Šioje trumpoje pamokoje aprašyti 4 galimi būdai, kaip konvertuoti "Excel" failus į PDF - naudojant "Excel" funkciją "Išsaugoti kaip", "Adobe" programinę įrangą, internetinius "Excel" į PDF keitiklius ir darbalaukio įrankius.

Konvertuoti "Excel" darbalapį į PDF dažnai prireikia, jei norite leisti kitiems naudotojams peržiūrėti savo duomenis, bet ne juos redaguoti. Taip pat galite norėti konvertuoti "Excel" darbalapį į tvarkingesnį PDF formatą, skirtą žiniasklaidos priemonių rinkiniui, pristatymui ir ataskaitoms, arba sukurti failą, kurį galėtų atidaryti ir skaityti visi naudotojai, net jei jie neturi įdiegtos "Microsoft Excel", pavyzdžiui, planšetiniame kompiuteryje ar telefone.

Šiais laikais PDF yra vienas populiariausių failų formatų. "Google" duomenimis, internete yra daugiau kaip 153 mln. PDF failų ir tik 2,5 mln. "Excel" failų (.xls ir .xlsx).

Toliau šiame straipsnyje paaiškinsiu kelis galimus "Excel" eksportavimo į PDF būdus su išsamiais veiksmais ir ekrano nuotraukomis:

Išsaugokite "Excel" dokumentus kaip PDF failus

Nors .pdf ir .xls formatai egzistuoja jau gana seniai ir abu visada buvo populiarūs tarp naudotojų, galimybė eksportuoti "Excel" failus tiesiai į PDF atsirado "Excel 2007". Taigi, jei turite bet kurią "Excel 2007-365" versiją, galite greitai ir paprastai konvertuoti į PDF.

"Microsoft Excel" leidžia eksportuoti pasirinktus intervalus ar lenteles, taip pat išsaugoti vieną ar kelis darbalapius arba visą darbaknygę kaip PDF failą.

1. Atidarykite "Excel" sąsiuvinį ir pasirinkite sritis arba lapus, kuriuos norite konvertuoti į PDF failą.
   • Jei norite eksportuoti lentelė , pastatykite žymeklį į bet kurią lentelės ląstelę.
   • Jei norite eksportuoti tam tikras darbalapis , tiesiog padarykite jį aktyvų spustelėdami šio lapo skirtuką.
   • Konvertuoti keli darbalapiai , pasirinkite juos visus. Norėdami pasirinkti gretimus lapus, spustelėkite pirmojo lapo skirtuką, laikykite nuspaudę Shift ir spustelėkite paskutinio norimo pasirinkti darbo lapo skirtuką. Norėdami pasirinkti nesiribojančius lapus, laikykite nuspaudę Ctrl ir spustelėkite kiekvieno lapo, kurį norite išsaugoti kaip PDF, skirtukus.
   • Jei norite išsaugoti visas sąsiuvinis kaip vieną PDF failą, šį žingsnį praleiskite : )
2. Spustelėkite Failas> Išsaugoti kaip .
3. Į Išsaugoti kaip dialogo lange pasirinkite PDF (.*pdf) iš " Išsaugoti kaip tipą" išplečiamajame sąraše.

   

   Jei po išsaugojimo norite peržiūrėti gautą PDF failą, įsitikinkite, kad Atidaryti failą po publikavimo pažymėtas žymimasis langelis.

   Pasirinkite vieną iš šių parinkčių Optimizuokite :

   • Jei gautam PDF dokumentui reikalinga aukšta spausdinimo kokybė, spustelėkite Standartinis (leidyba internete ir spausdinimas).
   • Jei PDF failo dydis yra svarbesnis už spausdinimo kokybę, pasirinkite Mažiausias dydis (skelbiama internete).
4. Spustelėkite Parinktys... mygtuką kairėje apatinėje lango dalyje (žr. pirmiau pateiktą ekrano nuotrauką).
5. Svetainė Parinktys Atsidarys dialogo langas, kuriame pasirinkite vieną iš parinkčių pagal savo poreikius:
   • Pasirinkimas - eksportuojamas šiuo metu pasirinktas (-i) diapazonas (-ai).
   • Aktyvus(-i) lapas(-ai) - taip į vieną PDF failą bus išsaugotas dabartinis darbalapis arba visi pasirinkti lapai.
   • Lentelė - eksportuojama aktyvioji lentelė, t. y. lentelė, kurioje šiuo metu yra pelės žymeklis.
   • Visas sąsiuvinis - savaime suprantama : )

   

6. Spustelėkite GERAI mygtuką, kad uždarytumėte dialogo langą, ir viskas baigta.

Kaip matote, eksportuoti "Excel" failus į PDF naudojant integruotas "Excel" priemones yra paprasta. Žinoma, "Microsoft Excel" pateikia tik keletą pagrindinių nustatymų, tačiau turint tik šiek tiek patirties galima išmokti paruošti pradinius failus taip, kad nereikėtų jokių papildomų koregavimų. Bet kokiu atveju, jei jūsų netenkina "Excel" galimybės Išsaugoti kaip funkciją, išnagrinėkime "Adobe" pasiūlymus.

