bản đó tự động bắt đầu vào một thời điểm nhất định hàng ngày:
Sự hiện diện của bạn là không cần thiết và tiện ích bổ sung sẽ tự động xóa các bản sao ngay cả khi tệp bị đóng hoặc bạn đang ngoại tuyến. Để tìm hiểu thêm về tiện ích này, vui lòng truy cập hướng dẫn chi tiết này và xem video demo này:
Tôi khuyến khích bạn cài đặt tiện ích bổ sung từ cửa hàng Google Trang tính và khám phá nó. Bạn sẽ thấy việc tìm, xóa và đánh dấu các mục trùng lặp không có công thức dễ dàng như thế nào chỉ bằng vài cú nhấp chuột.
Bảng tính với các ví dụ về công thức
Tìm & xóa các bản sao trong Google Trang tính - ví dụ về công thức (tạo bản sao của bảng tính)
các hàng khác nhau tái diễn:
Ví dụ 1. Xóa các hàng trùng lặp, giữ lại các lần xuất hiện đầu tiên
Một mặt, bạn có thể cần xóa tất cả các hàng trùng lặp khỏi danh sách này bảng Google Trang tính và chỉ giữ lại các mục nhập đầu tiên.
Để làm điều đó, chỉ cần nhập phạm vi cho dữ liệu của bạn bên trong UNIQUE:
=UNIQUE(A1:C10)
Công thức nhỏ này trả về tất cả các hàng duy nhất và tất cả các lần xuất hiện đầu tiên bỏ qua hàng thứ 2, thứ 3, v.v.
Ví dụ 2. Xóa tất cả các hàng trùng lặp, kể cả các lần xuất hiện đầu tiên
Mặt khác, bạn có thể chỉ muốn nhận các hàng duy nhất "thực". "Thật" ý tôi là những thứ không tái diễn - dù chỉ một lần. Vậy bạn sẽ làm gì?
Hãy dành chút thời gian và xem qua tất cả các đối số UNIQUE:
UNIQUE(range,[by_column],[exactly_once])- range — là dữ liệu bạn muốn xử lý.
- [by_column] — cho biết liệu bạn có kiểm tra các hàng hoặc ô khớp hoàn toàn trong các cột riêng lẻ hay không. Nếu là cột, hãy nhập TRUE. Nếu đó là các hàng, hãy nhập FALSE hoặc chỉ cần bỏ qua đối số.
- [exactly_once] — đối số này yêu cầu hàm xóa không chỉ các mục trùng lặp trong Google Trang tính mà cả các mục nhập đầu tiên của chúng. Hay nói cách khác, chỉ trả lại các bản ghi không có bản sao nào. Đối với điều đó, bạn đặt TRUE, nếu không thì FALSE hoặc bỏ qua đối số.
Đối số cuối cùng đó là đòn bẩy của bạn ở đây.
Do đó, để xóa hoàn toàn tất cả các hàng trùng lặp khỏi Google Trang tính của bạn ( cùng với số 1 của họ),bỏ qua đối số thứ hai trong công thức mà thêm đối số thứ ba:
=UNIQUE(A1:C10,,TRUE)
Hãy xem bảng bên phải ngắn hơn nhiều như thế nào? Đó là bởi vì UNIQUE đã tìm thấy và loại bỏ các hàng trùng lặp cũng như các lần xuất hiện đầu tiên của chúng khỏi bảng Google Trang tính gốc. Hiện chỉ còn lại các hàng duy nhất.
Xác định các mục trùng lặp bằng chức năng COUNTIF của Google Trang tính
Nếu việc chiếm dung lượng với một tập dữ liệu khác không nằm trong kế hoạch của bạn, thì bạn có thể đếm các mục trùng lặp trong Google Trang tính (và sau đó xóa chúng theo cách thủ công). Chỉ cần thêm một cột và hàm COUNTIF sẽ hữu ích.
Mẹo. Nếu bạn chưa quen với chức năng này, chúng tôi có toàn bộ bài đăng trên blog về chức năng này, vui lòng xem qua.
