Този кратък урок описва 4 възможни начина за конвертиране на файлове на Excel в PDF - чрез функцията на Excel "Запазване като", софтуер на Adobe, онлайн конвертори на Excel в PDF и настолни инструменти.

Конвертирането на работен лист от Excel в PDF често е необходимо, ако искате да позволите на други потребители да виждат данните ви, но не и да ги редактират. Може също така да искате да конвертирате таблица от Excel в по-подходящ PDF формат за медиен комплект, презентация и доклади или да направите файл, който може да бъде отворен и прочетен от всички потребители, дори ако нямат инсталиран Microsoft Excel, например на таблет или телефон.

В днешно време PDF е един от най-популярните файлови формати. Според Google в интернет има над 153 милиона PDF файла и само 2,5 милиона Excel файла (.xls и .xlsx).

По-нататък в тази статия ще обясня няколко възможни начина за експортиране на Excel в PDF с подробни стъпки и снимки на екрана:

Записване на документи на Excel като PDF файлове

Въпреки че форматите .pdf и .xls съществуват от доста време и винаги са били популярни сред потребителите, възможността за експортиране на файлове на Excel директно в PDF се появи в Excel 2007. Така че, ако имате някоя от версиите на Excel от 2007 до 365, можете да извършите конвертиране в PDF по бърз и лесен начин.

Microsoft Excel позволява експортиране на избрани диапазони или таблици, както и запазване на един или няколко работни листа или на цялата работна книга като PDF файл.

1. Отворете работната си книга на Excel и изберете диапазоните или листовете, които искате да конвертирате в PDF файл.
   • Ако желаете да експортирате таблица , поставете курсора в която и да е клетка в таблица.
   • Експортиране на определен работен лист , просто го направете активен, като щракнете върху раздела на този лист.
   • За преобразуване няколко работни листа , изберете всички. За да изберете съседни листове, щракнете върху раздела на първия лист, задръжте натиснат Shift и щракнете върху раздела на последния работен лист, който искате да изберете. За да изберете несъседни листове, задръжте натиснат Ctrl, докато щраквате върху разделите на всеки лист, който искате да запазите като PDF.
   • Ако искате да запазите цялата работна книга като един PDF файл, прескочете тази стъпка : )
2. Кликнете върху Файл> Запазване като .
3. В Запазване като диалогов прозорец, изберете PDF (.*pdf) от " Запазване като тип" падащ списък.

   

   Ако искате да прегледате получения PDF файл след записването, уверете се, че Отваряне на файла след публикуване е поставена отметка в квадратчето.

   Изберете една от следните опции под Оптимизиране за :

   • Ако полученият PDF документ изисква високо качество на печат, щракнете върху Стандартен (публикуване онлайн и отпечатване).
   • Ако размерът на PDF файла е по-важен от качеството на печат, изберете Минимален размер (публикувано онлайн).
4. Щракнете върху Опции... в долната лява част на прозореца (моля, вижте снимката по-горе).
5. Сайтът Опции Ще се отвори диалогов прозорец и ще изберете една от опциите според нуждите си:
   • Selection (Избор) - експортира се текущо избраният обхват (обхвати).
   • Активен(и) лист(и) - това ще запази или текущия работен лист, или всички избрани листове в един PDF файл.
   • Таблица - ще експортира активната таблица, т.е. таблицата, в която се намира показалецът на мишката в момента.
   • Цялата работна тетрадка - разбира се : )

   

6. Щракнете върху OK за да затворите диалоговия прозорец и сте готови.

Както виждате, експортирането на файлове от Excel в PDF с помощта на вградените средства на Excel е лесно. Разбира се, Microsoft Excel предоставя само няколко основни настройки, но само с малко опит човек може да се научи да подготвя изходните файлове по такъв начин, че да не се налагат допълнителни корекции. Така или иначе, ако не сте доволни от възможностите на Excel Запазване като функция, нека разгледаме предложенията на Adobe.

Експортиране на файлове на Excel в PDF с помощта на инструменти на Adobe

За съжаление Adobe не е толкова щедра като Microsoft, когато става въпрос за конвертиране на Excel в PDF, и не предоставя никакви безплатни средства за това. Въпреки това те имат тази функция, включена в платени инструменти или абонаменти, които - трябва да им се отдаде дължимото - вършат работата наистина добре.

Adobe Reader

Adobe Reader X и по-ранните версии включваха възможност за инсталиране на Adobe PDF Printer, който може да се използва за експортиране на файлове Excel в PDF. Тази функция обаче не е налична в последната версия на Adobe Reader XI.

Вместо това те въведоха Създаване на PDF таб, който ви дава възможност да създавате PDF от .xls или .xlsx файлове с едно кликване на бутона, при условие че имате платен абонамент.

