In diesem kurzen Tutorial werden 4 Möglichkeiten beschrieben, Excel-Dateien in PDF-Dateien zu konvertieren - mit der Funktion "Speichern unter" von Excel, mit Adobe-Software, mit Online-Konvertern für die Umwandlung von Excel in PDF und mit Desktop-Tools.

Die Konvertierung eines Excel-Arbeitsblatts in das PDF-Format ist oft notwendig, wenn Sie anderen Benutzern die Möglichkeit geben möchten, Ihre Daten einzusehen, aber nicht zu bearbeiten. Vielleicht möchten Sie Ihr Excel-Arbeitsblatt auch in ein übersichtlicheres PDF-Format für eine Pressemappe, eine Präsentation oder einen Bericht konvertieren oder eine Datei erstellen, die von allen Benutzern geöffnet und gelesen werden kann, auch wenn diese kein Microsoft Excel installiert haben, z. B. auf einem Tablet oder Telefon.

Heutzutage ist PDF wohl eines der beliebtesten Dateiformate: Laut Google gibt es über 153 Millionen PDF-Dateien im Internet, aber nur 2,5 Millionen Excel-Dateien (.xls und .xlsx).

Im weiteren Verlauf dieses Artikels werde ich verschiedene Möglichkeiten des Exports von Excel nach PDF mit detaillierten Schritten und Screenshots erläutern:

Excel-Dokumente als PDF-Dateien speichern

Obwohl es die Formate .pdf und .xls schon lange gibt und beide bei den Nutzern sehr beliebt sind, wurde die Möglichkeit, Excel-Dateien direkt in PDF zu exportieren, erst mit Excel 2007 eingeführt. Wenn Sie also eine der Versionen Excel 2007 bis 365 haben, können Sie eine PDF-Konvertierung schnell und einfach durchführen.

Microsoft Excel ermöglicht das Exportieren ausgewählter Bereiche oder Tabellen sowie das Speichern eines oder mehrerer Arbeitsblätter oder der gesamten Arbeitsmappe als PDF-Datei.

1. Öffnen Sie Ihre Excel-Arbeitsmappe und wählen Sie die Bereiche oder Blätter aus, die Sie in eine PDF-Datei konvertieren möchten.
   • Wenn Sie eine Datei exportieren möchten Tabelle setzen Sie den Cursor auf eine beliebige Zelle innerhalb einer Tabelle.
   • Zum Exportieren einer bestimmtes Arbeitsblatt Klicken Sie einfach auf die Registerkarte dieses Blattes, um es zu aktivieren.
   • Umrechnen mehrere Arbeitsblätter Um benachbarte Blätter auszuwählen, klicken Sie auf die Registerkarte des ersten Blattes, halten Sie die Umschalttaste gedrückt und klicken Sie auf die Registerkarte des letzten Arbeitsblattes, das Sie auswählen möchten. Um nicht benachbarte Blätter auszuwählen, halten Sie die Strg-Taste gedrückt und klicken Sie auf die Registerkarten der einzelnen Blätter, die Sie als PDF speichern möchten.
   • Wenn Sie die gesamte Arbeitsmappe als eine einzige PDF-Datei, überspringen Sie diesen Schritt : )
2. Klicken Sie auf Datei> Speichern unter .
3. In der Speichern unter Dialogfenster, wählen Sie PDF (.*pdf) aus dem " Als Typ speichern" Dropdown-Liste.

   

   Wenn Sie die resultierende PDF-Datei nach dem Speichern anzeigen möchten, stellen Sie sicher, dass die Datei nach Veröffentlichung öffnen aktiviert ist.

