Articolul oferă îndrumări detaliate privind modul de utilizare a seturilor de pictograme de formatare condiționată în Excel. Acesta vă va învăța cum să creați un set de pictograme personalizat care să depășească multe limitări ale opțiunilor încorporate și să aplicați pictograme pe baza unei alte valori a celulei.

Cu ceva timp în urmă, am început să explorăm diverse caracteristici și capacități ale formatelor condiționale în Excel. Dacă nu ați apucat să citiți acel articol introductiv, ar fi bine să o faceți acum. Dacă știți deja elementele de bază, haideți să mergem mai departe și să vedem ce opțiuni aveți în ceea ce privește seturile de pictograme din Excel și cum le puteți valorifica în proiectele dumneavoastră.

Seturi de pictograme Excel

Seturile de pictograme din Excel sunt opțiuni de formatare gata de utilizare care adaugă diverse pictograme în celule, cum ar fi săgeți, forme, semne de control, stegulețe, începuturi de rating etc. pentru a arăta vizual modul în care valorile celulelor dintr-un interval sunt comparate între ele.

În mod normal, un set de pictograme conține între trei și cinci pictograme, în consecință, valorile celulelor dintr-un interval formatat sunt împărțite în trei până la cinci grupe, de la mare la mic. De exemplu, un set de trei pictograme utilizează o pictogramă pentru valorile mai mari sau egale cu 67%, o altă pictogramă pentru valorile cuprinse între 67% și 33% și încă o pictogramă pentru valorile mai mici de 33%. Cu toate acestea, aveți libertatea de a schimba acest comportament implicit și de asă vă definiți propriile criterii.

Cum se utilizează seturile de pictograme în Excel

Pentru a aplica un set de pictograme la datele dumneavoastră, trebuie să faceți următoarele:

1. Selectați intervalul de celule pe care doriți să le formatați.
2. Pe Acasă în fila Stiluri grup, faceți clic pe Formatarea condiționată .
3. Punct pentru Seturi de icoane , apoi faceți clic pe tipul de pictogramă pe care îl doriți.

Iată! Pictogramele vor apărea imediat în interiorul celulelor selectate.

Cum să personalizați seturile de pictograme Excel

Dacă nu sunteți mulțumit de modul în care Excel a interpretat și evidențiat datele, puteți personaliza cu ușurință setul de pictograme aplicat. Pentru a face modificări, urmați acești pași:

1. Selectați orice celulă formatată condiționat cu setul de pictograme.
2. Pe Acasă fila, faceți clic pe Formatarea condiționată > Gestionați regulile .
3. Selectați regula de interes și faceți clic pe Editați regula .
4. În Editarea regulii de formatare puteți alege alte pictograme și le puteți atribui valori diferite. Pentru a selecta o altă pictogramă, faceți clic pe butonul derulant și veți vedea o listă cu toate pictogramele disponibile pentru formatarea condiționată.
5. Când ați terminat de editat, faceți clic pe OK de două ori pentru a salva modificările și a reveni la Excel.

Pentru exemplul nostru, am ales crucea roșie pentru a evidenția valorile mai mari sau egale cu 50% și semnul de bifă verde pentru a evidenția valorile mai mici de 20%. Pentru valorile intermediare, se va folosi semnul galben al exclamării.

Sfaturi:

• La setarea pictogramei de inversare , faceți clic pe butonul Ordine inversă a pictogramelor buton.
• Pentru a ascunde valorile celulelor și afișați numai pictograme , selectați Afișează doar pictograma caseta de selectare.
• Pentru a defini criteriile pe baza valorii unei alte celule , introduceți adresa celulei în fereastra Valoare cutie.
• Puteți utiliza seturi de pictograme împreună cu alte formate condiționate , de exemplu, pentru a schimba culoarea de fundal a celulelor care conțin pictograme.

Cum să creați un set de pictograme personalizate în Excel

În Microsoft Excel, există 4 tipuri diferite de seturi de pictograme: direcționale, forme, indicatori și evaluări. Atunci când vă creați propria regulă, puteți utiliza orice pictogramă din orice set și îi puteți atribui orice valoare.

Pentru a vă crea propriul set de pictograme personalizate, urmați pașii de mai jos:

1. Selectați intervalul de celule în care doriți să aplicați pictogramele.
2. Faceți clic pe Formatarea condiționată > Seturi de icoane > Mai multe reguli .
3. În Regulă nouă de formatare caseta de dialog, selectați pictogramele dorite. Din caseta de dialog Tip caseta derulantă, selectați Procentul , Număr de Formula , și introduceți valorile corespunzătoare în câmpul Valoare cutii.
4. În cele din urmă, faceți clic pe OK .

