Tässä lyhyessä oppaassa kuvataan neljä mahdollista tapaa muuntaa Excel-tiedostot PDF-tiedostoiksi - Excelin Tallenna nimellä -toiminnon, Adobe-ohjelmiston, Excelin online-muuntimien ja työpöytätyökalujen avulla.

Excel-taulukon muuntaminen PDF-muotoon on usein tarpeen, jos haluat antaa muiden käyttäjien tarkastella tietojasi, mutta et muokata niitä. Haluat ehkä myös muuntaa Excel-taulukkosi siistimpään PDF-muotoon mediakokonaisuutta, esitystä ja raportteja varten tai tehdä tiedoston, jonka kaikki käyttäjät voivat avata ja lukea, vaikka heillä ei olisikaan Microsoft Exceliä asennettuna esimerkiksi tabletilla tai puhelimella.

Nykyään PDF on kiistatta yksi suosituimmista tiedostomuodoista. Googlen mukaan verkossa on yli 153 miljoonaa PDF-tiedostoa ja vain 2,5 miljoonaa Excel-tiedostoa (.xls ja .xlsx).

Jatkossa tässä artikkelissa selitän useita mahdollisia tapoja Excelin viemiseksi PDF-tiedostoksi yksityiskohtaisten vaiheiden ja kuvakaappausten avulla:

Tallenna Excel-asiakirjat PDF-tiedostoiksi

Vaikka .pdf- ja .xls-formaatit ovat olleet käytössä jo jonkin aikaa, ja molemmat ovat aina olleet suosittuja käyttäjien keskuudessa, mahdollisuus viedä Excel-tiedostot suoraan PDF-tiedostoiksi ilmestyi Excel 2007:ssä. Jos sinulla on mikä tahansa Excel 2007-365-versio, voit siis muuntaa PDF-tiedostot nopeasti ja helposti.

Microsoft Excel mahdollistaa valittujen alueiden tai taulukoiden viennin sekä yhden tai useamman työarkin tai koko työkirjan tallentamisen PDF-tiedostona.

1. Avaa Excel-työkirja ja valitse alueet tai arkit, jotka haluat muuntaa PDF-tiedostoksi.
   • Jos haluat viedä taulukko , aseta kursori mihin tahansa taulukon soluun.
   • Voit viedä tietty laskentataulukko , tee siitä yksinkertaisesti aktiivinen napsauttamalla tämän arkin välilehteä.
   • Muunna useita työlehtiä Jos haluat valita vierekkäiset arkit, napsauta ensimmäisen arkin välilehteä, pidä Shift-painiketta alhaalla ja napsauta viimeisen valitun työarkin välilehteä. Jos haluat valita muut kuin vierekkäiset arkit, pidä Ctrl-painiketta alhaalla ja napsauta samalla kunkin arkin välilehteä, jonka haluat tallentaa PDF-muodossa.
   • Jos haluat tallentaa koko työkirja yhtenä PDF-tiedostona, ohita tämä vaihe : )
2. Klikkaa Tiedosto> Tallenna nimellä .
3. Vuonna Tallenna nimellä valintaikkunassa, valitse PDF (.*pdf) " Tallenna tyypiksi" pudotusvalikosta.

   

   Jos haluat tarkastella tuloksena syntyvää PDF-tiedostoa tallennuksen jälkeen, varmista, että tiedosto Avaa tiedosto julkaisun jälkeen valintaruutu on valittuna.

   Valitse jokin seuraavista vaihtoehdoista kohdasta Optimoi :

   Katso myös: Excel-päivämäärämuodon muuttaminen ja mukautetun muotoilun luominen
   • Jos tuloksena syntyvä PDF-dokumentti vaatii korkeaa tulostuslaatua, valitse Standardi (julkaiseminen verkossa ja painaminen).
   • Jos PDF-tiedoston koko on tulostuslaatua tärkeämpi, valitse sitten Vähimmäiskoko (julkaiseminen verkossa).
4. Napsauta Vaihtoehdot... painiketta ikkunan vasemmassa alareunassa (katso yllä oleva kuvakaappaus).
5. The Vaihtoehdot valintaikkuna avautuu, ja voit valita jonkin vaihtoehdon tarpeidesi mukaan:
   • Valinta - tämä vie tällä hetkellä valitun alueen (valitut alueet).
   • Aktiivinen arkki (aktiiviset arkit) - tämä tallentaa joko nykyisen työarkin tai kaikki valitut arkit yhteen PDF-tiedostoon.
   • Taulukko - tämä vie aktiivisen taulukon, eli taulukon, jossa hiiren osoitin on tällä hetkellä.
   • Koko työkirja - itsestään selvää : )

   

6. Napsauta OK painikkeella sulkea valintaikkuna ja olet valmis.

Kuten näet, Excel-tiedostojen vieminen PDF-tiedostoiksi sisäänrakennetuilla Excel-keinoilla on helppoa. Microsoft Excel tarjoaa tietysti vain muutamia perusasetuksia, mutta pienellä kokemuksella voi oppia valmistelemaan lähdetiedostot niin, että muita säätöjä ei tarvita. Joka tapauksessa, jos et ole tyytyväinen Excelin ominaisuuksiin Tallenna nimellä ominaisuutta, tarkastellaan Adoben tarjontaa.

