Το σεμινάριο εξηγεί τα βασικά στοιχεία της μορφής πίνακα, δείχνει πώς να φτιάχνετε έναν πίνακα στο Excel και να αξιοποιείτε τις ισχυρές λειτουργίες του.

Επιφανειακά, ένας πίνακας του Excel ακούγεται απλώς σαν ένας τρόπος οργάνωσης δεδομένων. Στην πραγματικότητα, αυτή η γενική ονομασία καλύπτει έναν τόνο χρήσιμων χαρακτηριστικών. Πίνακες που περιέχουν εκατοντάδες ή και χιλιάδες γραμμές και στήλες μπορούν άμεσα να επαναϋπολογιστούν και να αθροιστούν, να ταξινομηθούν και να φιλτραριστούν, να ενημερωθούν με νέες πληροφορίες και να αναδιαμορφωθούν, να συνοψιστούν με πίνακες περιστροφής και να εξαχθούν.

Πίνακας Excel

Μπορεί να έχετε την εντύπωση ότι τα δεδομένα στο φύλλο εργασίας σας είναι ήδη σε πίνακα απλώς και μόνο επειδή είναι οργανωμένα σε γραμμές και στήλες. Ωστόσο, τα δεδομένα σε μορφή πίνακα δεν είναι πραγματικός "πίνακας", εκτός αν τα έχετε κάνει ειδικά έτσι.

Πίνακας Excel είναι ένα ειδικό αντικείμενο που λειτουργεί ως σύνολο και σας επιτρέπει να διαχειρίζεστε τα περιεχόμενα του πίνακα ανεξάρτητα από τα υπόλοιπα δεδομένα του φύλλου εργασίας.

Το παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης αντιπαραβάλλει ένα κανονικό εύρος και τη μορφή πίνακα:

Η πιο προφανής διαφορά είναι ότι ο πίνακας είναι μορφοποιημένος. Ωστόσο, ένας πίνακας του Excel είναι κάτι πολύ περισσότερο από μια σειρά μορφοποιημένων δεδομένων με επικεφαλίδες. Υπάρχουν πολλές ισχυρές λειτουργίες στο εσωτερικό του:

• Οι πίνακες του Excel είναι δυναμικό από τη φύση τους, που σημαίνει ότι επεκτείνονται και συστέλλονται αυτόματα καθώς προσθέτετε ή αφαιρείτε γραμμές και στήλες.
• Ενσωματωμένο ταξινόμηση και φίλτρο επιλογές- οπτικό φιλτράρισμα με φέτες .
• Εύκολη μορφοποίηση με ενσωματωμένα στυλ πινάκων.
• Επικεφαλίδες στηλών παραμένουν ορατά κατά την κύλιση.
• Γρήγορη σύνολα σας επιτρέπουν να αθροίζετε και να μετράτε δεδομένα, καθώς και να βρίσκετε τη μέση, ελάχιστη ή μέγιστη τιμή με ένα κλικ.
• Υπολογισμένες στήλες σας επιτρέπουν να υπολογίσετε μια ολόκληρη στήλη εισάγοντας έναν τύπο σε ένα κελί.
• Εύκολοι στην ανάγνωση τύποι λόγω μιας ειδικής σύνταξης που χρησιμοποιεί ονόματα πινάκων και στηλών αντί για αναφορές κελιών.
• Δυναμικά διαγράμματα προσαρμόζονται αυτόματα καθώς προσθέτετε ή αφαιρείτε δεδομένα σε έναν πίνακα.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στην ενότητα 10 πιο χρήσιμες λειτουργίες των πινάκων του Excel.

Πώς να δημιουργήσετε έναν πίνακα στο Excel

Με τα δεδομένα της πηγής οργανωμένα σε γραμμές και στήλες, εκτελέστε τα παρακάτω βήματα για να μετατρέψετε μια σειρά κελιών σε πίνακα:

1. Επιλέξτε οποιοδήποτε κελί μέσα στο σύνολο δεδομένων σας.
2. Στο Εισαγωγή στην καρτέλα Πίνακες ομάδα, κάντε κλικ στο Πίνακας ή πατήστε τη συντόμευση Ctrl + T.
3. Το Δημιουργία πίνακα εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου με όλα τα δεδομένα που επιλέγονται αυτόματα για εσάς- μπορείτε να προσαρμόσετε το εύρος αν χρειάζεται. Αν θέλετε η πρώτη σειρά δεδομένων να γίνει η επικεφαλίδα του πίνακα, βεβαιωθείτε ότι η επιλογή Ο πίνακάς μου έχει επικεφαλίδες είναι επιλεγμένο.
4. Κάντε κλικ στο OK .

