Este breve tutorial explica los conceptos básicos de las referencias circulares en Excel y por qué debe tener cuidado al utilizarlas. También aprenderá cómo comprobar, encontrar y eliminar las referencias circulares en las hojas de cálculo de Excel y, si ninguna de las anteriores es una opción, cómo activar y utilizar las fórmulas circulares.

Has intentado introducir alguna fórmula en tu hoja de Excel, pero por alguna razón no funciona. En su lugar, te dice algo sobre un referencia circular ¿Así es como llegaste a esta página? :)

Miles de usuarios se enfrentan a diario al mismo problema por el simple hecho de forzar una fórmula de Excel para que calcule su propia celda. Cuando se intenta hacer esto, Excel arroja el siguiente mensaje de error:

"Cuidado, hemos encontrado una o más referencias circulares en tu libro de trabajo que pueden hacer que tu fórmula calcule incorrectamente".

En pocas palabras, lo que Excel intenta decir es lo siguiente: "Oye, puede que me quede atascado en la rotonda. ¿Estás seguro de que quieres que siga de todas formas?".

Como puede comprender, las referencias circulares en Excel son problemáticas, y el sentido común dice que hay que evitarlas siempre que sea posible. Sin embargo, puede haber algunos casos raros en los que una referencia circular en Excel sea la única solución posible para la tarea a la que se enfrenta.

¿Qué es una referencia circular en Excel?

He aquí una definición muy directa y concisa de un referencia circular proporcionada por Microsoft:

" Cuando una fórmula de Excel hace referencia a su propia celda, ya sea directa o indirectamente, crea una referencia circular. "

Por ejemplo, si selecciona la celda A1 y escribe =A1 Introducir cualquier otra fórmula o cálculo que haga referencia a A1 tendría el mismo efecto, por ejemplo =A1*5 o =IF(A1=1, "OK") .

En cuanto pulse Intro para completar dicha fórmula, recibirá el siguiente mensaje de advertencia:

¿Por qué le avisa Microsoft Excel? Porque las referencias circulares de Excel pueden iterar indefinidamente creando un bucle sin fin, lo que ralentiza considerablemente los cálculos del libro.

Una vez que reciba la advertencia anterior, puede hacer clic en Ayuda para obtener más información, o cierre la ventana de mensaje haciendo clic en Aceptar o en el botón con forma de cruz. Al cerrar la ventana de mensaje, Excel muestra un icono cero (0) o el último valor calculado Sí, en algunos casos, una fórmula con una referencia circular puede completarse con éxito antes de que intente calcularse a sí misma, y cuando eso ocurre, Microsoft Excel devuelve el valor del último cálculo realizado con éxito.

Nota. En muchos casos, cuando se introduce más de una fórmula con una referencia circular, Excel no muestra el mensaje de advertencia repetidamente.

Pero, ¿por qué alguien querría hacer una fórmula tan estúpida que no hace más que causar problemas innecesarios? Cierto, ningún usuario en su sano juicio querría introducir intencionadamente una fórmula circular como la anterior. Sin embargo, puede que crees una referencia circular en tu hoja de Excel accidentalmente, y aquí tienes un escenario muy común.

Supongamos que quieres sumar valores de la columna A con una fórmula SUMA habitual, y al hacerlo incluyes sin querer la propia celda del total (B6 en este ejemplo).

Si las referencias circulares no están permitidas en su Excel (y están desactivadas por defecto), verá un mensaje de error del que hemos hablado hace un momento. Si los cálculos iterativos están activados, entonces su fórmula circular devolverá 0 como en la siguiente captura de pantalla:

En algunos casos, también pueden aparecer de repente una o varias flechas azules en tu hoja de cálculo, por lo que podrías pensar que tu Excel se ha vuelto loco y está a punto de bloquearse.

De hecho, esas flechas no son más que Rastrear precedentes o Rastrear dependientes que indican qué celdas afectan o son afectadas por la celda activa. Más adelante veremos cómo mostrar y ocultar estas flechas.

