El tutorial explica cómo bloquear una celda o ciertas celdas en Excel para protegerlas de la eliminación, sobrescritura o edición. También muestra cómo desbloquear celdas individuales en una hoja protegida mediante una contraseña, o permitir a usuarios específicos editar esas celdas sin contraseña. Y finalmente, aprenderá cómo detectar y resaltar celdas bloqueadas y desbloqueadas en Excel.

En el tutorial de la semana pasada, aprendiste a proteger las hojas de Excel para evitar cambios accidentales o deliberados en el contenido de la hoja. Sin embargo, en algunos casos puede que no quieras ir tan lejos y bloquear toda la hoja. En su lugar, puedes bloquear sólo celdas específicas, columnas o filas, y dejar todas las demás celdas desbloqueadas.

Por ejemplo, puede permitir que los usuarios introduzcan y editen los datos de origen, pero proteger las celdas con fórmulas que calculan esos datos. En otras palabras, puede que sólo desee bloquear una celda o rango que no deba modificarse.

Cómo bloquear celdas en Excel

Bloquear todas las celdas de una hoja de Excel es fácil: basta con proteger la hoja. Porque el Bloqueado atribuido está seleccionado para todas las celdas por defecto, protegiendo la hoja bloquea automáticamente las celdas.

Si no desea bloquear todas las celdas de la hoja, sino que desea proteger ciertas células para evitar que se sobrescriban, eliminen o editen, primero deberá desbloquear todas las celdas, luego bloquear las celdas específicas y, por último, proteger la hoja.

A continuación se detallan los pasos para bloquear celdas en Excel 365 - 2010.

1. Desbloquear todas las celdas de la hoja

Por defecto, el Bloqueado está activada para todas las celdas de la hoja. Por eso, para bloquear determinadas celdas en Excel, es necesario desbloquear primero todas las celdas.

• Pulse Ctrl + A o haga clic en el botón Seleccionar todo botón para seleccionar toda la hoja.
• Pulse Ctrl + 1 para abrir el Formatear celdas (o haga clic con el botón derecho en cualquiera de las celdas seleccionadas y elija Formatear celdas del menú contextual).
• En el Formatear celdas pase al cuadro de diálogo Protección desmarque la casilla Bloqueado y haga clic en OK .

2. Seleccione las celdas, rangos, columnas o filas que desea proteger

Para bloquear celdas o rangos , selecciónelos de la forma habitual utilizando el ratón o las teclas de flecha en combinación con Mayús. Para seleccionar no adyacentes seleccione la primera celda o un rango de celdas, mantenga pulsada la tecla Ctrl y seleccione otras celdas o rangos.

A proteger columnas en Excel, realice una de las siguientes acciones:

• Para proteger una columna O bien, seleccione cualquier celda de la columna que desee bloquear y pulse Ctrl + Espacio .
• Para seleccionar columnas adyacentes Haga clic con el botón derecho del ratón en el título de la primera columna y arrastre la selección a través de las letras de la columna hacia la derecha o hacia la izquierda. O bien, seleccione la primera columna, mantenga pulsada la tecla Mayús y seleccione la última columna.
• Para seleccionar columnas no adyacentes haz clic en la letra de la primera columna, mantén pulsada la tecla Ctrl y haz clic en los títulos de las demás columnas que quieras proteger.

A proteger filas en Excel, selecciónelos de forma similar.

A cierre todos celdas con fórmulas vaya a la página Inicio tab> Edición de grupo> Buscar & Seleccionar > Ir al especial En el Ir al especial marque la casilla Fórmulas Para obtener información detallada con capturas de pantalla, consulte Cómo bloquear y ocultar fórmulas en Excel.

3. Bloquear las celdas seleccionadas

Con las celdas necesarias seleccionadas, pulse Ctrl + 1 para abrir la ventana Formatear celdas (o haga clic con el botón derecho en las celdas seleccionadas y haga clic en Formatear celdas ), cambie al Protección y marque la casilla Bloqueado casilla de verificación.

