Ce court tutoriel décrit les 4 façons possibles de convertir des fichiers Excel en PDF - en utilisant la fonction Enregistrer sous d'Excel, le logiciel Adobe, les convertisseurs Excel en PDF en ligne et les outils de bureau.

La conversion d'une feuille de calcul Excel en PDF est souvent nécessaire si vous souhaitez permettre à d'autres utilisateurs de visualiser vos données, mais pas de les modifier. Vous pouvez également souhaiter convertir votre feuille de calcul Excel en un format PDF plus soigné pour un kit média, une présentation et des rapports, ou réaliser un fichier qui peut être ouvert et lu par tous les utilisateurs, même s'ils n'ont pas Microsoft Excel installé, par exemple sur une tablette ou un téléphone.

De nos jours, le format PDF est sans doute l'un des formats de fichier les plus populaires. Selon Google, il y a plus de 153 millions de fichiers PDF sur le web, et seulement 2,5 millions de fichiers Excel (.xls et .xlsx).

Dans la suite de cet article, je vous expliquerai plusieurs méthodes possibles d'exportation d'Excel en PDF, avec des étapes détaillées et des captures d'écran :

Enregistrer des documents Excel au format PDF

Bien que les formats .pdf et .xls existent depuis longtemps et qu'ils aient toujours été populaires auprès des utilisateurs, la possibilité d'exporter des fichiers Excel directement au format PDF est apparue dans Excel 2007. Ainsi, si vous disposez d'une version d'Excel 2007 à 365, vous pouvez effectuer une conversion PDF de manière simple et rapide.

Microsoft Excel permet d'exporter des plages ou des tableaux sélectionnés, ainsi que d'enregistrer une ou plusieurs feuilles de calcul ou l'ensemble du classeur sous forme de fichier PDF.

1. Ouvrez votre classeur Excel et sélectionnez les plages ou les feuilles que vous souhaitez convertir en fichier PDF.
   • Si vous souhaitez exporter un tableau pour placer le curseur dans n'importe quelle cellule d'un tableau.
   • Pour exporter un certaine feuille de calcul il suffit de la rendre active en cliquant sur l'onglet de cette feuille.
   • Pour convertir plusieurs fiches de travail Pour sélectionner des feuilles adjacentes, cliquez sur l'onglet de la première feuille, maintenez la touche Maj enfoncée et cliquez sur l'onglet de la dernière feuille de calcul que vous souhaitez sélectionner. Pour sélectionner des feuilles non adjacentes, maintenez la touche Ctrl enfoncée tout en cliquant sur les onglets de chaque feuille que vous souhaitez enregistrer au format PDF.
   • Si vous voulez sauvegarder le cahier complet en un seul fichier PDF, passez cette étape : )
2. Cliquez sur Fichier> ; Enregistrer sous .
3. Dans le Enregistrer sous sélectionnez PDF (.*pdf) de la " Enregistrer comme type" liste déroulante.

   

   Si vous souhaitez visualiser le fichier PDF résultant après l'avoir enregistré, assurez-vous que l'option Ouvrir le fichier après la publication est sélectionnée.

   Sélectionnez l'une des options suivantes sous Optimiser pour :

   • Si le document PDF résultant nécessite une qualité d'impression élevée, cliquez sur Standard (publication en ligne et impression).
   • Si la taille du fichier PDF est plus importante que la qualité d'impression, alors sélectionnez Taille minimale (publication en ligne).
4. Cliquez sur le bouton Options... dans la partie inférieure gauche de la fenêtre (voir la capture d'écran ci-dessus).
5. Le site Options La boîte de dialogue s'ouvre et vous sélectionnez l'une des options en fonction de vos besoins :
   • Sélection - ceci exportera la ou les plages actuellement sélectionnées.
   • Feuille(s) active(s) - cette option permet d'enregistrer la feuille de calcul actuelle ou toutes les feuilles sélectionnées dans un seul fichier PDF.
   • Table - ceci exportera la table active, c'est-à-dire une table où se trouve le pointeur de votre souris à ce moment-là.
   • Manuel complet - évident : )

   

6. Cliquez sur le bouton OK pour fermer la boîte de dialogue et vous avez terminé.

Comme vous le voyez, l'exportation de fichiers Excel vers le format PDF à l'aide des moyens intégrés d'Excel est facile. Bien sûr, Microsoft Excel ne fournit que quelques paramètres de base, mais avec un peu d'expérience, on peut apprendre à préparer les fichiers sources de telle sorte qu'aucun autre ajustement ne soit nécessaire. Quoi qu'il en soit, si vous n'êtes pas satisfait des capacités de l'outil Excel Enregistrer sous examinons les offres d'Adobe.