Pentru acest exemplu, am creat un set personalizat de pictograme cu trei steaguri, în care:

• Stegulețul verde marchează cheltuielile gospodăriilor mai mari sau egale cu 100 de dolari.
• Steagul galben este atribuit numerelor mai mici de 100 de dolari și mai mari sau egale cu 30 de dolari.
• Stegulețul verde este utilizat pentru valori mai mici de 30 de dolari.

Cum să setați condiții bazate pe o altă valoare a celulei

În loc să "codificați" criteriile într-o regulă, puteți introduce fiecare condiție într-o celulă separată și apoi să faceți trimitere la aceste celule. Principalul beneficiu al acestei abordări este că puteți modifica cu ușurință condițiile schimbând valorile din celulele la care se face trimitere fără a edita regula.

De exemplu, am introdus cele două condiții principale în celulele G2 și G3 și am configurat regula în acest mod:

• Pentru Tip , alege Formula .
• Pentru Valoare caseta, introduceți adresa celulei precedată de semnul egalitate. Pentru ca Excel să o facă automat, este suficient să plasați cursorul în casetă și să faceți clic pe celula din foaie.

Excel formatare condiționată pictograma de formatare condiționată stabilește formula

Pentru ca condițiile să fie calculate automat de Excel, le puteți exprima cu ajutorul unei formule.

Pentru a aplica formatarea condiționată cu pictograme bazate pe formule, începeți să creați un set de pictograme personalizate, așa cum s-a descris mai sus. În fereastra Regulă nouă de formatare caseta de dialog, din caseta de dialog Tip caseta derulantă, selectați Formula , și introduceți formula dvs. în câmpul Valoare cutie.

Pentru acest exemplu, se utilizează următoarele formule:

• Stegulețul verde este atribuit numerelor mai mari sau egale cu o medie + 10:

  =AVERAGE($B$2:$B$13)+10

• Stegulețul galben se atribuie numerelor mai mici decât media + 10 și mai mari sau egale cu media - 20.

  =AVERAGE($B$2:$B$13)-20

• Stegulețul verde este utilizat pentru valori mai mici decât media - 20.

Notă. Nu este posibil să se utilizeze referințe relative în formulele setului de pictograme.

Set de pictograme în format condițional Excel pentru a compara 2 coloane

Atunci când comparați două coloane, seturile de pictograme de formatare condiționată, cum ar fi săgețile colorate, vă pot oferi o reprezentare vizuală excelentă a comparației. Acest lucru poate fi realizat prin utilizarea unui set de pictograme în combinație cu o formulă care calculează diferența dintre valorile din două coloane - formula de schimbare procentuală funcționează foarte bine în acest scop.

Să presupunem că aveți Iunie și Iulie cheltuieli în coloanele B și, respectiv, C. Pentru a calcula cât de mult s-a modificat suma între cele două luni, formula din D2 copiată în jos este:

=C2/B2 - 1

Acum, dorim să afișăm:

• O săgeată în sus dacă modificarea procentuală este un număr pozitiv (valoarea din coloana C este mai mare decât cea din coloana B).
• O săgeată în jos dacă diferența este un număr negativ (valoarea din coloana C este mai mică decât cea din coloana B).
• O săgeată orizontală în cazul în care modificarea procentuală este zero (coloanele B și C sunt egale).

Pentru a realiza acest lucru, creați o regulă de set de pictograme personalizată cu aceste setări:

• O săgeată verde în sus când Valoare este> 0.
• O săgeată galbenă spre dreapta atunci când Valoare este =0, ceea ce limitează alegerea la zerouri.
• O săgeată roșie în jos atunci când Valoare este <0.
• Pentru toate pictogramele, Tip este setat la Număr .

În acest moment, rezultatul va arăta cam așa:

La afișează doar pictogramele fără procentaje, bifați rubrica Afișați doar pictograma caseta de selectare.

Cum să aplicați seturi de pictograme Excel pe baza unei alte celule

O opinie comună este că seturile de pictograme de formatare condiționată din Excel pot fi utilizate numai pentru a formata celule pe baza propriilor valori. Din punct de vedere tehnic, acest lucru este adevărat. Cu toate acestea, puteți emula setul de pictograme de formatare condiționată pe baza unei valori dintr-o altă celulă.

Să presupunem că aveți date de plată în coloana D. Scopul dumneavoastră este de a plasa un steguleț verde în coloana A atunci când o anumită factură este plătită, adică există o dată în celula corespunzătoare din coloana D. Dacă o celulă din coloana D este goală, ar trebui inserat un steguleț roșu.

