Che sia l'estate a bussare alle nostre porte o l'inverno a invadere Westeros, lavoriamo sempre in Google Sheets e dobbiamo confrontare diverse tabelle tra loro. In questo articolo condivido i modi per far combaciare i dati e fornisco suggerimenti per farlo rapidamente.

Confronto tra due colonne o fogli

Uno dei compiti che si possono avere è quello di scansionare due colonne o fogli alla ricerca di corrispondenze o differenze e identificarle da qualche parte al di fuori delle tabelle.

Confrontare due colonne in Google Sheets per trovare corrispondenze e differenze

Inizierò confrontando due celle in Google Sheets. Questo metodo consente di scansionare intere colonne riga per riga.

Esempio 1. Fogli Google - confronto tra due celle

Per questo primo esempio, è necessaria una colonna di aiuto per inserire la formula nella prima riga dei dati da confrontare:

=A2=C2

Se le celle corrispondono, si vedrà VERO, altrimenti FALSO. Per controllare tutte le celle di una colonna, copiare la formula su altre righe:

Suggerimento: per confrontare le colonne di file diversi, è necessario utilizzare la funzione IMPORTRANGE:

=A2=IMPORTRANGE("spreadsheet_url", "Foglio1!A2")

Esempio 2. Fogli di Google - confronto di due elenchi per individuare corrispondenze e differenze

• Una soluzione più ordinata sarebbe quella di utilizzare la funzione IF. Sarà possibile impostare lo stato esatto per cellule identiche e diverse :

  =IF(A2=C2,"Match","Differ")

  Suggerimento: se i dati sono scritti in diversi casi e si desidera considerare tali parole come diverse, ecco la formula che fa per voi:

  =IF(EXACT(A2,C2), "Corrisponde", "Differisce")

  Dove EXACT prende in considerazione il caso e cerca gli identici completi.

• Per identificare solo le righe con cellule duplicate , utilizzare questa formula:

  =IF(A2=C2,"Match","")

• Per contrassegnare solo le righe con record unici tra le celle di due colonne, prendete questa:

  =IF(A2=C2,"","Differ")

Esempio 3. Confronto tra due colonne in Google Sheets

• C'è un modo per evitare di copiare la formula su ogni riga: si può creare una formula IF nella prima cella della colonna di aiuto:

=ArrayFormula(IF(A2:A=C2:C,"", "Differenza"))

Questo IF accoppia ciascuna cella della colonna A con la stessa riga della colonna C. Se i record sono diversi L'aspetto positivo di questa formula di matrice è che contrassegna automaticamente ogni singola riga in una sola volta:

=ArrayFormula(IF(A2:A=C2:C, "Match",""))

Esempio 4. Confronto tra due fogli Google per individuare le differenze

Spesso è necessario confrontare due colonne in Google Fogli che appartengono a una tabella enorme, oppure si tratta di fogli completamente diversi, come ad esempio rapporti, listini, turni di lavoro mensili, ecc.

Se questo vi sembra familiare, non preoccupatevi, potete comunque segnare le differenze su un altro foglio.

Qui ci sono due tabelle con i prodotti e i loro prezzi. Voglio individuare tutte le celle con contenuti diversi tra queste tabelle:

Iniziate creando un nuovo foglio e inserite la formula successiva in A1:

=IF(Foglio1!A1Foglio2!A1,Foglio1!A1&"

Nota: la formula deve essere copiata su un intervallo pari alla dimensione della tabella più grande.

Di conseguenza, si vedranno solo le celle che differiscono per contenuto. La formula inoltre estrarrà i record da entrambe le tabelle e li separerà con un carattere inserito nella formula:

Suggerimento: se i fogli da confrontare si trovano in file diversi, è sufficiente incorporare la funzione IMPORTRANGE:

=IF(Foglio1!A1IMPORTRANGE("2nd_spreadsheet_url", "Foglio1!A1"),Foglio1!A1&"

Strumento per Google Sheets per confrontare due colonne e due fogli

Naturalmente, ciascuno degli esempi precedenti può essere utilizzato per confrontare due colonne di una o due tabelle o addirittura fogli di corrispondenza. Tuttavia, esiste uno strumento che abbiamo creato per questo compito e che vi sarà molto utile.

Confronta due fogli di Google e le colonne alla ricerca di duplicati o univoci in 3 passaggi, contrassegnando i record trovati con una colonna di stato (che può essere filtrata, tra l'altro) o con un colore, copiandoli o spostandoli in un'altra posizione, o addirittura cancellando le celle ed eliminando intere righe con duplicati di qualsiasi tipo.

