El tutorial explica lo esencial del formato de tabla, muestra cómo hacer una tabla en Excel y aprovechar sus potentes funciones.

A primera vista, una tabla de Excel parece simplemente una forma de organizar datos. En realidad, este nombre genérico cubre un montón de funciones útiles. Las tablas que contienen cientos o incluso miles de filas y columnas pueden recalcularse y totalizarse al instante, ordenarse y filtrarse, actualizarse con nueva información y reformatearse, resumirse con tablas dinámicas y exportarse.

Tabla Excel

Puede que tengas la impresión de que los datos de tu hoja de cálculo ya están en una tabla simplemente porque están organizados en filas y columnas. Sin embargo, los datos en formato tabular no son una verdadera "tabla" a menos que tú los hayas convertido específicamente en tal.

Tabla Excel es un objeto especial que funciona como un todo y permite gestionar el contenido de la tabla independientemente del resto de los datos de la hoja de cálculo.

La siguiente captura de pantalla contrasta un rango normal y el formato de tabla:

La diferencia más obvia es que la tabla tiene estilo. Sin embargo, una tabla de Excel es mucho más que un rango de datos formateados con encabezados. Hay muchas funciones potentes en su interior:

• Las tablas de Excel son dinámico por naturaleza, lo que significa que se expanden y contraen automáticamente al añadir o eliminar filas y columnas.
• Integrado ordenar y filtro opciones; filtrado visual con cortadoras .
• Formato sencillo con estilos de tabla incorporados.
• Encabezamientos de columna permanecen visibles durante el desplazamiento.
• Rápido totales le permiten sumar y contar datos, así como encontrar el valor medio, mínimo o máximo en un clic.
• Columnas calculadas permiten calcular toda una columna introduciendo una fórmula en una celda.
• Fórmulas fáciles de leer debido a una sintaxis especial que utiliza nombres de tablas y columnas en lugar de referencias a celdas.
• Gráficos dinámicos se ajustan automáticamente al añadir o eliminar datos en una tabla.

Para más información, consulte las 10 funciones más útiles de las tablas de Excel.

Cómo crear una tabla en Excel

Con los datos de origen organizados en filas y columnas, realice los siguientes pasos para convertir un rango de celdas en una tabla:

1. Seleccione cualquier celda de su conjunto de datos.
2. En el Inserte en la pestaña Tablas haga clic en el botón Cuadro o pulse la combinación de teclas Ctrl + T.
3. En Crear tabla con todos los datos seleccionados automáticamente; si es necesario, puede ajustar el intervalo. Si desea que la primera fila de datos se convierta en el encabezado de la tabla, asegúrese de que el campo Mi tabla tiene cabeceras está seleccionada.
4. Haga clic en OK .

Como resultado, Excel convierte su rango de datos en una verdadera tabla con el estilo por defecto:

Muchas funciones maravillosas están ahora a un clic de distancia y, en un momento, aprenderás a utilizarlas. Pero primero, veremos cómo hacer una mesa con un estilo específico.

Consejos y notas:

• Prepare y limpie sus datos antes de crear una tabla: elimine las filas en blanco, dé a cada columna un nombre único y significativo y asegúrese de que cada fila contiene información sobre un registro.
• Cuando se inserta una tabla, Excel conserva todo el formato que tiene actualmente. Para obtener mejores resultados, es posible que desee eliminar parte del formato existente, por ejemplo, los colores de fondo, para que no entre en conflicto con un estilo de tabla.
• No está limitado a una sola tabla por hoja, puede tener tantas como necesite. Para mejorar la legibilidad, es lógico insertar al menos una fila en blanco y una columna en blanco entre una tabla y otros datos.

Cómo hacer una tabla con un estilo seleccionado

El ejemplo anterior mostraba la forma más rápida de crear una tabla en Excel, pero siempre utiliza el estilo por defecto. Para dibujar una tabla con el estilo que elijas, realiza estos pasos:

1. Seleccione cualquier celda de su conjunto de datos.
2. En el Inicio en la pestaña Estilos grupo, haga clic en Formato como tabla .
3. En la galería, haz clic en el estilo que quieras utilizar.
4. En el Crear tabla ajuste el intervalo si es necesario, compruebe la opción Mi tabla tiene cabeceras y haga clic en OK .

