Статията предоставя подробни насоки за това как да използвате набори от икони за условно форматиране в Excel. Тя ще ви научи как да създавате персонализиран набор от икони, който преодолява много ограничения на вградените опции и прилага икони въз основа на друга стойност на клетката.

Преди известно време започнахме да изследваме различните функции и възможности на условното форматиране в Excel. Ако не сте имали възможност да прочетете тази уводна статия, може би ще искате да го направите сега. Ако вече знаете основите, нека да продължим и да видим какви възможности имате по отношение на наборите от икони на Excel и как можете да ги използвате във вашите проекти.

Набори от икони на Excel

Наборите от икони в Excel са готови за използване опции за форматиране, които добавят различни икони към клетките, като стрелки, фигури, отметки, флагове, начални оценки и т.н., за да покажат визуално как стойностите на клетките в даден диапазон се сравняват помежду си.

Обикновено комплектът от икони съдържа от три до пет икони, съответно стойностите на клетките в даден форматиран диапазон са разделени на три до пет групи от високи до ниски. Например комплект от 3 икони използва една икона за стойности, по-големи или равни на 67%, друга икона за стойности между 67% и 33% и още една икона за стойности, по-ниски от 33%.да определите свои собствени критерии.

Как да използвате набори от икони в Excel

За да приложите набор от икони към данните си, трябва да направите следното:

1. Изберете обхвата от клетки, които искате да форматирате.
2. На Начало в раздела Стилове група, щракнете върху Условно форматиране .
3. Посочете към Набори от икони , след което щракнете върху желания тип икона.

И това е! Иконите ще се появят веднага в избраните клетки.

Как да персонализирате наборите от икони на Excel

Ако не сте доволни от начина, по който Excel е интерпретирал и подчертал данните ви, можете лесно да персонализирате приложения набор от икони. За да направите редакции, следвайте следните стъпки:

1. Изберете всяка клетка, форматирана условно с набора от икони.
2. На Начало щракнете върху Условно форматиране > Управление на правилата .
3. Изберете правилото, което ви интересува, и щракнете върху Редактиране на правило .
4. В Редактиране на правило за форматиране диалогов прозорец, можете да изберете други икони и да им присвоите различни стойности. За да изберете друга икона, щракнете върху падащия бутон и ще видите списък с всички икони, налични за условно форматиране.
5. Когато приключите с редактирането, щракнете върху OK два пъти, за да запазите промените и да се върнете в Excel.

За нашия пример избрахме червения кръст, за да подчертаем стойности, по-големи или равни на 50%, и зеления знак за отметка, за да подчертаем стойности, по-малки от 20%. За междинни стойности ще се използва жълтият възклицателен знак.

Съвети:

• За настройка на обратна икона , щракнете върху Обратен ред на иконите бутон.
• Скриване на стойностите на клетките и покажете само икони , изберете Показване само на икона квадратчето за отметка.
• Определяне на критериите въз основа на стойността на друга клетка , въведете адреса на клетката в Стойност кутия.
• Можете да използвате набори от икони заедно с други условни формати , например за промяна на цвета на фона на клетките, съдържащи икони.

Как да създадете персонализиран набор от икони в Excel

В Microsoft Excel има 4 различни вида набори от икони: насочващи, форми, индикатори и рейтинги. Когато създавате собствено правило, можете да използвате всяка икона от всеки набор и да ѝ присвоите всякаква стойност.

За да създадете свой собствен набор от икони, следвайте следните стъпки:

1. Изберете диапазона от клетки, в който искате да приложите иконите.
2. Кликнете върху Условно форматиране > Набори от икони > Още правила .
3. В Ново правило за форматиране диалогов прозорец, изберете желаните икони. Тип Изберете от падащото поле Процент , Номер на Формула и въведете съответните стойности в Стойност кутии.
4. Накрая щракнете върху OK .