Ho utilizzato il componente aggiuntivo per trovare le righe del Foglio1 che sono assenti dal Foglio2 in base a La frutta e MSRP colonne:

Poi ho salvato le mie impostazioni in uno scenario. Ora posso eseguirle rapidamente senza ripetere tutti i passaggi ogni volta che i record delle mie tabelle cambiano. Devo solo avviare lo scenario dal menu di Google Sheets:

Per una maggiore comodità, abbiamo descritto tutte le opzioni dello strumento nella sua pagina di aiuto e in questo video:

Provate voi stessi e notate quanto tempo vi fa risparmiare:)

Confronto dei dati in due fogli Google e recupero dei record mancanti

Confrontare due fogli di Google per individuare differenze e ripetizioni è già metà dell'opera, ma che dire dei dati mancanti? Esistono funzioni speciali anche per questo, ad esempio VLOOKUP. Vediamo cosa si può fare.

Trovare i dati mancanti

Esempio 1

Immaginate di avere due elenchi di prodotti (nel mio caso le colonne A e C, ma possono essere semplicemente su fogli diversi). Dovete trovare quelli presenti nel primo elenco ma non nel secondo. Questa formula farà al caso vostro:

=ISERROR(VLOOKUP(A2,$C:$C,1,0))

Come funziona la formula:

• VLOOKUP cerca il prodotto di A2 nel secondo elenco. Se c'è, la funzione restituisce il nome del prodotto. Altrimenti si ottiene un errore #N/A che significa che il valore non è stato trovato nella colonna C.
• ISERROR controlla ciò che VLOOKUP restituisce e mostra VERO se è il valore e FALSO se è l'errore.

Pertanto, le celle con FALSO sono quelle che cercate. Copiate la formula in altre celle per controllare ogni prodotto del primo elenco:

Nota: se le colonne si trovano in fogli diversi, la formula farà riferimento a uno di essi:

=ISERROR(VLOOKUP(A2,Foglio2!$C:$C,1,0))

Suggerimento: per poter utilizzare una formula a una cella, è necessario che sia una formula di tipo array, che riempirà automaticamente tutte le celle con i risultati:

=ArrayFormula(ISERROR(VLOOKUP(A2:A10,$C:$C,1,0))

Esempio 2

Un altro modo intelligente sarebbe quello di contare tutte le presenze del prodotto da A2 nella colonna C:

=IF(COUNTIF($C:$C, $A2)=0, "Non trovato", "")

Se non c'è assolutamente nulla da contare, la funzione IF contrassegnerà le celle con Non trovato Altre celle rimarranno vuote:

Esempio 3

Dove c'è VLOOKUP, c'è MATCH. Lo sapete, vero? Ecco la formula per abbinare i prodotti piuttosto che il conteggio:

=IF(ISERROR(MATCH($A2,$C:$C,0)), "Non trovato","")

Suggerimento: potete specificare l'intervallo esatto della seconda colonna, se rimane invariato:

=IF(ISERROR(MATCH($A2,$C2:$C28,0)), "Non trovato",")

Estrarre i dati corrispondenti

Esempio 1

Il vostro compito potrebbe essere un po' più complesso: potreste aver bisogno di estrarre tutte le informazioni mancanti per i record comuni a entrambe le tabelle, ad esempio aggiornare i prezzi. In tal caso, dovrete avvolgere MATCH in INDEX:

=INDICE($E:$E,MATCH($A2,$D:$D,0))

La formula confronta i frutti della colonna A con quelli della colonna D. Per tutti i frutti trovati, estrae i prezzi dalla colonna E alla colonna B.

Esempio 2

Come avrete intuito, un altro esempio potrebbe essere l'utilizzo della funzione VLOOKUP di Google Sheets che abbiamo descritto qualche tempo fa.

Tuttavia, esistono altri strumenti per questo lavoro, che abbiamo descritto anche nel nostro blog:

1. Questi sono sufficienti per le operazioni di base: ricerca, abbinamento e aggiornamento dei record.
2. Non si limitano ad aggiornare le celle, ma aggiungono colonne correlate e righe non corrispondenti.

Unire i fogli utilizzando il componente aggiuntivo

Se siete stanchi delle formule, potete usare il nostro componente aggiuntivo Unisci fogli per abbinare e unire rapidamente due fogli di Google. Oltre al suo scopo fondamentale di estrarre i dati mancanti, può anche aggiornare i valori esistenti e persino aggiungere righe non corrispondenti. Potete vedere tutte le modifiche a colori o in una colonna di stato che può essere filtrata.

Suggerimento: date un'occhiata a questo video sul componente aggiuntivo Merge Sheets:

Formattazione condizionale per confrontare i dati in due fogli di Google

C'è un altro modo standard che Google offre per confrontare i dati: colorare le corrispondenze e/o le differenze tramite la formattazione condizionale. Questo metodo fa risaltare immediatamente tutti i record ricercati. Il vostro compito è creare una regola con una formula e applicarla all'intervallo di dati corretto.

