El artículo proporciona una guía detallada sobre cómo utilizar conjuntos de iconos de formato condicional en Excel. Le enseñará cómo crear un conjunto de iconos personalizado que supere muchas limitaciones de las opciones incorporadas y aplique iconos basados en otro valor de celda.

Hace un tiempo, empezamos a explorar varias características y capacidades del Formato condicional en Excel. Si no has tenido la oportunidad de leer ese artículo introductorio, puede que quieras hacerlo ahora. Si ya conoces lo básico, sigamos adelante y veamos qué opciones tienes con respecto a los conjuntos de iconos de Excel y cómo puedes aprovecharlos en tus proyectos.

Conjuntos de iconos de Excel

Los Conjuntos de iconos en Excel son opciones de formato listas para usar que añaden varios iconos a las celdas, como flechas, formas, marcas de verificación, banderas, inicios de clasificación, etc. para mostrar visualmente cómo se comparan entre sí los valores de las celdas de un rango.

Normalmente, un conjunto de iconos contiene de tres a cinco iconos, por lo que los valores de celda de un rango formateado se dividen en tres a cinco grupos, de mayor a menor. Por ejemplo, un conjunto de tres iconos utiliza un icono para los valores superiores o iguales al 67%, otro icono para los valores comprendidos entre el 67% y el 33%, y otro icono para los valores inferiores al 33%. No obstante, puede cambiar este comportamiento predeterminado ydefina sus propios criterios.

Cómo utilizar conjuntos de iconos en Excel

Para aplicar un conjunto de iconos a sus datos, esto es lo que tiene que hacer:

1. Seleccione el rango de celdas que desea formatear.
2. En el Inicio en la pestaña Estilos grupo, haga clic en Formato condicional .
3. Señala Conjuntos de iconos y, a continuación, haga clic en el tipo de icono que desee.

Los iconos aparecerán inmediatamente en las celdas seleccionadas.

Cómo personalizar los conjuntos de iconos de Excel

Si no está satisfecho con la forma en que Excel ha interpretado y resaltado sus datos, puede personalizar fácilmente el conjunto de iconos aplicado. Para realizar modificaciones, siga estos pasos:

1. Seleccione cualquier celda formateada condicionalmente con el conjunto de iconos.
2. En el Inicio haga clic en Formato condicional > Gestionar normas .
3. Seleccione la regla que le interese y haga clic en Editar regla .
4. En el Editar regla de formato puede elegir otros iconos y asignarles valores diferentes. Para seleccionar otro icono, haga clic en el botón desplegable y verá una lista de todos los iconos disponibles para el formato condicional.
5. Cuando termine de editar, haga clic en OK dos veces para guardar los cambios y volver a Excel.

En nuestro ejemplo, hemos elegido la cruz roja para resaltar los valores superiores o iguales al 50% y la marca de verificación verde para resaltar los valores inferiores al 20%. Para los valores intermedios, se utilizará el signo de exclamación amarillo.

Consejos:

• A configuración del icono inverso pulse el botón Orden inverso de los iconos botón.
• Para ocultar los valores de las celdas y mostrar sólo iconos seleccione Mostrar sólo icono casilla de verificación.
• Para definir los criterios en función del valor de otra celda introduzca la dirección de la celda en el campo Valor caja.
• Puede utilizar conjuntos de iconos junto con otros formatos condicionales por ejemplo, para cambiar el color de fondo de las celdas que contienen iconos.

Cómo crear un conjunto de iconos personalizados en Excel

En Microsoft Excel, existen 4 tipos diferentes de conjuntos de iconos: direccionales, formas, indicadores y valoraciones. Al crear su propia regla, puede utilizar cualquier icono de cualquier conjunto y asignarle cualquier valor.

Para crear tu propio conjunto de iconos personalizados, sigue estos pasos:

1. Seleccione el rango de celdas donde desea aplicar los iconos.
2. Haga clic en Formato condicional > Conjuntos de iconos > Más normas .
3. En el Nueva regla de formato seleccione los iconos deseados. En el cuadro de diálogo Tipo seleccione Porcentaje , Número de Fórmula e introduzca los valores correspondientes en el campo Valor cajas.
4. Por último, haga clic en OK .