Ví dụ 1. Nhận tổng số lần xuất hiện
Hãy xác định tất cả các mục trùng lặp với lần xuất hiện đầu tiên của chúng trong Google Trang tính và kiểm tra tổng số lượng của mỗi quả mọng xuất hiện trong danh sách. Tôi sẽ sử dụng công thức sau trong D2 rồi sao chép nó xuống cột:
=COUNTIF($B$2:$B$10,$B2)
Mẹo. Để làm cho công thức này tự động xử lý từng hàng trong cột, hãy bọc mọi thứ trong ArrayFormula và thay đổi $B2 thành $B2:$B10 (toàn bộ cột). Do đó, bạn sẽ không cần phải sao chép công thức xuống:
Nếu sau đó bạn lọc tập dữ liệu này theo số, bạn sẽ có thể xem và thậm chí loại bỏ tất cả các phần trùng lặp thừa các hàng từ bảng Google Trang tính của bạn theo cách thủ công:
Ví dụ 2. Tìmvà liệt kê tất cả các bản sao trong Google Trang tính
Trong trường hợp tổng số lần xuất hiện không phải là mục tiêu của bạn và bạn muốn biết liệu bản ghi cụ thể này trong hàng cụ thể này có phải là mục nhập thứ nhất, thứ hai, v.v hay không, bạn sẽ cần điều chỉnh một chút cho công thức.
Thay đổi phạm vi từ toàn bộ cột ($B$2:$B$10) thành chỉ một ô ($B$2: $B2) .
Lưu ý. Chú ý đến việc sử dụng các tham chiếu tuyệt đối.
=COUNTIF($B$2:$B2,$B2)
Lần này, việc xóa bất kỳ hoặc tất cả các bản sao khỏi bảng Google Trang tính này sẽ còn dễ dàng hơn vì bạn sẽ có thể ẩn tất cả các mục trừ những mục đầu tiên:
Ví dụ 3. Đếm các hàng trùng lặp trong Google Trang tính
Trong khi các công thức trên tính các hàng trùng lặp trong chỉ một cột trên Google Trang tính, bạn có thể cần một công thức xem xét tất cả các cột và do đó xác định các hàng trùng lặp.
Trong trường hợp này, COUNTIFS sẽ phù hợp hơn. Chỉ cần liệt kê mọi cột trong bảng của bạn cùng với tiêu chí tương ứng của nó:
=COUNTIFS($A$2:$A$10,$A2,$B$2:$B$10,$B2,$C$2:$C$10,$C2)
Mẹo. Có một cách khác để tính các giá trị trùng lặp — không cần công thức. Nó liên quan đến bảng Pivot và tôi sẽ mô tả thêm về nó.
Đánh dấu các giá trị trùng lặp trong cột trạng thái — hàm IF
Đôi khi chỉ số thôi là chưa đủ. Đôi khi, tốt hơn là tìm các bản sao và đánh dấu chúng trong cột trạng thái. Xin nhắc lại: việc lọc dữ liệu Google Trang tính của bạn theo cột này sau này sẽ cho phép bạn xóa những dữ liệu trùng lặp mà bạn không cócần lâu hơn.
Ví dụ 1. Tìm các mục trùng lặp trong 1 cột Google Trang tính
Đối với tác vụ này, bạn sẽ cần hàm COUNTIF tương tự nhưng lần này được bao hàm trong hàm IF. Giống như thế này:
=IF(COUNTIF($B$2:$B$10,$B2)>1,"Duplicate","Unique")
Hãy xem điều gì xảy ra trong công thức này:
- Đầu tiên, COUNTIF tìm kiếm toàn bộ cột B cho quả mọng từ B2. Sau khi tìm thấy, nó tính tổng chúng.
- Sau đó, NẾU kiểm tra tổng số này và nếu lớn hơn 1, nó báo Trùng lặp , nếu không, Duy nhất .
