Ten krótki samouczek opisuje 4 możliwe sposoby konwersji plików Excela na PDF - za pomocą funkcji Zapisz jako w Excelu, oprogramowania Adobe, konwerterów Excel na PDF online oraz narzędzi desktopowych.

Konwersja arkusza Excel do formatu PDF jest często konieczna, jeśli chcesz umożliwić innym użytkownikom przeglądanie danych, ale nie ich edycję. Możesz również chcieć przekonwertować arkusz Excel na bardziej schludny format PDF dla zestawu medialnego, prezentacji i raportów lub stworzyć plik, który może być otwierany i czytany przez wszystkich użytkowników, nawet jeśli nie mają zainstalowanego programu Microsoft Excel, na przykład na tablecie lub telefonie.

W dzisiejszych czasach PDF jest prawdopodobnie jednym z najpopularniejszych formatów plików. Według Google, w sieci znajduje się ponad 153 mln plików PDF, a tylko 2,5 mln plików Excel (.xls i .xlsx).

W dalszej części artykułu wyjaśnię kilka możliwych sposobów eksportu Excela do PDF ze szczegółowymi krokami i zrzutami ekranu:

Zapisywanie dokumentów programu Excel jako plików PDF

Choć formaty .pdf i .xls istnieją już od dłuższego czasu i oba zawsze cieszyły się popularnością wśród użytkowników, to możliwość eksportu plików Excela bezpośrednio do PDF pojawiła się w Excelu 2007. Jeśli więc posiadasz dowolną wersję Excela od 2007 do 365, możesz w szybki i prosty sposób dokonać konwersji do PDF.

Microsoft Excel umożliwia eksportowanie wybranych zakresów lub tabel, a także zapisywanie jednego lub kilku arkuszy albo całego skoroszytu jako pliku PDF.

1. Otwórz swój skoroszyt programu Excel i wybierz zakresy lub arkusze, które chcesz przekonwertować do pliku PDF.
   • Jeśli chcesz wyeksportować tabela , umieść kursor w dowolnej komórce tabeli.
   • Aby wyeksportować pewien arkusz , po prostu uczyń go aktywnym, klikając kartę tego arkusza.
   • Do konwersji kilka arkuszy Aby wybrać sąsiadujące arkusze, kliknij kartę pierwszego arkusza, przytrzymaj Shift i kliknij kartę ostatniego arkusza, który chcesz wybrać. Aby wybrać niesąsiadujące arkusze, przytrzymaj Ctrl, klikając karty każdego arkusza, który chcesz zapisać jako PDF.
   • Jeśli chcesz zapisać cały podręcznik jako jeden plik PDF, pomiń ten krok : )
2. Kliknij Plik> Zapisz jako .
3. W Zapisz jako okno dialogowe, wybierz PDF (.*pdf) z " Zapisz jako typ" lista rozwijana.

   

   Jeśli chcesz wyświetlić wynikowy plik PDF po zapisaniu, upewnij się, że. Otwórz plik po opublikowaniu zaznaczone jest pole wyboru.

   Wybierz jedną z poniższych opcji w polu Optymalizacja dla :

   • Jeśli wynikowy dokument PDF wymaga wysokiej jakości wydruku, kliknij Standard (publikacja online i druk).
   • Jeśli rozmiar pliku PDF jest ważniejszy niż jakość wydruku, wybierz Minimalna wielkość (publikacja online).
4. Kliknij przycisk Opcje... w lewej dolnej części okna (patrz zrzut ekranu powyżej).
5. Na stronie Opcje Zostanie otwarte okno dialogowe, w którym należy wybrać jedną z opcji w zależności od potrzeb:
   • Wybór - spowoduje to eksport aktualnie wybranego zakresu (zakresów).
   • Aktywny arkusz (arkusze) - spowoduje to zapisanie bieżącego arkusza lub wszystkich wybranych arkuszy w jednym pliku PDF.
   • Tabela - spowoduje to wyeksportowanie aktywnej tabeli, czyli takiej, w której w danej chwili przebywa Twój wskaźnik myszy.
   • Cały zeszyt ćwiczeń - samoistnie : )

   

6. Kliknij przycisk OK aby zamknąć okno dialogowe i gotowe.

Jak widać, eksportowanie plików Excela do PDF za pomocą wbudowanych środków Excela jest proste. Oczywiście, Microsoft Excel zapewnia tylko kilka podstawowych ustawień, ale przy odrobinie doświadczenia można nauczyć się tak przygotowywać pliki źródłowe, że nie będą potrzebne żadne dalsze poprawki. Zresztą, jeśli nie jesteś zadowolony z możliwości Excela Zapisz jako funkcja, przeanalizujmy ofertę firmy Adobe.