Ως αποτέλεσμα, το Excel μετατρέπει την περιοχή δεδομένων σας σε πραγματικό πίνακα με το προεπιλεγμένο στυλ:

Πολλές θαυμάσιες λειτουργίες είναι πλέον ένα κλικ μακριά και, σε λίγο, θα μάθετε πώς να τις χρησιμοποιείτε. Αλλά πρώτα, θα δούμε πώς να φτιάξετε ένα τραπέζι με συγκεκριμένο στυλ.

Συμβουλές και σημειώσεις:

• Προετοιμάστε και καθαρίστε τα δεδομένα σας πριν δημιουργήσετε έναν πίνακα: αφαιρέστε τις κενές γραμμές, δώστε σε κάθε στήλη ένα μοναδικό όνομα με νόημα και βεβαιωθείτε ότι κάθε γραμμή περιέχει πληροφορίες για μία εγγραφή.
• Όταν εισάγεται ένας πίνακας, το Excel διατηρεί όλες τις μορφοποιήσεις που έχετε επί του παρόντος. Για καλύτερα αποτελέσματα, ίσως θελήσετε να αφαιρέσετε ορισμένες από τις υπάρχουσες μορφοποιήσεις, π.χ. χρώματα φόντου, ώστε να μην έρχονται σε σύγκρουση με ένα στυλ πίνακα.
• Δεν περιορίζεστε σε έναν μόνο πίνακα ανά φύλλο, μπορείτε να έχετε όσους περισσότερους χρειάζεστε. Για καλύτερη αναγνωσιμότητα, είναι λογικό να εισάγετε τουλάχιστον μία κενή γραμμή και μία κενή στήλη μεταξύ ενός πίνακα και άλλων δεδομένων.

Πώς να φτιάξετε έναν πίνακα με επιλεγμένο στυλ

Το προηγούμενο παράδειγμα έδειξε τον ταχύτερο τρόπο δημιουργίας ενός πίνακα στο Excel, αλλά χρησιμοποιεί πάντα το προεπιλεγμένο στυλ. Για να σχεδιάσετε έναν πίνακα με το στυλ της επιλογής σας, εκτελέστε τα εξής βήματα:

1. Επιλέξτε οποιοδήποτε κελί στο σύνολο δεδομένων σας.
2. Στο Αρχική σελίδα στην καρτέλα Στυλ ομάδα, κάντε κλικ στο Μορφή ως πίνακας .
3. Στη γκαλερί, κάντε κλικ στο στυλ που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.
4. Στο Δημιουργία πίνακα παράθυρο διαλόγου, ρυθμίστε το εύρος αν χρειάζεται, ελέγξτε το Ο πίνακάς μου έχει επικεφαλίδες και κάντε κλικ στο κουμπί OK .

Συμβουλή. Για να εφαρμόσετε το επιλεγμένο στυλ και αφαίρεση όλων των υφιστάμενων μορφοποιήσεων , κάντε δεξί κλικ στο στυλ και επιλέξτε Εφαρμογή και διαγραφή μορφοποίησης από το μενού περιβάλλοντος.

Πώς να ονομάσετε έναν πίνακα στο Excel

Κάθε φορά που δημιουργείτε έναν πίνακα στο Excel, παίρνει αυτόματα ένα προεπιλεγμένο όνομα, όπως Πίνακας1 , Πίνακας2 , κ.λπ. Όταν έχετε να κάνετε με πολλούς πίνακες, η αλλαγή των προεπιλεγμένων ονομάτων σε κάτι πιο ουσιαστικό και περιγραφικό μπορεί να διευκολύνει πολύ τη δουλειά σας.

Για να μετονομάσετε έναν πίνακα, κάντε τα εξής:

1. Επιλέξτε οποιοδήποτε κελί στον πίνακα.
2. Στο Σχεδιασμός τραπεζιών στην καρτέλα Ιδιότητες ομάδα, επιλέξτε το υπάρχον όνομα στο Όνομα πίνακα και αντικαταστήστε το με ένα νέο.