Tất nhiên, bạn có thể sử dụng công thức để trả về các trạng thái của riêng mình hoặc, ví dụ: tìm & chỉ xác định các bản sao trong dữ liệu Google Trang tính của bạn:
=IF(COUNTIF($B$2:$B$10,$B2)>1,"Duplicate","")
Mẹo. Ngay khi bạn tìm thấy những bản sao này, bạn có thể lọc bảng theo cột trạng thái. Cách này cho phép bạn ẩn các bản ghi lặp lại hoặc duy nhất và thậm chí chọn toàn bộ hàng & xóa hoàn toàn các bản sao này khỏi Google Trang tính của bạn:
Ví dụ 2. Xác định các hàng trùng lặp
Tương tự, bạn có thể đánh dấu các hàng trùng lặp tuyệt đối — các hàng có tất cả các bản ghi trong tất cả các cột xuất hiện nhiều lần trong bảng:
- Bắt đầu với cùng một COUNTIFS từ trước đó — một COUNTIFS quét từng cột để tìm giá trị đầu tiên và chỉ đếm những hàng có cả 3 bản ghi trong cả 3 cột lặp lại chính họ:
=COUNTIFS($A$2:$A$10,$A2,$B$2:$B$10,$B2,$C$2:$C$10,$C2) - Sau đó đặt công thức đó vào IF. Nó kiểm tra số hàng lặp lại và nếu nó vượt quá 1, công thức sẽ đặt tên cho hàng đó làtrùng lặp:
=IF(COUNTIFS($A$2:$A$10,$A2,$B$2:$B$10,$B2,$C$2:$C$10,$C2)>1,"Duplicate","")
Hiện tại chỉ có 2 lần trùng lặp vì mặc dù quả anh đào xuất hiện 3 lần trong một bàn nhưng chỉ có hai lần trong số đó có cả 3 cột giống hệt nhau.
Ví dụ 3. Tìm các hàng trùng lặp, bỏ qua các mục đầu tiên
Để bỏ qua lần xuất hiện đầu tiên và chỉ đánh dấu mục thứ 2 và các mục khác, hãy tham khảo các ô đầu tiên của bảng thay vì toàn bộ cột:
=IF(COUNTIFS($A$2:$A2,$A2,$B$2:$B2,$B2,$C$2:$C2,$C2)>1,"Duplicate","")
Mẹo. Nếu bạn đang sử dụng Microsoft Excel, các ví dụ sau có thể hữu ích: Cách tìm các mục trùng lặp trong Excel.
Xác định và đánh dấu các mục trùng lặp trong Google Trang tính bằng quy tắc định dạng có điều kiện
Có khả năng xử lý lặp lại dữ liệu theo cách sao cho chỉ cần nhìn lướt qua bảng của bạn, bạn sẽ hiểu rõ liệu đây có phải là bản ghi trùng lặp hay không.
Tôi đang nói về việc đánh dấu các bản sao trùng lặp trong Google Trang tính. Định dạng có điều kiện sẽ giúp bạn thực hiện điều này.
Mẹo. Chưa bao giờ thử định dạng có điều kiện? Đừng lo, chúng tôi đã giải thích cách nó hoạt động trong bài viết này.
Đây là những gì bạn cần làm:
- Mở cài đặt định dạng có điều kiện: Định dạng > Định dạng có điều kiện .
- Đảm bảo rằng trường Áp dụng cho dải ô chứa dải ô mà bạn muốn đánh dấu các mục trùng lặp. Đối với ví dụ này, hãy để tôi bắt đầu với cột B.
- Trong Quy tắc định dạng chọn Công thức tùy chỉnh là và nhập cùng một COUNTIF mà tôi đã giới thiệu ở trên:
=COUNTIF($B$2:$B$10,$B2)>1
Sau khi định vị các bản ghi xuất hiện ít nhất hai lần trong cột B, chúng sẽ được tô màu theo lựa chọn của bạn:
Một tùy chọn khác là đánh dấu các hàng trùng lặp. Chỉ cần điều chỉnh phạm vi để áp dụng quy tắc cho:
Mẹo. Sau khi đánh dấu các mục trùng lặp trong Google Trang tính của mình, bạn có thể lọc dữ liệu theo màu:
- Một mặt, bạn có thể lọc cột để chỉ những ô có màu tô màu trắng vẫn hiển thị. Bằng cách này, bạn sẽ xóa các ô trùng lặp khỏi chế độ xem:
- Mặt khác, bạn chỉ có thể hiển thị các ô có màu:
rồi chọn các hàng này và xóa hoàn toàn các hàng trùng lặp này khỏi Google Trang tính của bạn:
Mẹo. Truy cập hướng dẫn này để biết thêm các công thức đánh dấu các mục trùng lặp trong Google Trang tính.
Các cách tìm và xóa các mục trùng lặp trong Google Trang tính mà không cần sử dụng công thức
Công thức và định dạng có điều kiện là tốt nhưng có những công cụ khác sẽ giúp bạn tìm thấy các bản sao. Hai trong số chúng được thiết kế cho vấn đề cụ thể này.
Xác định các mục trùng lặp với bảng Pivot dành cho Google Trang tính
Bảng Pivot được sử dụng trong bảng tính để xoay chuyển dữ liệu của bạn và làm cho bảng của bạn dễ đọc & hiểu biết. Đây là một cách khác để trình bày bộ dữ liệu của bạn.
