Todo lo que necesitas saber sobre el formato condicional para celdas vacías en Excel

Por simple que pueda parecer, resaltar celdas en blanco con formato condicional es algo bastante complicado. Básicamente, se debe a que la comprensión humana de las celdas vacías no siempre se corresponde con la de Excel. Como resultado, las celdas en blanco pueden formatearse cuando no deberían y viceversa. Este tutorial analizará de cerca varios escenarios, compartirá algunos fragmentos útiles sobre lo que ocurre detrás dey le mostrará cómo hacer que el formato condicional para espacios en blanco funcione exactamente como usted desea.

¿Por qué el formato condicional resalta las celdas en blanco?

Resumen Formato condicional: el formato condicional resalta las celdas en blanco porque no distingue entre espacios en blanco y ceros. Más detalles a continuación.

En el sistema Excel interno, un la celda en blanco equivale a un valor cero Así, cuando creas un formato condicional para celdas menores que un cierto número, digamos 20, las celdas vacías también se resaltan (como 0 es menor que 20, para celdas vacías la condición es TRUE).

Otro ejemplo es resaltar las fechas menores que hoy. En términos de Excel, cualquier fecha es un número entero mayor que cero, lo que significa que una celda vacía es siempre menor que el día de hoy, por lo que la condición se cumple para los espacios en blanco de nuevo.

Solución Regla: Haga una regla separada para detener el formato condicional si la celda está en blanco o use una fórmula para ignorar las celdas en blanco.

¿Por qué no se resaltan las celdas en blanco con el formato condicional?

Puede haber diferentes razones para que los espacios en blanco no se formateen, como por ejemplo:

• Existe la regla de prioridad "primero en entrar" que detiene el formato condicional para las celdas vacías.
• Su fórmula no es correcta.
• Tus células no están absolutamente vacías.

Si su fórmula de formato condicional utiliza la función ISBLANK, tenga en cuenta que sólo identifica celdas realmente vacías es decir, celdas que no contienen absolutamente nada: ni espacios, ni tabulaciones, ni retornos de carro, ni cadenas vacías, etc.

Por ejemplo, si una celda contiene un cadena de longitud cero ("") devuelto por alguna otra fórmula, esa celda no se considera en blanco:

Solución Si desea resaltar visualmente las celdas vacías que contienen cadenas de longitud cero, aplique el formato condicional predefinido para espacios en blanco o cree una regla con una de estas fórmulas.

Cómo resaltar celdas en blanco en Excel

El formato condicional de Excel tiene una regla predefinida para los espacios en blanco que hace realmente fácil resaltar las celdas vacías en cualquier conjunto de datos:

1. Seleccione el rango en el que desea resaltar las celdas vacías.
2. En el Inicio en la pestaña Estilos grupo, haga clic en Formato condicional> Nueva regla .
3. En el Nueva regla de formato que se abre, seleccione la opción Formatear sólo las celdas que contienen y, a continuación, seleccione Fogueo del Formatear sólo las celdas con desplegable:
4. Haga clic en el botón Formato... botón.
5. En el cuadro de diálogo Formato de celdas, cambie a la opción Rellenar seleccione el color de relleno deseado y haga clic en OK .
6. Haga clic en OK una vez más para cerrar la ventana de diálogo anterior.

Se resaltarán todas las celdas en blanco del rango seleccionado:

Consejo. resaltar las celdas no vacías seleccione Formatear sólo las celdas que contienen > Sin espacios en blanco .

Nota: el formato condicional incorporado para los espacios en blanco también resalta las celdas con cadenas de longitud cero (""). Si sólo desea resaltar las celdas absolutamente vacías, cree una regla personalizada con la fórmula ISBLANK como se muestra en el siguiente ejemplo.

Formato condicional para celdas en blanco con fórmula

Para tener más flexibilidad a la hora de resaltar espacios en blanco, puede establecer su propia regla basada en una fórmula. Los pasos detallados para crear una regla de este tipo se encuentran aquí: Cómo crear formato condicional con fórmula. A continuación, hablaremos de las fórmulas propiamente dichas

Sólo para resaltar las celdas realmente vacías que no contengan absolutamente nada, utilice la función ISBLANK.

