Зміст
У цьому короткому посібнику описано 4 можливих способи перетворення файлів Excel у PDF - за допомогою функції Зберегти як, програмного забезпечення Adobe, онлайн-конвертерів Excel у PDF та настільних інструментів.
Перетворення робочого аркуша Excel у PDF часто необхідне, якщо ви хочете дозволити іншим користувачам переглядати ваші дані, але не редагувати їх. Ви також можете захотіти перетворити таблицю Excel у більш акуратний формат PDF для медіа-кіта, презентації та звітів або створити файл, який зможуть відкрити і прочитати всі користувачі, навіть якщо у них не встановлений Microsoft Excel, наприклад, на планшеті або телефоні.
На сьогоднішній день PDF є, мабуть, одним з найпопулярніших форматів файлів. За даними Google, в Інтернеті існує понад 153 млн. файлів PDF, і лише 2,5 млн. файлів Excel (.xls та .xlsx).
Далі в цій статті я поясню кілька можливих способів експорту Excel в PDF з докладними кроками і скріншотами:
Збереження документів Excel у форматі PDF
Хоча формати .pdf і .xls існують вже досить давно і завжди були популярні серед користувачів, можливість експортувати файли Excel безпосередньо в PDF з'явилася в Excel 2007. Таким чином, якщо у вас є будь-яка версія Excel від 2007 до 365, ви можете швидко і просто виконати конвертацію в PDF.
Microsoft Excel дозволяє експортувати вибрані діапазони або таблиці, а також зберігати один або декілька робочих аркушів або всю книгу у форматі PDF.
- Відкрийте книгу Excel і виберіть діапазони або аркуші, які потрібно перетворити в PDF-файл.
- Якщо ви бажаєте експортувати таблиця встановіть курсор у будь-яку комірку таблиці.
- Щоб експортувати певний аркуш просто зробіть його активним, натиснувши на вкладку цього аркуша.
- Для конвертації кілька робочих аркушів Щоб виділити суміжні аркуші, клацніть вкладку першого аркуша, утримуючи клавішу Shift, і клацніть вкладку останнього аркуша, який потрібно виділити. Щоб виділити несуміжні аркуші, утримуючи клавішу Ctrl, клацайте на вкладках кожного аркуша, який потрібно зберегти у форматі PDF.
- Якщо ви хочете зберегти весь робочий зошит у вигляді одного PDF-файлу, пропустіть цей крок : )
- Натисніть Файл> Зберегти як .
- В рамках проекту Зберегти як діалогового вікна, виберіть PDF (.*pdf) від " Зберегти як тип" випадаючий список.
Якщо ви хочете переглянути отриманий PDF-файл після збереження, переконайтеся, що в полі Відкрити файл після публікації встановлений прапорець.
Виберіть одну з наступних опцій у розділі Оптимізувати для :
- Якщо отриманий PDF-документ вимагає високої якості друку, натисніть Стандартний (публікація в Інтернеті та друк).
- Якщо розмір PDF-файлу важливіший за якість друку, виберіть Мінімальний розмір (публікація онлайн).
- Натисніть на кнопку Варіанти... у лівій нижній частині вікна (див. скріншот вище).
- На сьогоднішній день, на жаль, це не так. Опції відкриється діалогове вікно, в якому Ви обираєте один з варіантів відповідно до Ваших потреб:
- Виділення - експорт поточного виділеного діапазону (діапазонів).
- Активний(і) аркуш(и) - збереже або поточний аркуш, або всі вибрані аркуші в одному PDF-файлі.
- Таблиця - буде експортована активна таблиця, тобто таблиця, на якій знаходиться вказівник миші в даний момент.
- Весь робочий зошит - самодостатній :)
- Натисніть на кнопку ГАРАЗД. щоб закрити діалогове вікно, і все готово.
Як бачите, експортувати файли Excel в PDF за допомогою вбудованих засобів Excel нескладно. Звичайно, Microsoft Excel надає лише кілька базових налаштувань, але, маючи невеликий досвід, можна навчитися готувати вихідні файли таким чином, що ніяких додаткових коригувань не знадобиться. У будь-якому випадку, якщо вас не влаштовують можливості Excel'а, то ви можете скористатися можливостями Зберегти як розглянемо пропозиції компанії Adobe.
Експортуйте файли Excel в PDF за допомогою інструментів Adobe
На жаль, Adobe не настільки щедрий, як Microsoft, коли справа доходить до перетворення Excel в PDF, і не надає жодних безкоштовних засобів для цього. Однак у них є ця функція, включена в платні інструменти або підписки, які - слід віддати їм належне - справляються з цією роботою дуже добре.
Adobe Reader
Adobe Reader X та попередні версії передбачали можливість встановлення Adobe PDF Printer, який можна було використовувати для експорту файлів Excel у формат PDF. Однак ця функція відсутня в останній версії Adobe Reader XI.
Натомість вони запровадили Створити PDF вкладка, яка дозволяє зробити PDF з файлів .xls або .xlsx в одне натискання кнопки, за умови наявності платної підписки.