A estas alturas, puede que tenga la impresión de que las referencias circulares en Excel son algo inútil y peligroso, y puede que se pregunte por qué Excel no las ha prohibido del todo. Como ya se ha mencionado, hay algunos casos muy raros en los que el uso de una referencia circular en Excel puede estar justificado porque proporciona una solución más corta y elegante, si no la única posible. El siguiente ejemplo lo demuestrauna fórmula.

Utilización de una referencia circular Excel - ejemplo de fórmula

En uno de nuestros tutoriales anteriores, hablamos de cómo insertar la fecha de hoy en Excel. Y una abrumadora mayoría de las preguntas publicadas en los comentarios eran sobre cómo introducir una fecha de marca de tiempo en Excel sin que cambie cada vez que se reabre o recalcula la hoja de cálculo. Dudé mucho en responder a esos comentarios porque la única solución que conozco implica referencias circulares, y hay que tratarlas con cuidado. De todos modos, he aquí un escenario muy común...

Supongamos que tiene una lista de artículos en la columna A y que introduce el estado de la entrega en la columna B. En cuanto escriba " Sí " en la columna B, desea que la fecha y la hora actuales se inserten automáticamente en la misma fila de la columna C como un timestamp estático inmutable .

Utilizar una fórmula trivial NOW() no es una opción porque esta función de Excel es volátil, lo que significa que actualiza su valor cada vez que se reabre o recalcula la hoja de cálculo. Una posible solución es utilizar funciones IF anidadas con una referencia circular en el segundo IF:

=IF(B2="sí", IF(C2="" ,NOW(), C2), "")

Donde B2 es el estado de la entrega, y C2 es la celda donde desea que aparezca una marca de tiempo.

En la fórmula anterior, la primera función IF comprueba la celda B2 en busca de " Sí "(o cualquier otro texto que le proporcione a la fórmula), y si el texto especificado está ahí, ejecuta el segundo IF, de lo contrario devuelve una cadena vacía. Y la segunda función IF es una fórmula circular que obtiene el día y la hora actuales si C2 no tiene ya un valor en ella, guardando así todas las marcas de tiempo existentes.

Nota. Para que esta fórmula circular de Excel funcione, debe permitir cálculos iterativos en su hoja de cálculo, y esto es exactamente lo que vamos a discutir a continuación.

Cómo activar/desactivar las referencias circulares en Excel

Como ya se ha dicho, cálculos iterativos suelen estar desactivadas en Excel por defecto (en este contexto, la iteración es el recálculo repetido hasta que se cumple una condición numérica específica). Para que las fórmulas circulares funcionen, debe activar los cálculos iterativos en su libro de Excel.

En Excel 2019 , Excel 2016 , Excel 2013 y Excel 2010 pulse Archivo > Opciones Ir a Fórmulas y seleccione Activar el cálculo iterativo en la casilla Opciones de cálculo sección.

En Excel 2007, haga clic en Botón de oficina > Opciones de Excel > Fórmulas > Área de iteración .

En Excel 2003 y versiones anteriores, la función Cálculo iterativo reside en Menú > Herramientas > Opciones > Cálculo ficha.

Cuando active los cálculos iterativos, deberá especificar las dos opciones siguientes:

• Iteraciones máximas box - especifica cuántas veces debe recalcular la fórmula. Cuanto mayor sea el número de iteraciones, más tiempo tardará el cálculo.
• Cambio máximo casilla - especifica el cambio máximo entre los resultados del cálculo. Cuanto menor sea el número, más preciso será el resultado y más tiempo tardará Excel en calcular la hoja de cálculo.

Los valores por defecto son 100 para Iteraciones máximas y 0,001 para Cambio máximo Lo que significa es que Microsoft Excel dejará de calcular su fórmula circular después de 100 iteraciones o después de un cambio inferior a 0,001 entre iteraciones, lo que ocurra primero.