   Wählen Sie eine der folgenden Optionen unter Optimieren für :

   • Wenn das resultierende PDF-Dokument eine hohe Druckqualität erfordert, klicken Sie auf Standard (Online-Veröffentlichung und Druck).
   • Wenn die Größe der PDF-Datei wichtiger ist als die Druckqualität, dann wählen Sie Mindestgröße (Veröffentlichung online).
4. Klicken Sie auf die Optionen... im linken unteren Teil des Fensters (siehe Screenshot oben).
5. Die Optionen öffnet sich ein Dialogfeld, in dem Sie eine der Optionen nach Ihren Bedürfnissen auswählen können:
   • Auswahl - exportiert den/die aktuell ausgewählten Bereich(e).
   • Aktive(s) Blatt(e) - damit wird entweder das aktuelle Arbeitsblatt oder alle ausgewählten Blätter in einer PDF-Datei gespeichert.
   • Tabelle - exportiert die aktive Tabelle, d. h. die Tabelle, auf der sich Ihr Mauszeiger gerade befindet.
   • Gesamtes Arbeitsbuch - selbsterklärend : )

   

6. Klicken Sie auf die OK um den Dialog zu schließen, und Sie sind fertig.

Wie Sie sehen, ist das Exportieren von Excel-Dateien in PDF mit den eingebauten Excel-Mitteln einfach. Natürlich bietet Microsoft Excel nur ein paar grundlegende Einstellungen, aber mit ein wenig Erfahrung kann man lernen, die Quelldateien so vorzubereiten, dass keine weiteren Anpassungen erforderlich sind. Wenn Sie mit den Möglichkeiten von Excel nicht zufrieden sind, können Sie die Speichern unter Funktion zu nutzen, sollten wir uns die Angebote von Adobe ansehen.

Exportieren von Excel-Dateien in das PDF-Format mit Adobe-Werkzeugen

Leider ist Adobe nicht so großzügig wie Microsoft, wenn es um die Konvertierung von Excel in PDF geht, und stellt keine kostenlosen Mittel dafür zur Verfügung. Allerdings haben sie diese Funktion in kostenpflichtige Tools oder Abonnements integriert, die - das muss man ihnen lassen - die Aufgabe wirklich gut erledigen.

Adobe Reader

Adobe Reader X und frühere Versionen enthielten die Option, den Adobe PDF-Drucker zu installieren, mit dem Excel-Dateien in das PDF-Format exportiert werden konnten. Diese Funktion ist jedoch in der neuesten Version von Adobe Reader XI nicht verfügbar.

Stattdessen führten sie die PDF erstellen die es Ihnen ermöglicht, PDFs aus .xls- oder .xlsx-Dateien mit einem einzigen Mausklick zu erstellen, vorausgesetzt, Sie haben ein kostenpflichtiges Abonnement.

Adobe Acrobat XI Pro

Wenn Sie zu den wenigen glücklichen Anwendern dieser leistungsstarken Suite gehören, ist die Erstellung einer PDF-Datei aus einem Excel-Arbeitsblatt so einfach wie ein Klick auf PDF von File... unter dem erstellen. Symbolleiste.

Alternativ können Sie mit Adobe Acrobat Pro eine PDF-Datei direkt aus Excel heraus auf eine der folgenden Arten erstellen

• Klicken Sie auf die PDF erstellen auf der Schaltfläche Acrobat auf dem Excel-Menüband.
• Wechseln Sie zum Datei und klicken Sie auf Als Adobe PDF speichern.
• Klicken Sie auf Datei> Drucken, wählen Sie Adobe PDF und konfigurieren Sie die Einstellungen.

Wenn Sie Interesse an einer 30-tägigen Testversion von Adobe Acrobat XI haben, können Sie diese hier herunterladen. Wenn Sie nicht bereit sind, eine monatliche Gebühr von $20 für das Acrobat XI Pro-Abonnement zu zahlen, sollten Sie sich ansehen, was kostenlose Excel-zu-PDF-Konverter zu bieten haben.