Consejo: para aplicar el estilo seleccionado y eliminar todo el formato existente haga clic con el botón derecho en el estilo y seleccione Aplicar y borrar formato del menú contextual.

Cómo nombrar una tabla en Excel

Cada vez que se crea una tabla en Excel, se le asigna automáticamente un nombre por defecto, como por ejemplo Tabla 1 , Cuadro 2 etc. Cuando se trabaja con varias tablas, cambiar los nombres por defecto por algo más significativo y descriptivo puede facilitar mucho el trabajo.

Para renombrar una tabla, basta con hacer lo siguiente:

1. Seleccione cualquier celda de la tabla.
2. En el Diseño de la mesa en la pestaña Propiedades grupo, seleccione el nombre existente en el Nombre de la tabla y sobrescribirlo con uno nuevo.

Sugerencia: para ver los nombres de todas las tablas del libro actual, pulse Ctrl + F3 para abrir la ventana de diálogo Nombre Gerente .

Cómo utilizar tablas en Excel

Las tablas de Excel tienen muchas características impresionantes que simplemente calcular, manipular y actualizar los datos en sus hojas de cálculo. La mayoría de estas características son intuitivas y sencillas. A continuación encontrará un resumen rápido de los más importantes.

Cómo filtrar una tabla en Excel

Para filtrar los datos de la tabla, haga lo siguiente:

1. Haga clic en la flecha desplegable de la cabecera de la columna.
2. Desmarque las casillas situadas junto a los datos que desea filtrar. O desmarque las casillas Seleccionar todo para anular la selección de todos los datos y, a continuación, marque las casillas situadas junto a los datos que desea mostrar.
3. Si lo desea, puede utilizar las opciones Filtro por color y Filtro de texto.
4. Haga clic en OK .

Si no necesita la función de autofiltro, puede quitar las flechas desmarcando la casilla Botón de filtro en la casilla Diseño en la pestaña Opciones de estilo de mesa También puedes activar y desactivar los botones de filtro con la combinación de teclas Ctrl + Mayús + L.

Además, puede crear un filtro visual para su tabla añadiendo un cortador. Para ello, haga clic en Cortadora de fiambres en el Diseño de la mesa en la pestaña Herramientas grupo.

Cómo ordenar una tabla en Excel

Para ordenar una tabla por una columna concreta, basta con hacer clic en la flecha desplegable de la celda de encabezamiento y elegir la opción de ordenación deseada:

Fórmulas de tablas Excel

Para calcular los datos de la tabla, Excel utiliza una sintaxis de fórmulas especial denominada referencias estructuradas. En comparación con las fórmulas normales, presentan una serie de ventajas:

• Fácil de crear Basta con seleccionar los datos de la tabla al crear una fórmula y Excel creará una referencia estructurada automáticamente.
• Fácil de leer Las referencias estructuradas se refieren a las partes de la tabla por su nombre, lo que facilita la comprensión de las fórmulas.
• Autorrelleno Para realizar el mismo cálculo en cada fila, introduzca una fórmula en cualquier celda y se copiará inmediatamente en toda la columna.
• Cambio automático Al modificar una fórmula en cualquier parte de una columna, las demás fórmulas de la misma columna cambiarán en consecuencia.
• Se actualiza automáticamente. Cada vez que se cambia el tamaño de la tabla o el nombre de las columnas, las referencias estructuradas se actualizan dinámicamente.

La siguiente captura de pantalla muestra un ejemplo de una referencia estructurada que suma los datos de cada fila:

Sumar columnas de la tabla

Otra gran característica de una tabla de Excel es la posibilidad de resumir los datos sin fórmulas. Esta opción se denomina Fila total.

Para sumar los datos de una tabla, esto es lo que hay que hacer:

1. Seleccione cualquier celda de la tabla.
2. En el Diseño en la pestaña Opciones de estilo de mesa marque la casilla Caja de filas total.

En Total se inserta en la parte inferior de la tabla y muestra el total en la última columna:

Para sumar datos en otras columnas, haga clic en el botón Total Para calcular los datos de otra forma, por ejemplo, recuento o media, seleccione la función correspondiente.