Eksportowanie plików Excela do formatu PDF za pomocą narzędzi Adobe

Niestety, Adobe nie jest tak hojny jak Microsoft, jeśli chodzi o konwersję Excela do PDF i nie zapewnia żadnych darmowych środków w tym zakresie. Mają jednak tę funkcję włączoną do płatnych narzędzi lub subskrypcji, które - należy im oddać należne - wykonują pracę naprawdę dobrze.

Adobe Reader

Adobe Reader X i wcześniejsze wersje zawierały opcję instalacji Adobe PDF Printer, która mogła być wykorzystana do eksportu plików Excela do PDF. Funkcja ta nie jest jednak dostępna w najnowszej wersji Adobe Reader XI.

Zamiast tego wprowadzili m.in. Utwórz PDF zakładka, która umożliwia tworzenie PDF z plików .xls lub .xlsx jednym kliknięciem przycisku, pod warunkiem posiadania płatnej subskrypcji.

Adobe Acrobat XI Pro

Jeśli jesteś jednym z niewielu szczęśliwych użytkowników tego potężnego pakietu, tworzenie pliku PDF z arkusza Excel jest tak proste, jak kliknięcie PDF z pliku... pod Utwórz pasek narzędzi.

Alternatywnie program Adobe Acrobat Pro umożliwia utworzenie pliku PDF bezpośrednio z programu Excel w jeden z następujących sposobów:

• Kliknij przycisk Utwórz PDF przycisk na Acrobat na wstążce programu Excel.
• Przełącz się na Plik zakładka i kliknij Zapisz jako Adobe PDF.
• Kliknij File> Print, wybierz Adobe PDF i skonfiguruj ustawienia.

Jeśli jesteś zainteresowany, aby uzyskać 30-dniową wersję próbną Adobe Acrobat XI, możesz ją pobrać tutaj. Jeśli nie jesteś skłonny zapłacić 20 dolarów miesięcznej opłaty za subskrypcję Acrobat XI Pro, zobaczmy, co mają do zaoferowania darmowe konwertery Excel do PDF.

Darmowe konwertery Excel do PDF online

Na szczęście dla nas, istnieje wiele darmowych konwerterów Excel na PDF online, które zapewniają różne opcje konwersji dokumentów Excel na pliki PDF. Poniżej znajdziesz recenzje 4 najpopularniejszych konwerterów online.

Aby sprawdzić możliwości konwerterów PDF online na różnych typach danych, utworzyłem następujące dwa skoroszyty:

Test Workbook 1: kilka tabel w różnych formatach

Test Workbook 2: szablon Microsoft's Holiday Gift Planner

Teraz, gdy przygotowania są już zakończone, zobaczmy jak poradzą sobie z tym wyzwaniem konwertery Excela na PDF online.

Konwerter PDF

Inny internetowy konwerter Excela na PDF jest dostępny pod adresem www.freepdfconvert.com. Oprócz arkuszy Excela, narzędzie to może również konwertować dokumenty Word, prezentacje PowerPoint, a także strony internetowe i obrazy do formatu PDF.

Jak widać na powyższym obrazku, interfejs jest również bardzo przejrzysty i praktycznie nie wymaga żadnych wyjaśnień. Wystarczy poruszać się pomiędzy zakładkami, aby wybrać odpowiedni typ konwersji, następnie przeglądać oryginalny plik, wybrać pożądany format i kliknąć Konwertuj .

Po zakończeniu konwersji możesz pobrać wynikowy plik PDF na swój komputer lub zapisać go w Google docs:

Ten konwerter Excel na PDF ma darmowe wersje i płatne subskrypcje. Oto główne ograniczenia darmowej wersji:

• Na konwersję kolejnego pliku trzeba czekać 30 minut.
• Ograniczona liczba konwersji - 10 w miesiącu.