"Excel" failų eksportavimas į PDF naudojant "Adobe" įrankius

Deja, "Adobe" nėra tokia dosni kaip "Microsoft", kai kalbama apie "Excel" konvertavimą į PDF, ir nesuteikia jokių nemokamų priemonių. Tačiau ši funkcija įtraukta į mokamas priemones arba prenumeratas, kurios - reikia joms atsidėkoti - atlieka šį darbą tikrai gerai.

"Adobe Reader

"Adobe Reader X" ir ankstesnėse versijose buvo galimybė įdiegti "Adobe PDF Printer", kurią galima naudoti "Excel" failams eksportuoti į PDF. Tačiau naujausioje "Adobe Reader XI" versijoje šios funkcijos nėra.

Vietoj to jie pristatė Sukurti PDF skirtuką, kuris leidžia vienu mygtuko spustelėjimu iš .xls arba .xlsx failų sukurti PDF, jei turite mokamą prenumeratą.

"Adobe Acrobat XI Pro

Jei esate vienas iš nedaugelio laimingųjų šio galingo rinkinio naudotojų, sukurti PDF failą iš "Excel" darbalapio taip pat paprasta, kaip spustelėti PDF iš failo... pagal Sukurti įrankių juostą.

Kita galimybė - "Adobe Acrobat Pro" leidžia sukurti PDF failą tiesiai iš "Excel" vienu iš šių būdų:

• Spustelėkite Sukurti PDF mygtukas ant Acrobat skirtukas Excel juostoje.
• Pereikite prie Failas skirtuką ir spustelėkite Išsaugoti kaip "Adobe PDF".
• Spustelėkite Failas> Spausdinti, pasirinkite "Adobe PDF" ir sukonfigūruokite nustatymus.

Jei norite gauti 30 dienų bandomąją "Adobe Acrobat XI" versiją, galite ją atsisiųsti čia. Jei nenorite mokėti 20 USD mėnesinio mokesčio už "Acrobat XI Pro" prenumeratą, pažiūrėkime, ką gali pasiūlyti nemokami "Excel to PDF" konverteriai.

Nemokami "Excel" į PDF internetiniai keitikliai

Mūsų laimei, internete yra daug nemokamų "Excel to PDF" keitiklių, kurie suteikia įvairių galimybių konvertuoti "Excel" dokumentus į PDF failus. Toliau rasite 4 populiariausių internetinių keitiklių apžvalgas.

Norėdamas išbandyti internetinių PDF keitiklių galimybes apdoroti skirtingų tipų duomenis, sukūriau šiuos du sąsiuvinius:

1 testo sąsiuvinis: kelios skirtingų formatų lentelės

2 testo sąsiuvinis: "Microsoft" atostogų dovanų planavimo šablonas

Dabar, kai pasirengimas baigtas, pažiūrėkime, kaip internetiniai "Excel" į PDF konverteriai susidoros su šiuo iššūkiu.

PDF konverteris

Kitas internetinis "Excel" į PDF konverteris yra www.freepdfconvert.com. Be "Excel" lapų, šia priemone taip pat galima konvertuoti "Word" dokumentus, "PowerPoint" pristatymus, taip pat tinklalapius ir vaizdus į PDF.

Kaip matote aukščiau pateiktame paveikslėlyje, sąsaja taip pat labai aiški ir beveik nereikalauja jokių paaiškinimų. Tiesiog naršykite tarp skirtukų, kad pasirinktumėte tinkamą konvertavimo tipą, tada naršykite originalų failą, pasirinkite norimą formatą ir spustelėkite Konvertuoti .

Baigę konvertavimą, gautą PDF failą galite atsisiųsti į kompiuterį arba išsaugoti "Google" dokumentuose:

Šis "Excel" į PDF konverteris turi nemokamas versijas ir mokamas prenumeratas. Štai pagrindiniai nemokamos versijos apribojimai:

• Norėdami konvertuoti kitą failą, turite laukti 30 minučių.
• Ribotas konversijų skaičius - 10 per mėnesį.

Jei norite sužinoti daugiau apie šį įrankį, visą funkcijų sąrašą, taip pat galimų prenumeratų sąrašą ir kainas galite rasti čia.

