Sommario
Questa breve esercitazione descrive 4 possibili modi per convertire i file Excel in PDF: utilizzando la funzione Salva con nome di Excel, il software Adobe, i convertitori online da Excel a PDF e gli strumenti desktop.
La conversione di un foglio di lavoro Excel in PDF è spesso necessaria se si desidera consentire ad altri utenti di visualizzare i dati, ma non di modificarli. È inoltre possibile che si desideri convertire il foglio di lavoro Excel in un formato PDF più ordinato per un media kit, una presentazione o un report, oppure creare un file che possa essere aperto e letto da tutti gli utenti, anche se non hanno installato Microsoft Excel, ad esempio su un tablet o un telefono.
Secondo Google, sul web sono presenti oltre 153 milioni di file PDF e solo 2,5 milioni di file Excel (.xls e .xlsx).
Più avanti in questo articolo, spiegherò diversi modi possibili per esportare Excel in PDF con passaggi dettagliati e schermate:
Salvate i documenti Excel come file PDF
Sebbene i formati .pdf e .xls esistano da tempo ed entrambi siano sempre stati popolari tra gli utenti, la possibilità di esportare i file Excel direttamente in PDF è apparsa in Excel 2007. Quindi, se avete una qualsiasi versione di Excel dalla 2007 alla 365, potete effettuare una conversione in PDF in modo rapido e semplice.
Microsoft Excel consente di esportare intervalli o tabelle selezionate e di salvare uno o più fogli di lavoro o l'intera cartella di lavoro come file PDF.
- Aprire la cartella di lavoro di Excel e selezionare gli intervalli o i fogli che si desidera convertire in un file PDF.
- Se si desidera esportare un file tavolo , posizionare il cursore su qualsiasi cella di una tabella.
- Per esportare un foglio di lavoro certo è sufficiente renderlo attivo facendo clic sulla scheda di questo foglio.
- Per convertire diversi fogli di lavoro Per selezionare fogli adiacenti, fare clic sulla scheda del primo foglio, tenere premuto Maiusc e fare clic sulla scheda dell'ultimo foglio di lavoro che si desidera selezionare. Per selezionare fogli non adiacenti, tenere premuto Ctrl mentre si fa clic sulle schede di ciascun foglio che si desidera salvare come PDF.
- Se si desidera salvare il file l'intera cartella di lavoro come singolo file PDF, saltate questo passaggio : )
- Cliccare File> Salva con nome .
- Nel Salva con nome finestra di dialogo, selezionare PDF (.*pdf) dal sito " Salva come tipo". elenco a discesa.
Se si desidera visualizzare il file PDF risultante dopo il salvataggio, assicurarsi che l'opzione Aprire il file dopo la pubblicazione è selezionata.
Selezionare una delle seguenti opzioni in Ottimizzare per :
Guarda anche: Formula IF ISERROR VLOOKUP in Excel e sue alternative- Se il documento PDF risultante richiede una qualità di stampa elevata, fare clic su Standard (pubblicazione online e stampa).
- Se le dimensioni del file PDF sono più importanti della qualità di stampa, selezionare Dimensione minima (pubblicazione online).
- Fare clic sul pulsante Opzioni... nella parte inferiore sinistra della finestra (vedere l'immagine sopra).
- Il Opzioni Si aprirà la finestra di dialogo per selezionare una delle opzioni in base alle proprie esigenze:
- Selezione - esporta l'intervallo o gli intervalli attualmente selezionati.
- Foglio/i attivo/i: consente di salvare il foglio di lavoro corrente o tutti i fogli selezionati in un unico file PDF.
- Tabella - esporta la tabella attiva, cioè quella in cui si trova il puntatore del mouse al momento.
- L'intera cartella di lavoro - si spiega da sola : )
- Fare clic sul pulsante OK per chiudere la finestra di dialogo e il gioco è fatto.
Come vedete, l'esportazione di file Excel in PDF utilizzando i mezzi integrati di Excel è facile. Naturalmente, Microsoft Excel fornisce solo alcune impostazioni di base, ma con un po' di esperienza si può imparare a preparare i file di origine in modo tale che non siano necessari ulteriori aggiustamenti. In ogni caso, se non siete soddisfatti delle capacità del programma Excel Salva con nome esaminiamo le offerte di Adobe.
Esportare file Excel in PDF utilizzando gli strumenti Adobe
Purtroppo, Adobe non è generosa come Microsoft quando si tratta di conversioni da Excel a PDF e non fornisce alcun mezzo gratuito per farlo. Tuttavia, questa funzione è incorporata in strumenti o abbonamenti a pagamento, che - bisogna riconoscerlo - svolgono il loro lavoro molto bene.
Adobe Reader
Adobe Reader X e le versioni precedenti includevano l'opzione di installare Adobe PDF Printer, che poteva essere utilizzata per esportare file Excel in PDF. Tuttavia, questa funzione non è disponibile nell'ultima versione di Adobe Reader XI.
Hanno invece introdotto il Creare PDF che consente di creare PDF da file .xls o .xlsx con un solo clic, a condizione di avere un abbonamento a pagamento.