Kostenlose Online-Konverter für Excel in PDF

Zum Glück gibt es viele kostenlose Excel-zu-PDF-Konverter im Internet, die verschiedene Optionen für die Konvertierung von Excel-Dokumenten in PDF-Dateien bieten. Im Folgenden finden Sie die Bewertungen der 4 beliebtesten Online-Konverter.

Um die Fähigkeiten von Online-PDF-Konvertern bei verschiedenen Datentypen zu testen, habe ich die folgenden zwei Arbeitsmappen erstellt:

Test Workbook 1: einige Tabellen in verschiedenen Formaten

Test Workbook 2: Microsoft's Holiday Gift Planner Vorlage

Nun, da die Vorbereitungen abgeschlossen sind, wollen wir sehen, wie die Online-Konverter für die Umwandlung von Excel in PDF mit dieser Herausforderung fertig werden.

PDF-Konverter

Ein weiterer Online-Konverter für die Umwandlung von Excel in PDF findet sich unter www.freepdfconvert.com. Neben Excel-Tabellen kann dieses Tool auch Word-Dokumente, PowerPoint-Präsentationen sowie Webseiten und Bilder in PDF konvertieren.

Wie Sie in der obigen Abbildung sehen, ist die Benutzeroberfläche ebenfalls sehr übersichtlich und erfordert kaum Erklärungen. Sie navigieren einfach zwischen den Registerkarten, um einen geeigneten Konvertierungstyp auszuwählen, suchen dann nach der Originaldatei, wählen das gewünschte Format und klicken auf Konvertieren .

Wenn die Konvertierung abgeschlossen ist, können Sie die resultierende PDF-Datei entweder auf Ihren Computer herunterladen oder in Google Docs speichern:

Dieser Excel-zu-PDF-Konverter hat eine kostenlose Version und ein kostenpflichtiges Abonnement. Hier sind die wichtigsten Einschränkungen der kostenlosen Version:

• Sie müssen 30 Minuten warten, um eine weitere Datei zu konvertieren.
• Begrenzte Anzahl von Umwandlungen - 10 pro Monat.

Wenn Sie mehr über dieses Tool erfahren möchten, finden Sie hier die vollständige Liste der Funktionen sowie eine Liste der verfügbaren Abonnements und Preise.

Ergebnisse:

Im Gegensatz zum vorherigen PDF-Konverter hat dieser bei der ersten Arbeitsmappe sehr gute Ergebnisse erzielt, ohne Formatverzerrungen oder Fehler.

Was die zweite Arbeitsmappe betrifft, so wurde sie korrekt und fehlerfrei in ein Word-Dokument (.docx) konvertiert. Mein erster Gedanke war, dass ich versehentlich ein falsches Format für die Konvertierung gewählt hatte, also wiederholte ich den Vorgang und erhielt das gleiche Ergebnis, wie Sie auf dem Screenshot unten sehen können:

Bei näherem Nachdenken kam ich zu folgendem Schluss: Der Konverter konnte das benutzerdefinierte Format meiner Excel-Tabelle nicht ordnungsgemäß in PDF exportieren und hat es daher in das nächstliegende Format umgewandelt. Es war tatsächlich eine Sache von Sekunden, das Word-Dokument mit der Word-Funktion Speichern unter und erhalten als Ergebnis eine schön formatierte PDF-Datei.

Soda PDF Online Konverter

Mit diesem Online-PDF-Konverter können Sie PDF-Dokumente aus vielen Formaten erstellen, z. B. aus Microsoft Excel, Word und PowerPoint, aber auch aus JPEG- und PNG-Bildern und HTML-Seiten.

Soda PDF Online Services bietet kostenlose und kostenpflichtige Mitgliedschaften an. Mit der kostenlosen Mitgliedschaft erhalten Sie unbegrenzte PDF-Erstellung und begrenzte PDF-Konvertierungen, eine Datei alle 30 Minuten. Wenn Sie mehr wollen, müssen Sie auf Premium upgraden (ca. $ 10 pro 3 Monate). In diesem Fall erhalten Sie auch die Möglichkeit, PDF-Dateien zusammenzuführen und zu teilen.