Para este ejemplo, hemos creado un conjunto personalizado de iconos de tres banderas, donde:

• La bandera verde señala los gastos de los hogares superiores o iguales a 100 dólares.
• Se asigna bandera amarilla a los números inferiores a 100 $ y superiores o iguales a 30 $.
• La bandera verde se utiliza para valores inferiores a 30 $.

Cómo establecer condiciones basadas en el valor de otra celda

En lugar de "codificar" los criterios en una regla, puede introducir cada condición en una celda independiente y, a continuación, hacer referencia a esas celdas. La principal ventaja de este enfoque es que puede modificar fácilmente las condiciones cambiando los valores de las celdas de referencia sin necesidad de editar la regla.

Por ejemplo, hemos introducido las dos condiciones principales en las celdas G2 y G3 y configurado la regla de esta manera:

• Para Tipo Elige Fórmula .
• Para el Valor introduzca la dirección de la celda precedida del signo de igualdad. Para que Excel lo haga automáticamente, basta con situar el cursor en la casilla y hacer clic en la celda de la hoja.

Excel icono de formato condicional establece fórmula

Para que Excel calcule automáticamente las condiciones, puede expresarlas mediante una fórmula.

Para aplicar el formato condicional con iconos basados en fórmulas, comience creando un conjunto de iconos personalizados como se ha descrito anteriormente. En la pantalla Nueva regla de formato del cuadro de diálogo Tipo seleccione Fórmula e inserte su fórmula en el campo Valor caja.

Para este ejemplo, se utilizan las siguientes fórmulas:

• La bandera verde se asigna a los números superiores o iguales a una media + 10:

  =AVERAGE($B$2:$B$13)+10

• Se asigna bandera amarilla a los números inferiores a una media + 10 y superiores o iguales a una media - 20.

  =AVERAGE($B$2:$B$13)-20

• La bandera verde se utiliza para valores inferiores a la media - 20.

Nota: no es posible utilizar referencias relativas en las fórmulas de conjuntos de iconos.

Icono de formato condicional de Excel para comparar 2 columnas

Cuando se comparan dos columnas, los conjuntos de iconos de formato condicional, como las flechas de colores, pueden ofrecer una excelente representación visual de la comparación. Esto puede hacerse utilizando un conjunto de iconos en combinación con una fórmula que calcule la diferencia entre los valores de dos columnas: la fórmula de cambio porcentual funciona muy bien para este propósito.

Supongamos que tiene el Junio y Julio gastos en las columnas B y C, respectivamente. Para calcular cuánto ha variado el importe entre los dos meses, la fórmula en D2 copiada es:

=C2/B2 - 1

Ahora, queremos mostrar:

• Una flecha hacia arriba si el cambio porcentual es un número positivo (el valor de la columna C es mayor que el de la columna B).
• Una flecha hacia abajo si la diferencia es un número negativo (el valor de la columna C es menor que el de la columna B).
• Una flecha horizontal si el cambio porcentual es cero (las columnas B y C son iguales).

Para ello, cree una regla de conjunto de iconos personalizada con esta configuración:

• Una flecha verde hacia arriba cuando Valor es> 0.
• Una flecha amarilla a la derecha cuando Valor es =0, lo que limita la elección a ceros.
• Una flecha roja hacia abajo cuando Valor es <0.
• Para todos los iconos, Tipo se establece en Número .

En este punto, el resultado será algo parecido a esto:

A mostrar sólo los iconos sin porcentajes, marque la casilla Mostrar sólo icono casilla de verificación.

Cómo aplicar conjuntos de iconos de Excel basados en otra celda

Una opinión común es que los conjuntos de iconos de formato condicional de Excel sólo pueden utilizarse para dar formato a las celdas basándose en sus propios valores. Técnicamente, eso es cierto. Sin embargo, puede emular el conjunto de iconos de formato condicional basándose en un valor de otra celda.

Supongamos que tiene fechas de pago en la columna D. Su objetivo es colocar una bandera verde en la columna A cuando se paga una determinada factura, es decir, cuando hay una fecha en la celda correspondiente de la columna D. Si una celda de la columna D está en blanco, se debe insertar una bandera roja.