Điều hấp dẫn nhất ở đây là dữ liệu gốc của bạn không thay đổi. Bảng Pivot sử dụng nó làm tài liệu tham khảo vàcung cấp kết quả trong một tab riêng biệt.
Nhân tiện, kết quả đó sẽ tự động thay đổi tùy thuộc vào cài đặt mà bạn có thể điều chỉnh khi đang di chuyển.
Trong trường hợp bản ghi lặp lại, trục xoay table sẽ giúp bạn đếm và xóa các mục trùng lặp trong Google Trang tính.
Ví dụ 1. Cách Pivot table đếm các mục trùng lặp trong Google Trang tính
- Chuyển đến Chèn > Bảng tổng hợp , chỉ định phạm vi dữ liệu của bạn và vị trí cho bảng tổng hợp:
- Trong trình chỉnh sửa bảng tổng hợp, hãy thêm một cột chứa các mục trùng lặp của bạn ( Tên trong ví dụ của tôi) cho Hàng và cho Giá trị .
Nếu cột của bạn chứa các bản ghi số, hãy chọn COUNT làm hàm tóm tắt cho Giá trị để đếm các bản sao trong Google Trang tính. Nếu bạn có văn bản, hãy chọn COUNTA để thay thế:
Xem thêm: Cách cố định hàng, cột trong Excel
Nếu bạn làm đúng mọi thứ, bảng tổng hợp sẽ mô tả từng mục trong danh sách của bạn và giúp bạn có được số lần nó xuất hiện ở đó:
Như bạn có thể thấy, bảng tổng hợp này cho thấy rằng chỉ có blackberry và cherry xuất hiện lại trong tập dữ liệu của tôi.
Ví dụ 2 . Xóa các mục trùng lặp trong Google Trang tính bằng Bảng tổng hợp
Để xóa các mục trùng lặp bằng bảng tổng hợp, bạn cần thêm phần còn lại của các cột (2 trong ví dụ của tôi) làm Hàng cho bảng tổng hợp của bạn :
Bạn sẽ thấy bảng có các hàng trùng lặp nhưng các số sẽ cho biết hàng nào trong số chúng xuất hiện lại trong tập dữ liệu gốc:
Mẹo. Nếu bạn không cầnsố nữa, chỉ cần đóng hộp Giá trị trong bảng Pivot bằng cách nhấn vào biểu tượng tương ứng ở góc trên bên phải của bảng:
Đây là trục của bạn bảng cuối cùng sẽ trông giống như sau:
Không trùng lặp, không tính toán thêm. Chỉ có các bản ghi duy nhất được sắp xếp trong một bảng.
Xóa các bản trùng lặp — công cụ dọn dẹp dữ liệu tiêu chuẩn
Google Trang tính nổi bật với công cụ nhỏ, đơn giản và không cầu kỳ để xóa các bản sao. Nó được gọi sau khi hoạt động và nằm trong Dữ liệu > Dọn dẹp dữ liệu tab:
Bạn sẽ không tìm thấy bất cứ điều gì cầu kỳ ở đây, mọi thứ đều cực kỳ đơn giản. Bạn chỉ cần xác định xem bảng của mình có hàng tiêu đề hay không và chọn tất cả các cột cần được kiểm tra trùng lặp:
Khi bạn đã sẵn sàng, hãy nhấp vào nút lớn màu xanh lá cây đó và công cụ sẽ tìm và xóa các hàng trùng lặp khỏi bảng Google Trang tính của bạn và cho biết có bao nhiêu hàng duy nhất còn lại:
Than ôi, công cụ này chỉ có vậy thôi. Mỗi lần bạn cần xử lý các bản sao, bạn sẽ phải chạy tiện ích này theo cách thủ công. Ngoài ra, đây là tất cả những gì nó làm: xóa các bản sao. Không có tùy chọn nào để xử lý chúng theo cách khác.
May mắn thay, tất cả những nhược điểm này đã được giải quyết trong tiện ích bổ sung Xóa trùng lặp cho Google Trang tính khỏi Ablebits.
Tiện ích bổ sung Xóa trùng lặp cho Google Trang tính
Tiện ích loại bỏ trùng lặp là một công cụ thay đổi cuộc chơi thực sự. Để bắt đầu, nó
