Phần đầu tiên trong hướng dẫn của chúng tôi tập trung vào định dạng ngày trong Excel và giải thích cách đặt định dạng ngày và giờ mặc định, cách thay đổi định dạng ngày trong Excel, cách tạo định dạng ngày tùy chỉnh và chuyển đổi ngày của bạn thành ngôn ngữ khác.

Cùng với số, ngày và giờ là những loại dữ liệu phổ biến nhất mà mọi người sử dụng trong Excel. Tuy nhiên, chúng có thể khá khó hiểu khi làm việc, thứ nhất, vì cùng một ngày có thể được hiển thị trong Excel theo nhiều cách khác nhau, và thứ hai, vì Excel luôn lưu trữ nội bộ các ngày theo cùng một định dạng bất kể bạn đã định dạng ngày như thế nào trong một ô nhất định.

Biết chuyên sâu một chút về các định dạng ngày tháng trong Excel có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian. Và đây chính xác là mục đích của hướng dẫn toàn diện của chúng tôi để làm việc với ngày tháng trong Excel. Trong phần đầu tiên, chúng ta sẽ tập trung vào các tính năng sau:

Định dạng ngày tháng trong Excel

Trước khi có thể tận dụng các tính năng ngày tháng mạnh mẽ của Excel, bạn phải hiểu cách Microsoft Excel lưu trữ ngày và giờ, vì đây là nguyên nhân chính gây nhầm lẫn. Mặc dù bạn mong muốn Excel ghi nhớ ngày, tháng và năm cho một ngày, nhưng đó không phải là cách nó hoạt động...

Excel lưu trữ ngày tháng dưới dạng các số liên tiếp và chỉ có định dạng của một ô mới làm cho một số được hiển thị dưới dạng ngày, giờ hoặc ngày và giờ.

Ngày trong Excel

Tất cả ngày được lưu dưới dạng số nguyên định dạng tháng-ngày (ngày trong tuần) thời gian :

Hình ảnh sau đây hiển thị một vài ví dụ về cùng một ngày được định dạng bằng các mã địa phương khác nhau theo cách truyền thống cho các ngôn ngữ tương ứng:

Định dạng ngày tháng trong Excel không hoạt động - cách khắc phục và giải pháp

Thông thường, Microsoft Excel hiểu rất rõ về ngày tháng và bạn khó có thể gặp phải bất kỳ rào cản khi làm việc với họ. Nếu bạn gặp sự cố về định dạng ngày trong Excel, vui lòng xem các mẹo khắc phục sự cố sau.

Một ô không đủ rộng để chứa toàn bộ ngày

Nếu bạn thấy một số dấu thăng (#####) thay vì ngày tháng trong trang tính Excel của bạn, rất có thể các ô của bạn không đủ rộng để chứa toàn bộ ngày tháng.

Giải pháp . Bấm đúp vào đường viền bên phải của cột để thay đổi kích thước của nó để tự động khớp với ngày tháng. Ngoài ra, bạn có thể kéo đường viền bên phải để đặt độ rộng cột mà bạn muốn.

Số âm được định dạng là ngày tháng

Dấu thăng (#####) cũng được hiển thị khi một ô được định dạng dưới dạng ngày hoặc giờ chứa giá trị âm. Thông thường đó là kết quả do một số công thức trả về, nhưng nó cũng có thể xảy ra khi bạn nhập một giá trị âm vào một ô rồi định dạng ô đó dưới dạng ngày.

Nếu bạn muốn hiển thị số âm dưới dạng ngày âm, hai các tùy chọn có sẵn cho bạn:

Giải pháp 1. Chuyển sang hệ thống ngày tháng năm 1904.

Chuyển đến Tệp > Tùy chọn > Nâng cao , cuộn xuống phần Khi tính sổ làm việc này , chọn hộp kiểm Sử dụng hệ thống ngày tháng năm 1904 , và nhấp vào OK .