Ergebnisse:

Die erste Arbeitsmappe wurde einwandfrei in PDF konvertiert, die zweite Arbeitsmappe wurde ebenfalls fehlerfrei konvertiert, aber der erste Buchstabe eines Wortes wurde abgeschnitten:

Wie Sie sehen, ist keiner der kostenlosen Online-Konverter für die Umwandlung von Excel in PDF perfekt, obwohl Soda PDF dem sehr nahe kommt. Man könnte meinen, dass das Problem bei meinen ursprünglichen Excel-Dokumenten liegt. Ich stimme zu, die zweite Arbeitsmappe hat ein ziemlich ausgeklügeltes benutzerdefiniertes Format. Das liegt daran, dass ich eine Art "Stresstest" durchführen wollte, um das tatsächliche Potenzial von Online-Konvertern für die Umwandlung von PDF in Excel aufzuzeigen, da Ihr tatsächlicherArbeitsmappen können in Bezug auf Inhalt und Format sehr viel komplexer und anspruchsvoller sein.

Zu Versuchszwecken habe ich beide Testarbeitsmappen mit dem Speichern-unter-Dialog von Excel in das PDF-Format konvertiert, und es hat die Aufgabe absolut problemlos gemeistert - die resultierenden PDF-Dateien waren exakte Kopien der ursprünglichen Excel-Dokumente.

Excel zu PDF Desktop Konverter

Neben Online-Konvertern für die Umwandlung von Excel in PDF gibt es eine Vielzahl von Desktop-Tools für die Konvertierung von Excel-Dateien in PDF-Dokumente, die je nach den Erwartungen an das fertige Dokument unterschiedliche Optionen bieten: von kostenlosen One-Click-Utilities bis hin zu professionellen Paketen für Unternehmen. Da wir uns hauptsächlich für kostenlose Excel-zu-PDF-Konverter interessieren, wollen wir uns einige dieser Tools genauer ansehen.

Foxit Reader - kostenloser Desktop-Konverter für Excel in PDF

Foxit Reader ist ein kleiner PDF-Viewer, mit dem Sie PDF-Dateien anzeigen, unterschreiben und drucken sowie PDF-Dokumente aus Excel-Arbeitsmappen erstellen können. Sie können Excel-Tabellen entweder aus Foxit Reader oder direkt aus Excel in PDF konvertieren.

Konvertieren von Excel in PDF mit Foxit Reader

Dies ist der schnellste Weg, eine Excel-Arbeitsmappe in PDF zu konvertieren, der nur 3 schnelle Schritte erfordert.

1. Öffnen Sie Ihre Excel-Datei.

   Auf der Datei Registerkarte, klicken Sie auf erstellen. > Von Datei dann Von Datei und suchen Sie das Excel-Dokument, das Sie konvertieren möchten.

   

2. Überprüfen Sie die PDF-Datei .

   Sobald Sie eine Excel-Datei ausgewählt haben, öffnet Foxit Reader sie sofort im PDF-Format. Eine wirklich nette Funktion ist, dass Sie mehrere PDF-Dateien gleichzeitig öffnen können, jede auf einer eigenen Registerkarte, wie Sie auf dem Screenshot unten sehen können:

   

   Bitte beachten Sie, dass die Excel-Weihnachtsgeschenkeliste, die für die meisten Online-Excel-zu-PDF-Konverter eine harte Nuss war, für dieses Desktop-Tool überhaupt kein Problem darstellt!

3. Speichern Sie die PDF-Datei .

   Wenn alles in Ordnung ist, klicken Sie auf Speichern unter über die Datei oder drücken Sie Strg + S, um die Datei zu speichern. Ja, so einfach ist das!