Para realizar la tarea, estos son los pasos a seguir:

1. Empieza añadiendo la siguiente fórmula a A2, y luego cópiala en la columna:

   =IF($D2"", 3, 1)

   La fórmula dice que hay que devolver 3 si D2 no está vacío, en caso contrario 1.

2. Seleccione las celdas de datos de la columna A sin la cabecera de columna (A2:A13) y cree una regla de conjunto de iconos personalizada.
3. Configure los siguientes ajustes:
   • Bandera verde cuando el número es>=3.
   • Bandera amarilla cuando el número es>2. Como usted recuerda, en realidad no queremos una bandera amarilla en cualquier lugar, por lo que establecer una condición que nunca será satisfecha, es decir, un valor menor que 3 y mayor que 2.
   • En el Tipo desplegable, elija Número para ambos iconos.
   • Seleccione Sólo conjunto de iconos para ocultar los números y mostrar sólo los iconos.

El resultado es exactamente el que buscábamos: la bandera verde si una celda de la columna D contiene algo y la bandera roja si la celda está vacía.

Conjuntos de iconos de formato condicional de Excel basados en texto

Por defecto, los conjuntos de iconos de Excel están diseñados para dar formato a los números, no al texto. Pero con un poco de creatividad, puedes asignar iconos diferentes a valores de texto específicos, para que puedas ver de un vistazo qué texto hay en tal o cual celda.

Supongamos que ha añadido el Nota a su tabla de gastos domésticos y desea aplicar determinados iconos en función de las etiquetas de texto de dicha columna. La tarea requiere algunos trabajos preparatorios como:

• Haz una tabla resumen (F2:G4) numerando cada nota. La idea es utilizar aquí un número positivo, uno negativo y un cero.
• Añade una columna más a la tabla original denominada Icono (es donde se colocarán los iconos).
• Se ha rellenado la nueva columna con una fórmula VLOOKUP que busca las notas y devuelve los números coincidentes de la tabla resumen:

  =VLOOKUP(C2, $F$2:$G$4, 2, FALSE)

  

Ahora es el momento de añadir iconos a nuestras notas de texto:

1. Seleccione el intervalo D2:D13 y haga clic en Formato condicional > Conjuntos de iconos > Más normas .
2. Elija el estilo de icono que desee y configure la regla como en la imagen siguiente:
3. El siguiente paso consiste en sustituir los números por notas de texto. Esto puede hacerse aplicando un formato de número personalizado. Así pues, seleccione de nuevo el intervalo D2:D13 y pulse el atajo de teclado CTRL + 1.
4. En el Formatear celdas en el cuadro de diálogo Número seleccione la pestaña A medida introduzca el siguiente formato en el campo Tipo y haga clic en OK :

   "Bueno";Exorbitante"; "Aceptable"

   ¿Dónde? Bien " es el valor de visualización para números positivos, " Exorbitante " para números negativos, y " Aceptable " por 0. Por favor, asegúrese de sustituir correctamente esos valores por su texto.

   Esto se acerca mucho al resultado deseado, ¿no?

5. Para deshacerse del Nota que ha pasado a ser redundante, copie el contenido de la columna Icono y, a continuación, utilice la columna Pegado especial para pegar como valores en el mismo lugar. Sin embargo, tenga en cuenta que esto hará que sus iconos sean estáticos, por lo que no responderán a los cambios en los datos originales. Si está trabajando con un conjunto de datos actualizable, sáltese este paso.
6. Ahora, puede ocultar o eliminar con seguridad (si ha sustituido las fórmulas por valores calculados) el icono Nota sin afectar a las etiquetas de texto y los símbolos de la columna Icono Columna. ¡Hecho!

Nota: en este ejemplo, hemos utilizado un conjunto de 3 iconos. También es posible aplicar conjuntos de 5 iconos basados en texto, pero requiere más manipulaciones.

Cómo mostrar sólo algunos elementos del conjunto de iconos

Los conjuntos incorporados de 3 y 5 iconos de Excel son bonitos, pero a veces puede que le parezcan un poco saturados de gráficos. La solución es conservar sólo los iconos que llaman la atención sobre los elementos más importantes, por ejemplo, los de mejor o peor rendimiento.