Para el siguiente conjunto de datos, la fórmula es:

=ISBLANK(B3)=TRUE

O simplemente:

=ISBLANK(B3)

Donde B3 es la celda superior izquierda del rango seleccionado.

Tenga en cuenta que ISBLANK devolverá FALSE para las celdas que contengan cadenas vacías (""), por lo que dichas celdas no se resaltarán. Si ese comportamiento no es el que desea, entonces tampoco:

Comprueba si hay celdas en blanco, incluidas cadenas de longitud cero:

=B3=""

O comprueba si la longitud de la cadena es igual a cero:

=LEN(B3)=0

Aparte del formato condicional, puede resaltar celdas en blanco en Excel utilizando VBA.

Detener el formato condicional si la celda está en blanco

Este ejemplo muestra cómo excluir las celdas en blanco del formato condicional estableciendo una regla especial para los espacios en blanco.

Supongamos que utiliza una regla incorporada para resaltar las celdas entre 0 y 99,99. El problema es que las celdas vacías también se resaltan (como recordará, en el formato condicional de Excel, una celda en blanco equivale a un valor cero):

Para evitar que se formateen las celdas vacías, haga lo siguiente:

1. Cree una nueva regla de formato condicional para las celdas de destino haciendo clic en Formato condicional > Nueva norma > Formatear sólo las celdas que contienen > Fogueo .
2. Haga clic en OK sin establecer ningún formato.
3. Abra el Gestor de reglas ( Formato condicional> Administrar reglas ), asegúrese de que la regla "Espacios en blanco" encabeza la lista y marque la casilla Parar si es verdad junto a ella.
4. Haga clic en OK para guardar los cambios y cerrar el cuadro de diálogo.

El resultado es exactamente el esperado:

Consejos:

• También puede excluir los espacios en blanco creando una regla de formato condicional con una fórmula que compruebe si hay celdas en blanco y seleccionando la opción Parar si es verdad opción para ello.
• Además, puede que te interese ver un vídeo en el que se muestra cómo aplicar formato condicional si otra celda está en blanco.

Fórmula de formato condicional para ignorar las celdas en blanco

Si ya utiliza una fórmula de formato condicional, no necesita crear una regla distinta para los espacios en blanco, sino que puede añadir una condición más a la fórmula existente, a saber:

• Ignora las celdas absolutamente vacías que no contienen nada:

  NOT(ISBLANK(A1))

• Ignora visualmente las celdas en blanco, incluidas las cadenas vacías:

  A1""

Donde A1 es la celda situada más a la izquierda del rango seleccionado.

En el conjunto de datos que se muestra a continuación, supongamos que desea resaltar los valores inferiores a 99,99. Para ello, cree una regla con esta sencilla fórmula:

=$B2<99.99

Para resaltar los valores inferiores a 99,99 ignorando las celdas vacías, puede utilizar la función Y con dos pruebas lógicas:

=AND($B2"", $B2<99,99)

=AND(NOT(ISBLANK($B2)), $B2<99.99)

En este caso particular, ambas fórmulas ignoran las celdas con cadenas vacías, ya que la segunda condición (<99.99) es FALSE para dichas celdas.

Si la celda está en blanco, resalte la fila

Para resaltar toda una fila si una celda de una columna específica está en blanco, puede utilizar cualquiera de las fórmulas para celdas en blanco. Sin embargo, hay un par de trucos que debe conocer:

• Aplicar la regla a un conjunto de datos no sólo una columna en la que se buscan espacios en blanco.
• En la fórmula, bloquear la coordenada de la columna utilizando una referencia de celda mixta con una columna absoluta y una fila relativa.

Esto puede parecer complicado a primera vista, pero es mucho más sencillo si nos fijamos en un ejemplo.