Excel-tiedostojen vienti PDF-tiedostoiksi Adoben työkalujen avulla

Valitettavasti Adobe ei ole yhtä avokätinen kuin Microsoft Excelistä PDF-muuntamiseen, eikä se tarjoa tähän mitään ilmaisia keinoja. Adobe on kuitenkin sisällyttänyt tämän ominaisuuden maksullisiin työkaluihin tai tilauksiin, jotka tekevät työnsä todella hyvin - ja se on annettava niille asianmukaisesti.

Adobe Reader

Adobe Reader X:ssä ja aiemmissa versioissa oli mahdollisuus asentaa Adobe PDF Printer, jonka avulla Excel-tiedostot voitiin viedä PDF-muotoon. Tämä ominaisuus ei kuitenkaan ole käytettävissä Adobe Reader XI:n uusimmassa versiossa.

Sen sijaan ne ottivat käyttöön Luo PDF välilehti, jonka avulla voit tehdä PDF-tiedoston .xls- tai .xlsx-tiedostoista yhdellä napin painalluksella, jos sinulla on maksullinen tilaus.

Adobe Acrobat XI Pro

Jos olet yksi tämän tehokkaan paketin harvoista onnekkaista käyttäjistä, PDF-tiedoston luominen Excel-taulukosta on yhtä helppoa kuin napsauttaminen. PDF-tiedostosta... alla Luo työkalupalkki.

Vaihtoehtoisesti Adobe Acrobat Pro -ohjelmalla voit luoda PDF-tiedoston suoraan Excelistä jollakin seuraavista tavoista:

• Napsauta Luo PDF painiketta Acrobat välilehti Excel-nauhassa.
• Vaihda Tiedosto välilehteä ja napsauta Tallenna Adobe PDF-muodossa.
• Klikkaa Tiedosto> Tulosta, valitse Adobe PDF ja määritä asetukset.

Jos olet kiinnostunut saamaan 30 päivän kokeiluversion Adobe Acrobat XI:stä, voit ladata sen täältä. Jos et ole valmis maksamaan 20 dollarin kuukausimaksua Acrobat XI Pro -tilauksesta, katsotaanpa, mitä ilmaisia Excel PDF-muuntimia on tarjolla.

Ilmaiset Excel PDF:ksi online-muuntimet

Onneksemme verkossa on paljon ilmaisia Excel PDF-muunninohjelmia, jotka tarjoavat erilaisia vaihtoehtoja Excel-asiakirjojen muuntamiseen PDF-tiedostoiksi. Alla on 4 suosituimman online-muuntimen arvostelut.

Testatakseni online-pDF-muuntimien kykyjä eri tietotyypeillä loin seuraavat kaksi työkirjaa:

Testityökirja 1: muutama taulukko eri muodoissa.

Testi Työkirja 2: Microsoftin Holiday Gift Planner -mallipohja

Nyt kun valmistelut on tehty, katsotaanpa, miten Excelin PDF-muunnin selviytyy haasteesta.

PDF-muunnin

Toinen online Excel PDF-muunnin on saatavilla osoitteessa www.freepdfconvert.com. Excel-taulukoiden lisäksi tämä työkalu voi muuntaa myös Word-asiakirjoja, PowerPoint-esityksiä sekä verkkosivuja ja kuvia PDF-tiedostoiksi.

Kuten yllä olevasta kuvasta näkyy, käyttöliittymä on myös hyvin selkeä ja vaatii tuskin selityksiä. Voit vain siirtyä välilehtien välillä valitaksesi oikean muuntotyypin, selata alkuperäistä tiedostoa, valita haluamasi muodon ja napsauttaa sitten painiketta Muunna .

Kun muunnos on valmis, voit joko ladata tuloksena syntyvän PDF-tiedoston tietokoneellesi tai tallentaa sen Google docsiin:

Tästä Excel PDF-muuntimesta on ilmaisia versioita ja maksullisia tilauksia. Tässä ovat ilmaisen version tärkeimmät rajoitukset:

• Sinun on odotettava 30 minuuttia, jotta voit muuntaa toisen tiedoston.
• Rajoitettu määrä käännöksiä - 10 kuukaudessa.