4. Proteger la hoja

El bloqueo de celdas en Excel no tiene ningún efecto hasta que se protege la hoja de cálculo. Esto puede ser confuso, pero Microsoft lo diseñó así, y tenemos que jugar con sus reglas :)

En el Consulte en la pestaña Cambios haga clic en el botón Hoja de protección O bien, haga clic con el botón derecho del ratón en la pestaña de la hoja y seleccione Hoja de protección... en el menú contextual.

Se te pedirá que introduzcas la contraseña (opcional) y selecciones las acciones que quieres permitir realizar a los usuarios. Hazlo y pulsa Aceptar. Puedes encontrar las instrucciones detalladas con capturas de pantalla en este tutorial: Cómo proteger una hoja en Excel.

Las celdas seleccionadas quedan bloqueadas y protegidas de cualquier cambio, mientras que el resto de celdas de la hoja de cálculo son editables.

Si está trabajando en la aplicación web de Excel, vea cómo bloquear celdas para su edición en Excel Online.

Cómo desbloquear celdas en Excel (desproteger una hoja)

Para desbloquear todas las celdas de una hoja, basta con eliminar la protección de la hoja de cálculo. Para ello, haga clic con el botón derecho del ratón en la pestaña de la hoja y seleccione Desproteger hoja... del menú contextual, o bien haga clic en el botón Desproteger la hoja en el botón Consulte en la pestaña Cambios grupo:

Para más información, consulte Cómo desproteger una hoja Excel.

En cuanto la hoja de cálculo esté desprotegida, podrá editar cualquier celda y, a continuación, volver a proteger la hoja.

Si desea permitir a los usuarios editar celdas o rangos específicos en una hoja protegida con contraseña, consulte la siguiente sección.

Cómo desbloquear determinadas celdas de una hoja Excel protegida

En la primera sección de este tutorial, discutimos cómo bloquear celdas en Excel para que nadie, ni siquiera tú mismo, pueda editar esas celdas sin desproteger la hoja.

Sin embargo, a veces es posible que desee poder editar celdas específicas en su propia hoja, o permitir que otros usuarios de confianza editen esas celdas. En otras palabras, puede permitir que ciertas celdas de una hoja protegida sean desbloqueado con contraseña He aquí cómo:

1. Seleccione las celdas o rangos que desea desbloquear mediante una contraseña cuando la hoja esté protegida.
2. Ir a la Consulte tab> Cambios y haga clic en Permitir a los usuarios editar rangos .

   

   Nota. Esta función sólo está disponible en una hoja desprotegida. Si el Permitir a los usuarios editar rangos está atenuado, haga clic en el botón Botón Desproteger hoja en el Consulte ficha.

3. En el Permitir a los usuarios editar rangos haga clic en el botón Nuevo... para añadir un nuevo rango:

   

4. En el Nueva gama haga lo siguiente:
   • En el Título introduzca un nombre de rango significativo en lugar del predeterminado Gama1 (opcional).
   • En el Se refiere a las células Por defecto, se incluyen las celdas o rangos actualmente seleccionados.
   • En el Rango contraseña También puede dejar esta casilla vacía para que todo el mundo pueda editar el rango sin contraseña.
   • Pulse el botón Aceptar.

   

   Sugerencia: además o en lugar de desbloquear el rango especificado mediante una contraseña, puede indicar algunos usuarios los permisos para editar el rango sin contraseña Para ello, pulse el botón Permisos... en la esquina inferior izquierda de la pantalla Nueva gama diálogo y siga estas directrices (pasos 3 - 5).

5. En Confirmar contraseña Aparecerá una ventana en la que se le pedirá que vuelva a escribir la contraseña. Hágalo y haga clic en OK .
6. La nueva gama aparecerá en la Permitir a los usuarios editar rangos Si desea añadir algunos rangos más, repita los pasos 2 - 5.
7. Haga clic en el botón Hoja de protección en el botón de la ventana para aplicar la protección de la hoja.

   

8. En el Hoja de protección escriba la contraseña para desproteger la hoja, seleccione las casillas de verificación situadas junto a las acciones que desea permitir y haga clic en OK .

   Consejo: se recomienda proteger una hoja con una contraseña distinta de la utilizada para desbloquear el rango o rangos.