Evidenziare i duplicati in due fogli o colonne

Confrontiamo due colonne di Google Sheets e coloriamo solo le celle della colonna A che coincidono con le celle della stessa riga della colonna C:

1. Selezionare l'intervallo con i record da colorare (per me A2:A10).
2. Vai a Formato> Formattazione condizionale nel menu del foglio elettronico.
3. Inserire una formula semplice alla regola:

   =A2=C2

4. Scegliere il colore per evidenziare le celle.

Suggerimento: se le colonne cambiano costantemente di dimensione e si desidera che la regola consideri tutti i nuovi inserimenti, applicarla all'intera colonna (A2:A, supponendo che i dati da confrontare partano da A2) e modificare la formula in questo modo:

=E(A2=C2,ISBLANK(A2)=FALSE)

In questo modo si elaborano intere colonne e si ignorano le celle vuote.

Nota: per confrontare i dati di due fogli diversi, è necessario apportare altre modifiche alla formula. La formattazione condizionale di Google Fogli non supporta i riferimenti a più fogli, ma è possibile accedere indirettamente ad altri fogli:

=A2=INDIRETTO("Foglio2!C2:C")

In questo caso, specificare l'intervallo a cui applicare la regola: A2:A10.

Confronto tra due fogli Google e colonne per individuare le differenze

Per evidenziare i record che non corrispondono a celle della stessa riga in un'altra colonna, si procede come sopra: si seleziona l'intervallo e si crea una regola di formattazione condizionale, ma la formula è diversa:

=A2C2

Anche in questo caso, modificare la formula per rendere la regola dinamica (in modo che consideri tutti i nuovi valori aggiunti in queste colonne):

=E(A2=C2,ISBLANK(A2)=FALSE)

E utilizzare il riferimento indiretto a un altro foglio se la colonna da confrontare è presente:

=A2INDIRETTO("Foglio1!C2:C")

Nota: non dimenticate di specificare l'intervallo a cui applicare la regola (A2:A10).

Confrontare due elenchi ed evidenziare i record di entrambi

Naturalmente, è più probabile che gli stessi record nelle colonne siano sparpagliati. Il valore in A2 di una colonna non sarà necessariamente presente nella seconda riga di un'altra colonna. Anzi, potrebbe comparire molto più tardi. Chiaramente, questo richiede un altro metodo di ricerca degli elementi.

Esempio 1. Confrontare due colonne in Google Sheets ed evidenziare le differenze (uniques)

Per evidenziare i valori unici in ogni elenco, è necessario creare due regole di formattazione condizionale per ogni colonna.

Colorare la colonna A: =COUNTIF($C$2:$C$9,$A2)=0

Colorare la colonna C: =COUNTIF($A$2:$A$10,$C2)=0

Ecco i pezzi unici che ho:

Esempio 2. Trovare ed evidenziare i duplicati in due colonne in Google Sheets

È possibile colorare i valori comuni dopo aver apportato lievi modifiche a entrambe le formule dell'esempio precedente. È sufficiente che la formula conti tutto ciò che è maggiore di zero.

Duplicazione del colore tra le colonne solo in A: =COUNTIF($C$2:$C$9,$A2)>0

Duplicazione dei colori tra le colonne solo in C: =COUNTIF($A$2:$A$10,$C2)>0

Suggerimento: in questa guida troverete molti altri esempi di formule per evidenziare i duplicati in Google Sheets.

Metodo rapido per abbinare le colonne ed evidenziare i record

La formattazione condizionale può essere talvolta complicata: si possono creare per sbaglio alcune regole sullo stesso intervallo o applicare manualmente i colori alle celle con le regole. Inoltre, bisogna tenere d'occhio tutti gli intervalli: quelli che si evidenziano tramite le regole e quelli che si usano nelle regole stesse. Tutto questo può confondere molto se non si è preparati e non si sa dove cercare il problema.

Fortunatamente, la funzione Confronta colonne o fogli è abbastanza intuitiva da aiutarvi ad abbinare due colonne all'interno di una tabella, due tabelle diverse in un foglio o addirittura due fogli separati, e ad evidenziare gli uni o gli altri che potrebbero insinuarsi nei vostri dati.

Ecco come ho evidenziato i duplicati tra due tabelle in base a La frutta e MSRP colonne utilizzando lo strumento:

Posso anche salvare queste impostazioni in uno scenario riutilizzabile. Se i record vengono aggiornati, richiamerò questo scenario con un semplice clic e il componente aggiuntivo inizierà immediatamente a elaborare tutti i dati. In questo modo, evito di modificare ripetutamente tutte le impostazioni nei passaggi del componente aggiuntivo. Si vedrà come funzionano gli scenari nell'esempio precedente e in questo tutorial.

Suggerimento: avete visto il video dimostrativo del componente aggiuntivo Confronta colonne o fogli? Guardatelo.

Tutti questi metodi sono ora a vostra disposizione: sperimentateli, modificateli e applicateli ai vostri dati. Se nessuno di questi suggerimenti vi è utile, non esitate a discutere il vostro caso nei commenti qui sotto.