Συμβουλή. Για να προβάλετε τα ονόματα όλων των πινάκων στο τρέχον βιβλίο εργασίας, πατήστε Ctrl + F3 για να ανοίξετε το παράθυρο Όνομα Διαχειριστής .

Πώς να χρησιμοποιείτε πίνακες στο Excel

Οι πίνακες του Excel διαθέτουν πολλές φοβερές λειτουργίες που απλά υπολογίζουν, χειρίζονται και ενημερώνουν τα δεδομένα στα φύλλα εργασίας σας. Οι περισσότερες από αυτές τις λειτουργίες είναι διαισθητικές και απλές. Παρακάτω θα βρείτε μια γρήγορη επισκόπηση των πιο σημαντικών.

Πώς να φιλτράρετε έναν πίνακα στο Excel

Όλοι οι πίνακες αποκτούν τις δυνατότητες αυτόματου φιλτραρίσματος από προεπιλογή. Για να φιλτράρετε τα δεδομένα του πίνακα, πρέπει να κάνετε τα εξής:

1. Κάντε κλικ στο πτυσσόμενο βέλος στην επικεφαλίδα της στήλης.
2. Αποεπιλέξτε τα κουτάκια δίπλα στα δεδομένα που θέλετε να φιλτράρετε. Ή αποεπιλέξτε τα κουτάκια Επιλέξτε όλα για να καταργήσετε την επιλογή όλων των δεδομένων και, στη συνέχεια, τσεκάρετε τα πλαίσια δίπλα στα δεδομένα που θέλετε να εμφανίσετε.
3. Προαιρετικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις επιλογές Φίλτρο ανά χρώμα και Φίλτρα κειμένου, όπου χρειάζεται.
4. Κάντε κλικ στο OK .

Εάν δεν χρειάζεστε τη λειτουργία αυτόματου φίλτρου, μπορείτε να αφαιρέστε τα βέλη ξετσεκάροντας το Κουμπί φίλτρου πλαίσιο στο Σχεδιασμός στην καρτέλα Επιλογές στυλ τραπεζιού Ή μπορείτε να ενεργοποιήσετε και να απενεργοποιήσετε τα κουμπιά φίλτρων με τη συντόμευση Ctrl + Shift + L.

Επιπλέον, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα οπτικό φίλτρο για τον πίνακά σας προσθέτοντας έναν τεμαχιστή. Για το σκοπό αυτό, κάντε κλικ στο κουμπί Τοποθετήστε τον κόφτη στο Σχεδιασμός τραπεζιών στην καρτέλα Εργαλεία ομάδα.

Πώς να ταξινομήσετε έναν πίνακα στο Excel

Για να ταξινομήσετε έναν πίνακα με βάση μια συγκεκριμένη στήλη, απλώς κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο βέλος στο κελί της επικεφαλίδας και επιλέξτε την επιθυμητή επιλογή ταξινόμησης:

Τύποι πινάκων του Excel

Για τον υπολογισμό των δεδομένων του πίνακα, το Excel χρησιμοποιεί ένα ειδικό συντακτικό τύπων που ονομάζεται δομημένες αναφορές. Σε σύγκριση με τους κανονικούς τύπους, έχουν ορισμένα πλεονεκτήματα:

• Εύκολο στη δημιουργία Απλά επιλέξτε τα δεδομένα του πίνακα όταν φτιάχνετε έναν τύπο και το Excel θα δημιουργήσει αυτόματα μια δομημένη αναφορά για εσάς.
• Εύκολη ανάγνωση Οι δομημένες αναφορές αναφέρονται στα μέρη του πίνακα με το όνομά τους, γεγονός που καθιστά τους τύπους ευκολότερα κατανοητούς.
• Αυτόματη συμπλήρωση Για να εκτελέσετε τον ίδιο υπολογισμό σε κάθε γραμμή, εισαγάγετε έναν τύπο σε οποιοδήποτε κελί και θα αντιγραφεί αμέσως σε όλη τη στήλη.
• Αλλάζει αυτόματα Όταν τροποποιείτε έναν τύπο οπουδήποτε σε μια στήλη, οι άλλοι τύποι στην ίδια στήλη θα αλλάξουν ανάλογα.
• Ενημερώνεται αυτόματα. Κάθε φορά που το μέγεθος του πίνακα αλλάζει ή οι στήλες μετονομάζονται, οι δομημένες αναφορές ενημερώνονται δυναμικά.