Trong hệ thống này, 0 là ngày 1 tháng 1 năm 1904; 1 là ngày 2-Jan-1904; và -1 được hiển thị dưới dạng ngày âm -2-Jan-1904.

Tất nhiên, cách biểu diễn như vậy là rất bất thường và cần có thời gian để làm quen, nhưng đây là cách phù hợp nếu bạn muốn thực hiện phép tính với ngày sớm.

Giải pháp 2. Sử dụng hàm TEXT của Excel.

Một cách khả thi khác để hiển thị số âm dưới dạng ngày âm trong Excel đang sử dụng hàm TEXT. Ví dụ: nếu bạn đang trừ C1 khỏi B1 và ​​giá trị trong C1 lớn hơn trong B1, thì bạn có thể sử dụng công thức sau để xuất kết quả ở định dạng ngày:

=TEXT(ABS(B1-C1),"-d-mmm-yyyy")

Bạn có thể muốn thay đổi căn chỉnh ô thành căn phải và đương nhiên, bạn có thể sử dụng bất kỳ định dạng ngày tùy chỉnh nào khác trong công thức TEXT.

Lưu ý. Không giống như giải pháp trước đó, hàm TEXT trả về một giá trị văn bản, đó là lý do tại sao bạn không thể sử dụng kết quả trong các phép tính khác.

Ngày được nhập vào Excel dưới dạng giá trị văn bản

Khi bạn đang nhập dữ liệu vào Excel từ tệp .csv hoặc một số cơ sở dữ liệu bên ngoài khác, ngày thường được nhập dưới dạng giá trị văn bản. Đối với bạn, chúng có thể trông giống như ngày tháng bình thường, nhưng Excel coi chúng là văn bản và coicho phù hợp.

Giải pháp . Bạn có thể chuyển đổi "ngày văn bản" sang định dạng ngày bằng hàm DATEVALUE của Excel hoặc tính năng Văn bản thành Cột. Vui lòng xem bài viết sau để biết đầy đủ chi tiết: Cách chuyển đổi văn bản thành ngày trong Excel.

Mẹo. Nếu không có mẹo nào ở trên phù hợp với bạn, thì hãy thử xóa tất cả định dạng rồi đặt định dạng ngày mong muốn.

Đây là cách bạn định dạng ngày trong Excel. Trong phần tiếp theo của hướng dẫn, chúng tôi sẽ thảo luận về nhiều cách khác nhau để bạn có thể chèn ngày và giờ vào trang tính Excel của mình. Cảm ơn bạn đã đọc và hẹn gặp lại vào tuần sau!

Trong hệ thống này:

• 2 là 2- Tháng 1 năm 1900
• 3 là ngày 3 tháng 1 năm 1900
• 42005 là ngày 1 tháng 1 năm 2015 (vì là 42.005 ngày sau ngày 1 tháng 1 năm 1900)

Thời gian trong Excel

Thời gian được lưu trữ trong Excel dưới dạng số thập phân, từ .0 đến .99999, biểu thị tỷ lệ ngày trong đó .0 là 00:00:00 và .99999 là 23:59:59.

Ví dụ:

• 0,25 là 06:00 sáng
• 0,5 là 12:00 chiều
• 0,541655093 là 12:59:59 chiều

Ngày & Thời gian trong Excel

Excel lưu trữ ngày và giờ dưới dạng số thập phân bao gồm một số nguyên biểu thị ngày và phần thập phân biểu thị thời gian.

Ví dụ:

• 1.25 là ngày 1 tháng 1 năm 1900 6:00 sáng
• 42005.5 là ngày 1 tháng 1 năm 2015 12:00 chiều

Cách chuyển ngày thành số trong Excel

Nếu bạn muốn biết số sê-ri nào đại diện cho một ngày hoặc giờ nhất định được hiển thị trong một ô, bạn có thể thực hiện việc này theo hai cách.