Pentru a îndeplini această sarcină, aceștia sunt pașii care trebuie urmați:

1. Începeți prin a adăuga formula de mai jos la A2, apoi copiați-o în josul coloanei:

   =IF($D2"", 3, 1)

   Formula spune să se returneze 3 dacă D2 nu este gol, altfel 1.

2. Selectați celulele de date din coloana A fără antetul coloanei (A2:A13) și creați o regulă personalizată pentru setul de pictograme.
3. Configurați următoarele setări:
   • Steguleț verde atunci când numărul este>=3.
   • Steguleț galben atunci când numărul este>2. După cum vă amintiți, nu dorim cu adevărat un steguleț galben nicăieri, așa că stabilim o condiție care nu va fi niciodată îndeplinită, adică o valoare mai mică decât 3 și mai mare decât 2.
   • În Tip caseta dropdown, alegeți Număr pentru ambele pictograme.
   • Selectați Set de icoane numai pentru a ascunde numerele și a afișa doar pictogramele.

Rezultatul este exact cel pe care îl așteptam: steagul verde dacă o celulă din coloana D conține ceva și steagul roșu dacă celula este goală.

Seturi de pictograme de formatare condiționată Excel bazate pe text

În mod implicit, seturile de pictograme Excel sunt concepute pentru formatarea numerelor, nu a textului. Dar, cu puțină creativitate, puteți atribui pictograme diferite unor valori de text specifice, astfel încât să puteți vedea dintr-o privire ce text se află în această sau acea celulă.

Să presupunem că ați adăugat elementul Notă în tabelul de cheltuieli ale gospodăriei și doriți să aplicați anumite pictograme pe baza etichetelor de text din coloana respectivă. Această sarcină necesită o serie de activități pregătitoare, cum ar fi:

• Alcătuiți un tabel recapitulativ (F2:G4), numerotând fiecare notă. Ideea este de a folosi aici un număr pozitiv, unul negativ și unul zero.
• Adăugați încă o coloană la tabelul original, numită Icoana (este locul unde vor fi plasate pictogramele).
• Am completat noua coloană cu o formulă VLOOKUP care caută notele și returnează numerele corespunzătoare din tabelul de sinteză:

  =VLOOKUP(C2, $F$2:$G$4, 2, FALSE)

  

Acum, este timpul să adăugăm pictograme la notele noastre de text:

1. Selectați intervalul D2:D13 și faceți clic pe Formatarea condiționată > Seturi de icoane > Mai multe reguli .
2. Alegeți stilul de pictogramă pe care îl doriți și configurați regula ca în imaginea de mai jos:
3. Următorul pas este înlocuirea numerelor cu note de text. Acest lucru se poate face prin aplicarea unui format de număr personalizat. Deci, selectați din nou intervalul D2:D13 și apăsați comanda rapidă CTRL + 1.
4. În Formatarea celulelor în caseta de dialog, în caseta Număr selectați fila Personalizat categoria, introduceți următorul format în rubrica Tip și faceți clic pe OK :

   "Bun";Exorbitant";Acceptabil"; "Acceptabil"

   Unde " Bun " este valoarea afișată pentru numere pozitive, " Exorbitant " pentru numere negative și " Acceptabil " pentru 0. Vă rugăm să vă asigurați că înlocuiți corect aceste valori cu textul dumneavoastră.

   Acest lucru este foarte aproape de rezultatul dorit, nu-i așa?

5. Pentru a scăpa de Notă care a devenit redundantă, copiați conținutul coloanei Icoana și apoi folosiți coloana Lipire specială pentru a lipi valorile în același loc. Cu toate acestea, rețineți că acest lucru va face ca pictogramele dvs. să fie statice, deci nu vor răspunde la modificările datelor originale. Dacă lucrați cu un set de date care poate fi actualizat, săriți peste acest pas.
6. Acum, puteți ascunde sau șterge în siguranță (dacă ați înlocuit formulele cu valori calculate) Notă fără a afecta etichetele de text și simbolurile din coloana Icoana coloană. Gata!

Notă. În acest exemplu, am utilizat un set de 3 pictograme. Aplicarea seturilor de 5 pictograme pe baza textului este, de asemenea, posibilă, dar necesită mai multe manipulări.

Cum să afișați doar unele elemente din setul de pictograme

Seturile de 3 pictograme și 5 pictograme încorporate în Excel arată bine, dar uneori vi se poate părea că sunt puțin inundate de grafice. Soluția este să păstrați doar acele pictograme care atrag atenția asupra celor mai importante elemente, de exemplu, cele mai bune sau cele mai slabe performanțe.