Sea cual sea la operación elegida, Excel utilizaría la función SUBTOTAL que calcula los datos sólo en filas visibles :

Sugerencia: para activar o desactivar la fila total, utilice la combinación de teclas Ctrl + Mayús + T.

Cómo ampliar una tabla en Excel

Al escribir cualquier cosa en una celda adyacente, una tabla de Excel se expande automáticamente para incluir los nuevos datos. Combinado con referencias estructuradas, esto crea un rango dinámico para tus fórmulas sin ningún esfuerzo por tu parte. Si no quieres que los nuevos datos formen parte de la tabla, pulsa Ctrl + Z . Esto deshará la expansión de la tabla pero mantendrá los datos que has escrito.

También puede ampliar una mesa manualmente arrastrando un pequeño tirador situado en la esquina inferior derecha.

También puede añadir y eliminar columnas y filas utilizando la función Redimensionar tabla Así se hace:

1. Haga clic en cualquier lugar de la tabla.
2. En el Diseño en la pestaña Propiedades grupo, haga clic en Redimensionar tabla .
3. Cuando aparezca el cuadro de diálogo, seleccione el intervalo que desea incluir en la tabla.
4. Haga clic en OK .

Estilos de tabla Excel

Las tablas se formatean muy fácilmente gracias a una galería predefinida de estilos. Además, puede crear un estilo personalizado con su propio formato.

Cómo cambiar el estilo de la mesa

Al insertar una tabla en Excel, se le aplica automáticamente el estilo predeterminado. Para cambiar el estilo de una tabla, haga lo siguiente:

1. Seleccione cualquier celda de la tabla.
2. En el Diseño en la pestaña Estilos de mesa haga clic en el estilo que desee aplicar. Para ver todos los estilos, haga clic en el botón Más en la esquina inferior derecha.

Consejos:

• Para crear su propio estilo, siga estas instrucciones: Cómo crear un estilo de mesa personalizado.
• Para cambiar el estilo de tabla predeterminado, haga clic con el botón derecho en el estilo deseado y seleccione Fijar por defecto Cualquier nueva tabla que cree en el mismo libro se formateará con el nuevo estilo de tabla predeterminado.

Aplicar un estilo de tabla y eliminar el formato existente

Cuando da formato a una tabla con cualquier estilo predefinido, Excel conserva el formato que ya tiene. Para eliminar cualquier formato existente, haga clic con el botón derecho en el estilo y seleccione Aplicar y borrar formato :

Gestión de filas y columnas en bandas

Para añadir o eliminar filas y columnas con bandas, así como para aplicar un formato especial a la primera o a la última columna, basta con marcar o desmarcar la casilla correspondiente en el campo Diseño en la pestaña Opciones de estilo de mesa grupo:

Para obtener más información, consulte Cómo alternar colores de fila / columna en Excel.

Cómo eliminar el formato de las tablas

Si desea disponer de toda la funcionalidad de una tabla Excel pero no desea ningún formato como filas con bandas, bordes de tabla y similares, puede eliminar el formato de esta forma:

1. Seleccione cualquier celda de la tabla.
2. En el Ficha Diseño en el Estilos de mesa haga clic en el botón Más en la esquina inferior derecha y, a continuación, haga clic en Claro debajo de las plantillas de estilo de tabla. O elija el primer estilo debajo de Luz que se llama Ninguno .

Nota: Este método sólo elimina el formato incorporado en la tabla, el formato personalizado se conserva. Para eliminar absolutamente todo el formato de una tabla, vaya a la opción Inicio tab> Formatos y haga clic en Claro > Claro formatos .

Para obtener más información, consulte Cómo eliminar el formato de tabla en Excel.

Cómo eliminar una tabla en Excel

Eliminar una tabla es tan fácil como insertarla. Para volver a convertir una tabla en un rango, basta con hacer lo siguiente:

1. Haga clic con el botón derecho en cualquier celda de la tabla y, a continuación, haga clic en Cuadro > Convertir a rango O haga clic en el botón Convertir a rango en el botón Diseño en la pestaña Herramientas grupo.
2. En el cuadro de diálogo que aparece, haga clic en Sí .

Para conservar sólo los datos, elimine el formato de la tabla antes de convertirla en un rango.

Así es como se crea, edita y elimina una tabla en Excel. Gracias por leer y ¡espero verte en nuestro blog la semana que viene!