За този пример създадохме персонализиран набор от икони с три флага, в който:

• Със зелено знаме са отбелязани разходите на домакинствата, по-големи или равни на 100 USD.
• Жълт флаг се поставя за числа, по-малки от 100 USD и по-големи или равни на 30 USD.
• Зеленият флаг се използва за стойности, по-малки от 30 USD.

Как да зададете условия въз основа на стойност на друга клетка

Вместо да "кодирате" критериите в правило, можете да въведете всяко условие в отделна клетка и след това да се позовавате на тези клетки. Основното предимство на този подход е, че можете лесно да променяте условията, като променяте стойностите в клетките, на които се позовавате, без да редактирате правилото.

Например, въведохме двете основни условия в клетки G2 и G3 и конфигурирахме правилото по този начин:

• За Тип , изберете Формула .
• За Стойност Въведете адреса на клетката, предшестван от знак за равенство. За да се направи това автоматично от Excel, просто поставете курсора в полето и щракнете върху клетката в листа.

Формула на Excel за условно форматиране

За да може условията да се изчисляват автоматично от Excel, можете да ги изразите чрез формула.

За да приложите условно форматиране с икони, управлявани от формула, започнете да създавате персонализиран набор от икони, както е описано по-горе. Ново правило за форматиране диалогов прозорец, от Тип Изберете от падащото поле Формула и вмъкнете формулата си в Стойност кутия.

За този пример се използват следните формули:

• Зелен флаг се поставя на числа, които са по-големи или равни на средна стойност + 10:

  =AVERAGE($B$2:$B$13)+10

• Жълт флаг се поставя на числа, по-малки от средна стойност + 10 и по-големи или равни на средна стойност - 20.

  =AVERAGE($B$2:$B$13)-20

• Зеленият флаг се използва за стойности, по-ниски от средната - 20.

Забележка: Не е възможно да се използват относителни препратки във формулите на набора от икони.

Комплект икони за условен формат на Excel за сравняване на 2 колони

Когато сравнявате две колони, наборите от икони за условно форматиране, като например цветни стрелки, могат да ви дадат отлична визуална представа за сравнението. Това може да стане чрез използване на набор от икони в комбинация с формула, която изчислява разликата между стойностите в две колони - формулата за процентна промяна работи добре за тази цел.

Да предположим, че имате юни и Юли За да изчислите колко се е променила сумата между двата месеца, формулата в D2 е следната:

=C2/B2 - 1

Сега искаме да покажем:

• Стрелка нагоре, ако процентното изменение е положително число (стойността в колона В е по-голяма от тази в колона Б).
• Стрелка надолу, ако разликата е отрицателно число (стойността в колона C е по-малка от тази в колона B).
• Хоризонтална стрелка, ако процентното изменение е нула (колони B и C са равни).

За да постигнете това, създайте правило за персонализиран набор от икони с тези настройки:

• Зелена стрелка нагоре, когато Стойност е> 0.
• Жълта стрелка надясно, когато Стойност е =0, което ограничава избора до нули.
• Червена стрелка надолу, когато Стойност е <0.
• За всички икони, Тип е настроено на Номер .

В този момент резултатът ще изглежда по следния начин:

За покажете само иконите без проценти, отбележете Показване само на икона квадратчето за отметка.

Как да прилагате набори от икони на Excel въз основа на друга клетка

Често срещано мнение е, че наборите от икони за условно форматиране в Excel могат да се използват само за форматиране на клетки въз основа на собствените им стойности. Технически това е вярно. Въпреки това можете да емулирате набора от икони за условно форматиране въз основа на стойност в друга клетка.

Да предположим, че имате дати на плащания в колона D. Целта ви е да поставите зелен флаг в колона A, когато определена сметка е платена, т.е. има дата в съответната клетка в колона D. Ако клетка в колона D е празна, трябва да се постави червен флаг.

За да изпълните задачата, трябва да извършите следните стъпки:

1. Започнете с добавянето на следната формула в A2 и след това я копирайте надолу по колоната:

   =IF($D2"", 3, 1)

   Формулата казва, че трябва да се върне 3, ако D2 не е празен, в противен случай 1.