Adobe Acrobat XI Pro

Ако сте един от малкото щастливи потребители на този мощен пакет, създаването на PDF файл от работен лист на Excel е толкова лесно, колкото да щракнете върху PDF от файл... под Създаване на лента с инструменти.

Алтернативно, Adobe Acrobat Pro ви позволява да създадете PDF файл директно от Excel по един от следните начини:

• Щракнете върху Създаване на PDF на бутона Acrobat в лентата на Excel.
• Преминете към Файл и щракнете върху Запазете като Adobe PDF.
• Кликнете върху Файл> Отпечатване, изберете Adobe PDF и конфигурирайте настройките.

Ако се интересувате от 30-дневна пробна версия на Adobe Acrobat XI, можете да я изтеглите оттук. Ако не сте готови да плащате 20 USD месечна такса за абонамент за Acrobat XI Pro, нека видим какво предлагат безплатните конвертори от Excel в PDF.

Безплатни онлайн конвертори на Excel в PDF

За наше щастие има много безплатни онлайн конвертори на Excel в PDF, които предоставят различни възможности за конвертиране на документи на Excel в PDF файлове. По-долу ще намерите прегледи на 4-те най-популярни онлайн конвертора.

За да тествам възможностите на онлайн конверторите на PDF за различни типове данни, създадох следните две работни книги:

Работна тетрадка 1: няколко таблици в различни формати

Тест Работна тетрадка 2: Шаблон за планиране на празнични подаръци на Microsoft

Сега, когато подготовката е приключила, нека видим как онлайн конверторите на Excel в PDF ще се справят с предизвикателството.

PDF конвертор

Друг онлайн конвертор на Excel в PDF е наличен на адрес www.freepdfconvert.com. Освен листове от Excel, този инструмент може да конвертира и документи на Word, презентации на PowerPoint, както и уеб страници и изображения в PDF.

Както виждате на изображението по-горе, интерфейсът също е много ясен и почти не изисква обяснения. Просто се движите между разделите, за да изберете подходящ тип преобразуване, след това прегледайте оригиналния файл, изберете желания формат и щракнете върху Превръщане .

Когато преобразуването приключи, можете да изтеглите получения PDF файл на компютъра си или да го запазите в Google docs:

Този конвертор на Excel в PDF има безплатни версии и платени абонаменти. Ето основните ограничения на безплатната версия:

• Трябва да изчакате 30 минути, за да конвертирате друг файл.
• Ограничен брой конверсии - 10 на месец.

Ако сте любопитни да научите повече за този инструмент, можете да намерите пълния списък с функции, както и списък с наличните абонаменти и цени тук.

Резултати:

За разлика от предишния PDF конвертор, този даде много добри резултати за първата работна книга, без никакви изкривявания на формата или грешки.

Що се отнася до втората работна книга, тя беше точно и безупречно конвертирана... в документ на Word (.docx). Първата ми мисъл беше, че по погрешка съм избрал грешен формат за конвертиране, затова повторих процеса и получих същия резултат, както можете да видите на снимката на екрана по-долу:

Като се замислих, стигнах до следното заключение. Конверторът не можеше да експортира правилно потребителския формат на моя лист от Excel в PDF, затова го конвертира в най-близкия формат. Всъщност беше въпрос на секунди да запиша документа на Word като PDF, като използвах Запазване като и в резултат ще получите добре форматиран PDF файл.

Soda PDF онлайн конвертор

Този онлайн PDF конвертор ви позволява да създавате PDF документи от много формати, включително Microsoft Excel, Word и PowerPoint, както и от JPEG, PNG изображения и HTML страници.

Онлайн услугите на Soda PDF предоставят безплатно и платено членство. Безплатно можете да получите неограничено създаване на PDF файлове и ограничен брой PDF конверсии, по един файл на всеки 30 минути. Ако искате повече, ще трябва да преминете към Premium (около 10 USD за 3 месеца). В този случай ще получите и възможност за сливане и разделяне на PDF файлове.

Резултати:

Този онлайн конвертор на Excel в PDF е почти безупречен. 1-вата работна книга беше конвертирана в PDF безупречно, 2-рата работна книга също беше конвертирана без никакви грешки, но първата буква в една дума беше съкратена:

Както виждате, нито един от безплатните онлайн конвертори от Excel в PDF не е съвършен, макар че Soda PDF е много близо до него. Някой може да си помисли, че проблемът е в оригиналните ми документи от Excel. Съгласен съм, втората работна книга има доста сложен потребителски формат. Това е така, защото целта ми беше да извърша някакъв вид "стрес тест", за да разкрия реалния потенциал на онлайн конверторите от PDF в Excel, тъй като действителните виработните тетрадки могат да бъдат много по-сложни и сложни по отношение на съдържанието и формата.

За целите на експеримента преобразувах и двете тестови работни книги в PDF с помощта на диалоговия прозорец "Запази като" на Excel и той се справи със задачата напълно добре - получените PDF файлове бяха точни копия на оригиналните документи на Excel.