Jos haluat lisätietoja tästä työkalusta, löydät täydellisen ominaisuusluettelon sekä luettelon saatavilla olevista tilauksista ja hinnoista täältä.

Tulokset:

Toisin kuin edellinen PDF-muunnin, tämä on tuottanut 1. työkirjasta erittäin hyviä tuloksia ilman muotovääristymiä tai virheitä.

Mitä tulee toiseen työkirjaan, se muunnettiin tarkasti ja moitteettomasti... Word-dokumentiksi (.docx). Ensimmäinen ajatukseni oli, että valitsin virheellisesti väärän muodon muuntamista varten, joten toistin prosessin ja sain saman tuloksen, kuten näet alla olevasta kuvakaappauksesta:

Mietittyäni asiaa uudelleen päädyin seuraavaan johtopäätökseen. Muunnin ei pystynyt viemään Excel-taulukkoni mukautettua muotoa PDF:ksi kunnolla, joten se muutti sen lähimpään muotoon. Word-asiakirjan tallentaminen PDF:ksi oli itse asiassa sekunneista kiinni käyttämällä Wordin Tallenna nimellä ja saat tuloksena hienosti muotoillun PDF-tiedoston.

Soda PDF Online Converter

Tämän online-pDF-muuntimen avulla voit luoda PDF-asiakirjoja monista muodoista, kuten Microsoft Excelistä, Wordista ja PowerPointista sekä JPEG- ja PNG-kuvista ja HTML-sivuista.

Soda PDF Online Services tarjoaa ilmaisia ja maksullisia jäsenyyksiä. Ilmaiseksi saat rajoittamattoman määrän PDF-tiedostojen luomista ja rajoitetun määrän PDF-muunnoksia, yksi tiedosto 30 minuutin välein. Jos haluat enemmän, sinun on päivitettävä Premium-jäsenyyteen (noin 10 dollaria 3 kuukaudessa). Tällöin saat myös mahdollisuuden yhdistää ja jakaa PDF-tiedostoja.

Tulokset:

Tämä online Excel PDF-muunnin oli lähes moitteeton. 1. työkirja muunnettiin PDF:ksi moitteettomasti, 2. työkirja muunnettiin myös virheettömästi, mutta yhden sanan ensimmäinen kirjain oli katkaistu:

Kuten näet, mikään ilmainen Excel PDF:ksi online-muunnin ei ole täydellinen, vaikka Soda PDF on hyvin lähellä sitä. Joku saattaa ajatella, että ongelma on alkuperäisissä Excel-dokumenteissani. Olen samaa mieltä, toisessa työkirjassa on varsin hienostunut mukautettu muoto. Tämä johtuu siitä, että tarkoitukseni oli suorittaa jonkinlainen "stressitesti" paljastaakseni PDF:stä Exceliin online-muunninten todelliset mahdollisuudet, koska todellinentyökirjat voivat olla sisällöltään ja muodoltaan paljon monimutkaisempia ja kehittyneempiä.

Kokeilun vuoksi muutin molemmat testityökirjat PDF-tiedostoiksi Excelin Tallenna nimellä -valintaikkunan avulla, ja se suoriutui tehtävästä täysin hyvin - tuloksena syntyneet PDF-tiedostot olivat alkuperäisten Excel-asiakirjojen täsmällisiä kopioita.

Excel PDF:ksi työpöydän muuntimet

Online Excel PDF-muuntimien lisäksi Excel-tiedostojen muuntamiseen PDF-dokumenteiksi on olemassa erilaisia työpöytätyökaluja, jotka tarjoavat erilaisia vaihtoehtoja riippuen siitä, mitä odotat lopulliselta asiakirjalta: ilmaisista yhden napsautuksen apuohjelmista yritystason ammattilaispaketteihin. Koska olemme pääasiassa kiinnostuneita ilmaisista Excel PDF-muuntimista, tarkastellaan tarkemmin paria tällaista työkalua.

Foxit Reader - ilmainen työpöydän Excel PDF-muunnin

Foxit Reader on pieni PDF-katseluohjelma, jonka avulla voit katsella, allekirjoittaa ja tulostaa PDF-tiedostoja sekä luoda PDF-dokumentteja Excel-työkirjoista. Sen avulla voit muuntaa Excel-taulukkolaskentaohjelmat PDF-tiedostoiksi joko Foxit Readerista tai suoraan Excelistä.

Excelin muuntaminen PDF-tiedostoiksi Foxit Reader -ohjelmasta

Tämä on nopein tapa muuntaa Excel-työkirja PDF-tiedostoksi, joka vaatii vain 3 nopeaa vaihetta.