Jeśli jesteś ciekawy, jak wygląda to narzędzie, możesz znaleźć pełną listę funkcji, a także listę dostępnych subskrypcji i cen tutaj.

Wyniki:

W przeciwieństwie do poprzedniego konwertera PDF, ten dał bardzo przyzwoite wyniki na 1. zeszycie, bez zniekształceń formatu i błędów.

Jeśli chodzi o drugi skoroszyt, został on dokładnie i bezbłędnie przekonwertowany... na dokument Worda (.docx). Moją pierwszą myślą było to, że omyłkowo wybrałem zły format do konwersji, więc powtórzyłem proces i uzyskałem ten sam rezultat, co widać na poniższym zrzucie ekranu:

Po namyśle doszedłem do następującego wniosku. Konwerter nie mógł poprawnie wyeksportować niestandardowego formatu mojego arkusza Excela do PDF, więc przekonwertował go do najbliższego formatu. Zapisanie dokumentu Worda jako PDF za pomocą programu Worda było właściwie kwestią kilku sekund. Zapisz jako i w rezultacie otrzymujemy ładnie sformatowany plik PDF.

Soda PDF Online Converter

Ten konwerter PDF online pozwala na tworzenie dokumentów PDF z wielu formatów, w tym Microsoft Excel, Word i PowerPoint, a także obrazów JPEG, PNG i stron HTML.

Soda PDF Online Services zapewniają bezpłatne i płatne członkostwo. Za darmo, można uzyskać nieograniczone tworzenie plików PDF i ograniczone Konwersje PDF, jeden plik co 30 minut. Jeśli chcesz więcej, będziesz musiał uaktualnić do Premium (około $ 10 za 3 miesiące). W tym przypadku, otrzymasz również możliwość łączenia i dzielenia plików PDF.

Wyniki:

Ten internetowy konwerter Excela na PDF był prawie bez zarzutu. 1. skoroszyt został przekonwertowany na PDF bezbłędnie, 2. skoroszyt również został przekonwertowany bez błędów, ale pierwsza litera w jednym słowie została obcięta:

Jak widać, żaden z darmowych konwerterów Excel do PDF online nie jest doskonały, choć Soda PDF jest bardzo blisko. Ktoś może pomyśleć, że problem jest z moimi oryginalnymi dokumentami Excel. Zgadzam się, drugi skoroszyt ma dość wyrafinowany format niestandardowy. To dlatego, że moim celem było przeprowadzenie pewnego rodzaju "stress testów", aby ujawnić rzeczywisty potencjał konwerterów PDF do Excel online, ponieważ rzeczywistyzeszyty mogą być znacznie bardziej złożone i wyszukane pod względem treści i formatu.

Dla potrzeb eksperymentu przekonwertowałem oba testowe skoroszyty do formatu PDF za pomocą okna dialogowego Zapisz jako w Excelu i poradziło sobie ono z zadaniem zupełnie dobrze - wynikowe pliki PDF były dokładnymi replikami oryginalnych dokumentów Excela.

Konwertery Excel na PDF

Oprócz internetowych konwerterów Excel na PDF, istnieje wiele narzędzi desktopowych do konwersji plików Excel na dokumenty PDF, które zapewniają różne opcje w zależności od tego, czego oczekujesz w dokumencie końcowym: od darmowych narzędzi typu "one-click" do profesjonalnych pakietów na poziomie przedsiębiorstwa. Ponieważ jesteśmy głównie zainteresowani darmowymi konwerterami Excel na PDF, przyjrzyjmy się bliżej kilku takim narzędziom.

Foxit Reader - darmowy konwerter Excela na PDF

Foxit Reader to niewielka przeglądarka plików PDF, która pozwala na przeglądanie, podpisywanie i drukowanie plików PDF, a także tworzenie dokumentów PDF z skoroszytów Excela. Umożliwia konwersję arkuszy Excela do PDF z Foxit Reader lub bezpośrednio z Excela.

Konwersja Excela do PDF z Foxit Reader

Jest to najszybszy sposób na konwersję skoroszytu programu Excel na PDF, który wymaga tylko 3 szybkich kroków.

1. Otwórz swój plik Excela.

   Na Plik zakładka, kliknij Utwórz > Z akt. to Z akt. ponownie i przeglądaj dokument Excela, który chcesz przekonwertować.