Το παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης δείχνει ένα παράδειγμα δομημένης αναφοράς που αθροίζει τα δεδομένα σε κάθε γραμμή:

Άθροισμα στηλών πίνακα

Ένα άλλο σπουδαίο χαρακτηριστικό ενός πίνακα του Excel είναι η δυνατότητα σύνοψης δεδομένων χωρίς τύπους. Αυτή η επιλογή ονομάζεται Συνολική σειρά.

Για να αθροίσετε τα δεδομένα ενός πίνακα, πρέπει να κάνετε το εξής:

1. Επιλέξτε οποιοδήποτε κελί στον πίνακα.
2. Στο Σχεδιασμός στην καρτέλα Επιλογές στυλ τραπεζιού ομάδα, βάλτε ένα σημάδι στο πεδίο Συνολικό πλαίσιο γραμμής.

Το Σύνολο γραμμή εισάγεται στο κάτω μέρος του πίνακα και εμφανίζει το σύνολο στην τελευταία στήλη:

Για να αθροίσετε τα δεδομένα σε άλλες στήλες, κάντε κλικ στο πεδίο Σύνολο κελί, στη συνέχεια κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο βέλος και επιλέξτε τη συνάρτηση SUM. Για να υπολογίσετε τα δεδομένα με διαφορετικό τρόπο, π.χ. μέτρηση ή μέσο όρο, επιλέξτε την αντίστοιχη συνάρτηση.

Όποια λειτουργία και αν επιλέξετε, το Excel θα χρησιμοποιήσει τη συνάρτηση SUBTOTAL που υπολογίζει τα δεδομένα μόνο σε ορατές σειρές :

Συμβουλή. Για να ενεργοποιήσετε και να απενεργοποιήσετε τη συνολική σειρά, χρησιμοποιήστε τη συντόμευση Ctrl + Shift + T.

Πώς να επεκτείνετε έναν πίνακα στο Excel

Όταν πληκτρολογείτε οτιδήποτε σε ένα γειτονικό κελί, ένας πίνακας του Excel επεκτείνεται αυτόματα για να συμπεριλάβετε τα νέα δεδομένα. Σε συνδυασμό με τις δομημένες αναφορές, αυτό δημιουργεί ένα δυναμικό εύρος για τους τύπους σας χωρίς καμία προσπάθεια από την πλευρά σας. Εάν δεν θέλετε τα νέα δεδομένα να αποτελέσουν μέρος του πίνακα, πατήστε Ctrl + Z . Αυτό θα αναιρέσει την επέκταση του πίνακα αλλά θα διατηρήσει τα δεδομένα που πληκτρολογήσατε.

Μπορείτε επίσης να επεκτείνετε ένα τραπέζι χειροκίνητα σύροντας μια μικρή λαβή στην κάτω δεξιά γωνία.

Μπορείτε επίσης να προσθέσετε και να αφαιρέσετε στήλες και γραμμές χρησιμοποιώντας την εντολή Αλλαγή μεγέθους πίνακα Ορίστε πώς:

1. Κάντε κλικ οπουδήποτε στον πίνακά σας.
2. Στο Σχεδιασμός στην καρτέλα Ιδιότητες ομάδα, κάντε κλικ στο Αλλαγή μεγέθους πίνακα .
3. Όταν εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου, επιλέξτε την περιοχή που θα συμπεριληφθεί στον πίνακα.
4. Κάντε κλικ στο OK .

Στυλ πίνακα του Excel

Οι πίνακες μορφοποιούνται πολύ εύκολα χάρη σε μια προκαθορισμένη συλλογή στυλ. Επιπλέον, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα προσαρμοσμένο στυλ με τη δική σας μορφοποίηση.

Πώς να αλλάξετε το στυλ του πίνακα

Όταν εισάγετε έναν πίνακα στο Excel, το προεπιλεγμένο στυλ εφαρμόζεται αυτόματα σε αυτόν. Για να αλλάξετε ένα στυλ πίνακα, κάντε τα εξής:

1. Επιλέξτε οποιοδήποτε κελί στον πίνακα.
2. Στο Σχεδιασμός στην καρτέλα Στυλ τραπεζιών Για να δείτε όλα τα στυλ, κάντε κλικ στο κουμπί Περισσότερα στην κάτω δεξιά γωνία.