1. Avaa Excel-tiedosto.

   On Tiedosto välilehdellä, napsauta Luo > Tiedostosta , niin Tiedostosta uudelleen ja etsi Excel-asiakirja, jonka haluat muuntaa.

   

2. Tarkastele PDF-tiedostoa .

   Kun olet valinnut Excel-tiedoston, Foxit Reader avaa sen heti PDF-muodossa. Todella mukava ominaisuus on, että voit avata useita PDF-tiedostoja kerrallaan, joista jokainen on omalla välilehdellään, kuten alla olevassa kuvassa näkyy:

   

   Kiinnitä huomiota siihen, että Excel-lomalahjaluettelo, joka oli kova pähkinä murtaa useimmille online Excel PDF-muuntimille, ei ole lainkaan vaikeaa tälle työpöytätyökalulle!

3. Tallenna PDF-tiedosto .

   Jos kaikki on kunnossa, napsauta Tallenna nimellä on Tiedosto välilehdellä tai paina Ctrl + S tallentaaksesi tiedoston. Jep, näin helppoa se on!

Huomautus: Foxit Reader tallentaa valitun työkirjan kaikki arkit PDF-tiedostoksi. Jos siis haluat muuntaa vain tietyn työarkin, tallenna se ensin yksittäisenä työkirjana.

Excel-tiedoston muuntaminen PDF-tiedostoksi Excelistä

Tämä lähestymistapa on suositeltava, jos haluat enemmän vaihtoehtoja esikatselu ja muokata tuloksena oleva PDF-dokumentti.

Asennuksen jälkeen Foxit Reader lisää " Foxit Reader PDF-tulostin " tulostinluetteloon, joka on itse asiassa pseudotulostin, jota voidaan käyttää PDF-dokumentin lopullisen ulkoasun määrittämiseen.

1. Avaa Excel-tiedosto, joka muunnetaan PDF-tiedostoksi.

   Avaa Excel-työkirja, siirry Tiedosto välilehdellä, napsauta Tulosta ja valitse Foxit Reader PDF-tulostin tulostimien luettelossa.

   

2. Määritä asetukset.

   Under the Asetukset osiossa sinulla on seuraavat vaihtoehdot:

   • Muunna aktiivinen arkki, koko työkirja tai valinta PDF-tiedostoksi.
   • Valitse asiakirjan suunta - pysty- tai vaakasuunta.
   • Määritä paperin muoto ja marginaalit.
   • Sovita arkki, kaikki sarakkeet tai kaikki rivit yhdelle sivulle.

   Kun teet muutoksia, ne näkyvät välittömästi asiakirjassa. Esikatselu oikealla.

   Jos haluat lisää vaihtoehtoja, napsauta Sivun asetukset linkki alla Asetukset .

   

3. Määritä lisäasetukset (valinnainen).

   Käyttämällä Sivun asetukset dialogi-ikkunassa voit lisätä mukautetun otsikon ja/tai alatunnisteen, muuttaa sivujen järjestystä, näyttää tai piilottaa rasteriviivat ja paljon muuta.

   

4. Tallenna PDF-tiedosto.

Kun kaikki muokkaukset on tehty, napsauta painiketta Tulosta painiketta tallentaaksesi tiedoston. Tämä avaa tavanomaisen Excelin Tallenna nimellä valintaikkuna, jossa voit valita kohdekansion ja kirjoittaa tiedoston nimen.

Primo PDF - pseudotulostin Excelin muuntamiseen PDF:ksi.

PrimoPDF on vielä yksi pseudotulostin, jonka avulla voit viedä Excel-dokumentit PDF-muotoon. Tämän ohjelmiston ominaisuudet ja vaihtoehdot ovat hyvin samanlaiset kuin Foxit Readerissa, ja sen asetukset tehdään täsmälleen samalla tavalla - valitse PrimoPDF osoitteessa Tulostin ja leikitellä asetuksilla.

Toivottavasti tämä pikainen katsaus työpöytä- ja verkkomuuntimiin on auttanut sinua valitsemaan voittajasi. Jos mikään esitellyistä työkaluista ei ole ihanteellinen tehtäväsi, voit kokeilla vaihtoehtoisia menetelmiä, esimerkiksi Excel-tiedostojen lataamista Google Sheets -palveluun ja niiden viemistä PDF-muotoon tai Excelin muuntamista PDF-muotoon Open Officen kautta.

Joissakin tilanteissa voi olla hyödyllistä muuntaa Excel-taulukko JPG-, PNG- tai GIF-kuvaksi.

Seuraavassa artikkelissa käsittelemme päinvastaista tehtävää ja tutkimme PDF-tiedostojen tuomisen erityispiirteitä Exceliin. Kiitän lukemisesta ja toivon, että tapaamme taas ensi viikolla!