En el conjunto de datos de ejemplo que se muestra a continuación, supongamos que desea resaltar las filas que tienen una celda vacía en la columna E. Para hacerlo, siga estos pasos:

1. Seleccione su conjunto de datos (A3:E15 en este ejemplo).
2. En el Inicio haga clic en Formato condicional > Nueva norma > Utilizar una fórmula para determinar qué celdas formatear .
3. En el Formatear los valores en los que esta fórmula es verdadera introduzca una de estas fórmulas:

   Para destacar celdas absolutamente vacías :

   =ISBLANK($E3)

   Para destacar celdas en blanco, incluidas las cadenas vacías :

   =$E3=""

   Donde $E3 es la celda superior de la columna clave que desea comprobar si hay espacios en blanco. Observe que, en ambas fórmulas, bloqueamos la columna con el signo $.

4. Haga clic en el botón Formato y elija el color de relleno que desee.
5. Haga clic en OK dos veces para cerrar ambas ventanas.

Como resultado, el formato condicional resalta toda una fila si una celda de una columna específica está vacía.

Resaltar fila si la celda no está en blanco

El formato condicional de Excel para resaltar la fila si una celda de una columna determinada no está en blanco se realiza de esta forma:

1. Seleccione su conjunto de datos.
2. En el Inicio haga clic en Formato condicional > Nueva norma > Utilizar una fórmula para determinar qué celdas formatear .
3. En el Formatear los valores en los que esta fórmula es verdadera introduzca una de estas fórmulas:

   Para destacar celdas no vacías que contengan cualquier cosa: valor, fórmula, cadena vacía, etc.

   =NOT(ISBLANK($E3))

   Para destacar sin espacios en blanco, excluidas las celdas con cadenas vacías :

   =$E3""

   Donde $E3 es la celda superior de la columna clave que se comprueba que no tenga espacios en blanco. De nuevo, para que el formato condicional funcione correctamente, bloqueamos la columna con el signo $.

4. Haga clic en el botón Formato elija su color de relleno favorito y, a continuación, pulse OK .

Como resultado, se resalta una fila entera si una celda de una columna especificada no está vacía.

Formato condicional de Excel para ceros pero no espacios en blanco

Por defecto, el formato condicional de Excel no distingue entre 0 y celda en blanco, lo que resulta realmente confuso en muchas situaciones. Para resolver este aprieto, existen dos posibles soluciones:

• Cree 2 reglas: una para los espacios en blanco y otra para los valores cero.
• Cree 1 regla que compruebe ambas condiciones en una única fórmula.

Establecer reglas distintas para los espacios en blanco y los ceros

1. En primer lugar, cree una regla para resaltar los valores cero. Para ello, haga clic en Formato condicional> Nueva regla > Formatear sólo las celdas que contienen y, a continuación Valor de celda igual a 0 como se muestra en la siguiente captura de pantalla. Haga clic en el botón Formato y seleccione el color deseado.

   Este formato condicional se aplica si una celda está en blanco o es cero :

2. Establezca una regla para los espacios en blanco sin formato definido. A continuación, abra el archivo Gestor de reglas mueva la regla "Espacios en blanco" al principio de la lista (si no está ya ahí) y marque la casilla Parar si es verdad Para obtener instrucciones detalladas, consulte Cómo detener el formato condicional en celdas en blanco.

Como resultado, su formato condicional será incluir ceros pero ignorar espacios en blanco En cuanto se cumple la primera condición (la celda está vacía), no se comprueba la segunda (la celda es cero).

Hacer una sola regla para comprobar si la celda es cero, no en blanco

Otra forma de formatear condicionalmente 0's pero no espacios en blanco es crear una regla con una fórmula que compruebe ambas condiciones:

=Y(B3=0, B3"")

=AND(B3=0, LEN(B3)>0)

Donde B3 es la celda superior izquierda del rango seleccionado.

El resultado es exactamente el mismo que con el método anterior: el formato condicional resalta los ceros pero ignora las celdas vacías.

Así es como se utiliza el formato condicional para las celdas en blanco. Te doy las gracias por leer y espero verte la semana que viene.

Cuaderno de prácticas para descargar

Formato condicional de Excel para celdas en blanco - ejemplos (.xlsx file)