2. Изберете клетките с данни в колона A без заглавието на колоната (A2:A13) и създайте правило за потребителски набор от икони.
3. Конфигурирайте следните настройки:
   • Зелен флаг, когато числото е>=3.
   • Жълт флаг, когато числото е>2. Както си спомняте, ние не искаме жълт флаг никъде, затова задаваме условие, което никога няма да бъде изпълнено, т.е. стойност, по-малка от 3 и по-голяма от 2.
   • В Тип падащо поле, изберете Номер за двете икони.
   • Изберете Само набор от икони за да скриете числата и да покажете само иконите.

Резултатът е точно такъв, какъвто търсехме: зелен флаг, ако в клетката в колона D има нещо, и червен флаг, ако клетката е празна.

Комплекти икони за условно форматиране на Excel въз основа на текст

По подразбиране наборите от икони на Excel са предназначени за форматиране на числа, а не на текст. Но само с малко творчество можете да зададете различни икони на конкретни текстови стойности, така че да можете да видите с един поглед какъв текст има в тази или онази клетка.

Да предположим, че сте добавили Забележка колона към таблицата с разходите на домакинството и искате да приложите определени икони въз основа на текстовите етикети в тази колона. Задачата изисква известна предварителна работа, като например

• Направете обобщаваща таблица (F2:G4), като номерирате всяка нота. Идеята е тук да използвате положително, отрицателно и нулево число.
• Добавяне на още една колона към оригиналната таблица с име Икона (това е мястото, където ще бъдат поставени иконите).
• Попълнете новата колона с формула VLOOKUP, която търси бележките и връща съответстващите числа от обобщаващата таблица:

  =VLOOKUP(C2, $F$2:$G$4, 2, FALSE)

  

Сега е време да добавим икони към нашите текстови бележки:

1. Изберете диапазона D2:D13 и щракнете върху Условно форматиране > Набори от икони > Още правила .
2. Изберете желания стил на иконата и конфигурирайте правилото, както е показано на изображението по-долу:
3. Следващата стъпка е да замените числата с текстови бележки. Това може да стане чрез прилагане на потребителски формат на числата. И така, изберете отново диапазона D2:D13 и натиснете клавишната комбинация CTRL + 1.
4. В Форматиране на клетките диалогов прозорец, в Номер изберете раздела Потребителски въведете следния формат в Тип и щракнете върху OK :

   "Добър";Прекомерен"; "Приемлив"

   Къде " Добър " е стойността на дисплея за положителни числа, а " Изключително високи цени " за отрицателни числа и " Приемливо " за 0. Моля, уверете се, че сте заменили правилно тези стойности с вашия текст.

   Това е много близо до желания резултат, нали?

5. За да се отървете от Забележка колона, която е станала излишна, копирайте съдържанието на Икона и след това използвайте Специално поставяне за да вмъкнете стойностите на същото място. Имайте предвид обаче, че това ще направи иконите ви статични, така че те няма да реагират на промени в оригиналните данни. Ако работите с набор от данни, който може да се актуализира, пропуснете тази стъпка.
6. Сега можете спокойно да скриете или да изтриете (ако сте заменили формулите с изчислени стойности) Забележка без да се засягат текстовите етикети и символи в Икона колона. Готово!

Забележка: В този пример сме използвали набор от 3 икони. Прилагането на набори от 5 икони въз основа на текст също е възможно, но изисква повече манипулации.

Как да показвате само някои елементи от набора от икони

Вградените в Excel набори от 3 и 5 икони изглеждат добре, но понякога може да ви се сторят малко претрупани с графики. Решението е да запазите само онези икони, които привличат вниманието към най-важните елементи, например най-добре или най-зле представящите се.