Rezultatai:

Skirtingai nuo ankstesnio PDF keitiklio, šis keitiklis davė labai gerus rezultatus 1-ajame sąsiuvinyje, be jokių formato iškraipymų ar klaidų.

Kalbant apie 2-ąjį sąsiuvinį, jis buvo tiksliai ir nepriekaištingai konvertuotas... į "Word" dokumentą (.docx). Pirmiausia pagalvojau, kad per klaidą pasirinkau netinkamą konvertavimo formatą, todėl pakartojau procesą ir gavau tą patį rezultatą, kaip matote toliau pateiktoje ekrano nuotraukoje:

Gerai pagalvojęs priėjau prie tokios išvados. Konverteris negalėjo tinkamai eksportuoti mano "Excel" lapo pasirinktinio formato į PDF, todėl konvertavo jį į artimiausią formatą. Iš tikrųjų tai buvo kelių sekundžių klausimas, kad išsaugočiau "Word" dokumentą kaip PDF, naudodamas "Word Išsaugoti kaip dialogo langą ir gausite gražiai suformatuotą PDF failą.

"Soda PDF Online Converter

Šis internetinis PDF konverteris leidžia kurti PDF dokumentus iš daugelio formatų, įskaitant "Microsoft Excel", "Word" ir "PowerPoint", taip pat JPEG, PNG vaizdus ir HTML puslapius.

"Soda PDF Online Services" teikia nemokamas ir mokamas narystes. Nemokamai galite neribotai kurti PDF ir ribotai konvertuoti PDF failus, po vieną failą kas 30 minučių. Jei norite daugiau, turėsite pereiti prie "Premium" (apie 10 USD už 3 mėnesius). Tokiu atveju taip pat gausite galimybę sujungti ir padalyti PDF failus.

Rezultatai:

Šis internetinis "Excel" į PDF konverteris buvo beveik nepriekaištingas. 1-asis sąsiuvinis buvo konvertuotas į PDF nepriekaištingai, 2-asis sąsiuvinis taip pat buvo konvertuotas be klaidų, tačiau vieno žodžio pirmoji raidė buvo sutrumpinta:

Kaip matote, nė vienas iš nemokamų "Excel" į PDF internetinių keitiklių nėra tobulas, nors "Soda PDF" yra labai arti. Kažkas gali pamanyti, kad problema yra mano originaliuose "Excel" dokumentuose. Sutinku, antrasis sąsiuvinis turi gana sudėtingą pasirinktinį formatą. Taip yra todėl, kad mano tikslas buvo atlikti tam tikrą "testavimą nepalankiausiomis sąlygomis", kad atskleistų tikrąsias PDF į "Excel" internetinių keitiklių galimybes, nes jūsų tikrasissąsiuviniai gali būti kur kas sudėtingesni ir sudėtingesni turinio ir formato požiūriu.

Eksperimento tikslais abu bandomuosius sąsiuvinius į PDF konvertavau naudodamas "Excel" dialogo langą "Įrašyti kaip" ir su šia užduotimi susidorojau puikiai - gauti PDF failai buvo tikslios originalių "Excel" dokumentų kopijos.

"Excel" į PDF darbalaukio konverteriai

Be internetinių "Excel" į PDF konverterių, yra daugybė stalinių įrankių, skirtų "Excel" failams konvertuoti į PDF dokumentus, kurie suteikia įvairių galimybių, priklausomai nuo to, ko tikitės iš galutinio dokumento: nuo nemokamų vieno spustelėjimo įrankių iki įmonių lygio profesionalių paketų. Kadangi mus daugiausia domina nemokami "Excel" į PDF konverteriai, apžvelkime keletą tokių įrankių.

"Foxit Reader" - nemokamas darbalaukio "Excel" į PDF konverteris

"Foxit Reader" yra nedidelė PDF peržiūros programa, kuria galite peržiūrėti, pasirašyti ir spausdinti PDF failus, taip pat kurti PDF dokumentus iš "Excel" sąsiuvinių. Ji leidžia konvertuoti "Excel" skaičiuokles į PDF iš "Foxit Reader" arba tiesiogiai iš "Excel".

"Excel" konvertavimas į PDF iš "Foxit Reader

Tai greičiausias būdas konvertuoti "Excel" darbaknygę į PDF failą, kuriam reikia tik 3 greitų veiksmų.

1. Atidarykite "Excel" failą.

   Dėl Failas skirtuką, spustelėkite Sukurti > Iš failo , tada Iš failo dar kartą ir raskite "Excel" dokumentą, kurį norite konvertuoti.