1. Hộp thoại Định dạng Ô

Chọn ô có ngày trong Excel, nhấn Ctrl+1 để mở cửa sổ Định dạng Ô và chuyển sang tab Chung .

Nếu bạn chỉ muốn biết số sê-ri đằng sau ngày tháng mà không thực sự chuyển đổi ngày thành số, hãy ghi lại số bạn nhìn thấy trong Mẫu và nhấp vào Hủy để đóng cửa sổ . Nếu bạn muốn thay thế ngày bằngsố trong một ô, hãy nhấp vào OK.

2. Các hàm DATEVALUE và TIMEVALUE của Excel

Sử dụng hàm DATEVALUE() để chuyển đổi một ngày trong Excel thành một số sê-ri, ví dụ =DATEVALUE("1/1/2015") .

Sử dụng hàm TIMEVALUE() để lấy số thập phân đại diện cho thời gian, ví dụ =TIMEVALUE("6:30 AM") .

Để biết cả ngày và giờ, hãy nối hai hàm này theo cách sau:

=DATEVALUE("1/1/2015") & TIMEVALUE("6:00 AM")

Lưu ý. Vì các số sê-ri của Excel bắt đầu vào ngày 1 tháng 1 năm 1900 và các số âm không được nhận dạng nên các ngày trước năm 1900 không được hỗ trợ trong Excel.

Nếu bạn nhập một ngày như vậy vào một trang tính, chẳng hạn như 31/12/1899, thì đó sẽ là một giá trị văn bản chứ không phải là một ngày, nghĩa là bạn không thể thực hiện phép tính ngày thông thường vào những ngày đầu tiên. Để đảm bảo, bạn có thể nhập công thức =DATEVALUE("12/31/1899") vào một số ô và bạn sẽ nhận được kết quả dự đoán - lỗi #VALUE! lỗi.

Nếu bạn đang xử lý các giá trị ngày và giờ và bạn muốn chuyển đổi thời gian thành số thập phân , vui lòng xem các công thức được mô tả trong hướng dẫn này: Cách chuyển đổi thời gian thành số thập phân số thập phân trong Excel.

Định dạng ngày mặc định trong Excel

Khi bạn làm việc với ngày trong Excel, các định dạng ngày ngắn và dài được truy xuất từ ​​cài đặt Khu vực Windows của bạn. Các định dạng mặc định này được đánh dấu bằng dấu hoa thị (*) trong cửa sổ hộp thoại Định dạng ô :

Định dạng ngày và giờ mặc định trong Hộp Định dạng Ô thay đổi thànhngay sau khi bạn thay đổi cài đặt ngày và giờ trong Bảng điều khiển, điều này sẽ dẫn chúng ta đến ngay phần tiếp theo.

Cách thay đổi định dạng ngày và giờ mặc định trong Excel

Nếu bạn muốn đặt định dạng ngày và/hoặc thời gian mặc định khác trên máy tính của bạn, ví dụ: thay đổi định dạng ngày của Hoa Kỳ thành kiểu Vương quốc Anh, đi tới Bảng điều khiển và nhấp vào Khu vực và Ngôn ngữ . Nếu trong máy tính của bạn Bảng điều khiển mở ra trong chế độ xem Danh mục, sau đó nhấp vào Đồng hồ, Ngôn ngữ và Khu vực > Khu vực và Ngôn ngữ > Thay đổi định dạng ngày, giờ hoặc số .

Trên tab Định dạng , chọn khu vực trong Định dạng , sau đó đặt định dạng ngày và giờ bằng cách nhấp vào mũi tên bên cạnh định dạng bạn muốn thay đổi và chọn định dạng mong muốn từ danh sách thả xuống:

Mẹo. Nếu bạn không chắc ý nghĩa của các mã khác nhau (chẳng hạn như mmm, ddd, yyy), hãy nhấp vào liên kết " Ý nghĩa của ký hiệu " trong phần Định dạng ngày và giờ hoặc kiểm tra các định dạng ngày Excel tùy chỉnh trong hướng dẫn này.