Exporter des fichiers Excel au format PDF à l'aide des outils Adobe

Malheureusement, Adobe n'est pas aussi généreux que Microsoft en ce qui concerne les conversions d'Excel en PDF et ne fournit pas de moyen gratuit pour cela. Cependant, cette fonction est intégrée dans des outils ou des abonnements payants, qui - il faut leur rendre la pareille - font très bien le travail.

Adobe Reader

Adobe Reader X et les versions antérieures comprenaient l'option d'installer l'imprimante Adobe PDF, qui pouvait être utilisée pour exporter des fichiers Excel au format PDF. Cependant, cette fonctionnalité n'est pas disponible dans la dernière version d'Adobe Reader XI.

Au lieu de cela, ils ont introduit le Créer un PDF qui vous permet de créer des PDF à partir de fichiers .xls ou .xlsx en un seul clic, à condition que vous ayez souscrit un abonnement payant.

Adobe Acrobat XI Pro

Si vous êtes l'un des rares utilisateurs chanceux de cette puissante suite, la création d'un fichier PDF à partir d'une feuille de calcul Excel est aussi simple que de cliquer sur le lien suivant PDF à partir d'un fichier... en vertu de la Créer barre d'outils.

Par ailleurs, Adobe Acrobat Pro vous permet de créer un fichier PDF directement à partir d'Excel de l'une des manières suivantes :

• Cliquez sur le bouton Créer un PDF sur le bouton Acrobat dans le ruban Excel.
• Passez à la Fichier et cliquez sur Enregistrez en format Adobe PDF.
• Cliquez sur Fichier> ; Imprimer, sélectionnez Adobe PDF et configurez les paramètres.

Si vous souhaitez obtenir une version d'essai de 30 jours d'Adobe Acrobat XI, vous pouvez la télécharger ici. Si vous n'êtes pas prêt à payer 20 dollars par mois pour l'abonnement à Acrobat XI Pro, voyons ce que les convertisseurs Excel en PDF gratuits ont à offrir.

Convertisseurs en ligne gratuits d'Excel en PDF

Heureusement pour nous, il existe un grand nombre de convertisseurs Excel en PDF gratuits en ligne qui offrent diverses options pour convertir des documents Excel en fichiers PDF. Vous trouverez ci-dessous les évaluations des 4 convertisseurs en ligne les plus populaires.

Pour tester les capacités des convertisseurs PDF en ligne sur différents types de données, j'ai créé les deux classeurs suivants :

Cahier d'essai 1 : quelques tableaux dans différents formats

Cahier d'essai 2 : modèle de planificateur de cadeaux de Noël de Microsoft

Maintenant que les préparatifs sont terminés, voyons comment les convertisseurs Excel en PDF en ligne vont relever le défi.

Convertisseur PDF

Un autre convertisseur en ligne d'Excel en PDF est disponible sur www.freepdfconvert.com. Outre les feuilles Excel, cet outil peut également convertir des documents Word, des présentations PowerPoint ainsi que des pages Web et des images en PDF.

Comme vous pouvez le voir sur l'image ci-dessus, l'interface est également très claire et ne nécessite pratiquement aucune explication. Il suffit de naviguer entre les onglets pour choisir le type de conversion approprié, puis de rechercher le fichier d'origine, de sélectionner le format souhaité et de cliquer sur Convertir .

Lorsque la conversion est terminée, vous pouvez soit télécharger le fichier PDF obtenu sur votre ordinateur, soit l'enregistrer dans Google docs :

Ce convertisseur Excel vers PDF dispose d'une version gratuite et d'abonnements payants. Voici les principales limitations de la version gratuite :

• Vous devez attendre 30 minutes pour convertir un autre fichier.
• Nombre limité de conversions - 10 par mois.