   

2. Peržiūrėkite PDF failą .

   Pasirinkus "Excel" failą, "Foxit Reader" jį iškart atidaro PDF formatu. Labai gera funkcija yra ta, kad vienu metu galite atidaryti kelis PDF failus, kurių kiekvienas yra atskirame skirtuke, kaip parodyta toliau pateiktoje ekrano nuotraukoje:

   

   Atkreipkite dėmesį, kad "Excel" atostogų dovanų sąrašas, kuris daugumai internetinių "Excel" į PDF keitiklių buvo kietas riešutas, šiam darbalaukio įrankiui nekelia jokių sunkumų!

   Taip pat žr: Kaip greitai konvertuoti formules į reikšmes "Excel" programoje
3. Išsaugoti PDF failą .

   Jei viskas gerai, spustelėkite Išsaugoti kaip apie Failas skirtuką arba paspauskite Ctrl + S, kad išsaugotumėte failą. Taip, tai taip paprasta!

Pastaba: "Foxit Reader" į PDF išsaugo visus pasirinktos darbo knygos lapus. Taigi, jei norite konvertuoti tik tam tikrą darbo knygą, pirmiausia išsaugokite ją kaip atskirą darbo knygą.

"Excel" failo konvertavimas į PDF iš "Excel

Šį metodą rekomenduojama taikyti, jei norite turėti daugiau parinkčių. peržiūra ir pritaikyti gautą PDF dokumentą.

Įdiegus "Foxit Reader" prideda " "Foxit Reader" PDF spausdintuvas " į spausdintuvų sąrašą, kuris iš tikrųjų yra pseudospausdintuvas, kuriuo galima konfigūruoti galutinę PDF dokumento išvaizdą.

1. Atidarykite "Excel" failą, kurį reikia konvertuoti į PDF.

   Atidarykite "Excel" darbaknygę, pereikite į Failas skirtuką, spustelėkite Spausdinti ir pasirinkite "Foxit Reader" PDF spausdintuvas spausdintuvų sąraše.

   

2. Konfigūruokite nustatymus.

   Pagal Nustatymai skirsnyje galite pasirinkti šiuos variantus:

   • Konvertuokite aktyvų lapą, visą sąsiuvinį arba pasirinktį į PDF.
   • Pasirinkite dokumento orientaciją - portretas arba kraštovaizdis.
   • Nustatykite popieriaus formatą ir paraštes.
   • Sutalpinkite lapą, visus stulpelius arba visas eilutes į vieną puslapį.

   Atlikus pakeitimus, jie iš karto atsispindi dokumente. Peržiūra dešinėje.

   Jei norite daugiau parinkčių, spustelėkite Puslapio sąranka nuoroda pagal Nustatymai .

   

3. Sukonfigūruokite papildomus nustatymus (neprivaloma).

   Naudojant Puslapio sąranka dialogo lange galite pridėti pasirinktinę antraštę ir (arba) poraštę, pakeisti puslapio tvarką, parodyti arba paslėpti tinklelio linijas ir dar daugiau.

   

4. Išsaugokite PDF failą.

Kai visi pakeitimai bus atlikti, spustelėkite Spausdinti mygtuką, kad išsaugotumėte failą. Bus atidarytas standartinis "Excel Išsaugoti kaip dialogo langas, kuriame pasirenkate paskirties aplanką ir įveskite failo pavadinimą.

"Primo PDF" - pseudo spausdintuvas, skirtas konvertuoti "Excel" į PDF

"PrimoPDF" yra dar vienas pseudoprincipinis spausdintuvas, galintis padėti eksportuoti "Excel" dokumentus į PDF formatą. Šios programos funkcijos ir parinktys labai panašios į "Foxit Reader", o jūs ją nustatote lygiai taip pat - pasirinkite PrimoPDF pagal Spausdintuvas ir žaiskite su nustatymais.

Tikimės, kad ši trumpa darbalaukio ir internetinių "Excel" į PDF konverterių apžvalga padėjo jums išsirinkti nugalėtoją. Jei nė vienas iš pateiktų įrankių idealiai netinka jūsų užduočiai, galite išbandyti alternatyvius metodus, pavyzdžiui, įkelti "Excel" failus į "Google Sheets" ir tada eksportuoti juos į PDF arba konvertuoti "Excel" į PDF per "Open Office".

Kai kuriais atvejais gali būti naudinga konvertuoti "Excel" darbalapį į JPG, PNG arba GIF vaizdą.

Kitame straipsnyje spręsime priešingą užduotį ir nagrinėsime PDF failų importavimo į "Excel" ypatumus. Dėkoju, kad skaitėte, ir tikiuosi, kad kitą savaitę vėl susitiksime!