Adobe Acrobat XI Pro
Якщо ви один з небагатьох щасливих користувачів цього потужного пакету, створити PDF-файл з аркуша Excel так само просто, як клацнути мишею PDF з Файл... в рамках Створити на панелі інструментів.
Крім того, Adobe Acrobat Pro дозволяє створювати PDF-файли безпосередньо з Excel одним із наведених нижче способів:
- Натисніть на кнопку Створити PDF на кнопці Акробат на стрічці Excel.
- Перейдіть на сторінку Файл вкладку та натисніть Зберегти у форматі Adobe PDF.
- Натисніть Файл> Друк, оберіть Adobe PDF та налаштуйте параметри.
Якщо ви зацікавлені в отриманні 30-денної пробної версії Adobe Acrobat XI, ви можете завантажити її тут. Якщо ви не готові платити щомісячну плату в розмірі 20 доларів за підписку на Acrobat XI Pro, давайте подивимося, що можуть запропонувати безкоштовні конвертери Excel в PDF.
Безкоштовний онлайн-конвертер Excel до PDF
На наше щастя, в Інтернеті існує безліч безкоштовних конвертерів Excel в PDF, які надають різні можливості для перетворення документів Excel у файли PDF. Нижче ви знайдете огляди 4 найпопулярніших онлайн-конвертерів.
Щоб перевірити можливості онлайн конвертерів PDF на різних типах даних, я створив дві робочі книги:
Тестовий зошит 1: кілька таблиць у різних форматах
Тестовий зошит 2: Шаблон Microsoft "Планувальник святкових подарунків
Тепер, коли підготовка завершена, давайте подивимося, як онлайн конвертери Excel в PDF впораються з цим завданням.
Конвертер PDF
Інший онлайн-конвертер Excel в PDF доступний за адресою www.freepdfconvert.com. Крім таблиць Excel, цей інструмент також може конвертувати документи Word, презентації PowerPoint, а також веб-сторінки та зображення в PDF.
Як ви бачите на зображенні вище, інтерфейс також дуже зрозумілий і навряд чи потребує будь-яких пояснень. Ви просто переходите між вкладками, щоб вибрати відповідний тип перетворення, потім шукаєте вихідний файл, вибираєте потрібний формат і натискаєте Перетворити .
Після завершення конвертації ви можете завантажити отриманий PDF-файл на свій комп'ютер або зберегти його в Google docs:
Даний конвертер Excel в PDF має безкоштовну версію і платну підписку. Ось основні обмеження безкоштовної версії:
- Для конвертації іншого файлу необхідно зачекати 30 хвилин.
- Обмежена кількість конвертацій - 10 на місяць.
Якщо вам цікаво дізнатися більше про цей інструмент, ви можете знайти повний перелік функцій, а також перелік доступних підписок та ціни тут.
Результати:
На відміну від попереднього PDF конвертера, цей показав дуже пристойні результати на 1-й книзі, без жодних спотворень формату чи помилок.
Що стосується 2-го робочого зошита, то він був точно і бездоганно конвертований... в документ Word (.docx). Першою моєю думкою було, що я помилково вибрав не той формат для конвертації, тому я повторив процес і отримав той самий результат, як Ви можете бачити на скріншоті нижче:
Подумавши ще раз, я прийшов до наступного висновку. Конвертер не зміг експортувати користувацький формат мого листа Excel в PDF належним чином, тому він перетворив його в найближчий формат. Зберегти документ Word у форматі PDF за допомогою програми Word було насправді справою кількох секунд. Зберегти як і отримаєте в результаті гарно відформатований PDF-файл.
Soda PDF Online Converter
Цей онлайн конвертер PDF дозволяє створювати PDF-документи з багатьох форматів, включаючи Microsoft Excel, Word і PowerPoint, а також зображення JPEG, PNG і HTML-сторінки.
Онлайн-сервіси Soda PDF надають безкоштовне та платне членство. Безкоштовно ви можете отримати необмежене створення PDF-файлів та обмежене перетворення PDF-файлів, по одному файлу кожні 30 хвилин. Якщо ви хочете більше, вам доведеться перейти на Преміум (близько 10 доларів за 3 місяці). У цьому випадку ви також отримаєте можливість об'єднувати та розділяти PDF-файли.
Результати:
Цей онлайн конвертер Excel в PDF виявився майже бездоганним. 1-а книга була перетворена в PDF бездоганно, 2-а книга також була перетворена без помилок, але перша буква в одному слові була обрізана:
Як бачите, жоден з безкоштовних онлайн-конвертерів Excel в PDF не є ідеальним, хоча Soda PDF дуже близький. Хтось може подумати, що проблема полягає в моїх оригінальних документах Excel. Я згоден, друга книга має досить складний користувальницький формат. Це тому, що моєю метою було провести своєрідне "стрес-тестування", щоб виявити реальний потенціал онлайн-конвертерів PDF в Excel, оскільки ваш фактичнийробочі зошити можуть бути набагато складнішими і досконалішими за змістом і форматом.