Si vous êtes curieux d'en savoir plus sur cet outil, vous pouvez trouver la liste complète des fonctionnalités ainsi qu'une liste des abonnements et des prix disponibles ici.

Résultats :

Contrairement au convertisseur PDF précédent, celui-ci a produit des résultats très corrects sur le 1er cahier, sans aucune distorsion ou erreur de format.

Quant au deuxième classeur, il a été converti avec précision et sans erreur... en un document Word (.docx). Ma première pensée a été que j'avais choisi par erreur un mauvais format pour la conversion, j'ai donc répété le processus et obtenu le même résultat, comme vous pouvez le voir dans la capture d'écran ci-dessous :

Après réflexion, j'en suis arrivé à la conclusion suivante : le convertisseur n'a pas pu exporter correctement le format personnalisé de ma feuille Excel au format PDF, il l'a donc converti au format le plus proche. En fait, il n'a fallu que quelques secondes pour enregistrer le document Word au format PDF à l'aide de la fonction de conversion de Word. Enregistrer sous et obtenez un fichier PDF joliment formaté comme résultat.

Soda PDF Online Converter

Ce convertisseur PDF en ligne vous permet de créer des documents PDF à partir de nombreux formats, notamment Microsoft Excel, Word et PowerPoint, ainsi que des images JPEG, PNG et des pages HTML.

Les services en ligne de Soda PDF proposent des abonnements gratuits et payants. Pour un abonnement gratuit, vous pouvez créer un nombre illimité de PDF et limiter les conversions de PDF, à raison d'un fichier toutes les 30 minutes. Si vous voulez plus, vous devrez passer à l'abonnement Premium (environ 10 $ par 3 mois). Dans ce cas, vous aurez également la possibilité de fusionner et de diviser les fichiers PDF.

Résultats :

Ce convertisseur Excel en PDF en ligne était presque impeccable. Le 1er classeur a été converti en PDF sans faute, le 2ème classeur a également été converti sans aucune erreur, mais la première lettre d'un mot a été tronquée :

Comme vous pouvez le constater, aucun des convertisseurs en ligne gratuits d'Excel en PDF n'est parfait, bien que Soda PDF en soit très proche. Certains pourraient penser que le problème vient de mes documents Excel originaux. Je suis d'accord, le deuxième classeur a un format personnalisé assez sophistiqué. C'est parce que mon but était d'effectuer une sorte de "test de résistance" pour révéler le potentiel réel des convertisseurs en ligne de PDF en Excel, puisque vos documents réels ne sont pas disponibles.Les cahiers d'exercices peuvent être beaucoup plus complexes et sophistiqués en termes de contenu et de format.

À titre expérimental, j'ai converti les deux classeurs de test en PDF à l'aide de la boîte de dialogue Enregistrer sous d'Excel, qui s'est parfaitement acquittée de cette tâche - les fichiers PDF résultants étaient des répliques exactes des documents Excel originaux.

Convertisseurs de bureau Excel vers PDF

Outre les convertisseurs Excel en PDF en ligne, il existe une variété d'outils de bureau pour convertir des fichiers Excel en documents PDF qui offrent différentes options en fonction de ce que vous attendez du document final : des utilitaires gratuits en un clic aux progiciels professionnels de niveau entreprise. Comme nous sommes principalement intéressés par les convertisseurs Excel en PDF gratuits, examinons de plus près quelques-uns de ces outils.

Foxit Reader - convertisseur de bureau gratuit d'Excel en PDF

Foxit Reader est une petite visionneuse de PDF qui vous permet d'afficher, de signer et d'imprimer des fichiers PDF, ainsi que de créer des documents PDF à partir de classeurs Excel. Il vous permet de convertir des feuilles de calcul Excel en PDF, soit à partir de Foxit Reader, soit directement à partir d'Excel.

Conversion d'Excel en PDF à partir de Foxit Reader

Il s'agit du moyen le plus rapide de convertir un classeur Excel en PDF qui ne nécessite que 3 étapes rapides.