Nếu bạn không hài lòng với bất kỳ định dạng ngày và giờ nào có sẵn trên tab Định dạng , hãy nhấp vào nút Cài đặt bổ sung ở phía dưới bên phải của Khu vực và cửa sổ hộp thoại Ngôn ngữ . Thao tác này sẽ mở hộp thoại Tùy chỉnh , trong đó bạn chuyển sang tab Ngày và nhập định dạng ngày ngắn hoặc/và ngày dài tùy chỉnh trong phần tương ứnghộp.

Cách nhanh chóng áp dụng định dạng ngày và giờ mặc định trong Excel

Microsoft Excel có hai định dạng ngày và giờ mặc định - ngắn và dài, như được giải thích ở định dạng ngày mặc định của Excel.

Để thay đổi nhanh định dạng ngày trong Excel về định dạng mặc định, hãy làm như sau:

• Chọn ngày bạn muốn định dạng.
• Trên tab Trang chủ , trong nhóm Số , nhấp vào mũi tên nhỏ bên cạnh hộp Định dạng Số và chọn định dạng mong muốn - ngày ngắn, ngày hoặc thời gian dài.

Nếu bạn muốn có nhiều tùy chọn định dạng ngày hơn, hãy chọn Định dạng số khác từ danh sách thả xuống hoặc nhấp vào Trình chạy hộp thoại bên cạnh Số . Thao tác này sẽ mở hộp thoại Định dạng ô quen thuộc và bạn có thể thay đổi định dạng ngày ở đó.

Mẹo. Nếu bạn muốn đặt nhanh định dạng ngày trong Excel thành dd-mmm-yy , hãy nhấn Ctrl+Shift+# . Chỉ cần lưu ý rằng phím tắt này luôn áp dụng định dạng dd-mmm-yy , chẳng hạn như 01-Jan-15, bất kể cài đặt Khu vực Windows của bạn.

Cách thay đổi định dạng ngày tháng trong Excel

Trong Microsoft Excel, ngày tháng có thể được hiển thị theo nhiều cách khác nhau. Khi cần thay đổi định dạng ngày của một ô hoặc dải ô nhất định, cách dễ nhất là mở hộp thoại Định dạng ô và chọn một trong các định dạng được xác định trước.

1. Chọn ngày có định dạng bạn muốn thay đổi, hoặccác ô trống nơi bạn muốn chèn ngày tháng.
2. Nhấn Ctrl+1 để mở hộp thoại Định dạng ô . Ngoài ra, bạn có thể nhấp chuột phải vào các ô đã chọn và chọn Định dạng ô… từ menu ngữ cảnh.
3. Trong cửa sổ Định dạng ô , chuyển sang Số và chọn Ngày trong danh sách Danh mục .
4. Trong Loại , chọn định dạng ngày mong muốn. Sau khi bạn thực hiện việc này, hộp Mẫu sẽ hiển thị bản xem trước định dạng với ngày đầu tiên trong dữ liệu đã chọn của bạn.
5. Nếu bạn hài lòng với bản xem trước, hãy nhấp vào nút OK để lưu thay đổi định dạng và đóng cửa sổ.

Nếu định dạng ngày không thay đổi trong trang tính Excel của bạn, rất có thể ngày của bạn được định dạng ở dạng văn bản và bạn có để chuyển đổi chúng sang định dạng ngày tháng trước.

Cách chuyển đổi định dạng ngày tháng sang ngôn ngữ khác

Sau khi bạn có một tệp chứa đầy ngày tháng nước ngoài và rất có thể bạn muốn thay đổi chúng thành định dạng ngày được sử dụng ở phần của bạn trên thế giới. Giả sử bạn muốn chuyển đổi định dạng ngày kiểu Mỹ (tháng/ngày/năm) sang định dạng kiểu Châu Âu (ngày/tháng/năm).