Преобразуватели на Excel в PDF

Освен онлайн конвертори на Excel в PDF, съществуват различни настолни инструменти за конвертиране на Excel файлове в PDF документи, които предоставят различни възможности в зависимост от това какво очаквате в крайния документ: от безплатни програми с едно щракване до професионални пакети на корпоративно ниво. Тъй като се интересуваме основно от безплатни конвертори на Excel в PDF, нека разгледаме по-отблизо няколко такива инструмента.

Foxit Reader - безплатен настолен конвертор на Excel в PDF

Foxit Reader е малка програма за преглед на PDF файлове, която ви позволява да преглеждате, подписвате и отпечатвате PDF файлове, както и да създавате PDF документи от работни книги на Excel. Тя ви позволява да конвертирате електронни таблици на Excel в PDF от Foxit Reader или директно от Excel.

Конвертиране на Excel в PDF от Foxit Reader

Това е най-бързият начин за конвертиране на работна книга на Excel в PDF, който изисква само 3 бързи стъпки.

1. Отворете файла Excel.

   На Файл щракнете върху Създаване на > От файла , тогава От файла отново и прегледайте документа на Excel, който искате да конвертирате.

   

2. Преглед на PDF файла .

   След като сте избрали файл Excel, Foxit Reader веднага го отваря във формат PDF. Наистина хубава функция е, че можете да отворите няколко PDF файла едновременно, като всеки от тях се намира в собствен раздел, както виждате на снимката по-долу:

   

   Моля, обърнете внимание, че списъкът с подаръци за празниците на Excel, който беше труден за разчупване за повечето онлайн конвертори на Excel в PDF, не представлява никаква трудност за този настолен инструмент!

3. Записване на PDF файла .

   Ако всичко е наред, щракнете върху Запазване като на Файл таб или натиснете Ctrl + S, за да запазите файла. Да, толкова е лесно!

Забележка: Foxit Reader записва всички листове от избраната работна книга в PDF. Така че, ако искате да конвертирате само определен работен лист, първо го запишете като отделна работна книга.

Конвертиране на файл на Excel в PDF от Excel

Този подход се препоръчва, ако искате да имате повече възможности за преглед и персонализиране на получения PDF документ.

След инсталиране Foxit Reader добавя " Foxit Reader PDF принтер " към списъка с принтери, което всъщност е псевдопринтер, който може да се използва за конфигуриране на крайния вид на вашия PDF документ.

1. Отворете файл на Excel, който трябва да бъде конвертиран в PDF.

   Отворете работна книга на Excel, преминете към Файл щракнете върху Отпечатване , и изберете Foxit Reader PDF принтер в списъка с принтери.

   

2. Конфигуриране на настройките.

   Съгласно Настройки имате следните възможности:

   • Конвертирайте активен лист, цяла работна книга или селекция в PDF.
   • Изберете ориентацията на документа - портрет или пейзаж.
   • Определете формата на хартията и полетата.
   • Поставете листа, всички колони или всички редове на една страница.

   Когато правите промени, те се отразяват незабавно в документа. Преглед вдясно.

   Ако искате повече опции, щракнете върху Настройка на страницата връзка под Настройки .

   

3. Конфигуриране на допълнителни настройки (по избор).

   Използване на Настройка на страницата можете да добавите персонализирано заглавие и/или колонтитул, да промените реда на страницата, да покажете или скриете линиите на мрежата и др.

   

4. Запишете PDF файла.

Когато всички редакции са готови, щракнете върху Отпечатване за да запазите файла. Това ще отвори стандартния Excel Запазване като диалогов прозорец, в който избирате папка за дестинация и въвеждате името на файла.

Primo PDF - псевдопринтер за конвертиране на Excel в PDF

PrimoPDF е още един псевдопринтер, който може да ви помогне да експортирате документите си от Excel в PDF формат. Функциите и опциите, предоставяни от този софтуер, са много сходни с тези на Foxit Reader и го настройвате по същия начин - изберете PrimoPDF под Принтер и си поиграйте с настройките.

Надяваме се, че този кратък преглед на настолните и онлайн конвертори на Excel в PDF ви е помогнал да изберете своя победител. Ако нито един от представените инструменти не е идеален за вашата задача, можете да опитате някои алтернативни методи, например да качите вашите Excel файлове в Google Sheets и след това да ги експортирате в PDF или да конвертирате Excel в PDF чрез Open Office.

В някои ситуации може да ви е полезно да конвертирате работен лист на Excel в изображение JPG, PNG или GIF.

В следващата статия ще се справим с обратната задача и ще разгледаме особеностите на импортирането на PDF файлове в Excel. Благодаря ви за четенето и се надявам да се видим отново следващата седмица!