1. Ouvrez votre fichier Excel.

   Sur le Fichier cliquez sur Créer > ; Du dossier alors Du dossier et recherchez le document Excel que vous souhaitez convertir.

   

2. Examiner le fichier PDF .

   Une fois que vous avez sélectionné un fichier Excel, Foxit Reader l'ouvre immédiatement au format PDF. Une fonctionnalité très intéressante est que vous pouvez avoir plusieurs fichiers PDF ouverts en même temps, chacun résidant sur son propre onglet, comme vous le voyez dans la capture d'écran ci-dessous :

   

   Veuillez noter que la liste de cadeaux de vacances d'Excel, qui était un casse-tête pour la plupart des convertisseurs Excel en PDF en ligne, ne présente aucune difficulté pour cet outil de bureau !

3. Sauvegarder le fichier PDF .

   Si tout est OK, cliquez Enregistrer sous sur le Fichier ou appuyez sur Ctrl + S pour enregistrer le fichier. Oui, c'est aussi simple que cela !

Remarque : Foxit Reader enregistre toutes les feuilles du classeur sélectionné au format PDF. Par conséquent, si vous souhaitez convertir uniquement une certaine feuille de calcul, enregistrez-la d'abord en tant que classeur individuel.

Conversion d'un fichier Excel en PDF à partir d'Excel

Cette approche est recommandée si vous souhaitez disposer de plus d'options pour aperçu et personnaliser le document PDF résultant.

Après l'installation, Foxit Reader ajoute " Foxit Reader PDF Printer "Il s'agit en fait d'une pseudo-imprimante qui peut être utilisée pour configurer l'apparence finale de votre document PDF.

1. Ouvrez un fichier Excel à convertir en PDF.

   Ouvrez un classeur Excel, passez à l'onglet Fichier cliquez sur Imprimer et sélectionnez Foxit Reader PDF Printer dans la liste des imprimantes.

   

2. Configurez les paramètres.

   En vertu de la Paramètres vous avez les choix suivants :

   • Convertissez une feuille active, un classeur entier ou une sélection en PDF.
   • Choisissez l'orientation du document - portrait ou paysage.
   • Définissez le format du papier et les marges.
   • Faire tenir la feuille, toutes les colonnes ou toutes les lignes sur une seule page.

   Les modifications que vous apportez sont immédiatement répercutées dans le document. Prévisualisation à droite.

   Si vous voulez plus d'options, cliquez sur le bouton Mise en page lien sous Paramètres .

   

3. Configurer des paramètres supplémentaires (facultatif).

   Utilisation de la Mise en page vous pouvez ajouter un en-tête et/ou un pied de page personnalisé, modifier l'ordre des pages, afficher ou masquer les lignes de la grille, etc.

   

   Voir également: Tutoriel sur les graphiques dans Google sheets : comment créer des graphiques dans Google sheets
4. Enregistrez le fichier PDF.

Lorsque toutes les modifications sont terminées, cliquez sur le bouton Imprimer pour enregistrer le fichier, ce qui ouvrira la fenêtre Excel standard. Enregistrer sous La fenêtre de dialogue où vous choisissez un dossier de destination et tapez le nom du fichier.

Primo PDF - une pseudo-imprimante pour convertir Excel en PDF

PrimoPDF est une autre pseudo-imprimante qui peut vous aider à exporter vos documents Excel au format PDF. Les fonctionnalités et les options de ce logiciel sont très similaires à celles de Foxit Reader, et vous le configurez exactement de la même manière - sélectionnez PrimoPDF sous Imprimante et jouer avec les paramètres.

Si aucun des outils présentés ne convient parfaitement à votre tâche, vous pouvez essayer d'autres méthodes, par exemple télécharger vos fichiers Excel vers Google Sheets et les exporter au format PDF, ou convertir Excel au format PDF via Open Office.

Dans certaines situations, vous pouvez trouver utile de convertir une feuille de calcul Excel en une image JPG, PNG ou GIF.

Dans le prochain article, nous traiterons la tâche inverse et explorerons les spécificités de l'importation de fichiers PDF vers Excel. Je vous remercie de votre lecture et espère vous retrouver la semaine prochaine !