De exemplu, atunci când evidențiați cheltuielile cu diferite pictograme, este posibil să doriți să le afișați doar pe cele care marchează sume mai mari decât media. Să vedem cum puteți face acest lucru:

1. Creați o nouă regulă de formatare condiționată făcând clic pe Formatare condiționată> Regulă nouă> Formatați numai celulele care conțin . Alegeți să formatați celulele cu valori mai mici decât media, care este returnată de formula de mai jos. Faceți clic pe OK fără a seta niciun format.

   =MEDIA($B$2:$B$13)

2. Faceți clic pe Formatare condiționată> Gestionarea regulilor... , urcă în sus Mai puțin decât media și se pune o bifă în rubrica Oprire dacă este adevărat caseta de selectare de lângă acesta.

Prin urmare, pictogramele sunt afișate doar pentru sumele care sunt mai mari decât media în intervalul aplicat:

Cum să adăugați un set de pictograme personalizate la Excel

Seturile încorporate în Excel au o colecție limitată de pictograme și, din păcate, nu există nicio modalitate de a adăuga pictograme personalizate la colecție. Din fericire, există o soluție care vă permite să imitați formatarea condiționată cu pictograme personalizate.

Metoda 1. Adăugați pictograme personalizate folosind meniul Symbol

Pentru a emula formatarea condiționată Excel cu un set de pictograme personalizate, aceștia sunt pașii de urmat:

1. Creați un tabel de referință care să prezinte condițiile dumneavoastră, așa cum se arată în imaginea de mai jos.
2. În tabelul de referință, introduceți pictogramele dorite. Pentru aceasta, faceți clic pe butonul Introduceți tab> Simboluri grup> Simbol În fereastra Simbol selectați caseta de dialog, selectați opțiunea Înfășurări font, alegeți simbolul dorit și faceți clic pe Introduceți .
3. În dreptul fiecărei pictograme, introduceți codul caracterului său, care este afișat în partea de jos a ecranului Simbol caseta de dialog.
4. Pentru coloana în care trebuie să apară pictogramele, setați valoarea Wingdings și apoi introduceți formula IF imbricate ca aceasta:

   =IF(B2>=90, CHAR(76), IF(B2>=30, CHAR(75), CHAR(74)))

   În cazul referințelor la celule, aceasta ia această formă:

   =IF(B2>=$H$2, CHAR($F$2), IF(B2>=$H$3, CHAR($F$3), CHAR($F$4))))

   Copiați formula în josul coloanei și veți obține acest rezultat:

Pictogramele alb-negru par destul de plictisitoare, dar le puteți da un aspect mai bun prin colorarea celulelor. Pentru aceasta, puteți aplica regula încorporată ( Formatarea condiționată > Reguli de evidențiere a celulelor > Egal cu ) pe baza formulei CHAR, cum ar fi:

=CHAR(76)

Acum, formatarea pictogramei noastre personalizate arată mai bine, nu?

Metoda 2. Adăugați pictograme personalizate utilizând tastatura virtuală

Adăugarea de pictograme personalizate cu ajutorul tastaturii virtuale este și mai ușoară. Pașii sunt:

1. Începeți prin a deschide tastatura virtuală de pe bara de activități. Dacă pictograma tastaturii nu se află acolo, faceți clic dreapta pe bară, apoi faceți clic pe Afișați butonul de tastatură tactilă .
2. În tabelul de sinteză, selectați celula în care doriți să inserați pictograma, apoi faceți clic pe pictograma dorită.

   Alternativ, puteți deschide tastatura emoji apăsând comanda rapidă Win + . (tasta logo-ului Windows și tasta punct împreună) și selectați pictogramele de acolo.

3. În Icoană personalizată introduceți această formulă:

   =IF(B2>=$G$2, $E$2, IF(B2>=$G$3, $E$3, $E$4))

   În acest caz, nu aveți nevoie nici de codurile de caractere, nici de modificarea tipului de font.

Atunci când sunt adăugate la desktop-ul Excel, pictogramele sunt albe și negre:

În Excel Online, pictogramele colorate arată mult mai frumos:

Acesta este modul de utilizare a seturilor de pictograme în Excel. La o privire mai atentă, acestea sunt capabile de mult mai mult decât doar câteva formate prestabilite, nu-i așa? Dacă sunteți curios să învățați alte tipuri de formatare condiționată, tutorialele legate mai jos vă pot fi utile.

Caietul de practică pentru descărcare

Seturi de pictograme de formatare condiționată în Excel - exemple (fișier .xlsx)