Cách dễ nhất để thay đổi định dạng ngày trong Excel dựa trên các cách khác ngôn ngữ hiển thị ngày tháng như sau:

• Chọn cột ngày tháng bạn muốn chuyển đổi sang ngôn ngữ khác.
• Nhấn Ctrl+1 để mở Định dạng ô
• Chọn ngôn ngữ bạn muốn trong Ngôn ngữ(vị trí) và nhấp vào OK để lưu thay đổi.

Nếu bạn muốn ngày được hiển thị bằng ngôn ngữ khác, bạn sẽ phải tạo một ngày tùy chỉnh định dạng bằng mã ngôn ngữ.

Tạo định dạng ngày tùy chỉnh trong Excel

Nếu không có định dạng ngày nào trong Excel được xác định trước phù hợp với bạn, bạn có thể tự do tạo định dạng ngày của riêng mình.

1. Trong trang tính Excel, chọn ô bạn muốn định dạng.
2. Nhấn Ctrl+1 để mở hộp thoại Định dạng ô .
3. Trên Số , chọn Tùy chỉnh từ danh sách Danh mục và nhập định dạng ngày bạn muốn vào hộp Loại .
4. Nhấp vào OK để lưu các thay đổi.

Mẹo. Cách dễ nhất để đặt định dạng ngày tùy chỉnh trong Excel là bắt đầu từ định dạng hiện có gần với định dạng bạn muốn. Để thực hiện việc này, trước tiên hãy nhấp vào Ngày trong danh sách Danh mục và chọn một trong các định dạng hiện có trong Loại . Sau đó nhấp vào Tùy chỉnh và thay đổi định dạng được hiển thị trong hộp Loại .

Khi thiết lập định dạng ngày tùy chỉnh trong Excel, bạn có thể sử dụng các mã sau.

Khi thiết lập định dạng thời gian tùy chỉnh trong Excel, bạn có thể sử dụng các mã sau.

(nếu bỏ qua, định dạng thời gian 24 giờ được sử dụng) Sáng hoặc chiều

Để thiết lập ngày và giờ , bao gồm cả đơn vị ngày và giờ trong mã định dạng của bạn, ví dụ: m/d/yyyy h:mm AM/PM. Khi bạn sử dụng " m " ngay sau " hh " hoặc " h " hoặc ngay trước"ss" hoặc "s", Excel sẽ hiển thị phút , không phải tháng.

Khi tạo định dạng ngày tùy chỉnh trong Excel, bạn có thể sử dụng dấu phẩy (,) gạch ngang (-) , dấu gạch chéo (/), dấu hai chấm (:) và các ký tự khác.

Ví dụ: cùng ngày và giờ, giả sử 13/01/2015 13:03 , có thể được hiển thị theo nhiều cách khác nhau cách:

Cách tạo định dạng ngày Excel tùy chỉnh cho ngôn ngữ khác

Nếu muốn hiển thị ngày ở ngôn ngữ khác, bạn phải tạo định dạng tùy chỉnh và đặt trước ngày bằng mã ngôn ngữ tương ứng . Mã ngôn ngữ phải được đặt trong [dấu ngoặc vuông] và trước ký hiệu đô la ($) và dấu gạch ngang (-). Dưới đây là một số ví dụ:

• [$-409] - Tiếng Anh, Các quốc gia không có tiêu đề
• [$-1009] - Tiếng Anh, Canada
• [$-407 ] - Tiếng Đức, Đức
• [$-807] - Tiếng Đức, Thụy Sĩ
• [$-804] - Tiếng Bengal, Ấn Độ
• [$-804] - Tiếng Trung, Tiếng Trung
• [$-404] - Tiếng Trung, Đài Loan

Bạn có thể tìm thấy danh sách đầy đủ các mã ngôn ngữ trên blog này.

Ví dụ: đây là cách bạn thiết lập định dạng ngày Excel tùy chỉnh cho ngôn ngữ Trung Quốc trong năm-