   

9. En la ventana de confirmación de la contraseña, vuelve a escribirla y haz clic en Aceptar. ¡Ya está!

Ahora, su hoja de cálculo está protegida por contraseña, pero celdas específicas pueden ser desbloqueadas por la contraseña que usted proporcionó para ese rango. Y cualquier usuario que conozca la contraseña de ese rango puede editar o borrar el contenido de las celdas.

Permitir a determinados usuarios editar celdas seleccionadas sin contraseña

Desbloquear celdas con contraseña es genial, pero si necesitas editar frecuentemente esas celdas, escribir una contraseña cada vez puede ser una pérdida de tu tiempo y paciencia. En este caso, puedes configurar permisos para que usuarios específicos puedan editar algunos rangos o celdas individuales sin contraseña.

Nota: esta función funciona en Windows XP o superior, y el ordenador debe estar en un dominio.

Suponiendo que ya haya añadido uno o varios rangos desbloqueables mediante contraseña, siga los pasos siguientes.

1. Ir a la Consulte tab> Cambios y haga clic en Permitir a los usuarios editar rangos .

   Nota. Permitir a los usuarios editar rangos está en gris, haga clic en el botón Desproteger la hoja para eliminar la protección de la hoja de cálculo.

   Ver también: Excel: Extraer un número de una cadena de texto
2. En el Permitir a los usuarios editar rangos seleccione el intervalo para el que desea cambiar los permisos y haga clic en el botón Permisos... botón.

   

   Consejo. Permisos... también está disponible cuando está creando un nuevo rango desbloqueado por una contraseña.

3. En Permisos y haga clic en el botón Añadir... botón.

   

4. En el Introduzca los nombres de los objetos a seleccionar introduzca los nombres de los usuarios a los que desea permitir editar el rango.

   Para ver el formato de nombre requerido, pulse el botón ejemplos O simplemente escriba el nombre de usuario tal y como está almacenado en su dominio y haga clic en el enlace Comprobar nombres para verificar el nombre.

   Por ejemplo, para permitirme editar el rango, he escrito mi nombre corto:

   

   Excel ha verificado mi nombre y ha aplicado el formato requerido:

   

5. Cuando hayas introducido y validado los nombres de todos los usuarios a los que quieras dar permisos para editar el rango seleccionado, haz clic en el botón Aceptar.
6. En Nombres de grupos o usuarios especifique el tipo de permiso para cada usuario (ya sea Permitir o Denegar ), y pulse el botón Aceptar para guardar los cambios y cerrar el cuadro de diálogo.

   

Nota. Si una celda determinada pertenece a más de un rango desbloqueado por contraseña, todos los usuarios autorizados para editar cualquiera de esos rangos podrán editar la celda.

Cómo bloquear celdas en Excel que no sean celdas de entrada

Si has invertido mucho esfuerzo en crear un formulario o una hoja de cálculo sofisticados en Excel, seguro que quieres proteger tu trabajo y evitar que los usuarios manipulen tus fórmulas o cambien datos que no deberían cambiarse. En este caso, puedes bloquear todas las celdas de tu hoja de Excel excepto las celdas de entrada en las que se supone que los usuarios deben introducir sus datos.

Una de las posibles soluciones es utilizar el Permitir a los usuarios editar rangos para desbloquear las celdas seleccionadas, como se ha demostrado anteriormente. Otra solución podría ser la modificación de la función incorporada Estilo de entrada para que no sólo formatee las celdas de entrada, sino que también las desbloquee.

Para este ejemplo, vamos a utilizar una calculadora avanzada de interés compuesto que creamos para uno de los tutoriales anteriores. Así es como se ve:

Se espera que los usuarios introduzcan sus datos en las celdas B2:B9, y la fórmula en B11 calcula el saldo basado en la entrada del usuario. Por lo tanto, nuestro objetivo es bloquear todas las celdas de esta hoja de Excel, incluyendo la celda de la fórmula y las descripciones de los campos, y dejar sólo las celdas de entrada (B3:B9) desbloqueadas. Para ello, realice los siguientes pasos.

1. En el Inicio en la pestaña Estilos grupo, busque el Entrada haga clic con el botón derecho y, a continuación, haga clic en Modificar... .

