Artikeln ger detaljerad vägledning om hur du använder Icon Sets med villkorlig formatering i Excel. Du lär dig hur du skapar en anpassad ikonuppsättning som övervinner många begränsningar i de inbyggda alternativen och tillämpar ikoner baserat på ett annat cellvärde.

För ett tag sedan började vi utforska olika funktioner och möjligheter med villkorlig formatering i Excel. Om du inte har haft möjlighet att läsa den inledande artikeln kanske du vill göra det nu. Om du redan kan grunderna går vi vidare och ser vilka alternativ du har när det gäller Excels ikonuppsättningar och hur du kan utnyttja dem i dina projekt.

Excel-ikonuppsättningar

Ikonuppsättningar i Excel är färdiga formateringsalternativ som lägger till olika ikoner i cellerna, t.ex. pilar, figurer, kryss, flaggor, betygsstarter osv. för att visuellt visa hur cellvärdena i ett intervall är jämförda med varandra.

Normalt innehåller en ikonuppsättning tre till fem ikoner, vilket innebär att cellvärdena i ett formaterat intervall delas in i tre till fem grupper från högt till lågt. En uppsättning med tre ikoner använder till exempel en ikon för värden som är större än eller lika med 67 %, en annan ikon för värden mellan 67 % och 33 % och ytterligare en ikon för värden som är lägre än 33 %. Du kan dock ändra detta standardbeteende ochfastställa dina egna kriterier.

Hur du använder ikonuppsättningar i Excel

Så här gör du för att tillämpa en ikonuppsättning på dina data:

1. Välj det område av celler som du vill formatera.
2. På den Hem på fliken Stilar grupp, klicka på Villkorlig formatering .
3. Peka på Ikonuppsättningar och klicka sedan på den ikon som du vill ha.

Så är det! Ikonerna kommer genast att visas i de markerade cellerna.

Hur du anpassar Excel-ikonuppsättningar

Om du inte är nöjd med hur Excel har tolkat och markerat dina data kan du enkelt anpassa den använda ikonuppsättningen. Följ de här stegen för att göra ändringar:

1. Markera en cell som är formaterad med ikonuppsättningen.
2. På den Hem klickar du på Villkorlig formatering > Hantera regler .
3. Välj den regel som du vill ha och klicka på Redigera regel .
4. I Redigera formateringsregel kan du välja andra ikoner och tilldela dem olika värden. Om du vill välja en annan ikon klickar du på rullgardinsmenyn så visas en lista med alla ikoner som är tillgängliga för villkorlig formatering.
5. När du är klar med redigeringen klickar du på OK två gånger för att spara ändringarna och återgå till Excel.

I vårt exempel har vi valt det röda krysset för att markera värden som är större än eller lika med 50 % och det gröna krysset för att markera värden som är mindre än 20 %. För värden som ligger däremellan används det gula utropstecknet.

Tips:

• Till inställning av omvänd ikon , klicka på Omvänd ikonordning knapp.
• Dölja cellvärden och visa endast ikoner , välj den Visa endast ikon kryssrutan.
• För att definiera kriterierna baserat på ett annat cellvärde , ange cellens adress i fältet Värde box.
• Du kan använda ikonuppsättningar tillsammans med andra villkorliga format t.ex. för att ändra bakgrundsfärgen på de celler som innehåller ikoner.

Så här skapar du en egen ikonuppsättning i Excel

I Microsoft Excel finns det fyra olika typer av ikonuppsättningar: riktningar, former, indikatorer och betyg. När du skapar en egen regel kan du använda vilken ikon som helst från vilken uppsättning som helst och tilldela den vilket värde som helst.

Följ de här stegen för att skapa en egen anpassad ikonuppsättning:

1. Välj det område av celler där du vill använda ikonerna.
2. Klicka på Villkorlig formatering > Ikonuppsättningar > Fler regler .
3. I Ny formateringsregel dialogrutan, välj önskade ikoner. I dialogrutan Typ väljer du i rullgardinsrutan Procentuell andel , Antal på Formel och skriver motsvarande värden i fältet Värde lådor.
4. Slutligen klickar du på OK .