   

2. Przejrzyj plik PDF .

   Po wybraniu pliku Excel, Foxit Reader natychmiast otwiera go w formacie PDF. Naprawdę miłą cechą jest to, że można mieć kilka plików PDF otwartych w tym samym czasie, każdy rezydujący na własnej karcie, jak widać na poniższym zrzucie ekranu:

   

   Proszę zwrócić uwagę, że lista prezentów wakacyjnych Excel, który był twardy orzech do zgryzienia dla większości online Excel do konwerterów PDF, przedstawić żadnych trudności w ogóle dla tego narzędzia pulpitu!

3. Zapisz plik PDF .

   Jeśli wszystko jest w porządku, kliknij Zapisz jako na Plik lub naciśnij Ctrl + S, aby zapisać plik. Tak, to jest tak proste jak to!

Uwaga. Foxit Reader zapisuje do PDF wszystkie arkusze wybranego skoroszytu, dlatego jeżeli chcesz przekonwertować tylko określony arkusz, zapisz go najpierw jako indywidualny skoroszyt.

Konwersja pliku Excel do formatu PDF z programu Excel

To podejście jest zalecane, jeśli chcesz mieć więcej opcji do podgląd oraz dostosowanie wynikowy dokument PDF.

Po instalacji Foxit Reader dodaje " Foxit Reader Drukarka PDF " do swojej listy drukarek, która w rzeczywistości jest pseudo drukarką, za pomocą której można skonfigurować ostateczny wygląd dokumentu PDF.

1. Otwórz plik programu Excel, który ma zostać przekonwertowany na plik PDF.

   Otwórz skoroszyt programu Excel, przejdź do Plik zakładka, kliknij Drukuj i wybierz Foxit Reader Drukarka PDF na liście drukarek.

   

2. Skonfiguruj ustawienia.

   Na mocy Ustawienia w sekcji, masz następujące możliwości:

   • Konwersja aktywnego arkusza, całego skoroszytu lub zaznaczenia do pliku PDF.
   • Wybierz orientację dokumentu - portret lub krajobraz.
   • Określenie formatu papieru i marginesów.
   • Dopasuj arkusz, wszystkie kolumny lub wszystkie wiersze na jednej stronie.

   W miarę wprowadzania zmian są one natychmiast odzwierciedlane w dokumencie Podgląd po prawej stronie.

   Jeśli chcesz uzyskać więcej opcji, kliknij przycisk Ustawienie strony łącze pod Ustawienia .

   

3. Skonfiguruj dodatkowe ustawienia (opcjonalnie).

   Używanie Ustawienie strony W oknie dialogowym można dodać własny nagłówek lub/i stopkę, zmienić kolejność stron, pokazać lub ukryć linie siatki i wiele innych.

   

4. Zapisz plik PDF.

Po zakończeniu wszystkich edycji kliknij przycisk Drukuj aby zapisać plik. Spowoduje to otwarcie standardowego programu Excel Zapisz jako okno dialogowe, w którym wybieramy folder docelowy i wpisujemy nazwę pliku.

Primo PDF - pseudo drukarka do konwersji Excela do PDF

PrimoPDF to jeszcze jedna pseudo drukarka, która pomoże Ci wyeksportować dokumenty Excela do formatu PDF. Funkcje i opcje oferowane przez ten program są bardzo podobne do Foxit Readera, a konfigurujesz go dokładnie w ten sam sposób - wybierz PrimoPDF pod adresem Drukarka i pobawić się ustawieniami.

Mamy nadzieję, że ten szybki przegląd desktopowych i internetowych konwerterów Excela na PDF pomógł Ci wybrać swojego zwycięzcę. Jeśli żadne z prezentowanych narzędzi nie jest idealnym dopasowaniem do Twojego zadania, możesz spróbować kilku alternatywnych metod, na przykład przesłania plików Excela do Google Sheets, a następnie wyeksportowania ich do PDF, lub konwersji Excela na PDF za pomocą Open Office.

W niektórych sytuacjach przydatna może okazać się konwersja arkusza Excela na obraz JPG, PNG lub GIF.

W kolejnym artykule zajmiemy się odwrotnym zadaniem i zbadamy specyfikę importu plików PDF do Excela. Dziękuję za lekturę i mam nadzieję, że zobaczymy się ponownie za tydzień!