Hinweis: Foxit Reader speichert alle Blätter der ausgewählten Arbeitsmappe im PDF-Format. Wenn Sie also nur ein bestimmtes Arbeitsblatt konvertieren möchten, speichern Sie es zunächst als einzelne Arbeitsmappe.

Konvertierung einer Excel-Datei in PDF aus Excel

Dieser Ansatz wird empfohlen, wenn Sie mehr Optionen für Vorschau und Anpassen das resultierende PDF-Dokument.

Nach der Installation fügt Foxit Reader " Foxit Reader PDF-Drucker "Es handelt sich dabei um einen Pseudodrucker, mit dem Sie das endgültige Aussehen Ihres PDF-Dokuments konfigurieren können.

1. Öffnen Sie eine Excel-Datei, die in PDF konvertiert werden soll.

   Öffnen Sie eine Excel-Arbeitsmappe, wechseln Sie in das Fenster Datei Registerkarte, klicken Sie auf Drucken und wählen Sie Foxit Reader PDF-Drucker in der Liste der Drucker.

   

2. Konfigurieren Sie die Einstellungen.

   Im Rahmen der Einstellungen haben Sie die folgenden Auswahlmöglichkeiten:

   • Konvertieren Sie ein aktives Blatt, die gesamte Arbeitsmappe oder eine Auswahl in PDF.
   • Wählen Sie die Ausrichtung des Dokuments - Hoch- oder Querformat.
   • Legen Sie das Papierformat und die Seitenränder fest.
   • Passen Sie das Blatt, alle Spalten oder alle Zeilen auf eine Seite ein.

   Wenn Sie Änderungen vornehmen, werden diese sofort in das Dokument übernommen. Vorschau auf der rechten Seite.

   Wenn Sie weitere Optionen wünschen, klicken Sie auf die Schaltfläche Seite einrichten Link unter Einstellungen .

   

3. Konfigurieren Sie zusätzliche Einstellungen (optional).

   Die Verwendung des Seite einrichten Dialogfenster können Sie eine benutzerdefinierte Kopf- oder/und Fußzeile hinzufügen, die Seitenreihenfolge ändern, Gitternetzlinien ein- oder ausblenden und vieles mehr.

   

4. Speichern Sie die PDF-Datei.

Wenn alle Bearbeitungen abgeschlossen sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Drucken Um die Datei zu speichern, klicken Sie auf die Schaltfläche "Speichern", um das Excel-Standardfenster zu öffnen. Speichern unter Dialogfenster, in dem Sie einen Zielordner auswählen und den Dateinamen eingeben.

Primo PDF - ein Pseudodrucker zur Konvertierung von Excel in PDF

PrimoPDF ist ein weiterer Pseudodrucker, mit dem Sie Ihre Excel-Dokumente in das PDF-Format exportieren können. Die Funktionen und Optionen dieser Software sind denen von Foxit Reader sehr ähnlich, und Sie richten sie auf genau dieselbe Weise ein - wählen Sie PrimoPDF unter Drucker und spielen Sie mit den Einstellungen.

Wir hoffen, dass Ihnen dieser kurze Überblick über Desktop- und Online-Konverter für die Umwandlung von Excel in PDF bei der Auswahl Ihres Favoriten geholfen hat. Wenn keines der vorgestellten Tools die ideale Lösung für Ihre Aufgabe ist, können Sie einige alternative Methoden ausprobieren, z. B. das Hochladen Ihrer Excel-Dateien in Google Sheets und den anschließenden Export in PDF oder die Konvertierung von Excel in PDF über Open Office.

In manchen Situationen kann es nützlich sein, ein Excel-Arbeitsblatt in ein JPG-, PNG- oder GIF-Bild zu konvertieren.

Im nächsten Artikel werden wir uns mit der umgekehrten Aufgabe befassen und die Besonderheiten des Imports von PDF-Dateien in Excel untersuchen. Ich danke Ihnen für die Lektüre und hoffe, Sie nächste Woche wiederzusehen!