I det här exemplet har vi skapat en egen ikonuppsättning med tre flaggor, där:

• Grön flagga markerar hushållsutgifter som är större än eller lika med 100 dollar.
• Gul flagga tilldelas nummer som är mindre än 100 dollar och större än eller lika med 30 dollar.
• Grön flagga används för värden under 30 dollar.

Hur du ställer in villkor baserat på ett annat cellvärde

I stället för att "hårdkoda" kriterierna i en regel kan du ange varje villkor i en separat cell och sedan hänvisa till dessa celler. Den stora fördelen med detta tillvägagångssätt är att du enkelt kan ändra villkoren genom att ändra värdena i de refererade cellerna utan att redigera regeln.

Vi har till exempel angett de två huvudvillkoren i cellerna G2 och G3 och konfigurerat regeln på följande sätt:

• För Typ , välj Formel .
• För Värde anger du celladressen föregången av likhetstecknet. Om Excel gör det automatiskt placerar du bara markören i rutan och klickar på cellen på arket.

Excel villkorlig formatering ikonuppsättningar formel

Om du vill att villkoren ska beräknas automatiskt av Excel kan du uttrycka dem med en formel.

Om du vill tillämpa villkorlig formatering med formeldrivna ikoner börjar du med att skapa en anpassad ikonuppsättning enligt beskrivningen ovan. Ny formateringsregel dialogrutan, från dialogrutan Typ väljer du i rullgardinsrutan Formel , och infoga din formel i Värde box.

I det här exemplet används följande formler:

• Grön flagga tilldelas siffror som är större än eller lika med ett genomsnitt + 10:

  =AVERAGE($B$2:$B$13)+10

• Gula flaggor tilldelas siffror som är lägre än genomsnittet + 10 och högre än eller lika med genomsnittet - 20.

  =AVERAGE($B$2:$B$13)-20

• Grön flagga används för värden som är lägre än genomsnittet - 20.

Observera: Det är inte möjligt att använda relativa referenser i formler för ikonuppsättningar.

Excel-ikon för villkorligt format för att jämföra 2 kolumner

När du jämför två kolumner kan ikonuppsättningar för villkorlig formatering, t.ex. färgade pilar, ge dig en utmärkt visuell representation av jämförelsen. Detta kan göras genom att använda en ikonuppsättning i kombination med en formel som beräknar skillnaden mellan värdena i två kolumner - formeln för procentuell förändring fungerar bra för detta ändamål.

Antag att du har Juni och Juli För att beräkna hur mycket beloppet har förändrats mellan de två månaderna är formeln i D2 kopierad ner följande:

=C2/B2 - 1

Nu vill vi visa:

• En pil uppåt om den procentuella förändringen är ett positivt tal (värdet i kolumn C är större än i kolumn B).
• En pil nedåt om skillnaden är ett negativt tal (värdet i kolumn C är mindre än i kolumn B).
• En horisontell pil om den procentuella förändringen är noll (kolumnerna B och C är lika stora).

För att åstadkomma detta skapar du en anpassad ikonuppsättningsregel med dessa inställningar:

• En grön pil uppåt när Värde är> 0.
• En gul högerpil när Värde är =0, vilket begränsar valet till nollor.
• En röd pil nedåt när Värde är <0.
• För alla ikoner, Typ är inställd till Antal .

Resultatet kommer nu att se ut ungefär så här:

Till visa endast ikonerna utan procentsatser, kryssa för Visa endast ikon kryssrutan.

Hur du tillämpar Excel-ikonuppsättningar baserade på en annan cell

En vanlig uppfattning är att Excel-ikonuppsättningar för villkorlig formatering endast kan användas för att formatera celler baserat på deras egna värden. Tekniskt sett är det sant. Du kan dock emulera ikonuppsättningen för villkorlig formatering baserat på ett värde i en annan cell.

Anta att du har betalningsdatum i kolumn D. Ditt mål är att placera en grön flagga i kolumn A när en viss räkning är betald, dvs. när det finns ett datum i motsvarande cell i kolumn D. Om en cell i kolumn D är tom ska en röd flagga sättas in.