Adobe Acrobat XI Pro
Se siete tra i pochi fortunati utenti di questa potente suite, creare un file PDF da un foglio di lavoro di Excel è facile come fare clic su PDF da file... sotto il Creare barra degli strumenti.
In alternativa, Adobe Acrobat Pro consente di creare un file PDF direttamente da Excel in uno dei seguenti modi:
- Fare clic sul pulsante Creare PDF sul pulsante Acrobat sulla barra multifunzione di Excel.
- Passare alla schermata File e fare clic su Salvare come Adobe PDF.
- Cliccare File> Stampa, selezionare Adobe PDF e configurare le impostazioni.
Se siete interessati a ottenere una versione di prova di 30 giorni di Adobe Acrobat XI, potete scaricarla qui. Se non siete disposti a pagare un canone mensile di 20 dollari per l'abbonamento ad Acrobat XI Pro, vediamo cosa offrono i convertitori gratuiti da Excel a PDF.
Convertitori online gratuiti da Excel a PDF
Per nostra fortuna, esistono molti convertitori gratuiti da Excel a PDF online che offrono varie opzioni per convertire i documenti Excel in file PDF. Di seguito troverete le recensioni dei 4 convertitori online più popolari.
Per testare le capacità dei convertitori PDF online su diversi tipi di dati, ho creato le due seguenti cartelle di lavoro:
Test Workbook 1: alcune tabelle in diversi formati
Test Workbook 2: Modello di pianificazione dei regali per le vacanze di Microsoft
Ora che i preparativi sono terminati, vediamo come i convertitori online da Excel a PDF affronteranno la sfida.
Convertitore PDF
Un altro convertitore online da Excel a PDF è disponibile all'indirizzo www.freepdfconvert.com. Oltre ai fogli Excel, questo strumento può anche convertire in PDF documenti Word, presentazioni PowerPoint, pagine web e immagini.
Come si vede nell'immagine qui sopra, anche l'interfaccia è molto chiara e non richiede quasi alcuna spiegazione. È sufficiente navigare tra le schede per scegliere il tipo di conversione appropriato, quindi cercare il file originale, selezionare il formato desiderato e fare clic su Convertire .
Al termine della conversione, è possibile scaricare il file PDF risultante sul computer o salvarlo su Google docs:
Questo convertitore da Excel a PDF ha una versione gratuita e abbonamenti a pagamento. Ecco le principali limitazioni della versione gratuita:
- È necessario attendere 30 minuti per convertire un altro file.
- Numero limitato di conversioni - 10 al mese.
Se siete curiosi di saperne di più su questo strumento, potete trovare l'elenco completo delle funzioni e un elenco degli abbonamenti e dei prezzi disponibili qui.
Risultati:
A differenza del precedente convertitore PDF, questo ha prodotto risultati molto decenti sulla prima cartella di lavoro, senza distorsioni di formato o errori.
Per quanto riguarda la seconda cartella di lavoro, è stata convertita in modo accurato e impeccabile... in un documento Word (.docx). La prima cosa che ho pensato è stata quella di aver scelto per errore un formato sbagliato per la conversione, quindi ho ripetuto il processo e ho ottenuto lo stesso risultato, come si può vedere nella schermata qui sotto:
Dopo averci ripensato, sono giunto alla seguente conclusione: il convertitore non era in grado di esportare correttamente il formato personalizzato del mio foglio Excel in PDF, quindi lo ha convertito nel formato più simile. In realtà è stata una questione di secondi salvare il documento Word in PDF utilizzando l'opzione Salva con nome e ottenere come risultato un file PDF ben formattato.
Convertitore online di Soda PDF
Questo convertitore PDF online consente di creare documenti PDF da molti formati, tra cui Microsoft Excel, Word e PowerPoint, oltre a immagini JPEG, PNG e pagine HTML.
I servizi online Soda PDF offrono iscrizioni gratuite e a pagamento. Gratuitamente, è possibile ottenere la creazione di PDF illimitati e conversioni PDF limitate, un file ogni 30 minuti. Se si desidera di più, è necessario effettuare l'aggiornamento a Premium (circa $ 10 per 3 mesi). In questo caso, si otterrà anche la possibilità di unire e dividere i file PDF.
Risultati:
Questo convertitore online da Excel a PDF è stato quasi impeccabile: la prima cartella di lavoro è stata convertita in PDF senza problemi, anche la seconda cartella di lavoro è stata convertita senza errori, ma la prima lettera di una parola è stata troncata:
Come vedete, nessuno dei convertitori online gratuiti da Excel a PDF è perfetto, anche se Soda PDF ci si avvicina molto. Qualcuno potrebbe pensare che il problema sia nei miei documenti Excel originali. Sono d'accordo, la seconda cartella di lavoro ha un formato personalizzato piuttosto sofisticato. Questo perché il mio scopo era quello di eseguire una sorta di "stress test" per rivelare il reale potenziale dei convertitori online da PDF a Excel, dal momento che il vostro effettivoLe cartelle di lavoro possono essere molto più complesse e sofisticate in termini di contenuti e formato.