Например, когато маркирате разходите с различни икони, може да искате да покажете само тези, които маркират суми, по-високи от средните. Нека видим как можете да направите това:

1. Създайте ново правило за условно форматиране, като щракнете върху Условно форматиране> Ново правило> Форматирайте само клетки, които съдържат . Изберете да форматирате клетките със стойности, по-малки от средната, която се връща от формулата по-долу. OK без да задавате формат.

   =СРЕДНА СТОЙНОСТ($B$2:$B$13)

2. Кликнете върху Условно форматиране> Управление на правилата... , преместете се нагоре По-малко от средното и поставете отметка в полето Спрете, ако е вярно квадратчето за отметка до него.

В резултат на това иконите са показани само за сумите, които са по-големи от средните в прилагания диапазон:

Как да добавите персонализиран набор от икони в Excel

Вградените набори на Excel имат ограничена колекция от икони и за съжаление няма начин да се добавят потребителски икони към колекцията. За щастие има заобиколен вариант, който ви позволява да имитирате условно форматиране с потребителски икони.

Метод 1. Добавяне на потребителски икони чрез менюто Symbol

За да имитирате условното форматиране на Excel с персонализиран набор от икони, следвайте следните стъпки:

1. Създайте референтна таблица, в която да опишете условията си, както е показано на снимката по-долу.
2. В референтната таблица вмъкнете желаните икони. За целта щракнете върху Вмъкване на tab> Символи група> Символ бутон. В Символ диалогов прозорец, изберете Намотки шрифт, изберете желания символ и щракнете върху Вмъкване на .
3. До всяка икона въведете нейния код, който се показва в долната част на Символ диалогов прозорец.
4. За колоната, в която трябва да се появят иконите, задайте Wingdings и след това въведете вложената формула IF като тази:

   =IF(B2>=90, CHAR(76), IF(B2>=30, CHAR(75), CHAR(74))

   При препратките към клетките тя придобива следната форма:

   =IF(B2>=$H$2, CHAR($F$2), IF(B2>=$H$3, CHAR($F$3), CHAR($F$4))

   Копирайте формулата надолу по колоната и ще получите следния резултат:

Черно-белите икони изглеждат доста скучни, но можете да им придадете по-добър вид, като оцветите клетките. За тази цел можете да приложите вграденото правило ( Условно форматиране > Правила за подчертаване на клетките > Равен на ) въз основа на формулата CHAR, като например:

=CHAR(76)

Сега нашето потребителско форматиране на икони изглежда по-хубаво, нали?

Метод 2. Добавяне на потребителски икони с помощта на виртуална клавиатура

Добавянето на персонализирани икони с помощта на виртуалната клавиатура е още по-лесно. Стъпките са следните:

1. Започнете, като отворите виртуалната клавиатура в лентата на задачите. Ако иконата на клавиатурата не е там, щракнете с десния бутон на мишката върху лентата, след което щракнете върху Показване на бутона за сензорна клавиатура .
2. В обобщаващата таблица изберете клетката, в която искате да вмъкнете иконата, след което щракнете върху желаната икона.

   Можете също така да отворите клавиатурата с емотикони, като натиснете клавишната комбинация Win + . (клавишът с логото на Windows и клавишът с точка заедно) и изберете иконите оттам.

3. В Потребителска икона въведете тази формула:

   =IF(B2>=$G$2, $E$2, IF(B2>=$G$3, $E$3, $E$4))

   В този случай не са необходими нито кодове на символи, нито промяна на типа на шрифта.

Когато се добавят към работния плот на Excel, иконите са черно-бели:

В Excel Online цветните икони изглеждат много по-красиво:

Това е начинът за използване на набори от икони в Excel. При по-внимателно вглеждане в тях се вижда, че те са способни на много повече от няколко предварително зададени формата, нали? Ако сте любопитни да научите други видове условно форматиране, уроците, свързани по-долу, могат да ви бъдат полезни.

Практическа работна тетрадка за изтегляне

Набори от икони за условно форматиране в Excel - примери (.xlsx файл)