Заради експерименту я конвертував обидві тестові книги в PDF за допомогою діалогового вікна Excel "Зберегти як", і він впорався із завданням на відмінно - отримані PDF-файли були точними копіями вихідних Excel-документів.
Конвертери Excel до PDF для настільних комп'ютерів
Крім онлайн конвертерів Excel в PDF, існує безліч десктопних програм для перетворення файлів Excel в PDF, які надають різні можливості в залежності від того, що ви очікуєте отримати в результаті: від безкоштовних утиліт в один клік до професійних пакетів корпоративного рівня. Оскільки нас в основному цікавлять безкоштовні конвертери Excel в PDF, давайте розглянемо кілька таких утиліт докладніше.
Foxit Reader - безкоштовний настільний конвертер Excel в PDF
Foxit Reader - це невелика програма для перегляду PDF-файлів, яка дозволяє переглядати, підписувати і друкувати PDF-файли, а також створювати PDF-документи з книг Excel. Вона дозволяє конвертувати електронні таблиці Excel в PDF як з Foxit Reader, так і безпосередньо з Excel.
Конвертування Excel у PDF з Foxit Reader
Це найшвидший спосіб перетворити книгу Excel у PDF, який вимагає лише 3 швидких кроків.
- Відкрийте файл Excel.
Про це йдеться на Файл вкладка, натисніть Створити > З файлу тоді З файлу ще раз і знайдіть документ Excel, який потрібно конвертувати.
- Переглянути PDF-файл .
Після того, як ви вибрали файл Excel, Foxit Reader негайно відкриває його у форматі PDF. Приємною особливістю є те, що ви можете мати кілька файлів PDF одночасно, кожен з яких знаходиться на окремій вкладці, як ви бачите на скріншоті нижче:
Зверніть увагу, що список святкових подарунків Excel, який був важким горіхом для більшості онлайн-перетворювачів Excel у PDF, не представляє жодних труднощів для цього настільного інструменту!
- Зберегти файл PDF .
Якщо все в порядку, натисніть Зберегти як на Файл або натисніть Ctrl + S, щоб зберегти файл. Так, це так просто!
Примітка: Foxit Reader зберігає всі аркуші вибраної книги у форматі PDF. Тому, якщо ви хочете конвертувати тільки певний аркуш, спочатку збережіть його як окрему книгу.
Конвертування файлу Excel в PDF з Excel
Такий підхід рекомендується, якщо ви хочете отримати більше можливостей для попередній перегляд і налаштовувати отриманий PDF-документ.
Після установки Foxit Reader додає " Foxit Reader PDF Принтер " до вашого списку принтерів, який, по суті, є псевдопринтером, що може бути використаний для налаштування кінцевого вигляду вашого PDF-документа.
- Відкрийте файл Excel, який потрібно конвертувати в PDF.
Відкрийте книгу Excel, перейдіть на вкладку Файл вкладка, натисніть Друк і виберіть Foxit Reader PDF Принтер у списку принтерів.
- Налаштуйте параметри.
У рамках програми Налаштування у вас є наступні варіанти:
- Перетворення активного аркуша, всієї книги або виділення в PDF.
- Виберіть орієнтацію документа - книжкову або альбомну.
- Визначте формат паперу та поля.
- Вмістити аркуш, всі стовпці або всі рядки на одній сторінці.
По мірі внесення змін, вони одразу відображаються в документі Попередній перегляд праворуч.
Якщо ви хочете отримати більше опцій, натисніть на кнопку Налаштування сторінки посилання за посиланням Налаштування .
- Налаштувати додаткові параметри (за бажанням).
За допомогою Налаштування сторінки діалогового вікна можна додати користувацький верхній та/або нижній колонтитул, змінити порядок сторінок, показати або приховати лінії сітки тощо.
- Збережіть файл PDF.
Коли всі зміни будуть зроблені, натисніть кнопку Друк Для збереження файлу відкриється стандартне вікно Excel Зберегти як діалогове вікно, в якому вибирається папка призначення та вводиться ім'я файлу.
Primo PDF - псевдопринтер для конвертації Excel в PDF
PrimoPDF - ще один псевдопринтер, який може допомогти вам експортувати документи Excel у формат PDF. Функції та опції, що надаються цією програмою, дуже схожі на Foxit Reader, і ви налаштовуєте її точно так само - виберіть PrimoPDF під Принтер і погратися з налаштуваннями.
Сподіваємося, що цей короткий огляд настільних і онлайн-конвертерів Excel в PDF допоміг вам вибрати переможця. Якщо жоден з представлених інструментів не підійшов для вашого завдання, ви можете спробувати альтернативні методи, наприклад, завантажити файли Excel в Google Таблиці, а потім експортувати їх в PDF або конвертувати Excel в PDF через Open Office.
У деяких ситуаціях може виявитися корисним перетворити аркуш Excel на зображення у форматі JPG, PNG або GIF.
У наступній статті ми розберемося з протилежним завданням і вивчимо особливості імпорту PDF-файлів в Excel. Дякую за увагу і сподіваюся на нову зустріч наступного тижня!