För att utföra uppgiften är detta de steg som ska utföras:

1. Börja med att lägga till nedanstående formel i A2 och kopiera den sedan nedåt i kolumnen:

   =IF($D2"", 3, 1)

   Formeln säger att man ska återge 3 om D2 inte är tomt, annars 1.

2. Markera datacellerna i kolumn A utan kolumnrubrik (A2:A13) och skapa en anpassad regel för ikonuppsättning.
3. Konfigurera följande inställningar:
   • Grön flagga när siffran är>=3.
   • Gul flagga när talet är>2. Som du minns vill vi egentligen inte ha en gul flagga någonstans, så vi ställer in ett villkor som aldrig kommer att uppfyllas, dvs. ett värde som är mindre än 3 och större än 2.
   • I Typ rullgardinsruta, välj Antal för båda ikonerna.
   • Välj den Endast ikonuppsättning kryssrutan för att dölja siffrorna och bara visa ikonerna.

Resultatet är precis som vi ville ha: den gröna flaggan om en cell i kolumn D innehåller något och den röda flaggan om cellen är tom.

Excel-ikonuppsättningar för villkorlig formatering baserade på text

Som standard är Excel-ikonuppsättningar utformade för att formatera siffror, inte text. Men med lite kreativitet kan du tilldela olika ikoner till specifika textvärden, så att du med en snabb blick kan se vilken text som finns i den här eller den där cellen.

Anta att du har lagt till Obs kolumnen i tabellen över hushållsutgifter och vill tillämpa vissa ikoner baserat på textlappar i kolumnen. Uppgiften kräver en del förberedande arbete, t.ex:

• Gör en sammanfattande tabell (F2:G4) där du numrerar varje not. Tanken är att använda ett positivt, ett negativt och ett nolltal här.
• Lägg till ytterligare en kolumn i den ursprungliga tabellen med namnet Ikon (det är där ikonerna ska placeras).
• Den nya kolumnen fylldes med en VLOOKUP-formel som söker upp anteckningarna och returnerar matchande nummer från sammanfattningstabellen:

  =VLOOKUP(C2, $F$2:$G$4, 2, FALSE)

  

Nu är det dags att lägga till ikoner till våra textanteckningar:

1. Välj intervallet D2:D13 och klicka på Villkorlig formatering > Ikonuppsättningar > Fler regler .
2. Välj den ikonstil du vill ha och konfigurera regeln enligt bilden nedan:
3. Nästa steg är att ersätta siffrorna med textnoter. Detta kan göras genom att tillämpa ett anpassat nummerformat. Markera intervallet D2:D13 igen och tryck på genvägen CTRL + 1.
4. I Formatera celler dialogrutan, i dialogrutan Antal Välj fliken Anpassad kategorin, ange följande format i fältet Typ och klickar på OK :

   "Bra"; "Orimligt"; "Acceptabelt".

   Var " Bra " är visningsvärdet för positiva tal, " Orimligt höga belopp " för negativa tal och " Acceptabelt " för 0. Se till att dessa värden ersätts korrekt med din text.

   Detta är mycket nära det önskade resultatet, eller hur?

5. För att bli av med Obs kolumnen, som har blivit överflödig, kopiera innehållet i kolumnen Ikon kolumnen, och använd sedan kolumnen Klistra in speciellt för att klistra in alla värden på samma ställe. Tänk dock på att ikonerna blir statiska och inte reagerar på ändringar i originaldata. Om du arbetar med en uppdaterbar datamängd kan du hoppa över det här steget.
6. Nu kan du tryggt dölja eller ta bort (om du ersatte formlerna med beräknade värden) Obs kolumnen utan att det påverkar textlappar och symboler i Ikon kolumn. Klart!

Observera: I det här exemplet har vi använt en uppsättning med 3 ikoner. Det är också möjligt att använda uppsättningar med 5 ikoner baserade på text, men det kräver mer manipulering.

Hur man visar endast vissa objekt i ikonuppsättningen

Excels inbyggda 3 och 5 ikoner ser bra ut, men ibland kan det kännas som om de är lite för fulla med grafik. Lösningen är att bara behålla de ikoner som uppmärksammar de viktigaste punkterna, t.ex. bäst eller sämst presterande.