Per fare un esperimento, ho convertito entrambe le cartelle di lavoro di prova in PDF utilizzando la finestra di dialogo Salva con nome di Excel, che ha svolto il compito senza problemi: i file PDF risultanti erano l'esatta replica dei documenti Excel originali.
Convertitori desktop da Excel a PDF
Oltre ai convertitori online da Excel a PDF, esiste una varietà di strumenti desktop per la conversione di file Excel in documenti PDF che offrono opzioni diverse a seconda di ciò che ci si aspetta dal documento finale: dalle utility gratuite con un solo clic ai pacchetti professionali di livello aziendale. Poiché siamo interessati principalmente ai convertitori gratuiti da Excel a PDF, diamo un'occhiata più da vicino a un paio di questi strumenti.
Foxit Reader - convertitore desktop gratuito da Excel a PDF
Foxit Reader è un piccolo visualizzatore di PDF che consente di visualizzare, firmare e stampare file PDF e di creare documenti PDF da cartelle di lavoro Excel. Permette di convertire fogli di calcolo Excel in PDF sia da Foxit Reader che direttamente da Excel.
Conversione di Excel in PDF da Foxit Reader
Questo è il modo più veloce per convertire una cartella di lavoro Excel in PDF e richiede solo 3 rapidi passaggi.
- Aprire il file Excel.
Sul File fare clic su Creare > Da file , allora Da file e cercare il documento Excel da convertire.
- Esaminare il file PDF .
Una volta selezionato un file Excel, Foxit Reader lo apre immediatamente in formato PDF. Una caratteristica molto interessante è che si possono aprire più file PDF alla volta, ognuno dei quali risiede nella propria scheda, come si vede nell'immagine seguente:
Fate attenzione al fatto che l'elenco dei regali di Natale di Excel, che è stato un osso duro per la maggior parte dei convertitori online da Excel a PDF, non presenta alcuna difficoltà per questo strumento desktop!
- Salvare il file PDF .
Se tutto è a posto, fare clic su Salva con nome sul File o premere Ctrl + S per salvare il file. Sì, è così semplice!
Nota: Foxit Reader salva in PDF tutti i fogli della cartella di lavoro selezionata. Pertanto, se si desidera convertire solo un determinato foglio di lavoro, salvarlo prima come cartella di lavoro individuale.
Conversione di un file Excel in PDF da Excel
Questo approccio è consigliato se si desidera avere più opzioni per anteprima e personalizzare il documento PDF risultante.
Dopo l'installazione Foxit Reader aggiunge " Stampante Foxit Reader PDF " all'elenco delle stampanti, che è in realtà una pseudo-stampante che può essere utilizzata per configurare l'aspetto finale del documento PDF.
- Aprire un file Excel da convertire in PDF.
Aprite una cartella di lavoro di Excel, passate al menu File fare clic su Stampa e selezionare Stampante Foxit Reader PDF nell'elenco delle stampanti.
- Configurare le impostazioni.
Ai sensi del Impostazioni si ha la possibilità di scegliere tra le seguenti opzioni:
- Convertire in PDF un foglio attivo, un'intera cartella di lavoro o una selezione.
- Scegliere l'orientamento del documento: verticale o orizzontale.
- Definire il formato della carta e i margini.
- Adatta il foglio, tutte le colonne o tutte le righe su una pagina.
Le modifiche apportate si riflettono immediatamente nel documento. Anteprima a destra.
Se si desiderano altre opzioni, fare clic sul pulsante Impostazione della pagina link sotto Impostazioni .
- Configurare altre impostazioni (facoltative).
Utilizzando il Impostazione della pagina è possibile aggiungere un'intestazione e/o un piè di pagina personalizzati, modificare l'ordine delle pagine, mostrare o nascondere le linee di griglia e altro ancora.
- Salvare il file PDF.
Una volta terminate tutte le modifiche, fare clic sul pulsante Stampa per salvare il file. Si aprirà la finestra standard di Excel. Salva con nome in cui si sceglie una cartella di destinazione e si digita il nome del file.
Primo PDF - una pseudo stampante per convertire Excel in PDF
PrimoPDF è un'altra pseudo-stampante che può aiutarvi a esportare i vostri documenti Excel in formato PDF. Le caratteristiche e le opzioni fornite da questo software sono molto simili a quelle di Foxit Reader e si configurano esattamente nello stesso modo: selezionate PrimoPDF sotto Stampante e giocare con le impostazioni.
Se nessuno degli strumenti presentati è ideale per il vostro compito, potete provare alcuni metodi alternativi, ad esempio caricando i vostri file Excel su Google Sheets e poi esportandoli in PDF, oppure convertendo Excel in PDF tramite Open Office.
In alcune situazioni può essere utile convertire un foglio di lavoro di Excel in un'immagine JPG, PNG o GIF.
Nel prossimo articolo affronteremo il compito opposto ed esploreremo le specificità dell'importazione di file PDF in Excel. Vi ringrazio per la lettura e spero di rivedervi la prossima settimana!