   

2. Por defecto, la función Entrada incluye información sobre la fuente, el borde y los colores de relleno, pero no el estado de protección de la celda. Para añadirlo, sólo tiene que seleccionar el botón Protección casilla de verificación:

   

   Consejo: si sólo desea desbloquear celdas de entrada sin cambiar el formato de las celdas desmarque todas las casillas de Estilo que no sea la ventana de diálogo Protección caja.

3. Como puede ver en la captura de pantalla anterior, la protección se incluye ahora en la sección Entrada pero está ajustado a Bloqueado mientras que nosotros necesitamos desbloquear celdas de entrada Para cambiarlo, haga clic en el botón Formato ... en la esquina superior derecha de la pantalla. Estilo ventana.
4. En Formatear celdas se abrirá, se cambia a la Protección desmarque la casilla Bloqueado y haga clic en Aceptar:

   

5. En Estilo se actualizará para indicar el Sin protección como se muestra a continuación, y haga clic en OK :

   

6. Y ahora, seleccione las celdas de entrada en su hoja y haga clic en el botón Entrada Las celdas seleccionadas se formatearán y desbloquearán al mismo tiempo:

   

7. Como recordarás, el bloqueo de celdas en Excel no tiene efecto hasta que se activa la protección de la hoja. Así pues, lo último que te queda por hacer es ir a la opción Consulte tab> Cambios y haga clic en el botón Hoja de protección botón.

Si el estilo de Entrada de Excel no le conviene por alguna razón, puede crear su propio estilo que desbloquee las celdas seleccionadas, el punto clave es seleccionar la opción Protección y configúrelo en Sin protección como se ha demostrado anteriormente.

Cómo encontrar y resaltar celdas bloqueadas / desbloqueadas en una hoja

Si has estado bloqueando y desbloqueando celdas en una hoja de cálculo varias veces, es posible que hayas olvidado qué celdas están bloqueadas y cuáles desbloqueadas. Para encontrar rápidamente las celdas bloqueadas y desbloqueadas, puedes utilizar la función CELDA, que devuelve información sobre el formato, la ubicación y otras propiedades de una celda especificada.

Para determinar el estado de protección de una celda, introduzca la palabra "proteger" en el primer argumento de su fórmula CELDA, y una dirección de celda en el segundo argumento. Por ejemplo:

=CELDA("proteger", A1)

Si A1 está bloqueado, la fórmula anterior devuelve 1 (TRUE), y si está desbloqueado la fórmula devuelve 0 (FALSE) como se demuestra en la captura de pantalla de abajo (las fórmulas están en las celdas B1 y B2):

No puede ser más fácil, ¿verdad? Sin embargo, si tiene más de una columna de datos, el enfoque anterior no es el más adecuado. Sería mucho más cómodo ver todas las celdas bloqueadas o desbloqueadas de un vistazo en lugar de ordenar numerosos 1's y 0's.

La solución consiste en resaltar las celdas bloqueadas y/o desbloqueadas creando un regla de formato condicional basándose en las siguientes fórmulas:

• Para resaltar las celdas bloqueadas: =CELDA("proteger", A1)=1
• Para resaltar las celdas desbloqueadas: =CELDA("proteger", A1)=0

Donde A1 es la celda más a la izquierda del rango cubierto por su regla de formato condicional.

Como ejemplo, he creado una pequeña tabla y he bloqueado las celdas B2:D2 que contienen fórmulas SUMA. La siguiente captura de pantalla muestra una regla que resalta esas celdas bloqueadas:

Nota: La función de formato condicional está desactivada en una hoja protegida, por lo que debe desactivar la protección de la hoja antes de crear una regla ( Consulte tab> Cambios grupo> Desproteger la hoja ).

Si no tiene mucha experiencia con el formato condicional de Excel, puede que le resulten útiles las siguientes instrucciones paso a paso: Formato condicional de Excel basado en el valor de otra celda.

Así es como puedes bloquear una o más celdas en tus hojas de Excel. Si alguien conoce alguna otra forma de proteger celdas en Excel, sus comentarios serán realmente apreciados. Les agradezco por leer y espero verlos en nuestro blog la próxima semana.