Por qué debe evitar utilizar referencias circulares en Excel

Como ya sabrá, el uso de referencias circulares en Excel es un método resbaladizo y poco recomendable. Aparte de los problemas de rendimiento y de un mensaje de advertencia que aparece cada vez que se abre un libro (a menos que estén activados los cálculos iterativos), las referencias circulares pueden dar lugar a una serie de otros problemas, que no son evidentes a primera vista.

Por ejemplo, si seleccionas una celda con una referencia circular, y luego cambias accidentalmente al modo de edición de fórmulas (pulsando F2 o haciendo doble clic en la celda), y luego pulsas Intro sin hacer ningún cambio en la fórmula, ésta devolverá cero.

Así que, aquí va un consejo de muchos respetados gurús de Excel: intenta evitar las referencias circulares en tus hojas siempre que sea posible.

Cómo encontrar referencias circulares en Excel

Para comprobar si hay referencias circulares en su libro de Excel, siga estos pasos:

1. Ir a la Fórmulas haga clic en la flecha situada junto a Comprobación de errores y señala Referencias circulares Allí se muestra la última referencia circular introducida.

   

2. Haga clic en la celda que aparece en Referencias circulares y Excel te llevará exactamente a esa celda.

En cuanto lo haga, la barra de estado le notificará que se han encontrado referencias circulares en su libro de trabajo y mostrará la dirección de una de esas celdas:

Si se encuentran referencias circulares en otras hojas, la barra de estado sólo muestra " Referencias circulares " sin dirección de celda.

Nota: esta función se desactiva cuando la opción Cálculo iterativo está activada, por lo que deberá desactivarla antes de empezar a comprobar si hay referencias circulares en el libro de trabajo.

Cómo eliminar referencias circulares en Excel

Lamentablemente, no existe ningún mecanismo en Excel que permita eliminar todas las fórmulas circulares de un libro con sólo pulsar un botón. Para deshacerse de ellas, tendrá que inspeccionar cada referencia circular individualmente realizando los pasos anteriores y, a continuación, eliminar por completo una fórmula circular determinada o sustituirla por una o varias fórmulas simples.

Cómo trazar relaciones entre fórmulas y celdas

En los casos en que una referencia circular de Excel no sea obvia, el Rastrear precedentes y Rastrear dependientes pueden darle una pista dibujando una o más líneas que muestran qué celdas afectan o son afectadas por la celda seleccionada.

Para visualizar las flechas de seguimiento, vaya a la pantalla Fórmulas tab> Auditoría de fórmulas y haga clic en una de las opciones:

Rastrear precedentes - traza celdas que proporcionan datos a una fórmula, es decir, dibuja líneas que indican qué celdas afectan a la celda seleccionada.

Rastrear dependientes - traza las celdas que dependen de la celda activa, es decir, dibuja líneas que indican qué celdas se ven afectadas por la celda seleccionada. En otras palabras, muestra qué celdas contienen fórmulas que hacen referencia a la celda seleccionada.

También puede utilizar los siguientes atajos:

• Rastrear precedentes: Alt+T U T
• Rastrear dependientes: Alt+T U D

Para ocultar las flechas, pulse el botón Eliminar flechas que se encuentra justo debajo de Rastrear dependientes .

En el ejemplo anterior, el Rastrear precedentes muestra qué celdas suministran datos directamente a B6. Como puedes ver, la celda B6 también está incluida, lo que la convierte en una referencia circular y hace que la fórmula devuelva cero. Por supuesto, esto es fácil de arreglar, simplemente sustituye B6 por B5 en el argumento de SUM: =SUMA(B2:B5)

Otras referencias circulares pueden no ser tan obvias y requieren más reflexión y cálculos.

Así es como se tratan las referencias circulares de Excel. Espero que este breve tutorial haya arrojado algo de luz sobre este "punto ciego", y que ahora puedas seguir investigando para aprender más. Te agradezco tu lectura y espero verte en nuestro blog la semana que viene!