Por ejemplo, al resaltar los gastos con distintos iconos, es posible que desee mostrar sólo los que marcan importes superiores a la media. Veamos cómo puede hacerlo:

1. Cree una nueva regla de formato condicional haciendo clic en Formato condicional> Nueva regla> Formatear sólo celdas que contengan Elija formatear las celdas con valores inferiores a la media, que devuelve la fórmula siguiente. Haga clic en OK sin establecer ningún formato.

   =MEDIA($B$2:$B$13)

2. Haga clic en Formato condicional> Administrar reglas... , subir el Menos que la media y marque la casilla Parar si es True junto a ella.

En consecuencia, los iconos sólo se muestran para los importes superiores a la media en el intervalo aplicado:

Cómo añadir un conjunto de iconos personalizados a Excel

Los conjuntos incorporados de Excel tienen una colección limitada de iconos y, por desgracia, no hay forma de añadir iconos personalizados a la colección. Por suerte, existe una solución que permite imitar el formato condicional con iconos personalizados.

Método 1. Añadir iconos personalizados mediante el menú Símbolo

Para emular el formato condicional de Excel con un conjunto de iconos personalizados, siga estos pasos:

1. Cree una tabla de referencia en la que describa sus condiciones, como se muestra en la captura de pantalla siguiente.
2. En la tabla de referencia, inserte los iconos deseados. Para ello, haga clic en el botón Inserte tab> Símbolos grupo> Símbolo En el botón Símbolo seleccione la opción Bobinados elija el símbolo que desee y haga clic en Inserte .
3. Junto a cada icono, escriba su código de carácter, que aparece cerca de la parte inferior de la pantalla Símbolo cuadro de diálogo.
4. Para la columna en la que deben aparecer los iconos, establezca el parámetro Wingdings y, a continuación, introduzca la fórmula IF anidada como ésta:

   =IF(B2>=90, CHAR(76), IF(B2>=30, CHAR(75), CHAR(74))

   Con referencias a celdas, toma esta forma:

   Ver también: Función TEXTSPLIT en Excel: dividir cadenas de texto por delimitador

   =IF(B2>=$H$2, CHAR($F$2), IF(B2>=$H$3, CHAR($F$3), CHAR($F$4)))

   Copie la fórmula por la columna y obtendrá este resultado:

Los iconos en blanco y negro parecen bastante sosos, pero puede darles un mejor aspecto coloreando las celdas. Para ello, puede aplicar la regla incorporada ( Formato condicional > Resaltar celdas Reglas > Igual a ) basado en la fórmula CHAR como:

=CHAR(76)

Ahora, nuestro formato de icono personalizado queda más bonito, ¿verdad?

Método 2. Añadir iconos personalizados mediante el teclado virtual

Añadir iconos personalizados con la ayuda del teclado virtual es aún más fácil. Los pasos son:

1. Para empezar, abra el teclado virtual en la barra de tareas. Si el icono del teclado no está ahí, haga clic con el botón derecho del ratón en la barra y, a continuación, haga clic en Mostrar botón de teclado táctil .
2. En su tabla resumen, seleccione la celda en la que desea insertar el icono y, a continuación, haga clic en el icono que desee.

   También puedes abrir el teclado emoji pulsando el atajo de teclado Win + . (la tecla del logotipo de Windows y la tecla del punto juntas) y seleccionar allí los iconos.

3. En el Icono personalizado introduzca esta fórmula:

   =IF(B2>=$G$2, $E$2, IF(B2>=$G$3, $E$3, $E$4))

   En este caso, no necesita ni los códigos de caracteres ni juguetear con el tipo de fuente.

Cuando se añaden al escritorio de Excel, los iconos son en blanco y negro:

En Excel Online, los iconos de colores tienen un aspecto mucho más bonito:

Así es como se utilizan los conjuntos de iconos en Excel. Si lo miras con detenimiento, son capaces de mucho más que unos pocos formatos preestablecidos, ¿verdad? Si tienes curiosidad por aprender otros tipos de formato condicional, los tutoriales enlazados a continuación pueden resultarte útiles.

Cuaderno de prácticas para descargar

Conjuntos de iconos de formato condicional en Excel - ejemplos (archivo .xlsx)