Συμβουλές:

• Για να δημιουργήσετε το δικό σας στυλ, ακολουθήστε αυτές τις οδηγίες: Πώς να δημιουργήσετε ένα προσαρμοσμένο στυλ πίνακα.
• Για να αλλάξετε το προεπιλεγμένο στυλ πίνακα, κάντε δεξί κλικ στο επιθυμητό στυλ και επιλέξτε Ορισμός ως προεπιλογή Κάθε νέος πίνακας που θα δημιουργήσετε στο ίδιο βιβλίο εργασίας θα μορφοποιείται πλέον με το νέο προεπιλεγμένο στυλ πίνακα.

Εφαρμογή ενός στυλ πίνακα και αφαίρεση της υπάρχουσας μορφοποίησης

Όταν μορφοποιείτε έναν πίνακα με οποιοδήποτε προκαθορισμένο στυλ, το Excel διατηρεί την ήδη υπάρχουσα μορφοποίηση. Για να αφαιρέσετε οποιαδήποτε υπάρχουσα μορφοποίηση, κάντε δεξί κλικ στο στυλ και επιλέξτε Εφαρμογή και διαγραφή μορφοποίησης :

Διαχείριση γραμμών και στηλών με ζώνες

Για να προσθέσετε ή να αφαιρέσετε σειρές και στήλες με ζώνες, καθώς και για να εφαρμόσετε ειδική μορφοποίηση για την πρώτη ή την τελευταία στήλη, απλά τσεκάρετε ή ξετσεκάρετε το αντίστοιχο πλαίσιο ελέγχου στο πεδίο Σχεδιασμός στην καρτέλα Επιλογές στυλ τραπεζιού ομάδα:

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στην ενότητα Πώς να εναλλάσσετε τα χρώματα γραμμών/στηλών στο Excel.

Πώς να αφαιρέσετε τη μορφοποίηση πίνακα

Αν θέλετε να έχετε όλη τη λειτουργικότητα ενός πίνακα του Excel, αλλά δεν θέλετε καμία μορφοποίηση, όπως γραμμές με λωρίδες, όρια πίνακα και τα παρόμοια, μπορείτε να αφαιρέσετε τη μορφοποίηση με αυτόν τον τρόπο:

1. Επιλέξτε οποιοδήποτε κελί μέσα στον πίνακά σας.
2. Στο Καρτέλα Design , στο Στυλ τραπεζιών ομάδα, κάντε κλικ στο Περισσότερα στην κάτω δεξιά γωνία και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Σαφής κάτω από τα πρότυπα στυλ πίνακα. Ή επιλέξτε το πρώτο στυλ κάτω από το Φως , το οποίο ονομάζεται Κανένα .

Σημείωση. Αυτή η μέθοδος αφαιρεί μόνο την ενσωματωμένη μορφοποίηση του πίνακα, η προσαρμοσμένη μορφοποίησή σας διατηρείται. Για να αφαιρέσετε απολύτως όλες τις μορφοποιήσεις σε έναν πίνακα, μεταβείτε στην επιλογή Αρχική σελίδα tab>, Μορφές και κάντε κλικ στο κουμπί Σαφής >, Σαφής μορφές .

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στην ενότητα Πώς να καταργήσετε τη μορφοποίηση πίνακα στο Excel.

Πώς να αφαιρέσετε τον πίνακα στο Excel

Η αφαίρεση ενός πίνακα είναι εξίσου εύκολη με την εισαγωγή του. Για να μετατρέψετε έναν πίνακα ξανά σε περιοχή, κάντε απλώς τα εξής:

1. Κάντε δεξιό κλικ σε οποιοδήποτε κελί του πίνακα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Πίνακας >, Μετατροπή σε Εύρος . ή κάντε κλικ στο Μετατροπή σε Εύρος στο κουμπί Σχεδιασμός στην καρτέλα Εργαλεία ομάδα.
2. Στο παράθυρο διαλόγου που εμφανίζεται, κάντε κλικ στο Ναι .

Αυτό θα αφαιρέσει τον πίνακα, αλλά θα διατηρήσει όλα τα δεδομένα και τη μορφοποίηση. Για να διατηρήσετε μόνο τα δεδομένα, αφαιρέστε τη μορφοποίηση του πίνακα πριν μετατρέψετε τον πίνακα σε εύρος.

Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να δημιουργήσετε, να επεξεργαστείτε και να αφαιρέσετε έναν πίνακα στο Excel. Σας ευχαριστώ για την ανάγνωση και ελπίζω να σας δω στο blog μας την επόμενη εβδομάδα!