När du till exempel markerar utgifterna med olika ikoner kanske du vill visa endast de som markerar belopp som är högre än genomsnittet. Låt oss se hur du kan göra detta:

1. Skapa en ny regel för villkorlig formatering genom att klicka på Villkorlig formatering> Ny regel> Formatera endast celler som innehåller Välj att formatera celler med värden som är lägre än genomsnittet, vilket återges i formeln nedan. Klicka på OK utan att ange något format.

   =GENOMSNITT($B$2:$B$13)

2. Klicka på Villkorlig formatering> Hantera regler... , flytta uppåt i Mindre än genomsnittet regeln, och sätta ett kryss i Stoppa om det är sant kryssrutan bredvid den.

Därför visas ikonerna endast för de belopp som är större än genomsnittet i det tillämpade intervallet:

Så här lägger du till en egen ikonuppsättning i Excel

Excels inbyggda uppsättningar har en begränsad samling ikoner och tyvärr finns det inget sätt att lägga till egna ikoner i samlingen. Lyckligtvis finns det en lösning som gör att du kan efterlikna villkorlig formatering med egna ikoner.

Metod 1. Lägg till egna ikoner med hjälp av symbolmenyn

Så här gör du för att efterlikna Excel villkorlig formatering med en anpassad ikonuppsättning:

1. Skapa en referenstabell som beskriver dina villkor enligt skärmdumpen nedan.
2. I referenstabellen infogar du de önskade ikonerna. För detta klickar du på Infoga flik> Symboler grupp> Symbol knappen. I Symbol dialogrutan, väljer du den Lindningar teckensnittet, välj den symbol du vill ha och klicka på Infoga .
3. Intill varje ikon skriver du dess teckenkod, som visas längst ned i Symbol dialogrutan.
4. För den kolumn där ikonerna ska visas anger du Wingdings och ange sedan den inbäddade IF-formeln på det här sättet:

   =IF(B2>=90, CHAR(76), IF(B2>=30, CHAR(75), CHAR(74))))

   Med cellreferenser får den denna form:

   =IF(B2>=$H$2, CHAR($F$2), IF(B2>=$H$3, CHAR($F$3), CHAR($F$4)))

   Kopiera formeln ner i kolumnen och du får detta resultat:

Svartvita ikoner ser ganska tråkiga ut, men du kan ge dem ett bättre utseende genom att färga cellerna. För detta kan du använda den inbyggda regeln ( Villkorlig formatering > Markera celler Regler > Lika mycket som ) baserat på CHAR-formeln, t.ex:

=CHAR(76)

Nu ser vår anpassade ikonformatering snyggare ut, eller hur?

Metod 2. Lägg till egna ikoner med hjälp av det virtuella tangentbordet

Det är ännu enklare att lägga till egna ikoner med hjälp av det virtuella tangentbordet. Stegen är följande:

1. Börja med att öppna det virtuella tangentbordet i aktivitetsfältet. Om tangentbordsikonen inte finns där högerklickar du på fältet och klickar sedan på Visa tangentbordsknappen Touch .
2. I sammanfattningstabellen markerar du den cell där du vill infoga ikonen och klickar sedan på den ikon du vill ha.

   Alternativt kan du öppna emoji-tangentbordet genom att trycka på genvägen Win + . (Windows-logotangenten och punkttangenten tillsammans) och välja ikonerna där.

3. I Anpassad ikon kolumnen, ange denna formel:

   =IF(B2>=$G$2, $E$2, IF(B2>=$G$3, $E$3, $E$4))

   I det här fallet behöver du varken teckenkoder eller ändra teckensnittstypen.

När ikonerna läggs till på Excel-skrivbordet är de svarta och vita:

I Excel Online ser färgade ikoner mycket vackrare ut:

Så här använder du ikonuppsättningar i Excel. När du tittar närmare på dem kan de göra mycket mer än bara några förinställda format, eller hur? Om du är nyfiken på att lära dig andra typer av villkorlig formatering kan de handledningar som finns länkade nedan vara till nytta.

Arbetsbok för övning för nedladdning

Ikoner för villkorlig formatering i Excel - exempel (.xlsx-fil)